Zeitmanagement: Priorisierung und Effektivität vereinen

Jeder kennt das Gefühl: Der Tag beginnt, alles sieht gut aus, viel zu tun und schon ist Feierabend. Wo ist die Zeit dazwischen abgeblieben? Was hast du alles geschafft? Bist du vorangekommen und hast alle wichtigen und dringenden Aufgaben erledigt?

Sich auf diese innerliche Frage auch eine ehrliche Antwort zu geben, ist nicht immer einfach.

Warum?

Weil es nicht immer nur die reine Zeitnot ist, die uns in die Bredouille bringt, wenn es um die Erledigung unserer Aufgaben geht.

Warum geregelte Tage so schwierig sind

Fehlende Motivation, „Hölzchen und Stöckchen“-Spiele und Ablenkung spielen eine große Rolle und verhindern einen geregelten, effizienten und erfolgreichen Arbeitsalltag.

Das Telefon klingelt, alle fünf Minuten trudelt eine (vermeintlich wichtige) E-Mail ein und von einer Aufgabe gelangst du – wie durch Zauberhand – auf fünf andere, spannende Webseiten und liest erst einmal ein paar Artikel und News, ehe du den nächsten Schritt auf deinem Plan angehst. Produktivität adé.

Fakt ist: So kann es nicht weitergehen. Zumindest dann nicht, wenn du mit Aufgaben, ToDo’s, Deadlines und Co. ins Hintertreffen gerätst und möglicherweise Kunden verprellst oder eigene Projekte und Vorstellungen nicht umgesetzt bekommst.

Die Lösung

Um deinen Alltag besser zu planen und zu strukturieren, kommt geschicktes Zeitmanagement zum Einsatz. Dabei geht es allerdings keinesfalls darum, deinen Tag in 10-Minuten-Happen aufzuteilen und genau nach Plan jede einzelne Minute zu bearbeiten. Ganz und gar nicht. Zeitmanagement bedeutet dennoch, dass du relativ frei bist, entscheiden kannst und Herr deiner eigenen Zeit bist.

Ein gelungenes Zeitmanagement allerdings lebt vor allem von einer Sache: Priorisierung! Das ist der Schlüssel zu deinem Erfolg bzw. zu deinem geregelten und effizienten Tagesablauf.

Sofort-Tipps: Was du jetzt tun kannst

Wenn auch du Probleme hast, deinen Alltag zu organisieren und vor lauter Zeitmangel (oder gefühltem Zeitmangel) nicht so viele Aufgaben abschließen kannst, wie du es dir wünschen würdest, dann helfen dir möglicherweise die nachfolgenden Tipps, ein wenig mehr Struktur in deinen Tag zu bekommen.

Sinnvoll planen

Wer nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung hat, um eine bestimmte Menge an Aufgaben zu erledigen, wird dies zielsicherer und erfolgreicher absolvieren als jemand, der den ganzen Tag für beispielsweise nur eine große Aufgabe hat. Dabei kommt das unterbewusste Druckgefühl besonders stark zum Tragen, da wir ganz automatisch selbst Druck auf uns ausüben, sofern die Zeit knapper ist.

Bei all dem ist allerdings wichtig, dass die Zeit nie so knapp ist, dass die Aufgaben nicht machbar sind bzw. nicht in dieser Zeitspanne. Das wiederum würde bedeuten, dass der Druck (der ja durchaus positiv sein kann) in ein sehr kritisches und überwältigendes Gefühl wechselt, das leicht am eigenen Selbstvertrauen nagt.

Achte daher darauf, dass du dir straffe Ziele zutraust und diese zeitlich so planst, dass sie gut zu erreichen sind, wenn du dich konsequent und ohne große Ablenkung damit befasst.

Klassische ToDo-Listen haben ausgedient

ToDo-Listen sind keine schlechte Sache, keine Frage. Wichtig ist allerdings, dass du nicht einfach nur alle deine 300 Aufgaben untereinanderschreibst und dann hoffst, dass du irgendwann dazu kommst, diese auch alle zu erledigen.

Falsch wäre es auch, 300 Aufgaben zu notieren und davon auszugehen, dass du einen erfolgreichen Tag hast, wenn du so viele Aufgaben wie möglich von diesem Stapel abarbeitest – und zwar von vorne bis hinten.

Erfolgreicher und deutlich wirtschaftlicher ist es, wenn du deine 300 Aufgaben strukturierst und vor allem priorisierst – handle nach dem sogenannten Eisenhower-Prinzip. Eine sinnvolle Priorisierung ist das A und O und lässt dich von Anfang an erkennen, welches die wirklich wichtigen, relevanten, dringenden und absolut hoch einzuschätzenden Aufgaben sind und welche Aufgaben du stattdessen delegieren, erst mal ignorieren oder anderweitig verschieben kannst.

Ordne deine ToDo-Liste daher immer nach diesen Bereichen:

• DRINGEND: Dringend sind die Aufgaben, die du am besten jetzt sofort und ohne Aufschieben erledigen solltest. Das können Deadlines sein, die entweder heute oder in zwei Stunden enden oder längst verstrichen sind. Es können aber auch Aufgaben sein, die zu Terminen gehören oder langfristig so wichtig sind, dass sie dein ganzes System auf den Kopf stellen könnten, wenn sie nicht erledigt werden.
• WICHTIG: Wichtige Aufgaben sind an Platz 2 der Prioritäten einzustufen. Sie sind nicht dringend und müssen nicht zwangsweise jetzt sofort erledigt werden, sollten aber dennoch als sehr wichtig eingestuft werden. Hast du deine dringenden Aufgaben für den Tag erledigt, kommen sofort die wichtigen Aufgaben an die Reihe.
• DELEGIEREN: Nachdem du dringende und wichtige Aufgaben erledigt hast, kannst du dich schon fast (!) entspannt zurücklehnen, da du den Großteil des Tages bewältigt hast. Es warten allerdings noch zahlreiche weitere Aufgaben auf dich, von denen du bei jeder einzelnen Aufgabe individuell entscheiden solltest, welche du möglicherweise delegieren bzw. an Experten oder Assistenten abgeben kannst. Hand aufs Herz: Nur die wenigsten Aufgaben musst du zwangsweise alleine bewältigen. Finde heraus, welche Aufgaben bei Experten besser aufgehoben sind und wo dir Assistenten (vielleicht auch virtuelle Assistenten) zur Hand gehen können. Dabei ist es wichtig, die Wirtschaftlichkeit im Blick zu behalten.
• VERSCHIEBEN: Bist du mit den dringenden Aufgaben durch, hast auch alles Wichtige für den Tag erledigt und viele weitere Aufgaben delegiert und organisiert, dass sie erledigt werden, so bleibt ein weiterer Stapel übrig. Von diesem Stapel kannst du einige Aufgaben, die beispielsweise zeitlich absolut unkritisch sind oder die erst in einigen Tagen oder Wochen als dringend einzustufen sind, erst einmal verschieben. Das nimmt dir ein wenig Druck und verschafft dir Zeit für wirklich wichtige Aufgaben. Achte allerdings darauf, dass du nicht einfach nur Aufgaben verschiebst – Tag für Tag, wenn diese eigentlich wichtig sind.
• NICHT ERLEDIGEN: Ich glaube, jeder von uns kennt das Gefühl, dass er am liebsten alles für jeden Menschen erledigen und tun würde. So nett das auch klingt, so unpraktisch und vor allem unmöglich ist das, wenn du einen normalen Arbeitsalltag hast. Du kannst nicht jedem helfen, nicht für jeden Beiträge schreiben, jeden beraten oder jeden kostenlos coachen. Es funktioniert einfach nicht. Du musst ein wenig selektieren und neben den dringenden und wichtigen Aufgaben, den Aufgaben, die du delegierst und verschiebst, auch entscheiden können, welche Aufgaben du möglicherweise gar nicht abschließen musst. Ein Beispiel: Ein potenzieller Kunde wartet auf ein Angebot von dir … du hast aber eigentlich keine Zeit und eigentlich auch keine Lust auf den Kunden, willst das aber irgendwann noch erledigen. Was spricht dagegen, diese Aufgabe überhaupt nicht mehr zu erledigen und das Problem stattdessen anders zu lösen. Gibt es beispielsweise einen Kollegen in deiner Branche, der diesen potenziellen Kunden mit Handkuss nehmen würde? Vermittle die beiden mit einer schnellen E-Mail. Du bist die Aufgabe los, hast etwas für einen Bekannten oder Kollegen getan und gleichzeitig deinen potenziellen Kunden glücklich gemacht.

Wie du siehst: Die Priorisierung ist das A und O, wenn es um ein effektives Zeitmanagement geht. Statt bei 300 Aufgaben zu überlegen, mit welcher Aufgabe du beginnst und dich während des Denkens zu verzetteln, macht es mehr Sinn, von Anfang an strukturiert und organisiert Aufgabe für Aufgabe – in genauer Reihenfolge – abzuarbeiten.

Ziehst du dieses Prozedere ein paar Wochen durch, wirst du sehen, dass nur noch Kleinigkeiten am Nachmittag von dir erledigt werden müssen und du deutlich entspannter und erfolgreicher bist, da du alles Dringende und Wichtige bereits erledigt hast – und zwar Tag für Tag.