Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Moritz Lampkemeyer 27. März 2015 4
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Im letzten Artikel konnten Sie bereits lesen, welche Fehler bei der Rechnungsstellung passieren können und, wie sie zu vermeiden sind. Diesmal betrachten wir, welche Pflichtangaben Rechnungen enthalten müssen.

Für frisch gestartete Unternehmer stellt sich die Frage nach den Pflichtangaben auf einer Rechnung immer wieder. Es gibt vieles zu beachten, um nicht Gefahr zu laufen, dass eine Rechnung ungültig ist oder wird.

Rechtliche Regelung zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung werden von §14 UStG geregelt.

Ebenfalls darin enthalten ist die grundsätzliche Definition einer Rechnung:

[Eine] Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.

[…]

Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.

Eine Rechnung muss laut §14 UStG folgende Pflichtangaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
  • in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Aufzählung aus Gesetzestext übernommen.

Wie kann ich fehlende Pflichtangaben auf einer Rechnung in Zukunft vermeiden?

Natürlich können Sie jede mit Word oder Excel erstellte Rechnung anhand der oben aufgeführten Checkliste prüfen. Das erfordert jedoch viel wertvolle Arbeitszeit, die für wichtigere Aufgaben verwendet werden sollte.

Anstatt der manuellen Vollständigkeitsprüfung von Pflichtangaben auf der Rechnung, lohnt es sich von Anfang an auf ein Buchhaltungs-Tool zu setzen. Mit FastBill schließen Sie fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen mit höchster Wahrscheinlichkeit aus. Durch den Vorlagen-Editor und die Rechnungsstellungs-Maske werden die Elementaren Informationen abgefragt und auf der Rechnung verwendet.

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