Momentan herrscht reges Treiben um das Thema SEPA und die dazugehörige Umstellung. Wir haben die Informationen zusammengefasst und erklären, wie FastBill zukünftig mit SEPA funktionieren wird.

Was bringt die SEPA-Umstellung?

Ab dem 1. August 2014 wird der europaweite Zahlungsverkehr auf das SEPA-System umgestellt. Insgesamt 28 EU-Staaten + Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und Monaco bilden dann einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Durch die SEPA-Umstellung soll der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr vereinfacht und beschleunigt werden. So benötigen auch internationale Geldtransfers in der SEPA-Zone nur noch einen Bankarbeitstag, bis sie beim Empfänger ankommen. Außerdem soll die Anzahl der Fehlbuchungen durch die Verwendung von IBAN und BIC minimiert werden.

IBAN und BIC

Um die neuen Überweisungen durchführen zu können, werden eine IBAN und einen BIC benötigt. Die IBAN ersetzt dann die Kontonummer, der BIC die Bankleitzahl. Bei internationalen Transaktionen werden beide Codes benötigt, bei nationalen reicht meist die IBAN. Bei Lastschriften werden ebenfalls beide Codes benötigt.

IBAN
Die IBAN (International Bank Account Number) besteht – je nach Land – aus 20 (AT), 21 (CH) oder 22 (DE) Stellen. Sie setzt sich zusammen aus einem zweistelligen Ländercode, einer ebenfalls zweistelligen Prüfziffer, sowie Bankleitzahl und Kontonummer. Bei der Eingabe werden nicht ausgefüllte Felder mit einer 0 aufgefüllt.

BIC
Der BIC (Bank Identifier Code) ist ein von der SWIFT standardisierter Code, der eine internationale Empfängeridentifizierung ermöglicht. Er setzt sich zusammen aus 8 bis 11 alphanumerischen Zeichen: dem vierstelligen Bankcode, dem zweistelligen Ländercode, einer zweistelligen Codierung des Ortes und einer optionalen dreistelligen Filial-Kennzeichnung. Sollte es keine Filialkennung geben, werden die letzten drei Stellen mit „XXX“ aufgefüllt.

SEPA-Lastschrift mit FastBill PLUS und COMPLETE

Im Zuge der SEPA-Umstellung müssen alle bestehenden Einzugsermächtigungen auf das neue System umgestellt und ein Mandat, samt eindeutiger Mandatsreferenznummer, vergeben werden. Außerdem ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer notwendig. Diese muss im Vorfeld bei der Bundesbank beantragt werden.

Damit eine SEPA-Lastschrift rechtmäßig ist, muss der Kunde – sofern nicht anders vereinbart – 14 Tage vor Abbuchung über die Belastung seines Bankkontos informiert werden. Außerdem wird ein unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat des Kunden benötigt.

Soll eine nationale Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Lastschriftmandat umgestellt werden und es liegt keine Unterschrift für die Einzugsermächtigung vor, muss ein SEPA-Kombimandat erstellt werden.

SEPA Einstellungen bei FastBill

Um die SEPA Einstellungen bei FastBill vorzunehmen, loggen Sie sich zunächst ein und gehen Sie in das Menü Einstellungen -> Rechnungsoptionen. Dort können Sie Ihre Gläubiger-ID sowie die Vorankündigungsfrist hinterlegen.

Die Gläubiger-ID wird in den Rechnungsoptionen hinterlegt

In Kombination mit der Gläubiger-ID dient die Mandatsreferenznummer der eindeutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers. Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.

Die zum Mandat gehörende Mandatsreferenznummer kann in der Kundenakte hinterlegt werden. Da für jeden Kunden eine eindeutige Nummer vergeben werden muss, kann zur besseren Übersicht die Kundennummer genutzt werden. Wenn also die Kundennummer „712“ ist, wären z.B. folgende Mandatsreferenznummern möglich: „M712“, „MRN712“ oder „Mandat712“.

Hier können sie die Mandatsreferenznummer in der Kundenakte hinterlegen

Wenn alle Daten richtig angegeben wurden, erscheint auf der Rechnung der Hinweis:

„Der o.g. Rechnungsbetrag wird mittels SEPA-Lastschrift zum Mandat SEPAMANDAT mit der Gläubiger-Identifikationsnummer GLÄUBIGERID von Ihrem Konto IBAN bei der BANKNAME (BIC) zum Fälligkeitstag am DATUM eingezogen.“

Der SEPA-Lastschriftmandatshinweis auf der Rechnung

Die Transaktions-Information an die Bank muss 5 Tage bei Erstabbuchung bzw. 2 Tage bei Folgelastschriften vor dem Buchungsdatum eingereicht werden. Im Fall der COR1-Variante (SEPA Eillastschrift) reduziert sich diese Frist auf 1 Tag vor Abbuchung.

Weitere SEPA-features

• IBAN, BIC und Mandatsreferenznummern können zur Weiterverwendung per API ein- und ausgegeben werden.
• Es besteht außerdem die Möglichkeit alle offenen Rechnungen, die vom Kunden per Lastschrift gezahlt werden, aus einem bestimmten Zeitraum auszuwählen und die Zahlungsdaten über den SEPA-XML Export auszugeben. Der beschriebene Export kann zum Beispiel im Onlinebanking verwendet werden.

Alle weiteren Information rund um das Thema SEPA finden Sie auf den Seiten der Deutschen Bundesbank.

Ein IBAN-Rechner mit umfangreichen Funktionen ist hier zu finden.

Sie haben bereits alle nötigen Daten für die SEPA-Umstellung Ihres FastBill Accounts? Dann am besten sofort umstellen:

Sie haben noch keinen FastBill Account? Dann hier einen kostenlosen Testaccount erstellen.

SEPA Lastschrift bei FastBill Automatic

FastBill Automatic bildet bereits seit Jahresbeginn den kompletten SEPA Lastschriftprozess inklusive Mandatsverwaltung vollständig automatisiert ab. Die SEPA Mandate werden hier automatisch erstellt, dem Kunden zugesendet und archiviert.