Mehr Produktivität durch virtuelle Assistenz – Erfahrungsbericht

Christian Häfner 24. Oktober 2012 15
Mehr Produktivität durch virtuelle Assistenz – Erfahrungsbericht

Jemand Schlaues sagte einmal „Zeit ist Geld“. Ob das wirklich so ist, muss jeder selbst beantworten. Aber Tatsache ist, es gibt Dinge im Alltag, die viel Zeit kosten. Egal ob Internet Recherche, Zusammenstellen von Listen, Flüge buchen oder auch Blumen für die Freundin bestellen. Aufgaben, die Zeit kosten und uns von produktiven Minuten abhalten. Unser Ziel ist es, mehr Produktivität im Arbeitsalltag zu schaffen, nicht nur beim täglichen Papierkram. Deshalb haben wir uns – wie auch in diesem Fall – auf die Suche nach einer Lösung begeben und folgendes herausgefunden:

Zwar hat Produktivität auch viel mit Disziplin zu tun, aber unter all den ToDos gibt es auch Aufgaben, die sich leicht strukturieren und abgeben lassen. Ein typisches Beispiel dafür sind Recherche-Aufgaben im Netz. Man stöbert und stöbert und stöbert…und am Ende ist der Tag vorbei. Da wir unsere Kapazität gerne möglichst intensiv nutzen möchten, haben wir den Selbstversuch gewagt, und eine virtuelle Assistenz „eingestellt“. Dies ist unser Erfahrungsbericht.


Was ist ein virtueller privater Assistent (VPA)?

Das Wichtigste vorweg: Ein virtueller Assistent ist ein Mensch! Und das Prinzip ist einfach: Statt eines fest angestellten Mitarbeiters steht eine feste Person zur Verfügung, die „auf Abruf“ kleine Aufgaben erledigt. Kommuniziert wird per E-Mail, Skype oder Telefon. Die Abrechnung erfolgt auf Stundenbasis.

Wo bekomme ich einen virutellen Assistenten?

Wir haben uns für den Selbstversuch bei Strandschicht angemeldet und mussten in aller Kürze ein grobes Anforderungsprofil per Formular ausfüllen. Nach einem kurzen Telefonat waren diese dann final geklärt und wir bekamen promt eine Assistentin in Form eines Lebenslaufs vorgeschlagen. Nichts Überdurchschnittliches oder Auffälliges, aber völlig ausreichend.

Im Vergleich zu anderen Anbietern war dieses Angebot besonders günstig. Im teuersten aber flexiblen Tarif (man zahlt nur genau die verwendeten Stunden), kostet die Stunde 15€. Hätten wir Pakete für einen längeren Zeitraum gebucht, wären die Preise runter bis auf 6€ / Stunde gegangen (Hinweis: die Preise wurden mittlerweile angepasst und sind leider nicht auf der Website von Strandschicht zu finden).

Der Ablauf

Ohne Schulung, ohne Teambuilding und ohne Vorstellungsgespräch ging es dann los. Ich schrieb ich meine erste Anweisung (fiktives Beispiel) per E-Mail, die in etwa so war:

„…bitte erstelle mir eine Liste mit Bäckern in Hamburg mit je Anschrift und einer Telefonnummer. Verwendet dafür zunächst 3 Stunden. Deadline ist in 3 Tagen. „

Nachdem vorerst keine Bestätigung kam, bekam ich nach 3 Tagen eine Liste im .xls Format mit insgesamt 50 Bäckern. Genau das, was ich wollte. Toll! Kein unnötiges hin und her und trotzdem ein sauberes Ergebnis.

Nicht alles lässt sich delegieren: Anforderungen an die Aufgaben

Nicht alle Aufgaben lassen sich leicht delegieren, nicht alle Aufgaben sollten delegiert werden. Wir selbst haben bislang auch nur Recherche-Aufgaben delegiert, denn die Anforderungen sind leicht zu erfüllen. Damit der Abstimmungsaufwand nicht zu groß und das Ergebnis nicht zu ausschweifend wird, sollten diese fünf Kriterien berücksichtigt werden:

  1. Die Aufgabe sollte abgrenzbar sein, also ein klaren Anfang und ein klares Ende haben.
  2. Die Aufgabe sollte keine Einarbeitung in z.B. nicht allgemein verwendete Tools erfordern.
  3. Das Wunschergebnis sollte klar sein, auch wenn der Umfang variieren kann.
  4. Das Briefing sollte knapp gefasst sein.
  5. Ein Hexenwerk sollte nicht erwartet werden.

Wer also solche Aufgaben häufig hat und sich den Rücken frei schaufeln möchte, für den ist ein virtueller Assistent genau das richtige. Wem es um dauerhafte Erleichterung für „interne“ Aufgaben oder beim Aufbau des Geschäftes sucht, für den eignet sich wohl eher ein neuer Mitarbeiter.

Unser Fazit

Unsere Erwartungen wurden erfüllt. Aber dennoch hat sich die Nutzungsintensität mit den Wochen wieder stark verringert. Zum einen nutzten wir den Dienst bislang nur für Rechercheaufgaben, zum anderen ist die nahtlose Integration einer virtuellen Assistenz in den Arbeitsalltag eine Frage der Disziplin.  Auch wenn der Ablauf einfach und das Ergebnis bisher immer gut war, es ersetzt keinen internen Mitarbeiter und wird deshalb auch bei uns immer nur ein Randthema bleiben. Aber genau so soll es ja auch sein. Wer hat bereits auch Erfahrungen mit virtuellen Assistenten gemacht? Für wen wär das etwas?

Buchhaltung automatisieren und Zeit sparen

Lerne in 4 einfachen Schritten, wie deine Finanzen automatisierst und nie mehr Kopfschmerzen wegen der Buchhaltung haben musst.

15 Kommentare

  • Hallo,
    ich denke als "Geschäftsführer" sollte man definitiv in der Lage sein Aufgaben abzugeben. Aus diesem Grund ist der Gedanke eines virtuellen Assistenten nicht ganz abwegig.
    Durch die Vernetzung ist es egal, ob der "künftige Mitarbeiter" mit im Büro sitzt oder von Zuhause aus arbeitet. Ich denke die Nutzung eines VPA ist ganz sinnvoll, wenn man kleinere Aufgaben abgeben möchte - für die man selbst keine Zeit hat.

    VG
    Gordana
  • Hallo zusammen,

    ich hatte bisher ziemlich gute Erfahrungen mit Gordana/ www.gormi.de

    Sie ist immer erreichbar, auch am Wochenende. Das gefällt mir sehr gut, weil manchmal Änderungen aufkommen, die schnell erledigt werden müssen.

    Ihre Schnelligkeit und Kommunikation gefällt mir sehr. Ich kann sich nur weiterempfehlen.

    Mehr Infos über Ihre Leistungen findet ihr auf der oben aufgeführten Webseite.

    Viele Grüße
    Markus
  • […] kannst du selbst mit einer Dienstleistung starten, z.B. für andere Texte schreiben oder als virtueller Assistent arbeiten. Der Nachteil von Dienstleistern ist jedoch, dass sie pro Stunde bezahlt werden. Wenn du […]
  • Es gibt auch sehr gute deutschsprachige virtuelle Assistenten, die ihre Dienste nicht über Agenturen anbieten, sondern in Eigenregie arbeiten. Natürlich ist das etwas teurer als viele der Assistenten der Portale/Agenturen.

    Trotzdem kann es sich durchaus lohnen einen oder mehrere VA an seiner Seite zu haben. Der Gewinn (Zeit, Geld,...) ist weit größer als die Kosten, wenn man die richtigen Aufgaben an einen VA abgibt, anstatt sich selbst mit Aufgaben zu beschäftigen die einen vom Kerngeschäft oder z.B. der Kundenakquise abhalten.


    Man delegiert die Aufgaben und im Hintergrund wird alles erledigt. Natürlich muss man erst VAs finden die Ihre Arbeit wirklich gut machen. Idealer Weise sind sie spezialisiert auf bestimmte Aufgabenbereiche, wie z.B. Keywordrecherchen, OnPage SEO, Kundensupport, etc. Hat man jedoch einen oder vlt. sogar mehrere gute gefunden, kann das Gold wert sein.

    Im englischsprachigen Raum sind Virtual Assistants längst im Alltag vieler Unternehmer/Unternehmen integriert.


    Die Deutschen hinken leider da hinterher. Dennoch werden auch im deutschsprachigen Raum immer mehr VA-Services genutzt. Wer Interesse an Virtual Assistant Services kann gerne hier vorbeischauen: http://sovimark.at/

    Einen Schönen Gruß und viel Erfolg im Geschäft
    Murad
  • Ich hatte Erfahrung mit ein paar VPA Firmen, habe letztlich bei IVA geblieben. Sie entsprechen ganz gut meinen Anforderungen - gute Deutsch und Englischkenntnisse, strickte Fristen und nette kundenorientierte Mitarbeiter
  • Mit Strandschicht haben wir nicht zusammengearbeitet, aber mit Ihr virtueller Assistent. Wir haben wricklich nur gute Erfahrungen gemacht. Bei der Suche nach neuen Kunden waren sie uns sehr hilfreich und auch die Anrufbeantwortung habe wir an sie weitergeleitet. Ich empfehle sie sehr gerne weiter
  • Hallo,
    ich würde uns auch gerne vorstellen.
    Wir sind ein gerade neu gegründeter virtueller Assistenz-Dienstleister aus Düsseldorf und wir freuen uns über einen Besuch auf unserer Homepage http://webresult.at" rel="nofollow">WebResult.at

    Beste Grüße

    Josef
  • Ich finde die Möglichkeit zur virtuellen Assistenz sehr interessant. Vielleicht kann ich im Laufe mehrerer Jahre mal beide Seiten kennen lernen. Ich stelle es mir sowohl als "Arbeitnehmer", wie auch als "Arbeitgeber" der virtuellen Assistenz sehr interessant vor.
  • Guten Abend,

    ich möchte gerne meine Erfahrungen mit dem VPA- Anbieter 'AINA-Officeservice' mit euch teilen. Auch ich dachte anfangs wie Norbert und ging davon aus, dass lediglich 'nicht anspruchsvolle' Aufgaben an einen virtuellen Assistenten delegiert werden können. Bis ich auf das AINA-Officeservice Team gestoßen bin, denn die Assistenten dieses Anbieters sind Akademiker verschiedener Bereiche. Sodass ich, anfangs zögerlich, eine Aufgabe aus meiner Hand gegeben habe, die wirklich nur ein Manager mit langer Berufserfahrung hätte bewältigen können. Nun gut, schlussendlich wurde ich positiv überrascht und das Ergebnis ließ sich zeigen!!! Einfach super. Ein dickes Lob an AINA!
  • Ich finde den Artikel auch interessant, daher es einmal ausprobiert. Habe einige Aufgaben delegiert.
    Fa. www.yourpaonline.de aus München kenne ich aus einem Artikel, aber habe es erst einmal mit einem günstigeren Anbieter ausprobiert.
    Die 1. Assistentin hat mir nicht zugesagt, deshalb erhielt ich eine andere Assistentin. Mit dieser arbeite ich sehr gut zusammen.
    Stimme Christian zu. Es handelt sich um Menschen mit sehr unterschiedlichen Fähigkeiten.
    Ohne ausprobieren geht es nicht.
  • Wir sind im Internet kaum zu finden, was wir von unseren Kunden laufend hören.
    Möchten dies ändern und uns kurz vorstellen.

    Über uns:
    Im Jahr 2007 in einer Zeitschrift von der Geschäftsidee gelesen und im 2. Halbjahr 2010 gestartet.
    Seit ca. 2 Jahren verfügen wir über einen guten Ruf und zufriedene Kunden.

    Ziel:
    Weiterhin gute Leistungen der eAssistenten zu einem günstigen Preis anzubieten!

    Gruß
    Marco von www.eAssistentin.de
  • Hallo Christian, ein sehr interessanter Bericht ueber die virtuelle Assistenz, ich kann vieles davon bestaetigen, allerdings aus Sicht einer VA oder VPA. Gerade das delegieren von Arbeiten ist sehr treffend beschrieben. Ich bin selbst seit 3 Jahren als VA taetig, und Norbert, ich denke selbst komplexere Aufgaben lassen mit Hilfe ein VA ausfuehren. Natuerlich liegt dies auch an der Ausbildung und den jeweiligen Fachgebieten, auf die sich eine VA spezialisiert hat. Von SEO, Bloggen ueber Buchhaltung oder Uebersetzungen, ich denke fuer jeden ist Entlastung in Form einer virtuellen Assistenz zu finden. Und herzlichen Dank Christian, Du hast vollkommen Recht, auch WIR sind nur Menschen:-)
  • Hi Norbert, danke für die Bestätigung. Nutzt du denn noch VAs regelmäßig oder war das auch mehr ein "ausprobieren" und jetzt machst du es doch wieder anders?

    Michael, das ist wirklich ne Überraschung, dass es soooo gut läuft bei Strandschicht. Hoffentlich bekommst du bald nen VPA. Bin gespannt auf deine Erfahrungen...
  • Hi Christian, danke für den kleinen Einblick! Wir haben uns nachdem wir den Artikel über Strandschicht in der Brand Eins gelesen hatten auch mal angemeldet um den Service zu testen. Allerdings gibt es bis November wegen Überlastung keine freien Assistenten! Der Service scheint also ganz gut zu laufen...
  • Hallo Christian,

    meine Erfahrungen sind da ähnlich. Wenn überhaupt würde ich VAs nur für einfachste Aufgaben wie z.B. die von dir beschriebene einsetzen. Sobald es um komplexere Aufgaben geht, die ein gewisses Know How voraussetzen, wird es schwierig.

Was denkst du?

Buchhaltung automatisieren
und Zeit sparen

Lerne in 4 einfachen Schritten, wie deine Finanzen automatisierst und nie mehr Kopfschmerzen wegen der Buchhaltung haben musst.

Überzeuge dich selbst

Automatischer Beleg-AssistentBankingBusiness Apps synchronisierenBelege erfassenRechnungen schreiben

Kostenlose Tools

Mehrwertsteuer RechnerKostenlose RechnungsvorlageFinanz-Lexikon

Beliebte Beiträge

So funktioniert die EÜRNebenberuflich Selbständig machenSo kommst du zum Gewerbeschein

Mehr als 70.000 Kunden nutzen schon FastBill

Jetzt kostenlos testen!