Rechnungswesen verstehen: Erbsen zählen ist nicht alles!

Timo Wienefoet 01. Juli 2015 0
Rechnungswesen verstehen: Erbsen zählen ist nicht alles!

Buchhalter können mehr als Erbsen zählen. Dabei kümmert Sie die Größe der Erbsen weniger als die vollständige und systematische Erfassung, Überwachung und Verdichtung aller in € bewertbaren Sachverhalte.

eine zentrale Sichtweise ist im deutschen HGB geregelt. Die Sicht soll eine kaufmännisch korrekte Bestandsaufnahme des Unternehmens leisten. Das Grün und das Rot des Rechnungswesens stellt eine komplette Bewertung nicht nur zum Kauf oder Verkauf von Unternehmensanteilen zur Verfügung.

Rechnungswesen ist vielschichtig

Das Wesen mit dem man rechnen kann hat mehrere Ebenen und bietet mit dem Jahresabschluss die oben angesprochene Momentaufnahme, also einen Stand zu einem Tag X. Der Jahresabschluss enthält

  • eine Bilanz: der eigentliche Unternehmens-Wert und die Finanzierung dessen
  • eine Ergebnis- oder Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): der Überschuss oder Fehlbetrag der Periode als Wertbeitrag zur Bilanz und
  • eine Kapitalflussrechnung: die Übersicht der Zahlungsströme der Periode, oft unterteilt in Zahlungsströme aus operativer, Finanzierungs- und Investitions-Tätigkeit

Die erfolgswirksamen Buchungen, also Positionen in der GuV werden Aufwand und Ertrag genannt. Eine weitere Ebene ist des Erfolgs die das Betriebsergebnis. Hier gibt es Unterschiede.

Das Betriebsergebnis mit seinen Kosten und Leistungen liefert Erkenntnisse, wie optimiert die Güter- und Leistungserstellungsprozesse funktionieren.

Optimiert bezeichnet in der BWL, wie gut mit knappen Gütern umgegangen wird und nicht, wie viel Profit gemacht wird. Das Betriebsergebnis ist für mich als Dienstleister rund ums Controlling eine der wichtigsten auszusteuernden Größen. Bilanzgewinn oder -verlust, andere Begriffe für das Ergebnis der GuV, sind meist abweichend vom Betriebsergebnis. Trotzdem kann durchaus von dem Einen auf das Andere Geschlossen werden.

Hä?

Zwei einfache Beispiele

Ein Großteil des Bilanz-Gewinns wurde mit spekulativen Wertpapieren erzielt und die sind bei Porsche eben außerbetrieblich. Logisch, Spekulationsgeschäfte gehören nicht zur Herstellung schneller Autos. Im kleineren Rahmen verursacht bspw. der Geschäftsführer ohne Gehalt keinen Aufwand in der GuV. In der Kostenrechnung des Betriebsergebnisses wird er mit einem fiktiven Unternehmerlohn geführt. So schmilzt das gute Jahresergebnis auf Betriebsebene schnell zusammen.

Money, Money, Money

Zur Sicht auf das Unternehmen und den Betrieb gesellen sich das Geldvermögen mit Ausgabe und Einnahme und die Kasse mit Auszahlung und Einzahlung.

Wir erinnern uns:

Cash ist König und Profit ein Mythos.

Das passt zu Porsche. Volkswagen konnte nicht wie geplant übernommen werden, sondern Porsche ist von Volkswagen übernommen worden. Diese Geschichte des Herstellers von 10 Millionen PKW der einen Hersteller von 200 Tausend PKW übernimmt, liest sich so verständlicher als andersrum. Wie soll Porsche das Geld für die Übernahme aufbringen, wenn nicht mit einer grandiosen Wette. Hat nicht geklappt. Das Geldvermögen hat auch eine zentrale Bedeutung im Insolvenzrecht, denn eine Schieflage hier macht angreifbar und steigert das Pleite-Risiko.

Alle vier Ebenen – Abschluss, Betriebsergebnis, Geldvermögen und Kasse – stehen für sich alleine und bieten gemeinsam einen guten Blick auf das Unternehmen. Jeder Sachverhalt im Rechnungswesen wirkt auf mind. einer dieser Ebenen. Bleiben wir bei Porsche, der neue Dienstwagen ist da. Natürlich  gebraucht und günstig geschossen für 20.000 Euro.

Zahle ich per Überweisung, so liegt eine Auszahlung und eine Ausgabe vor. Dafür habe ich einen neuen Vermögensgegenstand. Als Aufwand in der Abschreibung fallen 5.000 Euro an, denn ich plane den Porsche für vier Jahre zu nutzen. Weitere Effekte wie Dienstwagenversteuerung, Versicherung etc. lassen wir außen vor.

Nun soll der Porsche im gleichen Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden, dann wären Aufwand, Kosten, Auszahlung und Ausgabe identisch. Die Kosten kann ich intern berücksichtigen, mit dem Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater ist zu diskutieren, ob die gesetzlichen Rahmenbedingungen den Mehraufwand im Jahresabschluss zulassen.

Tut er nicht, Gebrauchtwagen sind über mind. zwei Jahre abzuschreiben.

Das Betriebsergebnis bietet also eine interne Sicht auf das Unternehmen und wird oft streng gehütet. Wir kennen dazu die Begriffe internes und externes Rechnungswesen. Das interne Rechnungswesen ist frei gestaltbar. Ein Eckpfeiler ist die Kostenrechnung mit Kostenarten (Personal, Material, Werbung, etc.), Kostenstellen (Vertrieb, Produktion, Geschäftsführung), Kostenträger (Was kaufen die Kunden eigentlich und welche Kosten laufen darauf?) und Kostenträgerstückrechnung (Was kostet das eigentlich?). Eine komplette Sicht auf die Produktion und da lässt sich keiner gerne in die Karten schauen.

Rechnungswesen verstehen und Steuerungsfähigkeit verbessern

Das Rechnungswesen ist kein Selbstzweck sondern soll die Steuerungsfähigkeit verbessern, wenn nicht herstellen. Ohne Zahlen werden Entscheidungen schwierig. Kein Problem bei großen Gewinnmargen, selbst da bringen detaillierte Einsichten bessere Entscheidungen hervor. Das kann beliebig komplex sein und wie immer ist dabei Köpfchen gefragt.

Eine Anekdote die die Herausforderung verdeutlich ist, dass Warenwirtschafts-, auch ERP-Systeme genannt, das Rechnungswesen oft in folgende administrative Prozesse einteilen.

  • Order to Cash – von der Kundenbestellung bis zur Rechnungsstellung
  • Purchase to Pay – von der Bestellung bis zur Bezahlung von Materialien
  • Record to Report – von der Erfassung einer Information bis zur Berichterstattung.

Da die Verbindung von Kundenbestellung (O2C) und Lieferung zum Kunden (P2P) alles andere als trivial ist, sind einfach separate Prozesse definiert worden. Einkauf und Vertrieb sitzen eben an den Enden der Produktion.

Nun, was tun als Geschäftsführer ohne viel Kompetenz im Rechnungswesen?

Einfach:

  1. gesunden Menschenverstand anwenden und
  2. die genannten Ebenen verstehen und in diesen denken lernen.

Oder, und um auf die Erbsen zurück zu kommen: eine gute Küche macht noch keine gute Erbsensuppe, aber sie hilft dem gut sortierten Hobby-Koch.

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