Kleinunternehmerregelung - Alles was du wissen musst

Hendrik Kehres 14. Februar 2020 0
Kleinunternehmerregelung - Alles was du wissen musst

Kleine Unternehmen und Gründer genießen mit der Kleinunternehmerregelung die Möglichkeit, den bürokratischen Aufwand zu reduzieren und müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Doch nur unter bestimmten Bedingungen ist es möglich, die Regelung in Anspruch zu nehmen. Wann die Voraussetzungen dafür erfüllt sind, wie eine Rechnung aussehen muss und welche Vorteile insgesamt damit verbunden sind, klären wir in diesem Beitrag.

Inhaltsangabe

1. Was ist die Kleinunternehmerregelung?

2. Wer kann Kleinunternehmer werden?

3. Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

4. Wo kann ich die Kleinunternehmerregelung gültig machen?

5. Wie gebe ich meine Kleinunternehmerregelung in der Rechnung an?

6. Für welche Rechtsformen ist die Kleinunternehmerregelung relevant? 

7. Was geschieht, wenn ich die Grenze der Kleinunternehmerregelung überschreite?

8. Kann ich die Kleinunternehmerregelung auch nach der Gründung in Anspruch nehmen?

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um eine Ausnahmeregelung der Umsatzsteuer, welche für sogenannte Kleinunternehmen Gültigkeit besitzt. Ziel der Regelung ist es, den bürokratischen Aufwand für kleine Unternehmen zu minimieren. Dadurch sollen sich die Verantwortlichen stärker auf die Festigung ihrer Tätigkeit konzentrieren können.

Im Detail heißt es dazu im §19 UStG Absatz 1:

„Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“

Einerseits schlägt sich die Auswirkung im Wegfall der Voranmeldung der Umsatzsteuer nieder. Dies vereinfacht die Buchhaltung entscheidend. Darüber hinaus ist es für Kleinunternehmen nicht notwendig, Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Dieser Umstand muss auf der Rechnung klar kenntlich gemacht werden, worauf wir später noch genauer eingehen werden.

Hier erklärt dir Christian Deák von der DHW Steuerberatungsgesellschaft mbH ausführlich in einem Video, was die Kleinunternehmerregelung eigentlich ist.

Wer kann Kleinunternehmer werden?

Nicht jeder Unternehmer ist dazu in der Lage, vor dem Finanzamt die Kleinunternehmerregelung geltend zu machen. Denn nur Kleinunternehmer haben die Möglichkeit, sich den finanziellen Vorteil bei der Umsatzsteuer zunutze zu machen. Nach § 19 des UStG gelten für die Definition des Kleinunternehmers die folgenden beiden Kriterien:

  • Im vorherigen Geschäftsjahr darf der Umsatz 22.000 Euro nicht übersteigen
  • Der geplante Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr darf die Umsatzgrenze von 50.000 Euro nicht übersteigen

Beide Umsatzgrenzen gelten jeweils für den tatsächlich vereinnahmten Umsatz des Kleinunternehmers. Es ist also im Vorfeld nicht notwendig, die Umsatzsteuer hypothetisch hinzuzuziehen. Auch all jene Umsätze, welche per se von der Mehrwertsteuer befreit sind, können vom Gesamtumsatz abgezogen werden.

Fällt die Gründung des Unternehmens noch in das aktuelle Geschäftsjahr, so sieht die Kleinunternehmerregelung vor, dass allein die voraussichtlichen Umsätze des aktuellen Jahres berücksichtigt werden. Relevant ist damit die Umsatzgrenze von genau 22.000 Euro (17.500 Euro bis zum Jahr 2019). Da nur wenige Unternehmen exakt am ersten Januar gegründet werden, darf aus einer späteren Gründung natürlich kein Vorteil entstehen. Dies bedeutet, dass der geplante Umsatz auf volle zwölf Monate hochgerechnet wird. Erst dann folgt die Überprüfung darauf, ob in diesem Fall die Kleinunternehmerregelung zutrifft.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Doch wie wirkt sich die steuerliche Ausnahmeregelung nun ganz praktisch auf das Geschäft von Kleinunternehmern aus? Dazu nehmen wir die Vor- und Nachteile des Gesetzes noch einmal genau unter die Lupe.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Im Wesentlichen sind es drei klare Vorteile, welche Kleinunternehmer dank der Ausnahmeregelung auf ihrer Seite haben:

  • Vereinfachte Buchhaltung
  • Keine Voranmeldung der Umsatzsteuer notwendig
  • Wettbewerbsvorteil gegenüber erfahrenen Wettbewerbern durch den entstehenden Preisvorteil

Besonders den letztgenannten Punkt lohnt es sich vor Augen zu führen. Da auf den Rechnungen von Kleinunternehmern keine Umsatzsteuer aufgeführt werden muss, können die Produkte oder Dienstleistungen bei gleicher Gewinnspanne günstiger angeboten werden. Im Vergleich zu jenen Firmen, welche längst über der Umsatzgrenze liegen, ergibt sich daraus ein klarer Wettbewerbsvorteil während der ersten Jahre. Dieser geht erst beim späteren Eintritt in die Regelbesteuerung verloren, sobald die Umsatzgrenze erfolgreich überschritten wurde.

Durch diese Vorteile lassen sich einige Szenarien herausarbeiten, in denen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besonders sinnvoll erscheint. Dies gilt vor allem für Kleinunternehmer, die mit ihrer Geschäftsidee in erster Linie Privatkunden ansprechen. Denn diese haben im Gegensatz zu Geschäftskunden ohnehin nicht die Möglichkeit, sich die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer zurückzuholen.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Auf den ersten Blick bringt die Kleinunternehmerregelung wichtige Vorteile für jeden betreffenden Unternehmer mit sich. Häufig außer Acht gelassen werden deshalb drei Nachteile, die sich unterschiedlich stark auf das Geschäft auswirken können:

Besonders der letztgenannte Punkt birgt für Kleinunternehmer bisweilen einen empfindlichen Nachteil. Sobald sich die Auftragslage verbessert und die Umsätze steigen, wird die Umsatzgrenze zu einer ständigen Gefahr. Bewusst oder unterbewusst kann dies dazu führen, dass das Wachstum des jungen Unternehmens nicht mehr mit letzter Entschlossenheit gefördert wird. Die Aussicht, im darauffolgenden Jahr unter die Regelbesteuerung zu fallen, wirkt wie eine Drohung. Auf dieser Weise ist der Kleinunternehmer womöglich nicht dazu in der Lage, das volle Potenzial seiner Geschäftsidee zur Entfaltung zu bringen.

Einen Nachteil hat die Kleinunternehmerregelung dann, wenn die Geschäftsausgaben, die beim Finanzamt geltend gemacht werden könnten, besonders hoch sind. Stehen etwa in den ersten Geschäftsjahren hohe Aufwendungen für Bürofläche, Einrichtung und Wareneinkauf an, können diese als Kleinunternehmer nicht steuerlich kompensiert werden. Unter dieser Voraussetzung kann sich die Kleinunternehmerregelung letztlich sogar negativ auf das junge Unternehmen auswirken.

Wo kann ich die Kleinunternehmerregelung gültig machen?

Doch wie ist es nun möglich, das Geschäft auf die Kleinunternehmerregelung auszurichten? Möglich ist dies bereits im Gewerbeschein bzw. dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Das entsprechende Dokument wird durch das Finanzamt auch postalisch zugestellt, sobald die Anmeldung der Selbstständigkeit erfolgt ist.

Auf dem Fragebogen des Finanzamts oder dem Gewerbeschein kann nun angegeben werden, dass die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden soll. Das Finanzamt prüft in der Folge selbst, ob die Bedingungen nach § 19 UStG erfüllt sind. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, so muss auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden.

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Wie gebe ich meine Kleinunternehmerregelung in der Rechnung an?

Die Kleinunternehmerregelung sieht vor, dass jeder Kleinunternehmer seinen Status klar zu erkennen gibt. So muss die Rechnung zwingend deutlich machen, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. Nicht genau definiert ist die exakte Formulierung, die über weite Strecken selbst gewählt werden kann. Standardisiert kann dazu der folgende Satz verwendet werden:

„Nach §19 UStG enthält der Betrag auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer.“

Beim Inhalt hingegen handelt es sich für jeden Kleinunternehmer um eine Pflichtangabe. Wird sie vergessen, kann dies nicht nur Konsequenzen von Seiten des Finanzamts nach sich ziehen. Auch eine Verzögerung der Zahlung durch den Kunden ist möglich. In der Regel nimmt das Finanzamt an, dass die Umsatzsteuer schlicht vergessen wurde, weshalb anschließend eine vollständige Rechnung vom Kleinunternehmer angefordert wird. Diese Unannehmlichkeiten lassen sich leicht vermeiden, indem sich der entsprechende Hinweis von Beginn an auf der Rechnung wiederfindet.

Hier findest du unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer. Selbstverständlich haben wir auch schon den Verweis auf die Kleinunternehmerregelung in der Rechnung vermerkt. 

Für welche Rechtsformen ist die Kleinunternehmerregelung relevant?

Aus juristischer Sicht wird die Kleinunternehmerregelung allein nach dem jährlichen Umsatz definiert. Dies bedeutet, dass unabhängig von der Umsatzgrenze alle Rechtsformen darauf zurückgreifen können. In erster Linie sind es jedoch Einzelunternehmer und Freiberufler, welche unter die Ausnahmeregelung fallen. Dies liegt darin, dass sich diese naturgemäß besonders häufig zwischen den definierten Umsatzgrenzen bewegen und damit die steuerlichen Vorzüge in Anspruch nehmen können.

Bei anderen Rechtsformen ist es hingegen per definitionem kaum möglich, einen derart niedrigen jährlichen Umsatz einzuhalten, dass dieser zur Kleinunternehmerregelung berechtigen würde. Stattdessen muss die Umsatzsteuer in diesem Fall regulär ausgewiesen werden.

Was geschieht, wenn ich die Grenze der Kleinunternehmerregelung überschreite?

Kann die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung nicht eingehalten werden, so führt dies zum sofortigen Verlust des Status als Kleinunternehmer. Dies bringt die Verpflichtung mit sich, von nun an die Umsatzsteuer auf den gestellten Rechnungen auszuweisen. Mit dem Wechsel in die Regelbesteuerung geht damit auch die Umsatzsteuervoranmeldung einher, die von nun an gemacht werden muss.

In der Praxis muss eine einmalige Überschreitung der Grenze in kleinem Umfang nicht den sofortigen Verlust des Status als Kleinunternehmer mit sich bringen. Kann gegenüber dem Finanzamt eindeutig nachgewiesen werden, dass zusätzliche Umsätze gar nicht geplant waren, kann der Status noch für das darauffolgende Jahr erhalten bleiben. Kommt es jedoch erneut zu einer Überschreitung, so muss die Umsatzsteuer fortan ausgewiesen werden.

Kann ich die Kleinunternehmerregelung auch nach der Gründung in Anspruch nehmen?

Ja, grundsätzlich muss die Anmeldung der Kleinunternehmerregelung nicht zeitgleich mit der Gründung erfolgen. Liegt der Geschäftsstart bereits in der Vergangenheit, so reicht ein Schreiben an das Finanzamt aus, um die Sonderregelung zur Umsatzsteuer nutzen zu können.

Aus dem Schreiben sollte klar hervorgehen, dass ein Wechsel aus der Regelbesteuerung angestrebt wird. Im Anschluss prüft das Finanzamt nach, ob die Bedingungen dafür nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes tatsächlich erfüllt sind. Anhand der Umsätze und Umsatzprognosen wird auch in den darauffolgenden Jahren geprüft, ob die Ausnahmeregelung weiterhin relevant ist.

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