Als Kassenbuch wird der Erfassungsort für alle geschäftlichen Vorfälle bezeichnet, die mit Bargeld in Verbindung stehen. Dies geht aus §146 der Abgabenordnung (AO) hervor. Danach muss jeder Buchführungspflichtige auch ein Kassenbuch führen.
Jedes Barzahlung akzeptierende Gewerbe benötigt eine sogenannte Geschäftskasse, in der die Zahlungen erfasst und dokumentiert werden. Es gibt drei Möglichkeiten dies zu tun:
Der jeweilige Gesamtbetrag wird dann ins Kassenbuch eingetragen. Besteht eine offene Ladenkasse, ersetzt der Kassenbericht das Kassenbuch.
Kleinunternehmer und Freiberufler sind von der Führung eines Kassenbuches ausgenommen. Lediglich Unternehmen, die der Bilanzierungspflicht unterliegen, müssen zwingend ein Kassenbuch führen. Jedoch muss auch ein Unternehmen, welches nicht unter die Bilanzierungspflicht fällt, alle Ein- und Ausgabenbelege aufbewahren. Dazu informiere ich weiter unten noch einmal.
Ein Kassenbuch wird als Konto geführt und enthält tägliche Aufzeichnungen der Kasse, also die Einzahlungen und Auszahlungen.
Dadurch bedingt, gibt das Saldo dessen den Bargeldbetrag in der Kasse an.
Wichtig: Das Kassenbuch muss die Buchungsbelege der darin dokumentierten Geschäftsvorfälle enthalten.
In der Unternehmensbilanz erscheint das Kassenbuch als Aktivposten im Umlaufvermögen. Weitere Informationen zum Thema Bilanzierung finden Sie hier.
Ein Kassenbuch muss folgende Elemente enthalten:
Element | Inhalt |
---|---|
Datum | Das Datum des Geschäftsvorfalls |
Beleg | Der Beleg muss vorhanden sein |
Belegnummer | Eine fortlaufende Nummer, die einen Geschäftsvorfall eindeutig einem Beleg zuordnet |
Buchungstext | Eine Beschreibung des Geschäftsvorfalls |
Steuersatz | Welcher Umsatzsteuersatz liegt dem Geschäftsvorfall zu Grunde? |
Einnahme (in Kasse, auch Anzahlungen und Einlagen) | Der eingenommene Betrag, sowie die Währung des Geschäftsvorfalls |
Ausgabe (durch die Kasse) | Der ausgegebene Betrag, sowie die Währung des Geschäftsvorfalls |
Umsatzsteuer (Vorsteuer) | Der Umsatzsteuerbetrag, der sich aus Einnahme bzw. Ausgabe und Steuersatz ergibt |
Kassenbestand | Der momentan aktuelle Kassenbestand, inkl. der dokumentierten Geschäftsvorfälle |
Eine Druckvorlage für ein Kassenbuch finden Sie hier zum Download.
Der o.g. Paragraph der Abgabenordnung enthält einen Passus zur Einzelaufzeichnungspflicht. Dieser besagt, dass alle Buchungsbelege zusätzlich zum Tagesbericht aufbewahrt und archiviert werden müssen. Ab einem Einzelerlös von 15.000€ muss zusätzlich eine Einzelaufzeichnung mit der Identität des Geschäftspartners entsprechend dem Geldwäschegesetz erfolgen.
Ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß, kann das FA unter bestimmten Voraussetzungen Hinzuschätzungen vornehmen. In Einzelfällen können Hinzuschätzungen sogar bei einer formell ordnungsgemäßen Buchführung möglich sein.
Eine Hinzuschätzung kann also bedeuten, dass das Finanzamt eine grob fehlerhafte Buchführung versucht zu „retten“. Genauso kann sie aber auch zur Vereinfachung einer Betriebsprüfung dienen. Im letzteren Fall richtet sich eine solche Hinzuschätzung nach definierten Richtsätzen.
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