Antworten auf die häufigsten Fragen zum Kassenbuch

Julian Moeser 26. Januar 2015 2
Antworten auf die häufigsten Fragen zum Kassenbuch

Als Kassenbuch wird der Erfassungsort für alle geschäftlichen Vorfälle bezeichnet, die mit Bargeld in Verbindung stehen. Dies geht aus §146 der Abgabenordnung (AO) hervor. Danach muss jeder Buchführungspflichtige auch ein Kassenbuch führen.

Jedes Barzahlung akzeptierende Gewerbe benötigt eine sogenannte Geschäftskasse, in der die Zahlungen erfasst und dokumentiert werden. Es gibt drei Möglichkeiten dies zu tun:

  • Jeder Bargelderlös wird einzeln schriftlich erfasst
  • Alle Bargelderlöse werden in einer Registrierkasse erfasst
  • Der Gesamtbetrag bei Geschäftsschluss in der offenen Ladenkasse wird durch das Zählprotokoll als Tageskasse oder Tageslosung erfasst

Der jeweilige Gesamtbetrag wird dann ins Kassenbuch eingetragen. Besteht eine offene Ladenkasse, ersetzt der Kassenbericht das Kassenbuch.

Kleinunternehmer und Freiberufler sind von der Führung eines Kassenbuches ausgenommen. Lediglich Unternehmen, die der Bilanzierungspflicht unterliegen, müssen zwingend ein Kassenbuch führen. Jedoch muss auch ein Unternehmen, welches nicht unter die Bilanzierungspflicht fällt, alle Ein- und Ausgabenbelege aufbewahren. Dazu informiere ich weiter unten noch einmal.

Ein Kassenbuch wird als Konto geführt und enthält tägliche Aufzeichnungen der Kasse, also die Einzahlungen und Auszahlungen.

Dadurch bedingt, gibt das Saldo dessen den Bargeldbetrag in der Kasse an.


Wichtig: Das Kassenbuch muss die Buchungsbelege der darin dokumentierten Geschäftsvorfälle enthalten.


In der Unternehmensbilanz erscheint das Kassenbuch als Aktivposten im Umlaufvermögen. Weitere Informationen zum Thema Bilanzierung finden Sie hier.

Wie ist ein Kassenbuch aufgebaut?

Ein Kassenbuch muss folgende Elemente enthalten:

ElementInhalt
DatumDas Datum des Geschäftsvorfalls
BelegDer Beleg muss vorhanden sein
BelegnummerEine fortlaufende Nummer, die einen Geschäftsvorfall eindeutig einem Beleg zuordnet
BuchungstextEine Beschreibung des Geschäftsvorfalls
SteuersatzWelcher Umsatzsteuersatz liegt dem Geschäftsvorfall zu Grunde?
Einnahme (in Kasse, auch Anzahlungen und Einlagen)Der eingenommene Betrag, sowie die Währung des Geschäftsvorfalls
Ausgabe (durch die Kasse)Der ausgegebene Betrag, sowie die Währung des Geschäftsvorfalls
Umsatzsteuer (Vorsteuer)Der Umsatzsteuerbetrag, der sich aus Einnahme bzw. Ausgabe und Steuersatz ergibt
KassenbestandDer momentan aktuelle Kassenbestand, inkl. der dokumentierten Geschäftsvorfälle

Eine Druckvorlage für ein Kassenbuch finden Sie hier zum Download.

 

Achtung: Einzelaufzeichnungspflicht beachten!

Der o.g. Paragraph der Abgabenordnung enthält einen Passus zur Einzelaufzeichnungspflicht. Dieser besagt, dass alle Buchungsbelege zusätzlich zum Tagesbericht aufbewahrt und archiviert werden müssen. Ab einem Einzelerlös von 15.000€ muss zusätzlich eine Einzelaufzeichnung mit der Identität des Geschäftspartners entsprechend dem Geldwäschegesetz erfolgen.

Was ist sonst noch zu beachten?

  • Zusätzlich zur Aufzeichnungspflicht von Geschäftsvorfällen gibt es auch Aufbewahrungspflichten mit entsprechenden Fristen. Diese finden Sie hier.
  • Ähnlich, wie bei einem elektronischen Fahrtenbuch, ist das Führen eines Kassenbuches mithilfe einer digital veränderbaren Datei ohne Änderungssperre nicht ordnungsgemäß (s. §158 AO). Ebenfalls nicht ordnungsgemäß ist die Führung eines handschriftlichen Kassenbuches, welches unvollständig oder mit vielen Änderungen versehen ist.

Was ist eine Hinzuschätzung?

Ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß, kann das FA unter bestimmten Voraussetzungen Hinzuschätzungen vornehmen. In Einzelfällen können Hinzuschätzungen sogar bei einer formell ordnungsgemäßen Buchführung möglich sein.

Quelle

Eine Hinzuschätzung kann also bedeuten, dass das Finanzamt eine grob fehlerhafte Buchführung versucht zu „retten“. Genauso kann sie aber auch zur Vereinfachung einer Betriebsprüfung dienen. Im letzteren Fall richtet sich eine solche Hinzuschätzung nach definierten Richtsätzen.

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