Wie eine Zeiterfassung dein Unternehmen voranbringt

Katharina Bensch 17. März 2021 0
Wie eine Zeiterfassung dein Unternehmen voranbringt

Du verbringst mehr Zeit mit der Organisation deiner Projekte als mit der eigentlichen Arbeit? Einschätzung des Aufwandes, Erstellung einzelner Posten für die Rechnungen, Analyse vergangener Projekte – diese unproduktive Arbeit kostet Zeit, die du nicht in Rechnung stellen kannst. Abhilfe schafft eine Projektzeiterfassung, die während deiner Arbeit alle Daten für dich aufzeichnet, sortiert ausgibt und die mit anderen Tools zusammenarbeitet.

Inhalt

  1. Was ist eine Projektzeiterfassung?
  2. Was macht eine Zeiterfassung genau?
  3. Arbeitszeiterfassung als sinnvolle Ergänzung
  4. Worauf solltest du bei der Wahl einer Zeiterfassung achten?
  5. Die Arbeits- und Projektzeiterfassung clockodo


Was ist eine Projektzeiterfassung?

Projekte managen, Angebote schreiben, Budgets berechnen – neben der eigentlichen Arbeit fallen viele organisatorische Aufgaben an. Häufig verbringen Unternehmer Zeit mit lästiger Büroarbeit, wenn sie lieber ihren Leidenschaften nachgehen würden. Der Feierabend und das Wochenende fallen dem Management rund um die Projekte zum Opfer. Zum Ende wird Pi mal Daumen geschätzt, wie viel Aufwand in einen Auftrag geflossen ist, und aus dem Gedächtnis zusammengetragen, welcher Mitarbeiter woran gearbeitet hat.

Eine große Unterstützung in diesen Bereichen ist eine Projektzeiterfassung. Moderne Zeiterfassungen bieten viel mehr Funktionen als ein simples Ein- und Ausstempeln für Mitarbeiter. Sie gehen über die Erfassung von Pausen und Überstunden hinaus und verfolgen die Zeiten, die du und deine Mitarbeiter in eure Projekte steckt. Heutige Tools funktionieren in der Cloud und sammeln ganz nebenbei die Daten, die wichtig sind für dein Unternehmen. Dazu gehören deine Projekte mit den anfallenden Tätigkeiten, die Budgetauslastung und natürlich die Zeit, die du in diese Projekte steckst.

Was macht eine Projektzeiterfassung genau?

Mit der richtigen Projektzeiterfassung kannst du mit verschiedenen Geräten deine Zeiten erfassen, zum Beispiel am PC und mobil mit dem Smartphone. Für die erfassten Zeiten kannst du Daten hinterlegen: Wenn du deine Kunden, Projekte und Tätigkeiten hinzufügst, bekommst du automatisch eine Aufstellung darüber, welcher Mitarbeiter wann für welches Projekt welche Aufgabe erledigt hat.

Dadurch, dass deine Mitarbeiter und du also eine Projektzeiterfassung nutzt, sind die notwendigen Daten für eine nachträgliche Analyse direkt vorhanden. Auf deren Grundlage schreibst du Rechnungen, kalkulierst neue Aufträge und schätzt dein Unternehmen optimal ein. Du musst nicht mehr lange suchen, alle Einträge zusammenstellen und die Zeit im Nachhinein einschätzen – das ist alles schon erledigt!

Die Vorteile einer Projektzeiterfassung

  • Arbeitszeit Projekten zuordnen
  • Aktueller Überblick über den Projektstand
  • Weiterverwendung der Daten für Analysen und Rechnungen
  • Weitere Funktionen wie Arbeitszeitverwaltung

Einige Tools gehen noch weiter: Sie sammeln nicht nur deine Daten und stellen sie zur Verfügung. Die einzelnen Einträge kannst du individuell sortieren, grafisch darstellen und für die Weiterverarbeitung herunterladen. Über Verknüpfungen zu anderen Tools werden die Daten auf deinen Wunsch dorthin übergeben – so kannst du deine Einträge zum Beispiel direkt in dein Rechnungstool übergeben und schlägst zwei Fliegen mit einer Klappe.

Arbeitszeiterfassung als sinnvolle Ergänzung

Viele Projektzeiterfassungen bauen auf einer Arbeitszeiterfassung auf oder haben diese zusätzlich integriert. Erfassen deine Mitarbeiter ihre Projektzeiten, fließt diese Zeit direkt in ihre Stundenkonten. Du kannst für jeden seine eigenen Sollstunden hinterlegen und so messen die Programme auch die Überstunden. Sind Regelungen für die Pausenzeiten hinterlegt, zum Beispiel die Länge oder die Anzahl, dann überprüfen die Tools auch, ob deine Angestellten diese einhalten. Die Zeiterfassung unterstützt auch hier deine Bürokratie und hält die notwendigen Daten für die Lohnabrechnungen bereit.

Passend dazu bieten viele Zeiterfassungen eine Urlaubsverwaltung für die Abwesenheiten. Urlaubs- und Krankheitstage haben Einfluss darauf, wie viele Stunden deine Mitarbeiter in der Woche oder im Monat leisten. Häufig sind auch die Feiertage hinterlegt, an denen nur in manchen Branchen gearbeitet wird.

Worauf solltest du bei der Wahl einer Zeiterfassung achten?

Jede Software zur Zeiterfassung nimmt deine Zeiten auf. Das Wichtigste ist, dass das Programm dir tatsächlich Arbeit abnimmt, sprich einfach funktioniert und im Alltag nebenbei mitläuft.

Welche Funktionen du brauchst, hängt von deinem Unternehmen ab. Je mehr Daten du im Alltag für deine Analysen oder als Nachweis für deine Kunden brauchst, desto wichtiger ist die Aufbereitung dieser Daten im System. Besonders auf die Möglichkeit, die Daten auch herunterzuladen oder in eine andere Software übertragen zu können, solltest du achten.

Nicht zuletzt spielt der Datenschutz eine Rolle und du solltest eine Zeiterfassung aussuchen, die deine sensiblen Unternehmens- und Kundendaten konform zum Recht deines Landes speichert.

Die Arbeits- und Projektzeiterfassung mit clockodo

clockodo fastbill blog

Für die Zeiterfassung legen wir bei clockodo großen Wert auf eine einfache Bedienung. Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen sollen von einer Software profitieren, die ganz simpel neben der Arbeit mitläuft, Zeiten unkompliziert aufzeichnet und anschließend für Analysen bereitstellt.

Um dir persönliche Auswertungen zu geben, haben wir den Baukasten für Berichte eingeführt. Hier kannst du alle Einträge sortieren, nach Schwerpunkt auflisten und filtern. Gibst du neben deinen Kunden, Projekten und Leistungen noch Stundensätze und Budgets ein, errechnet dir clockodo automatisch, wie viel du in einem Projekt bereits verdient beziehungsweise ausgegeben hast.

Die Verbindung zu FastBill erlaubt es dir, deine Kunden und Produkte zu clockodo zu importieren und für diese Zeit zu buchen. Aus den Berichten kannst du deine Zeiteinträge in einen Rechnungsentwurf zu FastBill übertragen, den du dort noch bearbeiten oder direkt an deine Kunden schicken kannst.

Zusätzlich bietet dir clockodo eine Arbeitszeiterfassung, in der du deinen Mitarbeitern persönliche Sollstunden und Urlaubskontingente hinterlegst. Die gebuchten Arbeitszeiten werden automatisch für jeden Angestellten in einem Bericht aufgeführt, der dir die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Plus- und Minusstunden aufzeigt sowie einen Gesamtstand ausgibt. Das zugehörige Urlaubsmanagement inklusive Genehmigungsprozess rundet die Arbeitszeiterfassung ab.

clockodos Funktionen im Überblick

  • Projektzeiterfassung für Kunden, Projekte und Leistungen
  • Individuelle Berichte mit Sortier- und Filterfunktion
  • Verbindung zu FastBill für eine schnelle Rechnungsstellung
  • Am PC oder mobil für Tablet und Smartphone
  • Per Live-Stoppuhr oder im Formular nachtragen
  • Arbeitszeiterfassung mit persönlichen Stundenkonten
  • Plus- und Minusstunden sowie Pauseneinträge
  • Hinterlegte Pausenregelungen zum Anpassen
  • Urlaubsverwaltung inklusive Abwesenheitskalender
  • DSGVO-konforme Datenspeicherung in Deutschland
  • Kostenloser Support für Kunden und Interessenten

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