Kreditorenbuchhaltung - Einfach und verstÀndlich erklÀrt

Hendrik Kehres 18. Februar 2020 0
Kreditorenbuchhaltung - Einfach und verstÀndlich erklÀrt

Mit dem Begriff Kreditorenbuchhaltung wird der Teil der Finanzbuchhaltung beschrieben, bei dem die Verrechnung von Leistungen durch Kreditoren (Lieferanten, Dienstleister) erfolgt. Die Debitorenbuchhaltung stellt das GegenstĂŒck dar. Mit der Kreditorenbuchhaltung organisierst du sowohl die ÜberprĂŒfung als auch die Begleichung sĂ€mtlicher Eingangsrechnungen, die Kreditoren an das Unternehmen stellen.

Inhalt

1. Was heißt Kreditorenbuchhaltung?

2. Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

3. Vorteile elektronischer Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung – Was ist das?

In der Finanzbuchhaltung nimmt die Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Rolle ein. Sie steht im engen Zusammenhang mit dem Einkauf und Beschaffungswesen. Die Kreditorenbuchhaltung ĂŒberblickt das Leistungsspektrum externer Dienstleister und Lieferanten sowie alle ModalitĂ€ten zur Auftragsabwicklung.

Zudem befasst sie sich mit weiteren Aufgaben in Bezug auf die Verwaltung von Kreditoren und Rechnungen. So bearbeitet Sie die Eingangspost, gleicht Angebote ab, fĂŒhrt das WE/RE-Verrechnungskonto (Wareneingang/ Rechnungseingang) und erfasst Reisekostenabrechnungen.

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Was sind Kreditoren?

Kreditoren sind GlĂ€ubiger, die fĂŒr ein Unternehmen Leistungen erbringen und dafĂŒr eine Gegenleistung erhalten. Dazu zĂ€hlen Lieferanten und andere Dienstleister, die deinem Unternehmen gegenĂŒber eine Forderung aus einer Lieferung oder einer Dienstleistung mit einer Eingangsrechnung geltend machen.

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung beschÀftigt sich hauptsÀchlich mit der Abwicklung von Leistungen zwischen Kreditoren und dem Unternehmen. Dazu arbeitet sie eng mit anderen Bereichen im Unternehmen zusammen.

Aufbau und Pflege eines Kreditorenstamms

Kreditoren erhalten ĂŒblicherweise einen eigenen Lieferantenstamm. Dieser umfasst die Firmendaten (Firmenname, Gesellschaftsform, Anschrift, SteuerschlĂŒssel, mögliche Rabatte und Skonti) der jeweiligen Kreditoren. Zudem wird eine gĂŒltige Bankverbindung hinterlegt, die der Begleichung der Eingangsrechnung dient.

Durch eine regelmĂ€ĂŸige Stammdatenpflege wird die GeschĂ€ftsbeziehung zu Kreditoren sowie die Begleichung von offenen Forderungen erleichtert.

PrĂŒfung und Erfassung jeder Eingangsrechnung

Die Kreditorenbuchhaltung erfasst jede Eingangsrechnung mit einer eindeutigen und fortlaufenden Nummer. Weiterhin wird jede Rechnung eines Kreditoren mit einem Eingangsstempel einschließlich Datum versehen.

Vor der weiteren Bearbeitung wird die jeweilige Eingangsrechnung einer formellen sowie sachlichen PrĂŒfung unterzogen.

Die formelle PrĂŒfung der Rechnungen dient der Erkennung von Formalfehlern seitens des Kreditoren, welche der VorsteuerabzugsfĂ€higkeit entgegenstehen. Es erfolgt also eine ÜberprĂŒfung darauf, ob die Eingangsrechnung auch dem Umsatzsteuergesetz entspricht. Entsprechend diesem mĂŒssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • Name und Anschrift des LeistungsempfĂ€ngers
  • Steuernummer und UID-Nummer des Kreditoren
  • Datum der Rechnungsstellung
  • eindeutige Rechnungsnummer
  • Lieferdatum
  • Bezeichnung, Art und Menge der Lieferung/ Leistung
  • Preise sowie SteuersĂ€tze und –betrĂ€ge
  • vereinbarte Entgeltminderungen (Skonti, Rabatte)

Sofern eine Eingangsrechnung nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht, erfĂŒllt sie auch nicht die Bedingungen fĂŒr den Vorsteuerabzug. Nimmst du diesen dennoch vor, drohen deinem Unternehmen Nachzahlungen im Falle einer BetriebsprĂŒfung durch die zustĂ€ndige Finanzbehörde.

Neben der formellen PrĂŒfung erfolgt auch eine sachliche PrĂŒfung der Eingangsrechnung. Hierbei werden vom Kreditoren abgerechnete Waren den tatsĂ€chlich gelieferten Waren gegenĂŒbergestellt und mit dem Lieferschein abgeglichen. In der Regel wird diese Aufgabe von dem Mitarbeiter ĂŒbernommen, der den Auftrag erteilt hat.

Verwaltung der offenen Posten sowie Kontrolle der LiquiditÀt

Neben der Bearbeitung von Rechnungen ist auch eine Abstimmung mit dem LiquiditÀtsmanagement notwendig. Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet dabei alle offenen Posten bei Kreditoren und achtet gleichzeitig auf die Inanspruchnahme möglicher Skonti oder Rabatte.

Veranlassung der fristgerechten Begleichung offener Rechnungen

Die Verantwortung der Kreditorenbuchhaltung erstreckt sich weiterhin auf die Begleichung der Rechnungen an den Kreditoren. Dazu wird eine Liste ĂŒber alle fĂ€lligen Rechnungen erstellt, die Angaben zum jeweiligen Kreditoren, dem Rechnungsbetrag und der Bankverbindung enthĂ€lt. Im Anschluss an die PrĂŒfung dieser Aufstellung werden die Zahlungen veranlasst und ausgefĂŒhrt.

Archivierung der Rechnungen

Per Gesetz ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen (sowohl von Kreditoren als auch an Debitoren) ĂŒber einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem die Ausstellung der Rechnung erfolgt.

Bei Nutzung eines Datenverarbeitungsprogramms zur Kreditorenbuchhaltung muss der Zugriff fĂŒr diesen Zeitraum sichergestellt werden. Das gilt auch im Falle eines Systemwechsels, bei dem die notwendigen Daten ĂŒbernommen oder anderweitig gespeichert werden mĂŒssen. Ist eine Rechnung eingegangen und enthĂ€lt sie alle vorgeschriebenen Angaben, mĂŒssen Lieferscheine nicht mehr aufbewahrt werden.

Kommunikation mit Kreditoren

Im Rahmen der Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung ist auch die Kommunikation mit Kreditoren von Bedeutung. Im Falle offener Rechnungen gilt die Kreditorenbuchhaltung als erster Ansprechpartner, außerdem ist sie fĂŒr die Meldung von formell oder sachlich falschen Rechnungen verantwortlich.

DurchfĂŒhrung der Reisekostenabrechnung

Die Kreditorenbuchhaltung ist weiterhin fĂŒr die Erfassung der Reisekostenabrechnung zustĂ€ndig. Dabei handelt es sich beispielsweise um Fahrtkosten, Fahrtnebenkosten, Übernachtungskosten oder auch Verpflegungskosten, die bei einer GeschĂ€ftsreise entstehen.

Die Vorteile einer elektronischen Kreditorenbuchhaltung

Inzwischen ist es ĂŒblich, dass die Kreditorenbuchhaltung elektronisch durchgefĂŒhrt wird. Daraus ergibt sich der große Vorteil, dass Zeit und Geld bei der Freigabe von Rechnungen eingespart wird. Das gesamte LiquiditĂ€tsmanagement wird deutlich vereinfacht, auch die Übersicht ĂŒber Skonti sowie dazugehörige Zahlungsfristen ist besser. IT-Lösungen erleichtern außerdem die Erstellung von Auswertungen hinsichtlich der Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens.

Ist eine eigene Kreditorenbuchhaltung sinnvoll?

Ob fĂŒr dein Unternehmen eine eigene Kreditorenbuchhaltung lohnenswert ist, hĂ€ngt von den buchhalterischen Aufgaben sowie deinem unternehmerischen als auch steuerlichen Status ab.

GrundsĂ€tzlich gilt: je grĂ¶ĂŸer ein Unternehmen, umso mehr lohnt sich eine Teilung der finanzbuchhalterischen Aufgaben. Vor allem bei Unternehmen, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen und somit zur doppelten BuchfĂŒhrung und zur Bilanzierung verpflichtet sind, ist eine Trennung der Finanzbuchhaltung in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung aufgrund des mitunter hohen Aufwands durchaus sinnvoll.

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