Teamwork und Projektmanagement mit FastBill – Alle Funktionen im Überblick

Christian Häfner 24. März 2011 1

Dass FastBill ein umfangreiches Tools für Rechnungsmanagement und online Buchhaltung ist, ist bereits bekannt. Doch wir können mehr! FastBill bietet umfangreiche Funktionalitäten für das Management von Projekten, inkl. ToDo-Listen, Dokumentenmanagement und Zeiterfassung. Damit die Funktionen noch einfacher nutzbar werden, haben wir bei FastBill einige Verbesserungen vorgenommen. Die Funktionen stellen wir in diesem Artikel einmal vor.

Warum Projektmanagement mit FastBill?

Nicht nur große Firmen benötigen Projektmanagement, sondern auch kleine Firmen und Einzelunternehmer profitieren hiervon. Vor allem dann, wenn die eigene Kapazität für das Abarbeiten einzelner Aufgaben ausgelastet ist und Outsourcing als Vorgehen interessant wird. Üblicherweise durchläuft jedes Projekt mehr oder weniger folgenden Prozess:

FastBill liefert nicht nur Funktionen für die Abrechnung, sondern bietet eine ganzheitliche Lösung für Teamwork, Projektmanagement und Abrechnung. In der Praxis ist es wichtig, unabhängig von der Konstellation und der Form der Zusammenarbeit, einen gemeinsamen Blick auf relevante Daten wie ToDo´s, Projekte und ggf. Kunden und Abrechnung zu haben. Nach Möglichkeit erfolgt diese Abstimmung ohne Mailverkehr und hohen Verwaltungsaufwand, also idealerweise in einem System. Mit FastBill ist das kein Problem. Diese Funktionen machen den Arbeitsalltag rund um Projektmanagement für unsere Nutzer einfacher:

Zusätzliche Mitarbeiter anlegen und verwalten

FastBill bietet die Möglichkeit zusätzliche Mitarbeiterzugänge innerhalb eines Accounts freizuschalten und über ein Rechtekonzept differenziert zu berechtigen. Wer möchte, kann z.B. auch seinem Steuerberater frühzeitig einen Blick auf die Liquiditätsentwicklung geben, ohne dass dieser Zugriff auf Aufgaben, Kunden oder Dokumente erhält. Zusätzliche Kollegen oder Dienstleister können aber auch wahlweise nur für den Aufgabenbereich, nicht für die Rechnungssicht oder Mahnungen berechtigt werden.

Neue Mitarbeiter lassen sich im Menü Einstellungen unter Mitarbeiter hinzufügen. Nachdem neue Mitarbeiter dem FastBill Account als Add-On hinzugebucht wurden, können die Zugänge vergeben werden. Per Rechtekonzept können zu jedem Mitarbeiter einzelne Rechte vergeben werden. Jeder neue Mitarbeiter erhält seine Zugangsdaten per Mail.

Projekte – Alles auf einen Blick

FastBill bietet die Möglichkeit Kundenprojekte individuell zu verwalten und abzurechnen. Mitarbeiter oder Dienstleister werden einem Projekt zugewiesen, d.h. sie erhalten Aufgaben und rechnen ihre Zeiten projektspezifisch ab. Mit der Projektliste bleibt dabei alles jederzeit im Blick.

Bei der Anlage eines Projektes werden alle projektrelevanten Daten wie z.B. Kunden und Mitarbeiter abgefragt. Ebenfalls können abrechnungsrelevante Daten wie z.B. Tagessatz und Kostenstelle erfasst werden. Wer sich unsicher ist, der kann auch später noch alles problemlos ändern oder ergänzen, ohne dass dies Auswirkungen auf den Projektprozess hat.

Sind diese Daten erst einmal eingetragen, ist die Abrechnung im Nachgang kinderleicht. Auch eingehende Rechnungen lassen sich während des Projektes erfassen. Damit bleibt die Übersicht über die Liquidität jederzeit aktuell und warnt ggf. vor drohenden Liquiditätsengpässen am Monatsende.

Aufgaben – Integriertes ToDo-Listen Management

Das Prinzip von ToDo-Listen hat sich bereits für viele Nutzer in der SaaS-Welt etabliert. FastBill bietet speziell für die Projektarbeit eine integrierte ToDo-Liste an. Der Vorteil: Aufgaben können innerhalb des Projektes verteilt und direkt auf das Projekt verrechnet werden. Somit bleibt nicht nur die Aufgabe im Blick, sondern auch die Verrechnung an den Kunden ist schnell und einfach erledigt. Zu jeder Aufgabe können individuell Zeiten erfasst und im Anschluss gebündelt oder einzeln an den Kunden verrechnet werden. Die Listen lassen sich übrigens auch als PDF oder Excel-Datei exportieren.

Arbeitszeiten erfassen – Minuten genaue Abrechnung

FastBill liefert ein integriertes System für Zeiterfassung. Die Tage der ungenauen Abrechnung sind damit also endgültig passé. Die verbrauchten Stunden können entweder manuell oder automatisch per Stoppuhr erfasst werden. Jede Stunde oder Minute wird sofort einem Kunden, einem Projekt oder der Aufgabe zugeordnet.

Alle im Abrechnungszeitraum geleisteten Stunden von beteiligten Mitarbeitern führen am Ende eines Projektes zur Gesamtrechnung. Die Zeiten lassen sich, je nach Bedarf, auch zu einer projektbezogenen oder kundenspezifischen Rechnung zusammenführen. Auch hier bleibt im Blick, welche Zeiten bereits verrechnet wurden und welche noch offen sind.

Report

Jedes Projekt will überblickt werden. Über die Report-Funktion lassen sich zu jedem Projekt alle Details darstellen. Beispielsweise geben detaillierte Mitarbeiterreports jederzeit Auskunft über das Arbeitspensum jedes Mitarbeiters während des Abrechnungszeitraums.

Neuigkeiten für ein noch einfacheres Projektmanagement

Auf Basis von hilfreichem Kundenfeedback haben wir nun folgende Verbesserungen vorgenommen:

Bisher hieß der Menüpunkt Projektmanagement noch Zeiterfassung. Um zu verdeutlichen, dass noch weitere Funktionen in diesem Menü stecken haben wir den Titel geändert.
Der Menüreiter Signaturen wurde zur Verbesserung der Übersicht an dieser Stelle entfernt. Die Funktion findet sich direkt bei den Rechnungen.
Aufträge sind jetzt Aufgaben: Zum besseren Verständnis zu ToDos wurden die Aufträge in Aufgaben umbenannt.

Mehr Zeit, besserer Überblick, mehr Spass

FastBill ist mehr als nur ein Abrechnungstool sondern bietet auch alle wesentlichen Funktionen für ein durchgehendes Projektmanagment. Damit lassen sich Projekte problemlos, auch im Team, strukturiert abwickeln.

Wir freuen uns auch künftig über Feedback und Vorschläge, und wünschen viel Spass bei der Projektarbeit.

Das FastBill-Team

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Christian Häfner

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Im Blog schreibt er regelmäßig über Tipps und Erfahrungen rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für kleine Unternehmen.

1 Kommentar

Ron | Projektmanagement Tool

03. September 2017 um 23:11 Uhr

Super Artikel. Danke für die vielen Hinweise und Sichtweisen die die mit ihrem Beitrag aufzeigen könnten. Die aufgezeigten Ansätze werde ich als Disskussion in unseren agilen teams aufnehmen.

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