Pflichtangaben einer Rechnung – das darf nicht fehlen

Hendrik Kehres 14. Mai 2020 0
Pflichtangaben einer Rechnung – das darf nicht fehlen

Wer formale Fehler bei der Erstellung einer Rechnung vermeidet, ist beim Finanzamt in der Regel auf der sicheren Seite. Hierzu müssen jedoch einige Faktoren beachtet werden. In diesem Beitrag verraten wir dir daher, worauf es bei der Erstellung deiner Rechnung ankommt und welche Pflichtangaben rund um das UStG dabei zu beachten sind.

Inhaltsangabe

1. Wann wird eine Rechnung erstellt?

2. Pflichtangaben einer Rechnung

3. Wichtige Faktoren bei der Rechnungsstellung

4. Besonderheiten bei Kleinstbeträgen

5. Fehler vermeiden heißt Aufwand vermeiden

6. Mit den Pflichtangaben zur richtigen Rechnung

Wann wird eine Rechnung erstellt?

Wenn du als selbstständiger oder Unternehmer eine Leistung für Kunden ausführst, bist du zur Stellung einer Rechnung verpflichtet. Dies muss innerhalb von 6 Monaten nach Leisten der Arbeit erfolgen, wenn es sich um unternehmerische Leistungen handelt. Rechnungen an Privatpersonen sind von dieser Regelung grundsätzlich ausgenommen. Solltest du deine Rechnungen zu spät oder sogar gar nicht ausstellen, musst du mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € rechnen. Sei daher besser pünktlich und stelle die geleistete Arbeit unmittelbar in Rechnung. 

Hier hast du noch mehr Informationen zur Frist der Rechnungsstellung. 

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Pflichtangaben einer Rechnung

Wenn du eine Rechnung erstellen möchtest, dürfen einige grundlegende Angaben hierbei nicht fehlen. Die folgenden Pflichtangaben solltest du daher bei jeder neu erstellten Rechnung an deine Kunden beachten, um den formellen Anforderungen gerecht zu werden:

Wichtige Faktoren bei der Rechnungsstellung

Bevor du deine Rechnung nach Erstellung verschickst, solltest du mit den allgemeinen Vorschriften der Rechnungserstellung vertraut sein. Neben den klassischen Pflichtangaben musst du beispielsweise darauf achten, dass diese in einer lebendigen Sprache verfasst wurde. Zudem gilt bei der Erstellung an Empfänger im Ausland immer die Rechtslage des jeweils anderen Staates, wodurch für Österreich und Schweiz üblicherweise keine Umsatzsteuer in der Rechnung erfasst werden muss. Mehr Infos zur Umsatzsteuer im Drittland findest du hier. 

Des Weiteren ist eine Rechnung in der Regel auch ohne Unterschrift gültig. Lediglich die Pflichtangaben müssen vollständig vorhanden sein, um die Rechnung stellen zu können und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Achte hierbei allerdings darauf, dass jede gestellte Rechnung begründet sein muss, um einen Empfangsanspruch geltend zu machen. Dies geht auch aus dem UStG hervor, in dem die Pflichtangaben und weitere Informationen festgeschrieben sind.

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Besonderheiten bei Kleinstbeträgen

Auch bei geringeren Summen darf eine vollständige Rechnung mit Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und weiteren Beschreibungen nicht fehlen. Hierbei solltest du die Grenze von 250 € beachten, die für ein Rechnungsdokument in diesem Bereich gilt. In diesem Betrag ist die Umsatzsteuer bereits enthalten, wodurch sich der Nettowert verringert. Trotz des deutlich geringer ausfallenden Aufwands berechtigt ein derartiger Nachweis ohne separate Rechnungsnummer zum Vorsteuerabzug und lässt sich auf diese Weise mit der eigenen Arbeit verrechnen. Bei einer Kleinstbetragsrechnung reichen folgende Angaben in dieser Hinsicht aus:

  1. Name und Adresse des Rechnungsstellers
  2. Name des Leistungsempfängers
  3. Rechnungsdatum
  4. Leistungsbezeichnung
  5. Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz

Fehler vermeiden heißt Aufwand vermeiden

Wer von. Beginn an eine korrekte Rechnung mit richtiger Rechnungsnummer und allen weiteren Pflichtangaben erstellt, muss sich im weiteren Verlauf keine Sorgen mehr machen. Sollte das Finanzamt jedoch formale Fehler finden, kann eine Rechnung schnell für umgültig erklärt werden, was aus deiner Sicht dringend vermieden werden sollte. Auch am Rechnungsbetrag können Fehler entstehen, wenn bei Beträgen beispielsweise falsch gerechnet wurde oder andere Probleme auftreten. Auch fehlende oder alte Daten sind ein häufiges Problem, mit dem du dich rund um die Richtigkeit deiner Pflichtangaben mit einer erneuten Prüfung schnell kümmern kannst.

Selbstverständlich können die praktische Vorlagen dabei behilflich sein, eine korrekte Rechnung zu erstellen. So sind alle Platzhalter bereits im Dokument integriert, wodurch du inhaltlich laut UStG auf der sicheren Seite bist. Ergänzend zu den klassischen Angaben sollte auch eine geeignete Bankverbindung nicht fehlen, damit der Empfänger seiner Zahlungsverpflichtung gerecht werden kann. Solltest du weitere Informationen für wichtig befinden, kannst du auch diese auf Wunsch in die Rechnung aufnehmen. Wichtig ist nur, dass diese nachvollziehbar bleibt und alle Anforderungen erfüllt.

Mit den Pflichtangaben zur richtigen Rechnung

Eine laut UStG richtig gestellte Rechnung ist in dieser Hinsicht keine Schwierigkeit, wenn die Rechnungsnummer, der Betrag und alle weiteren Pflichtangaben stimmen. Das Finanzamt achtet an dieser Stelle nicht nur auf die Richtigkeit einzelner Rechnungen, sondern auch auf die richtige Anordnung der Rechnungsnummer. Sollte eine Rechnungsnummer fehlen, sind die nachfolgenden Dokumente ebenfalls anzupassen, um die richtige Reihenfolge wieder herzustellen. Wenn im der Erstellung allen Verpflichtungen nachgekommen wird, gibt es jedoch keine steuerlichen Probleme.

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