Finde das richtige To-Do Tool für deine Anforderungen

Maria Lengemann 28. September 2015 7
Finde das richtige To-Do Tool für deine Anforderungen

Montag, die Woche startet … und wieder sind sie da – die unzähligen Aufgaben, die sich kaum bändigen lassen, im Verlauf der Woche immer mehr werden und auch abends für ruhelose Gedanken und eine unausgeglichene Work-Life-Balance sorgen. Oft spielen wir mit der Frage, wie wir das alles nur bewältigen sollen.

Die Antwort: mit einem To-Do System. Ein To-Do System? Ja, das ist super, aber es erledigt die Aufgaben natürlich trotzdem nicht von alleine. Ein To-Do System hast du vielleicht schon tausend Mal ausprobiert und tausend Mal hat es dir nicht geholfen? Dann ist dieser Beitrag genau das Richtige für dich:

ToDo-Liste oder umfangreiches System?

Wer mit dem Gedanken spielt, sich für die unzähligen Aufgaben einen Task-Manager zuzulegen, steht erst einmal vor der Qual der Wahl. Unzählige Tools, Listen, Programme, Apps und mehr buhlen um deine Aufmerksamkeit. Teilweise sind sie kostenlos, teilweise kostenpflichtig, teilweise sehen sie auf den ersten Blick super modern aus, teilweise nach Schrott. Wo ist das eine To-Do System, was wirklich hilft? Was wirklich sinnvoll ist? Wirkliche Erleichterung und Hilfe bringt?

Die Antwort vorweg: Das perfekte To-Do System gibt es nicht. Kein Programm der Welt kann dir eine bestimmte Sache abnehmen. Das Tun!

Dennoch: Es gibt unzählige Möglichkeiten, aber nicht jede davon bewährt sich im Alltag. Viele ToDo-Systeme stoßen an ihre Grenzen oder funktionieren nur bis zu einem gewissen Grad an Detailtiefe oder bis zu einer maximalen Menge von Aufgaben.

Viele Tools = Viele Fehltritte

In meiner Vergangenheit habe ich gefühlt unzählige Programme, Apps und mehr ausprobiert und nahezu alles getestet, was nicht bei Drei auf den Bäumen war. Mit meinem Ergebnis arbeite ich nun seit knapp zwei Jahren und habe in dieser Zeit nicht ein einziges Mal ein anderes Tool ausprobiert, nicht einmal gezweifelt und auch nicht einmal den Überblick verloren. Das soll schon etwas heißen, denn meine Aufgaben bewegen sich um die 20-50 Stück pro Tag und täglich kommen während der Arbeitszeit (und danach) weitere 20-30 Aufgaben dazu. Bei einer reinen To-Do Liste wäre es absolut unmöglich,

  • die Übersicht zu behalten
  • jede Deadline einzuhalten
  • alle Tasks zu erledigen

Ein komplexeres System musste her.

Doch dieses System sollte selbstverständlich nicht für Verwirrung sorgen, nicht kompliziert zu bedienen sein und es sollte zudem auch nicht in eine Überorganisation ausarten. Das ist der Moment, bei dem du mehr organisierst als abarbeitest und damit noch weniger effektiv deinen Tag gestaltest als vorher. Diesen Moment sollte jeder von uns unbedingt vermeiden und stattdessen zur nächsten Variante wechseln. Warum? Dein System hat die Grenzen erreicht und ein neuer, alternativer Versuch ist ratsam.

In der Theorie klingt es gut …

Wir sehen ein Programm, eine App, eine Web-Anwendung und sind total begeistert. Das Tool sieht modern aus, hip, irgendwie cool und auf den ersten Blick auch sehr übersichtlich, ja sogar kinderleicht. Mit Begeisterung tragen wir alle unsere Aufgaben in das Tool, beginnen damit, Kleinigkeiten auszuprobieren und alles, was nicht gleich klappt, wird erst einmal auf später verschoben.

Wir gehen mit dem Glaubenssatz an die Sache heran, dass alles, was jetzt nicht klappt, später klappen wird. Wir müssen uns damit nur intensiv auseinandersetzen. Damit klappt es dann oftmals wirklich. Doch wollen wir das? Wollen wir wirklich unsere hart umkämpfte Zeit dafür ausgeben, um uns intensiv mit Programmen auseinanderzusetzen, die schon in der Aufbauphase mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie uns schlussendlich bringen könnten? Nein, eigentlich wollen wir das nicht.

Genau das ist der Haken an der „Theorie“. Theoretisch klingen die To-Do Programme toll, auf den ersten Blick sehen sie auch top aus. Doch ein To-Do System soll nicht toll klingen, toll aussehen oder vermutlich toll sein.

Es soll einfach nur funktionieren – und zwar in der realen Praxis.

Welcher To-Do-Typ bist du?

Ausprobieren geht über Studieren, so viel ist klar. Ausprobiert habe ich persönlich sehr viel – viele Tools, viele Programme, aber auch viele To-Do-Methoden und -Arten.

Hier ein kleiner Auszug:

  • Klassische To-Do Liste

Wer nur wenige Aufgaben verwalten möchte, für den ist ein klassisches ToDo-Listen-System perfekt geeignet. Die Aufgaben sind übersichtlich sortiert, was nicht geschafft wird, kommt auf den Tag danach und alles andere wird abgehakt. Fertig. Für jemanden mit sehr vielen Aufgaben ist dieses System allerdings nichts. Die Aufgaben können aufgrund der Menge nicht vernünftig sortiert, gelabelt oder markiert werden, zu viele Aufgaben bleiben liegen oder gehen im schlimmsten Fall komplett unter – das Verpatzen zahlreicher Deadlines ist vorprogrammiert.

  • To-Do System nach Dringlichkeit

Es gibt Systeme, in denen die Aufgaben nicht nach Terminen geordnet werden (oder nur selten), sondern nach Dringlichkeit. Klingt auf den ersten Blick auch sehr gut, wenn man nach Dringend, Wichtig, Delegieren und später oder auch „wenn Zeit“ sortiert. Doch bei 50 Aufgaben hat man die Angewohnheit, mindestens 40 % der Aufgaben falsch einzusortieren – nämlich klassisch viel zu weit oben. Vieles fühlt sich wichtig an, noch mehr fühlt sich dringend an. Man denke nur mal an unseren Alltag, in dem wir immer wieder vom Gedanken „das müsste ich dringend mal machen“ oder „oh, das ist aber wichtig“ geplagt wird. So geht es uns auch mit unseren beruflichen Aufgaben. Jeder Kunde ist auf gewisse Art und Weise sehr wichtig, jedes Projekt und jeder Auftrag wichtig oder dringend. Hängen wir mit unseren Aufgaben hinterher, dann sind sowieso nahezu alle Aufgaben dringend, weil wir kaum noch zeitlichen Puffer haben. Spätestens hier stößt das System, so schön es auch klingen mag, an seine Grenzen.

  • To-Do System mit großen/kleinen Aufgaben:

Ausprobiert habe ich außerdem ein System, bei dem pro Woche ein großes Ziel definiert wird und pro Tag drei weitere Aufgaben. Klingt auch super, oder? Bestimmte Regeln besagen, dass man nach dieser Methode effizienter und erfolgreicher ist. Der Sinn dahinter: Wenn man sich nur ein Ziel die Woche vornimmt und drei pro Tag, dann ist man fokussierter, konzentrierter, lässt sich nicht von Kleinigkeiten ablenken und schafft das, was wirklich wichtig ist. Jetzt kommt aber mein nettes „Aber“ … in der Theorie klingt das gut und für viele Leute mag es sehr passend sein. In der Realität als Unternehmer ist es allerdings schier unmöglich, nur eine Aufgabe pro Woche zu definieren. Mal hochgerechnet: Bei mindestens 250 Aufgaben ist es absolut nicht machbar, nur eine einzige Große Aufgabe zu definieren, die in dieser Woche am wichtigsten ist. Ich wüsste nicht, wie ich den anderen Kunden erklären soll, dass ihre Aufgaben diese Woche leider nicht priorisiert werden können … ich glaube, dann hätte ich in fünf Monaten mal eben ein paar Dutzend Kunden weniger. Ich kann außerdem nicht bei 250 Aufgaben die Woche nur 15 Stück erledigen. Theorie – super, klingt entspannt. Praxis – und wer macht die anderen Aufgaben?

Bei einer größeren Menge an Aufgaben, bei komplexeren Themen, Projekten und Unternehmen, ist es nicht möglich, die Aufgabenzahl zu limitieren. Was reinkommt, muss gemacht werden – das ist Fakt. Was reinkommt, muss auf eine Art und Weise erledigt werden, dass ALLE Kunden das Gefühl haben, ihre Projekte und Aufgaben sind entsprechend hoch priorisiert. In der Realität muss es allerdings doch eine Prio geben, da nicht alle Aufgaben gleichermaßen hoch eingestuft werden können. Es können auch nicht alle Aufgaben am gleichen Tag erledigt werden.

Das alles sind Herausforderungen, die ich mit meinem neuen System lösen konnte, mit dem ich nun seit zwei Jahren erfolgreich und zufrieden arbeite.

3 To-Do Tools für jeden Komplexitätsgrad

Podio

Zum Einsatz kommt hierbei ein Mix aus Tag-genauen Deadlines, farbig markierten Labels, bestimmten Sortierungen und einer genauen Abfolge an Priorisierung.

Todoist

Die wohl schönste To-Do-Liste aus der Cloud hat vor kurzer Zeit erst ein komplettes Redesign erhalten und lässt sich mit IFTTT oder Zapier in einen hochproduktiven Automatismus einbinden.

Wunderlist

Die Basic To-Do-Liste für alle, die keine komplexen Projektstrukturen brauchen.


WeitereInformationen zum Thema Produktivität und Arbeitsorganisation findest du auf Maria Lengemanns Website.

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7 Kommentare

  • Hallo, bei todoist sehen wir gravierendste Probleme:

    Man kann maximal nur 81 Projekte anlegen.
    Davor sollte vorher prägnant gewarnt werden.
    Eine Limitierung der Projekte macht die App für uns unbrauchbar.
    Wie funktioniert die Aufhebung der Projekt-Anzahl-Limitierung?
    Eigentlich ist das eine gute App, wenn es nicht die Begrenzung der Projekte geben würde.
    Der User sollte selbst entscheiden können dürfen,
    ob ihm die Performance wichtiger ist mit der Begrenzung der Projekte auf maximal 81 oder
    ob er lieber Performanceeinbußen hinnimmt zugunsten von mehr als 81 Projekten.

    Außerdem funktionieren keine Zeilenschaltungen, Leertasten und Formatierungen.'

    zum Lernen, experimentieren und für Anfänger sollte man todoist Backups und Images machen können mit
    Anzeige des Überarbeitungsverlaufes,
    speichern unter, exportieren und importieren, ausdrucken
    zum an die Wand hängen vom kompletten todoist,
    von Projekten, UnterProjekten, Teilprojekten, Aufgaben und Unter-Aufgaben

    es fehlen:

    Zeilenschaltungen, Leertasten und Formatierungen,

    alle Projektoptionen wie im Eingang auch bei "Heute" + "nächste 7 Tage" ,

    Navigationspfeile für Vor und Zurück so wie in Browsern,

    drag-and-drop aus den Suchergebnissen in die Projekte und Unterprojekte,

    keine Löschung der Jahreszahl im Fälligkeitsdatums-Feld,
    die automatische Übernahme von Datumsangaben aus dem Text in das Fälligkeitsdatums-Feld sollte unbedingt abstellbar und abschaltbar sein,
    weil diese danach aus dem Text gelöscht sind und weil diese fast nie ohne Fehler von to do in übernommen werden in das Fälligkeitsdatums-Feld,

    Ich würde mich über eine Antwort Ihrerseits sehr freuen und danke Ihnen für oben genannten Artikel.
  • Hallo ZHN,

    wir nutzen auch Todoist seit einiger Zeit.

    Daher kann ich folgendes nicht nachvollziehen:

    - man kann Backups erstellen (automatische Backups werden täglich erstellt)
    - Formatierungen können (jedenfalls fett, kursiv etc.) angewendet werden
    (Ok, mehr nur bei Kommentaren)
    - automatische Übernahme von Datumsangaben aus dem Text => können unter
    Einstellungen "Inline Datumsparser" abgeschaltet werden

    Schreib mal dem Support von Todoist bgzl. der Projektanzahl - bisher habe ich fast immer gute Antworten bekommen.

    Uns gefällt Todoist - aber du hast recht - man kann auch dort noch einiges verbessern. Aber: Ein Projektverwaltung für Teams ist es aus meiner Sicht nicht. Halt ein gute Todo Liste...
  • Hallo ZHN,

    wir nutzen auch Todoist seit einiger Zeit.

    Daher kann ich folgendes nicht nachvollziehen:

    - man kann Backups erstellen (automatische Backups werden täglich erstellt)
    - Formatierungen können (jedenfalls fett, kursiv etc.) angewendet werden
    (Ok, mehr nur bei Kommentaren)
    - automatische Übernahme von Datumsangaben aus dem Text => können unter
    Einstellungen "Inline Datumsparser" abgeschaltet werden

    Schreib mal dem Support von Todoist bgzl. der Projektanzahl - bisher habe ich fast immer gute Antworten bekommen.

    Uns gefällt Todoist - aber du hast recht - man kann auch dort noch einiges verbessern. Aber: Ein Projektverwaltung für Teams ist es aus meiner Sicht nicht. Halt ein gute Todo Liste...
  • Um über tägliche Aufgaben im privaten wie auch beruflichen Bereich zu verwalten, kann ich http://kanbantool.com/ empfehlen. Mithilfe von Kanban Tool kann ich meine Aufgaben, Projekte wie auch Termine visualisieren und dadurch meine Aufgaben und Ziele effektiver organisieren. Außerdem Kanban Tool beinhaltet mehrere Funktionen wie z.B. E-Mail-Benachrichtigungen bei Zuweisung von Aufgaben und Kommentaren oder Hinzufügen von Aufgaben und Kommentaren via E-Mail.
  • Ich arbeite inzwischen bei einfachen Aufgaben mit Meistertask (www.Meistertask.com), das direkt mit Mindmeister verknüpft ist und so die Projektplanung in einer MindMap erlaubt und dann die Daten übergibt an Meistertask.
    Und wenn es etwas komplexer sein soll und ich die komplette Kommunikationshistorie (Telefon, Fax, Mail usw.) haben will, dann nutze ich infra-struktur (hier eine Info dazu http://besserorganisiert.de/effiziente-gewinnbringende-kommunikation).
  • Wunderlist nutze ich privat für einfache Listen - passt bestens dafür Ich kann noch Azendoo (www.azendoo) empfehlen, das für neben Aufgabenverwaltung (auch für Teams) eine Chat-Funktion ähnlich wie Slack bietet.
  • Ich würde auf jeden Fall noch Asana (www.asana.com) erwähnen - das zählt eher zu den umfangreicheren Tools, ist aber dennoch extrem einfach zu bedienen und sehr übersichtlich.

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