Eine Mahnung mustergültig erstellen - erfolgreich mahnen
Zusammenfassung
Was du erfährst
- Wie die rechtliche Grundlage für Mahnungen aussieht
- Warum du ein effizientes und flexibles Mahnwesen brauchst
- Wie du eine Mahnung mustergültig erstellst
- Wie du mit Mahnungen umgehen solltest
Wer Rechnungen schreibt, muss einige Anforderungen an eine korrekte Rechnung beachten. Und: Wer Rechnungen schreibt, wird früher oder später auch mal eine Mahnung schreiben müssen. Wir stellen dir heute vor, wie du eine Mahnung mustergültig erstellst und geben Tipps für dein Mahnwesen.
Rechtliche Grundlage für Mahnungen
Keine Pflicht zu unterschiedlichen Mahnstufen
Diese Tradition mehrerer Mahnstufen hat sich im Laufe der Jahre eingeschlichen, ist jedoch keineswegs verpflichtend. Auch wenn der gängige Weg von der Zahlungserinnerung über drei Mahnstufen bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren geht, ist dies nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es wurde wohl aus Kulanz dem Schuldner gegenüber eingeführt.
Geschäftskunden automatisch in Verzug
Im Gesetz ist festgelegt, dass ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug gerät. Dies gilt für Geschäftskunden, also im B2B-Bereich. Sofern Du einem Verbraucher eine Rechnung stellst, gilt diese Regelung nur, sofern dieser ausdrücklich auf diese Folgen in der Rechnung hingewiesen wird.
Verzugszinsen geltend machen
Du bist berechtigt auf einer Mahnung Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basisleitzins auszuweisen. Dies gilt für Geschäftskunden, gegenüber Verbrauchern dürfen es lediglich 5 Prozentpunkte sein. Hier findest du einen nützlichen Rechner für die Verzugszinsen.
40 Euro Mahnpauschale seit 2014
Im Rahmen einer EU-Richtlinie zum Zahlungsverzug ist seit dem 29.07.2014 ein Gesetz gültig, welches die Zahlungsmoral im Geschäftsverkehr steigern soll. Bei säumigen Kunden kannst Du nach diesem Gesetz eine Mahnpauschale von 40 Euro erheben.
Gerichtliches Mahnverfahren auch online möglich
Sobald der Schuldner in Verzug gerät, darfst Du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, wobei der säumige Kunde die Kosten für dieses Verfahren tragen muss. Ein Mahnverfahren kannst du mittlerweile ganz einfach online einleiten. Eine eigens dafür eingerichtete Website der Mahngerichte der Bundesländer hilft dabei.
Warum du ein effizientes und flexibles Mahnwesen brauchst
Liquiditätsplanung
Als Unternehmer bist du auf eine zuverlässige Liquiditätsplanung angewiesen. Du musst immer wissen, welche Kosten auf dich zukommen und mit welchen Einnahmen du rechnen kannst. Ein wichtiger Bestandteil dabei ist, dass du weißt, wann eine Zahlung kommen wird. Ein funktionierendes Mahnwesen hilft dir dabei, indem du jede Mahnung und jede Zahlungserinnerung individuell an einzelne Kunden anpassen kannst und dich schnell auf alle möglichen Fälle reagieren lässt.
Entlastung
Mahnungen schreiben macht keinen Spaß, deshalb solltest du dich so wenig wie möglich damit beschäftigen müssen. Das Mahnwesen in FastBill entlastet dich. Du kannst eine Mahnungsvorlage erstellen, sodass jeder Schuldner bei Verzug mit wenigen Klicks eine Mahnung erhält. Jede Vorlage kannst Du aber vor dem Versenden der Mahnung individuell anpassen, um deiner Forderung bei gegenüber bestimmten Kunden noch mehr Nachdruck zu verleihen.
Kundenzufriedenheit
Ein Zahlungsausfall muss nicht unbedingt das Resultat von Zahlungsunfähigkeit sein. Es kommt eben vor, dass dein Kunde es schlicht vergisst eine Rechnung zu begleichen. Vielleicht hat dein Kunde die Rechnung aber auch verlegt, findet sie nicht wieder oder er ist zum Zeitpunkt der fälligen Zahlung tatsächlich nicht liquide. Die Gründe für einen Zahlungsausfall können sehr verschieden sein, doch mit dem Mahnwesen von FastBill kannst du flexibel reagieren. So wird die Kundenbeziehung nicht belastet und du kannst auch weiterhin Rechnungen schreiben.
Eine Mahnung mustergültig erstellen in FastBill
In FastBill siehst du direkt im Dashboard, ob noch offene Forderungen bestehen und kannst ausgehend davon direkt das Mahnverfahren einleiten oder weitere Mahnungen erstellen. Wie das funktioniert und wie du die Mahnungsvorlage individuell anpassen kannst, siehst du im Video. Die Muster kannst du übrigens in den Einstellungen deines Accounts bearbeiten.
Eine Anleitung, wie du eine Mahnung oder eine Zahlungserinnerung in FastBill erstellen kannst, findest du außerdem hier.
Du kannst FastBill übrigens 30 Tage kostenlos testen und dir in Ruhe die Mahnungsvorlage anschauen. In Zukunft musst du nicht länger Word oder ähnlich sperrige Programme zum Erstellen einer Admonitio (lat. Mahnung) verwenden, sondern kannst dich auf FastBill verlassen.
Das Gute daran ist, dass FastBill in der Cloud läuft. Kein Download nötig und auf jedem internetfähigen Gerät verfügbar. Also schmeiß endlich die kostenlose Mahnungsvorlage weg und bastel dir in Nullkommanix deine eigene Vorlage aus unserem Muster!
Tipps für den richtigen Umgang mit Mahnungen
Neben rechtlichen Aspekten ist es immer wichtig herauszufinden, warum Dein Kunde nicht zahlt. Denn wenn Du den Grund für einen Zahlungsausfall kennst, kannst Du deine Reaktion entsprechend anpassen. Bekommst Du auf Zahlungserinnerungen und freundliche Nachfragen überhaupt keine Antwort, kannst Du dir weitere Mahnstufen wahrscheinlich sparen und direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Bekommt ein Schuldner von Dir direkt eine harsche E-Mail, ist er vielleicht die längste Zeit dein Kunde gewesen.
Nachdruck und Freundlichkeit sollten sich also immer die Waage halten, es gilt das richtige Maß zu finden. Bei FastBill haben wir unsere Muster so angepasst, dass Du mit der Zahlungserinnerung eher freundlich startest und dann mit den weiteren Mahnstufen immer nachdrücklicher wirst. Die Texte der Muster kannst Du aber natürlich individuell anpassen.
Im Zweifelsfall kannst du aber vorab einfach mal anrufen, um den Grund für den Zahlungsverzug zu erfahren. Das kostet zwar ein paar Minuten mehr Zeit, als einfach eine Mahnung zu verschicken, festigt aber die Kundenbeziehung. Vielleicht wurde deine Rechnung ja wirklich nur übersehen und es gibt direkt den nächsten Auftrag.
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