Vorbereitende Buchhaltung – diese Faktoren sind entscheidend

Hendrik Kehres 27. Juli 2020 0
Vorbereitende Buchhaltung – diese Faktoren sind entscheidend

In vielen Unternehmen muss die Buchhaltung in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Dadurch wird sie für das Finanzamt vorzeigbar, damit die fällige Steuer bestimmt werden kann. Eine der vielen Aufgaben sind beispielsweise das Kontieren und das Aufstellen einer konkreten Bilanz. Was bei großen Unternehmen separat beschäftigte Buchhalter übernehmen, wird in kleinen Betrieben meist selbst entlastet. Doch wie genau sieht die vorbereitende Buchhaltung konkret aus?

Inhaltsverzeichnis 

1. Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

2. Wo hört die vorbereitende Buchhaltung auf?

3. Darum müssen Rechnungen kontiert werden 

4. Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltungen 

5. Unterscheidung zur Steuerberatung

Was ist die vorbereitenden Buchhaltung?

Mit der vorbereitenden Buchhaltung bringst du in der Regel etwas mehr Ordnung in deine Verwaltung. Hierzu müssen die Belege richtig angeordnet werden, um die anschließende Erfassung für den Steuerberater zu vereinfachen. Achte hierbei auf die gängigen Aufbewahrungsfristen von mindestens sechs Jahren für neue Belege. Im Fall einer Betriebsprüfung solltest du deine Belege immer griffbereit haben, um für eine vollständig transparente und moderne Erfassung zu sorgen. Sobald du deine Sortierung abgeschlossen hast, kannst du dein geschlossenes Paket übergeben. Digitale Steuerberater freuen sich besonders über eine gut vorbereitete Buchhaltung!

Doch nicht nur für die monatlichen oder jährlichen Abschlüsse, sondern auch für die täglich anfallenden Aufgaben werden in den meisten Unternehmen keine zusätzlichen Mitarbeiter angestellt. Zu diesen Aufgaben gehören beispielsweise die Rechnungserstellung, das Schreiben von Mahnungen oder die Durchführung von Inventuren. Umso mehr Aufgaben bereits im Vorhinein von dir übernommen werden, desto effizienter kannst du deine Verwaltung gestalten.

Wo hört die vorbereitende Buchhaltung auf?

Sobald es jedoch über die vorbereitende Buchhaltung hinausgeht, solltest du die Arbeit deinem Buchhalter oder dem Steuerberater überlassen. Hierzu gehören beispielsweise die steuerlichen Buchungen, die Kontierungen oder die Angelegenheiten im Lohnbereich. Auch Bilanzen und monatliche sowie jährliche Abschlüsse obliegen in der Regel dem Steuerberater und werden entsprechend gewissenhaft erstellt. Solltest du auch die vorbereitenden Aufgaben der Buchhaltung extern durchführen lassen wollen, ist auch dies möglich. Achte jedoch darauf, dass die Kosten den Nutzen nicht übersteigen sollten, damit du auch weiterhin zugkräftig arbeiten kannst.

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Darum müssen Rechnungen kontiert werden

Der Begriff des Kontierens spielt in der Buchhaltung eine wichtige Rolle. Er steht für die Einordnung einzelner Belege in Aufwands- und Ertragskonten, was auf Grundlage der Zahlen auf den Rechnungen und Quittungen geschieht. Mithilfe der Belege bist du in der Lage, die Richtigkeit einer Zahlung nachzuweisen und die Buchung abzuschließen. Bei derartigen Belegen beträgt die Frist zur Aufbewahrung sogar zehn Jahre, weshalb du etwas Ordnung in deine Verwaltung bringen solltest.

Deine Buchungsbelege werden anschließend zwischen externen und internen Belegen unterschieden. Zu den externen Posten gehören beispielsweise Rechnungen von Partnern oder Lieferanten, aber auch Kontoauszüge, Gutschriften oder Bankbelege. Interne Belege umfassen hingegen Nachweise zum Lohn, Gehaltslisten, Anweisungen zur Buchung und die Kopien der Ausgangsrechnungen. Auf dieser Grundlage erfolgt die Kontierung. Nach einer finalen Prüfung können die Belege vollständig verbucht werden und lassen sich professionell erfassen.

FastBill kann dir die Kategorisierung deiner Belege vollständig abnehmen.

Die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung

Wenn du dich nun selbst mit deiner vorbereitenden Buchhaltung auseinandersetzen möchtest, kannst du die Arbeit deines Buchhalters deutlich vereinfachen. Die folgenden Aufgaben sind an dieser Stelle die wichtigsten und einfachsten Tätigkeiten, die du vorab übernehmen kannst. 

Vorsortieren von Dokumenten

Monatlich solltest du einen Kontoauszug erstellen lassen, auf dem sämtliche Zahlungsvorgänge erfasst werden können. Zu den verschiedenen Zahlungen gibt es bei einer korrekten Abrechnung auch die passenden Belege. Diese kannst du für deinen Steuerberater bereits vorstrukturieren, damit zu jeder Aktivität deines Kontos eine entsprechende Buchung ersichtlich wird. Sortiere deine Belege daher am besten direkt in Verbindung mit dem passenden Kontoauszug.

Zuordnen von Buchungskonten

Dein Buchhalter ist auf die Verwendung sogenannter Buchungskonten angewiesen. Hierbei gibt es für jede Kontenart eine feste Nummer, die aus vier Ziffern besteht. Kleine Unternehmen sind in der Regel nur auf eine geringe Zahl derartiger Konten angewiesen, mit wachsenden Bereichen steigt jedoch auch die Anzahl der erforderlichen Konten. Um die Arbeit zu vereinfachen, kannst du die passenden Kontonummern auf Auszügen und Ausdrucken selbst notieren. So sparst du dem Buchhalter die Verwaltungsarbeit und gibst die Aufteilung bereits vor.

Einzelerfassung der Beträge

Buchhalter erfassen die Beträge einer Rechnung in den meisten Fällen mithilfe einer Software. Bei einer passenden Zuordnung zwischen Betrag und Nummer wird automatisch ein geeigneter Steuersatz ermittelt. Auch du kannst eine derartige Buchung selbst übernehmen. Mit FastBill ermittelst du in der vorbereitenden Buchhaltung, wie die steuerliche Verteilung aussieht. Dadurch muss dein Steuerberater noch weniger Einzelposten buchen, spart Zeit und du sparst Geld!

Steuerliche Besprechung

Wenn du vorab Kontakt zu deinem Steuerberater aufnimmst, kannst du die Buchungen in der Regel vorab besprechen. So gibt dir der Experte noch einige Tipps für deine vorbereitende Buchhaltung mit auf den Weg und kontrolliert die Kontobewegungen und Abrechnungen. Die konkreten Abrechnungen und Jahresabschlüsse übernimmt selbstverständlich auch weiterhin dein Steuerberater, wodurch du dir keine Sorgen um die Richtigkeit machen musst.

Wir verbinden dich gerne mit einem Steuerberater, der zu dir und deinem Unternehmen passt.

Eine klare Unterscheidung zur Steuerberatung

Auch wenn du die vorbereitende Buchhaltung nicht selbst übernehmen möchtest, solltest du sie nicht zwingend deinem Steuerberater übermitteln. Meist ist es sinnvoll, diese Aufgaben von unabhängigen Dienstleistern durchführen zu lassen. Dadurch blicken vier Augen auf deine Zahlen, was die Anfälligkeit für Fehler deutlich verringert. Bei entsprechender Absprache kann der Dienstleister für die vorbereitende Buchhaltung direkt für die Zustellung der Belege an den Steuerberater sorgen. Dadurch reduzierst du deinen Aufwand für Abrechnungen auf ein Minimum und setzt auf eine moderne und zielgerichtete Darstellung für deine Bilanzen und Abschlüsse.

So lässt sich die vorbereitende Buchhaltung durchführen

Mit FastBill automatisieren Unternehmer die Vorbereitung ihrer Buchhaltung, sodass alle Daten fristgerecht und korrekt vorliegen, um dann schnell und einfach per DATEV Schnittstelle an den Steuerberater übertragen zu werden. 

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