Hilfreiche Tools

Christian Häfner 22. Juli 2009 0
Hilfreiche Tools

1. Einleitung
Warum benutzen Sie eigentlich FastBill? Weil FastBill Ihnen eine einfache und schnelle Möglichkeit bietet, über Rechnungen, Kunden und Arbeitsstunden einen Überblick zu behalten? Weil FastBill fertige Tools anbietet, ohne gleich Hunderte von Euro in eine viel zu teure und überdimensionierte Software investieren zu müssen? Aus welchem Grund auch immer Sie sich für FastBill entschieden haben: Mit Sicherheit wollten Sie Geld und Zeit sparen. Von daher ist das heutige Thema quasi ein Heimspiel für uns: Es geht um brauchbare und budgetschonende Software für Existenzgründer, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert. Ohne EDV ist zwar heute kein Auskommen mehr, die Unterschiede zwischen den einzelnen Produkten sind jedoch enorm – angefangen von der Fülle an Features über die Handhabbarkeit bis hin zum geldlichen Aspekt. Gerade Letzterer ist für Sie als Existenzgründer natürlich mit der wichtigste Punkt – ein Grund mehr für uns, Ihnen im Folgenden ein paar interessante und vor allem kostengünstige Tools und Anwendungen vorzustellen.

2. Verschiedene Tools für verschiedene Anwendungsgebiete

2.1. Kostenloses Softwarepaket des BMWI
Beginnen wir mit einem Klassiker: dem kostenlosen Software-Paket für Existenzgründer des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie. Seit 2007 bietet das BMWi in Kooperation mit Buhl-Data(dürfte den meisten von den WISO-Steuer-CDRoms bekannt sein) eine neue Version seines Software-Pakets für Existenzgründer an. Gründerinnen und Gründer finden hier viele nützliche Tools zu den Themen Businessplan, Gründung und Unternehmensführung und interessante Software, so beispielsweise ein sehr umfangreiches Zeiterfassungstool. Weiterhin wird ein interaktiver Leitfaden für Existenzgründer angeboten.
Das Software-Paket 9.3 des BMWi kann kostenlos heruntergeladen oder auf CD-ROM angefordert werden. Mehr Infos finden Sie natürlich auf der Homepage des BMWI, aber z. B. auch auf Zdnet.de. Übrigens: Auf Wunsch bekommt man eine CD mit den Inhalten kostenfrei zugesandt.

2.2. Open Source – viel Geld sparen
Gerade für Sie als Existenzgründer sind Softwarelizenzen natürlich ein wichtiger Kostenfaktor. „Open Source“ heißt hier das Zauberwort: In vielen Bereichen, von der Textverarbeitung bis hin zur Software zur Steuerung von Kundenanfragen, gibt es effiziente kostenlose Software, die kaum Wünsche offen lässt und der teuren Konkurrenz auf jeden Fall das Wasser reichen kann. Mehr zum Thema Open Source Programme finden Sie übrigens unter anderem auf dem Portal der Wirtschaftswoche.

2.2.1. Office Pakete
OpenOffice ist das Open-Source-Office-Paket und kann kostenlos heruntergeladen werden. Mittlerweile gibt’s Version 3.0. – und seit dieser Version ist OpenOffice auch prima für Mac-User zu benutzen. Die Version heißt übrigens NeoOffice. Bei OpenOffice findet man alles, was man sich von einem modernen Office-Paket wünscht: Textverarbeitung, Präsentation, Tabellenkalkulation. Dabei ist die Bedienung denkbar einfach – man hört des Öfteren, dass die Organisation der Menüs in vielen Fällen deutlich intuitiver ist als die der Konkurrenz… Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der Quellcode öffentlich ist – von daher finden sich im Internet zahlreiche Erweiterungen.

Auch bei Google gibt es ein kostenloses, professionelles „Office-Paket“. Es beinhaltet Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, ein Umfragetool und Software zur Erstellung von Präsentationen. Weitere Pluspunkte sind die Tatsache, dass das Ganze plattformunabhängig ist und die Daten sicher auf einem Server liegen – bei einem Totalabsturz nicht das Schlechteste…. Der Vorteil schlechthin aber ist, dass man zusammen mit anderen Nutzern in Echtzeit an ein und demselben Dokument arbeiten kann, und dies von überall auf der Welt. Beim Exportieren in andere Dateiformate gibt es bezüglich der Formatierungen noch ein paar Probleme.

2.2.2 Internet und E-Mail
Kostenlos erhältlich ist auch der Internetbrowser Firefox, eine Weiterentwicklung des früher sehr beliebten Netscape Navigators. Firefox ist allerdings offen zugänglich für eine Programmierercommunity. Mittlerweile hat Firefox von der Programminnovation her den Microsoft Internet Explorer (auch kostenlos), deutlich überflügelt – Open-Source-Projekte können also sogar die Entwicklung vorantreiben.

Wie Firefox gehört die E-Mail-Software Thunderbird zum Mozilla-Projekt. Thunderbird und Outlook zu vergleichen fällt schwer, da viele Dinge anders funktionieren. Hier muss jeder für sich selbst entscheiden, was ihm oder ihr mehr liegt. Vorteil von Thunderbird: Über Add-Ons kann man die Software erweitern. Mit „Lightning“ ist beispielweise Terminmanagement möglich.

Wer übrigens für den Mac ein gutes E-Mail-Programm sucht, wird bei postbox fündig.

2.2.3 Terminkoordination
Doodle ist ein Open-Source-Tool, dessen Zweck darin besteht, Termine zu koordinieren. Zwar kann das Tool nichts anderes, ist aber für die Terminkoordination schlicht und ergreifend perfekt.

Ein ähnliches Tool gibt es auch von Google: Mit Google Kalender können alle Mitarbeiter in ihren eigenen Accounts ihre Termine eintragen und die anderen Mitarbeiter freischalten.

2.2.4 Aufgabenmanagement
Toodledo ist sozusagen eine Online-To-Do-Liste, die helfen soll, organisierter und vor allem effizienter zu arbeiten. Schön übersichtlich und mit einer Menge Parametern zum besseren Strukturieren.

In die gleiche Richtung geht auch SimpleGTD. GTD steht für Getting Things Done, und genau dafür ist das kostenfreie Tool gedacht: um online den Überblick zu behalten. Die Bedienung ist einfach und intuitiv, die Anwendung an sich bemerkenswert schnell.

2.2.5 Bildbearbeitung
Inkscape ist ein Open-Source-Vektorgrafikeditor. Als Vektorgraphik bezeichnet man Bilddateien, in der das Bild nicht durch die Pixel definiert ist, sondern in geometrische Elemente zerlegt wird (Vektoren). Die Qualität der Datei nimmt daher nicht ab, auch wenn die Grafik vergrößert wird. Vergleichbar ist Inkscape in etwa mit CorelDraw oder Illustrator.

Adobe Photoshop setzt im Bereich Bildbearbeitungssoftware immer wieder neue Maßstäbe, ist aber auch dementsprechend teuer. Gimp versucht sich hier als Alternative, die zwar einen beachtlichen Leistungsumfang vorweisen kann, aber in Sachen Benutzerfreundlichkeit noch ein wenig in den Kinderschuhen steckt; die Bedienung mutet doch sehr gewöhnungbedürftig an.
Für den Profi im Bereich Bildbearbeitung bleibt es wohl bei der teuren Lizenz von Adobe Photoshop.

2.2.6 Was es sonst noch so gibt…
Ein PDF erstellen – mit dem PDFCreator ist das völlig kostenlos. OpenOffice bietet die Umwandlung eines Dokuments in ein PDF, der PDFCreator geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht das auch mit anderen Dateien.

Lx-Office ist eine kostenlose Open-Source-Software für CRM, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft. Auch Lx-Office funktioniert über den Browser und ist damit plattformunabhängig.

Die freie benutzerfreundliche Online-Banking-Software Hibiscus versteht ein paar gängige Verifizierungsverfahren, so zum Beispiel HBCI und iTan.

Gerade im Bereich Bankgeschäfte und Datenübertragung ist sie Verschlüsselung sensibler Daten oftmals extrem wichtig. TrueCrypt bietet leistungsstarke Verschlüsselungsverfahren und eine einfache Bedienbarkeit.

Mit Kompozer kann man selbst Webseiten erstellen. Viele Funktionen, gute Bedienbarkeit.

Auch im Bereich Projektmanagement und -koordination gibt es im Internet zahlreiche Tools – von kostenpflichtig bis umsonst. Ein kostenloser Anbieter ist beispielsweise zoho.

Wer von Ihnen gerne, aber nicht ausufernd mit Mindmaps arbeitet, dem können wir das kostenlose FreeMind ans Herz legen. FreeMind hilft dabei, die eigenen Gedanken in Form von Mindmaps zu strukturieren. Grundlage ist die installierte JavaRuntime-Routine. Wer allerdings viel mit Mindmaps arbeitet, ist mit einer kostenpflichtigen Alternative besser beraten.

Fast jeder kennt es, fast jeder nutzt es: Skype. Ist also kein wirklich richtiger Geheimtipp, darf bei unserer Aufstellung aber nicht fehlen, ist Instant messaging doch eine gute Möglichkeit der Kommunikation und der Kontaktverwaltung. Mit Skype kann man auch telefonieren, wer will sogar in Konferenz.

3. Ein Wort zum Schluss
Wer sich denkt, Lizenzvereinbarung und Kleingedrucktes lesen ist nicht, der täuscht sich ganz gewaltig. Allein die Tatsache, dass Sie auf Ihrem PC ein Programm habt, heißt noch lange nicht, dass Sie dieses auch nach Lust und Laune nutzen können! Fakt ist: Viele, wenn nicht sogar die meisten Softwarehersteller unterscheiden bei ihren Lizenzen zwischen privater und gewerblicher Nutzung. Während privat viele Programme oftmals kostenlos heruntergeladen und genutzt werden dürfen, muss man für die gewerbliche Nutzung häufig in die Tasche greifen – bei einigen Anbietern auch richtig tief! Wenn also ein Lizenzgeber herausfindet, dass Sie sein Programm entgegen Ihren Beteuerungen doch gewerblich nutzen, zieht das im Zweifel weitreichende Konsequenzen nach sich: von der Geldstrafe bis hin zur Abmahnung kann das richtig unangenehm und teuer werden.
Unser gutgemeinter und ernstzunehmender Rat also: Nicht mal eben schnell die Lizenzvereinbarungen überfliegen, sondern wirklich lesen! Dass ehrlich am längsten währt, müssen wir ja wohl nicht noch extra erwähnen.

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