Papierloses Büro: Interview mit Papierlospionier André Nünninghoff

Moritz Lampkemeyer 09. Juni 2016 0
Papierloses Büro: Interview mit Papierlospionier André Nünninghoff

Seit kurzem sind wir mit FastBill offizieller Community Partner von den Paperless Pioneers. Für unseren Blog haben wir André Nünninghoff, den Gründer der Paperless Pioneers interviewt. Hier gewährt André Einblicke in seinen eigenen Workflow, gibt Tipps und nennt Stolpersteine für das papierlose Büro und blickt thematisch über den Tellerrand, wenn er über Community Building und die Vermarktung der Paperless Pioneers spricht.

Hallo André! Am besten stellst du erst mal vor, wer du bist und wer die Paperless Pioneers sind.

Hallo Moritz und vielen Dank erstmal für dieses Interview!

Also mein Name ist André, ich bin 31 Jahre und lebe mit meiner Familie im schönen Duisburg (Ja, hier gibt es durchaus sehr schöne Ecken). Beruflich bin ich als Paperless Coach unterwegs, um Unternehmen und Privatpersonen bei der Umstellung auf das papierlose Büro zu unterstützen, denn das papierlose Büro ist meine Leidenschaft.

Die Paperless Pioneers sind eine kostenlose Community für Privatpersonen und Unternehmen, die sich mit dem Thema „papierloses Büro“ beschäftigen. Dort findest du allerdings kein klassisches Forum, sondern einen Chat, wo sich Gleichgesinnte austauschen und beim Kampf gegen die Papierflut gegenseitig unterstützen können.

Da ich unseren Mitgliedern immer einen Mehrwert bieten möchte, bedanke ich mich hiermit nochmal herzlich bei Christian Häfner und dem ganzen FastBill – Team für eure Unterstützung als Community Partner!

LOGO_Paperless_Pioneers_Leuchtend

Ihr habt euch – wie wir mit FastBill – dem papierlosen Büro verschrieben. An welchen Stellen gelingt das problemlos und wo würdest du dir noch mehr Fortschritt wünschen?

Ich denke, im Privatbereich ist es ziemlich problemlos, da es dort nicht die gleichen Aufbewahrungsfristen gibt wie für Unternehmen. Dabei merke ich immer wieder, dass ich gefragt werde: „Darf ich das überhaupt wegwerfen?“. Da ist natürlich auch viel Angst dabei, etwas falsch zu machen. Aber mit dem richtigen System und gesunden Menschenverstand ist das echt problemlos.

Bei Unternehmen egal ob klein, mittel oder groß sieht das natürlich ganz anders aus, da gibt es viele klar geregelte rechtliche Anforderungen. Allerdings sind viele Texte auch eine Sache der Auslegung, würde meine Anwältin wieder sagen. Wie ich immer erwähne, ist es harte Pionierarbeit, die wir und besonders ihr bei FastBill leistet, daher würde ich mich sehr freuen, wenn der Gesetzgeber klare, verständliche Regeln für alle, die mit dem papierlosen Büro arbeiten, aufsetzt. Wie ihr wisst, machen da viele ihr eigenes Ding, weil sie es eben nicht besser wissen. Und das birgt in der Zukunft natürlich gewisse Gefahren, die man von Anfang an so gut wie möglich vermeiden sollte.

Da du ein Pionier des papierlosen Büros und Anhänger des K.I.S.S. Prinzip bist, interessiert uns natürlich auch dein Workflow – sowohl privat als auch als Unternehmer. Wie sieht der aus und auf welche Tools könntest du nicht verzichten?

Also, ich nutze privat für mein papierloses Büro ganz klar Evernote. Meinen Workflow dazu habe ich bereits in meinem eBook detailliert beschrieben. Allerdings ist es so, dass ich es wie mit dem K.I.S.S Prinzip sehr einfach halte. Ich muss einfach sicherstellen, das im „Notfall“ meine Frau, meine Familie oder die Paten meiner Kinder auf alle Dokumente zugreifen können. In meinen Kursen an der VHS merke ich immer wieder, dass dieser eigentlich wichtige Punkt vergessen wird.

Aber hier mal ein Beispiel: Jeden Freitag mache ich meinen „Papierkram“ dazu sortiere ich meine Eingangspost nach dem 3-Haufen Prinzip. Danach bekommen alle Dokumente die ich aufheben möchte z.B. die Steuererklärung einen Stempel. Anschließend wird gescannt, einsortiert, aufbewahrt und ggf. vernichtet. Mit dem Stempel arbeite ich nach dem Bates-Prinzip also immer mit fortlaufender Nummer.

So habe ich privat einen Ordner, in dem die Steuererklärung auf dem Fahrzeugbrief liegt und darüber landet vielleicht eine Renteninformation usw. Sieht sicherlich aus, wie das Amazon Warenlager, also auf den ersten Blick sehr chaotisch. Aber, wenn ich etwas suche, dann lasse ich den Computer für mich suchen, der findet Dokumente schließlich in Sekunden. Anhand der Nummer weiß ich dann wo ich das benötigte Original finde und habe nur 1 Ordner statt vielleicht 20 mit Registrier- und Trennkarten.

Bei uns im Unternehmen läuft das ähnlich ab, aber ins Detail hier erläutern würde den Rahmen und unsere Betriebsgeheimnisse sprengen. Allerdings kann ich vorab jedem Unternehmer folgende Tipps mitgeben: Bevor ihr startet, nehmt Kontakt mit dem zuständigen Finanzamt und eurem Steuerberater auf und schickt ihnen bitte nicht von heute auf morgen alles nur noch digital. Zudem empfehle ich nach den Erstgesprächen eine angepasste Verfahrensdokumentation aufzusetzen. Ein Muster dazu findet ihr unter www.dstv.de. Diese wurde der Bundesteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. erarbeitet. Diese Dokumentation soll euch auf dem Weg zum papierlosen Büro unterstützen, damit kann jeder Finanzbeamte kontrollieren, wie ihr von Papier zu papierlos werdet. McDonalds ist schließlich auch nur so erfolgreich geworden, weil sich mal jemand hingesetzt hat um zu definieren wie ein Cheeseburger gemacht wird. Nun schmeckt er überall gleich und jeder Lebensmittelkontrolleur kann das nachvollziehen.

Diese Verfahrensdokumentation ist mühselige Arbeit, aber diese Prozessdefinition soll eure Arbeit am papierlosen Büro transparenter machen und hilft zudem auch Mitarbeitern.

Wir haben das Thema ersetzendes Scannen erst kürzlich auf unserem Blog behandelt. Ein Klick auf das Bild bringt dich hin.

ersetzendes-scannen

Die Paperless Pioneers Community auf Slack hat ja mittlerweile fast 300 Mitglieder, was ich für eine deutsche Community zu einem so speziellen Thema, sehr stark finde. Auch die Aktivität ist hoch, es ist immer was los. Wie erklärst du dir den großen Erfolg?

Der Erfolg einer Community bemisst sich nach meiner Auffassung immer nach der Aktivität innerhalb der Gemeinschaft. Und wie du schon sagtest, sind unsere Mitglieder sehr aktiv und vor allem wahnsinnig Hilfsbereit. Dabei ist es völlig egal ob du Neueinsteiger oder Profi bist, hier ist für jeden was dabei. Wenn ich eine Frage habe, dann stelle ich diese mittlerweile erst in unserer Community, anstatt bei Google. Wir sprechen ja nicht nur über das papierlose Büro, sondern schauen auch über den Tellerrand und entdecken so immer neue Möglichkeiten.

Gegründet habe ich die Paperless Pioneers am 09. März 2015, nachdem mein Artikel bei der c’t online war und mein Telefon nicht mehr stillstand. Ich wollte alle Interessierten an einem Ort versammeln. Es war ein holpriger Weg und nicht alles ging immer so, wie ich es mir vorgestellt habe. Aber, wenn ich jetzt nach über einem Jahr zurückblicke, bin ich mehr als begeistert und denke es hat geklappt, denn innerhalb der Community ist eine unfassbare Dynamik und daraus entstehen wieder Ideen für neue Dinge, wie z.B. die Konferenz im Juli. Daher bin ich sowas von Stolz auf alle Paperless Pioneers, denn nur durch euch lebt die Community! <3

Da unsere Blogleser vor allem Unternehmer sind, interessieren die sich neben dem papierlosen Büro mit Sicherheit auch für die Vermarktung von den Paperless Pioneers. Bewerbt ihr die Community und eure Dienstleistungen überhaupt aktiv? Welche Maßnahmen haben für euch zum Erfolg geführt?

Wenn etwas neu ist, dann muss man sich natürlich erstmal Gehör am Markt verschaffen. Früher habe ich aktiv Mitgliederwerbung gemacht, indem ich in den passenden Bereichen im Netz darauf aufmerksam gemacht habe. Damals war die Community noch exklusiv mit einem kleinen Vernetzungsbeitrag. So wollte ich sicher gehen, dass nur wirklich Interessierte Mitglieder kommen. Ich wollte keine Community mit vielleicht 10.000 Mitgliedern wovon nur 5 aktiv und der Rest Karteileichen sind. Seit Januar 2016 ist allerdings alles anders, die Website ist neu und der Zutritt ist kostenlos. Das hat natürlich die Anmeldungen erhöht und meine Angst, dass keiner mehr aktiv ist, war letztendlich völlig unbegründet. Mit jedem neuen Mitglied entsteht wieder Interaktion und Dynamik, was ich unglaublich finde.

Unsere Dienstleistungen haben wir unter der gleichen Website aufgebaut, für alle die mehr persönliche Unterstützung benötigen. Bis jetzt machen wir keine Werbung. Die ersten Kunden kamen übrigens direkt aus der Community und somit läuft noch viel über klassische Mundpropaganda. Zudem gebe ich Kurse an verschiedenen Volkshochschulen im Umkreis, was uns auch ermöglicht unser Thema an Interessierte außerhalb des Internets weiterzuvermitteln.

Dass die Nachfrage nach Lösungen für das papierlose Büro groß ist, zeigt ja auch eure anstehende Konferenz. Die PPC01 findet am 15. Juni in Düsseldorf statt. Es treten einige Experten von z.B. fileee auf und natürlich ist das Event auch zum Netzwerken gedacht. Was versprecht ihr euch von der Konferenz?

Die Grundidee zur PPC01 kam direkt Anfang des Jahres aus der Community. Ich habe den Gedanken nur weiterverfolgt. Allerdings wollte ich anstatt mit fünf Leuten am Stammtisch gleich von Anfang an richtig starten. Unser Ziel ist es, jedes Jahr eine Paperless Pioneers Conference zu veranstalten. Daher ist gerade der Auftakt solch einer Veranstaltungsreihe besonders schwer. Somit bin ich wahnsinnig begeistert von unseren Rednern wie Lars Bobach, Eike Thies von fileee und Gerhard Neikes von foxdox, die Enrico und mich dabei unterstützen, ein interessantes Rahmenprogramm zu präsentieren.

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Die Speaker auf der PPC01

Dabei war uns besonders wichtig, dass unser Event für alle Interessierten offen ist: Völlig egal, ob du gerade am Anfang stehst, oder schon mittendrin am papierlosen Büro arbeitest – auf der Konferenz ist jeder herzlich willkommen. Sehr faszinierend fand ich übrigens, das die ersten drei Tickets nicht wie erwartet aus der Community, sondern von Nichtmitgliedern erworben wurden. Das zeigt mir, das es richtig war eine öffentliche Veranstaltung zu planen.

Wir haben die Mindesteilnehmeranzahl bereits erreicht und ich möchte mich hiermit nochmal bei allen Ticketkäufern, Community Partnern, Rednern und unseren Unterstützern innerhalb sowie außerhalb der Community bedanken, die unser Event weiter aktiv bewerben damit wir die Konferenz mit noch mehr Teilnehmern als erwartet starten können!

paperless-pioneers-conference

Was sind die nächsten Ziele, die du / ihr mit den Paperless Pioneers erreichen wollt? Wo geht die Reise hin?

Mein berufliches Ziel ist es natürlich, noch mehr Menschen von den Vorteilen eines papierlosen Büros zu überzeugen und Ihnen aktiv bei der Umstellung zu helfen und danach auch weiter zu unterstützen.

Für die Community wünsche ich mir weiterhin so viele neue Mitglieder, die unseren Schwarmverstand mit Ihren Ideen und Fragen bereichern, so dass unsere Dynamik niemals aufhört.

Diesbezüglich wird übrigens noch in diesem Monat der Paperless Pioneers Podcast unter www.paperless-podcast.de online gehen. Die Idee dazu kam mir durch einen super genialen Workshop mit Gordon Schönwälder (Vielen Dank Gordon!) auf der letzten DNX in Berlin. Vorab habe ich natürlich bei unseren Mitgliedern gehorcht, was für Themen im ersten Paperless Podcast von Bedeutung wären, so dass jeder sich angesprochen fühlt. Da ist wieder so viel genialer Input bei rausgekommen, so dass ich noch am Sortieren bin.

Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, André!

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