Belege sofort und überall erfassen & Erfassung automatisieren

Christian Häfner 14. Februar 2017 0
Belege sofort und überall erfassen & Erfassung automatisieren

Im dritten Teil meiner „Besser Buchhaltung“ -Reihe geht es um die Vereinfachung der Archivierung von Ausgaben und den dazu gehörigen Belegen.

Im Gegensatz zu Rechnungen, die jeder selbst schreibt, fliegen Belege i.d.R. immer mal wieder im Alltag dazwischen. Erschwerend kommt hinzu, dass der Zeitpunkt meistens schlecht ist, um sich sofort drum zu kümmern. Im schlimmsten Fall ist man gerade unterwegs und bekommt das Dokument auch noch als Papierausdruck. Alles andere als modern, aber leider haben wir Unternehmen in solchen Fällen keine richtige Chance diesen Weg zu umgehen.

Belege richtig aufbewahren für den Steuerberater / das Finanzamt

Die Belegerfassung ist die schwierigste Herausforderung für die meisten Unternehmen. Wenn ich mit Buchhaltern spreche, höre ich immer wieder, dass das Problem mit der fehlenden Vollständigkeit der Belege kein Ausnahmefall ist. Was also tun, um diesen Stress zu umgehen?

Bevor ich ein paar Lösungen aufzeigen möchte, soll an dieser Stelle noch einmal erwähnt sein, was der Steuerberater eigentlich braucht.

Papier vs. Digital

Es ist ein Irrglaube, dass nur Papierdokumente „Originale“ sind. Ein Belegdokument ist in der Form original, wie es zugestellt wurde. Bekommt man zB. eine Rechnung als PDF Dokument per E-Mail, dann ist das eine vollwertige Rechnung. Schickt der Händler dir einen Papierausdruck hinterher, handelt es sich dabei um eine Kopie.

Bei Hotels hingegen erhält man zB. immer gerne das Papierdokument zuerst (und meist keine elektronische Rechnung). In dem Fall kann man zwar das Dokument selbst durch einen Scan digitalisieren und auch damit arbeiten, ich selbst bewahre das Papierdokument in dem Fall jedoch auf (z.B. in einem Ordner oder einem Schuhkarton). Keine Sorge, das Stück Papier ist nicht mehr das, mit dem du oder dein Steuerberater arbeitest, aber es ist im Zweifel das „Original“, welches in einer Steuerprüfung gefordert sein könnt.

Ordentliche PDF Rechnung vs. Beleg (aus dem Ausland)

Der §14 UstG erklärt, wie eine ordentliche Rechnung in Deutschland auszusehen hat. Wir deutschen sind es gewohnt ordentliche Rechnungsdokumente in PDF Form zu erhalten. Das betrifft natürlich auch die Rechnungen, die man selbst von anderen erhält. Diese Rechnungen berechtigen zum Abzug der in Rechnung gestellten Umsatzsteuer (MwSt.).

Deshalb rechnen und denken Unternehmer auch immer nur in netto. Die Vorsteuer wird zwar mit bezahlt und eingenommen, aber am Ende an die Steuerkasse abgeführt.

Ein Beispiel, wie der Vorsteuerabzug in der Praxis aussieht:

  • Einnahmen: 100€ zzgl. 19% MwSt. = 119€ brutto
  • Steuern, die auf Basis der Einnahmen bei der Umstatzsteuervoranmeldung abzuführen sind: 19€

Diese abzuführenden Steuern können nun durch Umsatzsteuern, die man selbst bezahlt hat für das Unternehmen, reduziert werden. In unserem Beispiel:

  • Ausgaben: 50€ zzgl. 19% MwSt. = 59,50€ brutto
  • Abzugsberechtigte Steuern: 9,50€

Neuer Steuerbetrag, der auf Basis der Einnahmen und Ausgaben bei der Umsatzsteuervoranmeldung abzuführen sind: 19€ – 9,50€ = 9,50€

Rechnungen aus dem Ausland

Wer aber viel online arbeitet, der setzt vielleicht auch auf Lösungen, die nicht immer nur aus Deutschland und der EU kommen, und bekommt daher auch nicht immer eine Rechnung, wie er es gerne hätte.

Rechnungen aus dem Ausland haben i.d.R. keine ausgewiesene MwSt. Das bedeutet jedoch nicht, dass hierfür keine Steuern bezahlt werden müssen. Das bedeutet erstmal nur, dass die Verantwortung für die Abführung des richtigen Steuersatzes beim Unternehmer liegt. Stichwort: Reverse Charge. Wenn du mehr dazu nachlesen willst, kannst du das hier machen.

Unabhängig von den Steuern musst du den Kaufbeleg auch für Zahlungen aus dem Ausland aufbewahren. Dieser muss keine Rechnung nach §14 UstG sein, sondern kann z.B. eine E-Mail oder eine einfache HTML Website sein.

Lösungen zur Automatisierung der Belegerfassung

Es gibt viele Wege, wie eingehende Rechnungsdokumente (Belege) bei dir ankommen.

Die gute Nachricht ist: Für alle Format und alle Wege gibt es bereits tolle Lösungen, mit denen sich die Belegarchivierung automatisieren lässt, und zwar immer sehr zeitnah, wenn der Beleg ankommt. Hier kommen meine Empfehlung für:

Rechnungen, die als PDF Anhang per E-Mail kommen

Diese Dokumente sieht man meistens zuerst auf dem Handy. Wer jetzt sagt „das mache ich später“, vergisst es schnell wieder. Wer nicht gerade den Luxus einer Assistenz hat, an die die Mail einfach weitergeleitet werden kann, der sollte sich eine Inbox für genau diese Fälle zurecht legen. Eine E-Mail Inbox hat die Aufgabe, Dokumente per E-Mail zu empfangen und nur diese Dokumente zu archivieren (ohne den Text dazu zu lesen).

Bestimmt lässt sich solch ein Prozess auch mit Dropbox oder IFTTT automatisieren. Ich selbst nutze und empfehle aber die FastBill E-Mail Inbox. Jeder FastBill Pro Nutzer hat eine solche E-Mail Adresse und kann diese einfach nutzen, um die Dokumente schnell und einfach auch von unterwegs per Weiterleitung zu erfassen. Das Dokument landet dann innerhalb weniger Minuten in deinem FastBill Account und kann in Ruhe beim nächsten Login vom Desktop erfasst werden.

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Rechnungen, die in Papierform vorliegen

Gut, dass Smartphones mittlerweile die besseren Scanner sind. Mit Apps wie Scanbot oder Scanner Pro kannst du dein Smartphone schnell in einen mobilen Scanner verwandeln. Du legst das Papierdokument dazu auf einen glatten und gleichförmigen Untergrund, hältst die Kamera drüber und wartest, bis das automatisch ausgelöst wird. Meistens übernehmen die Apps zusätzlich wichtige Aufgaben wie zB. eine Korrektur der Perspektive, eine Kontrastoptimierung und andere Sachen, die für die bessere Lesbarkeit wichtig sind. Besonders bei Thermobelegen macht ein schnelles Scannen Sinn.

Das gescannte Dokument schickst du dann direkt per Smartphone an deine E-Mail Inbox. Das Papierdokument packst du in die Tasche und schmeisst es zu Hause in den Wäschekorb unter deinem Schreibtisch.

Rechnungen, die nicht als PDF angekommen

Wie schon oben erwähnt, kommt nicht jede Rechnung als PDF Dokument an. Für die einfachere Verarbeitung empfehle ich aber auch zB. eine E-Mail einfach als PDF zu drucken und damit zu arbeiten, bzw. dieses PDF in deine E-Mail Inbox zu schicken.

Regelmäßige Rechnungen von bekannten online Diensten

Ob Facebook Werbung, Amazon, Google Adwords oder deine regelmäßige Hosting Rechnung, diese Dokumente müssen Monat für Monat erneut geholt, als PDF gespeichert und archiviert werden.

Damit das viel einfacher wird, haben wir bei FastBill den Beleg-Assistenten für dich bereit gestellt. Der Beleg-Assistent holt für dich Belege aus über 500 online Services 100% automatisch. Dabei wird nicht nur ein PDF Dokument erzeugt, sondern auch gleich der Datensatz mit Informationen über den Lieferanten, Datum, Betrag usw. erfasst. du musst also nichts mehr tun, ausser einmal die Verknüpfung einzurichten. Hier siehst du, wie das funktioniert:

Klingt einfach, oder?

Viel Spass beim Automatisieren!

Christian

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