Als Verpflegungsmehraufwand werden Kosten bezeichnet, die anfallen, da eine Person sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstelle befindet. Diese Kosten entstehen, weil man sich unterwegs nicht so günstig verpflegen kann, wie im eigenen Haushalt.

Der Verpflegungsmehraufwand ist grundsätzlich steuerlich absetzbar, muss jedoch beruflich veranlasst sein. Ist dies der Fall, kann er der Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten oder als Betriebskosten geltend gemacht werden.

Um die Ermittlung des steuerlichen Betrags zu vereinfachen, gibt es seit der Reisekostenreform 2014 Pauschalbeträge, die sich nach der Dauer der Dienstreise und dem bereisten Land richten. Auch, wenn der Verpflegungsmehraufwand belegbar höher liegt, wird nur der Pauschalbetrag anerkannt.

Verpflegungsmehraufwand für innerdeutsche Dienstreisen

• 24€ pro Tag, den der Arbeitnehmer komplett außerhalb seiner Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstelle arbeitet
• jeweils 12€ für den An- und Abreisetag
• 12€ für jeden Tag, den ein Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstelle abwesend ist

Bemessungsgrundlage ist die Abwesenheit vom Wohnort, sowie der ersten Tätigkeitsstelle des Arbeitnehmers.

Handelt es sich um eine Einsatzwechseltätigkeit/Auswärtstätigkeit (z.B. Montagearbeiter), bei der der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstelle hat, ist allein die Abwesenheit vom Wohnort maßgeblich.

Angenommen ein Arbeitnehmer muss für eine Woche (Montag bis Freitag) in eine andere deutsche Stadt und reist am Montag an und am Freitag ab.

Der Verpflegungsmehraufwand errechnet sich dann wie folgt:

Montag 12€ + Dienstag 24€ + Mittwoch 24€ + Donnerstag 24€ + Freitag 12€ = Verpflegungsmehraufwand von 96€

Verpflegungsmehraufwand bei außerdeutschen Dienstreisen

Bei internationalen Dienstreisen gelten die jeweils angesetzten Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (PDF). Ist für ein Land kein Pauschalbetrag festgesetzt, gilt der Satz von Luxemburg.

Grundsätzlich entscheidend, welcher Pauschalbetrag angewendet wird, ist der letzte Aufenthaltsort des Arbeitnehmers vor 24:00 Uhr.

Der Verpflegungsmehraufwand ist auf 3 Monate beschränkt. Danach ist eine mindestens vierwöchige Pause nötig. Nach dieser Pause ist ein weiterer Aufenthalt von 3 Monaten mit Zahlung des Verpflegungsmehraufwandes möglich.

Steuerfreier Ersatz des Verpflegungsmehraufwandes durch den Arbeitgeber

Ersetzt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bei der Reisekostenabrechnung den Verpflegungsmehraufwand, ist dieser bis zum errechneten Pauschalbetrag steuerfrei.

Artikelbild: Photo by Viktor Hanacek