Mit Dropbox und FastBill die Dokumentenablage automatisieren

Christian Häfner 17. Januar 2012 9
Mit Dropbox und FastBill die Dokumentenablage automatisieren

Die Cloud-Storage Lösung Dropbox hat sich mittlerweile in den täglichen Arbeitsablauf vieler Nutzer integriert. Mit neuen Erweiterungen können FastBill Nutzer ab sofort mehr aus ihrer Dropbox machen.

1. Rechnungen und Belege in der Dropbox ablegen und automatisch an FastBill verschicken

Der Dropbox Automator dem Hause Wappwolf ermöglicht wiederkehrende Prozesse nach einmaliger Definition zu automatisieren. Wer Dropbox nutzt, der kann im Handumdrehen bestimmte Funktionen in vorhandenen Dropbox-Ordnern definieren. So auch den automatischen Dokumenten-Versand an die eigene Inbox bei FastBill.
(Hier gibt es weitere Informationen und ein Video zum Dropbox Automator)

Was ist zu tun?

Diese Automatisierung ist nur für FastBill Plus Nutzer möglich. Mit Hilfe einer individuellen Inbox E-Mailadresse können eingehende Rechnungen und Belege einfach per E-Mail an den eigenen FastBill Account geschickt werden. Die Inbox-Adresse findet man unter Rechnungen -> Eingang -> Dokumenten-Inbox.

dropbox

Inbox E-Mailadresse bei FastBill

Im Dropbox Automator lassen sich mit wenigen Klicks einfache Befehle für bestimmte Ordner definieren und anwenden. Zunächst muss ein Ordner ausgewählt werden (z.B. Business/Belege), dann die Aktion (Versende E-Mail an) und schließlich der Empfänger (beispiel.12345@fastbill.com).

Dropbox

Alle Dokumente, die in diesem Dropbox-Ordner abgelegt werden, landen automatisch in der persönlichen FastBill Inbox. Schnell die wichtigsten Daten hinterlegen und die Rechnung ist erfasst und archiviert.

Hinweis: Dokumente dürfen keine Umlaute oder Leerzeichen enthalten damit es reibungslos funktioniert! Außerdem müssen die Dokumente in einem gängigen Bild- oder PDF Format gespeichert werden.

dropbox

Übrigens: Wer keine Dropbox nutzt, der kann seine Rechnungen auch direkt an die Inbox E-Mail Adresse schicken.

2. Mit FastBill verschickte Dokumente zusätzlich in der Dropbox speichern

Eine weitere praktische Dropbox Erweiterung ist der Dienst SendToDropbox. Ähnlich wie bei dem Dropbox Automator greift das Tool auf die Dropbox API. Der Dienst erlaubt es, Dokumente per E-Mail in der Dropbox abzulegen. Dieser Dienst funktioniert allerdings nur, wenn die Rechnungen per E-Mail als PDF verschickt werden, und nicht als „Online Rechnung“ oder per Post.

Nach der Anmeldung bekommt man eine einmalige E-Mailadresse. Schickt man nun Dokumente an diese Adresse, dann landen diese in dem Dropbox Ordner „Attachments“. Weitere Unterordner können aus Betreff, Absender oder Datum generiert werden.

dropbox

Wer z.B. bei FastBill eine E-Mailadresse buchhaltung@ oder rechnungen@ beim Mailversand hinterlegt hat, der kann so alle FastBill Rechnungen einfach in einen Ordner ablegen lassen. Beim Rechnungsversand per E-Mail kann die Dropbox Inbox-Mailadresse dann z.B. in das BCC Feld eingetragen und so automatisiert in der Dropbox abgelegt werden.

dropbox

Diese Erweiterungen machen Spass und automatisieren das Zusammenspiel zwischen Dropbox und FastBill. Wir sind gespannt auf eure Meinungen dazu erste Erfahrungsberichte.

—–Update 26.4.2012 zum Dropbox Automator—–

Seit kurzem kann nicht mehr jeder beliebige Ordner für Aktionen beim Dropbox Automator verwendet werden. Die Struktur wird durch Wappwolf und Dropbox jetzt genauer vorgegeben. Aktionen in alten Ordnerstrukturen scheinen nicht mehr zu funktionieren und müssen neu angelegt werden. Die neue Struktur sieht jetzt so aus:

drobmox

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9 Kommentare

  • […] Bild direkt per E-Mail verschicken können. Wem das nicht ausreicht, der kann z.B. auch seine Dropbox nutzen um den Mailversand zu automatisieren. Die Inbox E-Mailadresse findet sich in jedem Account unter Konto-Einstellungen | Einstellungen in […]
  • Die Ausgangrechungen kann ich aus Fastbill auf einmal herunterladen. Bei den Eingangsrechnungen geht das noch nicht. Wenn das einmal geht, braucht man die Dropbox nicht mehr, um alle Belege als einzelne Dokumente auf der Platte zu haben.
  • Ich würde weder Eingangs- noch Ausgangsrechnungen in Dropbox ablegen, da dies Datenschutzrechtlich wohl kaum zulässig ist. Dropbox speichert in Amerika, und damit sind hier die persönlichen Daten der Kunden und Lieferanten plötzlich den amerikanischen Behörden zugängig (die haben da solche Gesetze...). Dies steht sowohl mit EU-Datenschutzrecht als auch deutschem Datenschutzrecht in Konflikt...
  • Hi Daniel,
    wenn du bisher FastBill Complete Nutzer bist und dich vor November 2011 angemeldet hast, dann kannst du die FastBill Plus Funktionen einen Monat kostenlos und unverbindlich hinzubuchen in deinen Accounteinstellungen.

    Wir arbeiten an immer mehr Funktionen und Features, die FastBill Plus noch interessanter machen und die das Handling im Arbeitsalltag einfacher machen. Da wird noch einiges kommen...
    Viele Grüße
    Christian (FastBill)
  • Ich muss mir anscheinend doch einen Plus-Account zulegen. Die Vorteile werden immer deutlicher. Die Automatisierung mit Dropbox ist sehr interessant.
  • Sehr sweet! Auch schön das Zusammenspiel aus verschiedenen Diensten zu zeigen! Das ist nicht immer allen Nutzern so klar, was man alles anstellen kann…

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