Mehr als Umsatz: Ein Blick über den Zaun der Buchhaltung

Timo Wienefoet 19. Oktober 2015 0
Mehr als Umsatz: Ein Blick über den Zaun der Buchhaltung

Rechnungen schreiben ist die Königsdisziplin des Unternehmers. Besonders die erste Rechnung an einen Neukunden macht stolz und zufrieden, war der Vertriebsprozess doch erfolgreich. Interessiert die Buchhaltung nur der Beleg und die Zahlung, sind für das Controlling weitere Parameter interessant.

Beiden gemein – gerade im Projektgeschäft – ist der Vertrag.

Deshalb gilt auch für das Controlling die goldene Regel:

Der Hauptunterschied ist, dass die Buchhaltung Informationen für eine ordnungsgemäße Buchführung und das Controlling Informationen für eine ordnungsgemäße Unternehmensführung benötigt. Führung hier beginnt vor Vertragsabschluss und beinhaltet den Vertrag, sowie seine Auswirkungen auf die Zukunft.

Doch zunächst das buchhalterische.

Eine Rechnung – viele Vorgänge

Sind die Rechnungspositionen zusammen getragen und die Rechnung verschickt, entsteht eine Forderung auf einem Debitor in der Bilanz und ein Umsatzerlös in der Gewinn und Verlustrechnung. Das Unternehmen hat sich bilanziell vergrößert und was am Ende des Jahres nach Kosten übrig bleibt ist der Gewinn in der Bilanz.

Für Kapitalgesellschaften ist mit Rechnungsstellung die Mehrwertsteuer fällig. Ein weiterer Beleg. Die Forderung wird ausgebucht, sobald ein Geldeingang festgestellt wird. Das ist ein bilanzieller Aktiv-Tausch, der Betrag wandert vom Debitor auf das Bankkonto.

Mehrwertsteuer und Skonto wird bei Bedarf ausgebucht und so führt eine einzige Rechnung durchaus zu zehn Veränderungen in den Büchern. Und das ist nur der Part mit dem Kunden, die Kosten sind in der Regel komplexer.

Dem Controller stehen noch mehr Werkzeuge zur Verfügung.

Buchhalter können heiße Luft produzieren

Anders als der Buchhalter kann er es sich sogar herausnehmen, buchhalterische heiße Luft zu produzieren. Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist ein gutes Beispiel. Steht z.B. ein Jahresergebnis von 40.000 Euro in den Büchern, bringt die Luftbuchung von 100.000 Euro Jahresgehalt den Unternehmer-Geschäftsführer ins Schwitzen.

Zahlt er sich dieses Gehalt, steht es schlecht um sein Geschäft. Luftnummern haben also Aussagekraft, wer denkt auf Umsatzseite ist das schwer darzustellen, der unterschätzt den Vertrieb.

Das Handwerkszeug vor Vertragsabschluss:

Ein Auftragseingang liegt vor, wenn ein Auftrag unterzeichnet ist und die Höhe der Umsatzzahlungen aus dem Vertrag hinreichend gut abgeschätzt werden kann. Korrekt, eine E-Mail mit „nächstes Jahr möchte ich gegebenenfalls vielleicht ein wenig kaufen“ ist kein Vertriebserfolg. Der Auftragseingang kann durch den Jahresumsatz geteilt werden und zeigt als „Book to Bill“-Kennzahl gut das Wachstumspotential des Unternehmens.

Für Produkte die direkt verkauft und abgewickelt sind, bleibt der Umsatzvergleich.

Jeder Auftragseingang erhöht den Auftragsbestand, jeder Umsatz senkt den Auftragsbestand. Mit dem Auftragsbestand geteilt durch den Jahresumsatz kann man sehr gut Dinge aussagen, wie „wir sind die nächsten X Jahre ausgelastet“. Diese Zahl nutzt im Handel natürlich wenig. Hier ist interessant wie häufig der Warenbestand verkauft, also umgeschlagen wird.

Wie werden Umsatzpotentiale erhoben?

Vor dem Auftragseingang können Umsatzpotentiale erhoben werden, indem die potentiellen Aufträge angegeben und bewertet werden. Gerne wird mittels einer Gewinn-Wahrscheinlichkeit der angehende Auftragseingang bewertet. Pipeline ist hier ein oft genutzter Begriff.

Vorsicht: Luft in der Pipeline ist möglich. Das Wort Bewertung ist gefallen.

In der Sales Planung werden der Auftragsbestand für ein Jahr plus das bewertete Umsatzpotential gerne den Umsatzvorstellungen entgegen gestellt. Das ist dann meist negativ und die Umsatzlücke oder Challenge muss mit weiteren Maßnahmen geschlossen werden.

Hier sind wir tief in der Diskussion, was ein Controlling zu liefern hat. Denn wenn an dieser Umsatzzahl monetäre Anreize der Vertriebsmitarbeiter hängen, wird die Vertriebs-Lage schnell schwierig und die bewertete Pipeline schrumpft in der Hoffnung auf weiche Zielvorgaben.

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