Getting Things done! – 5 Tricks für mehr Produktivität

Wer kennt das nicht? Es gibt so viele Dinge, die man gern machen möchte: Vielleicht endlich die Terrasse fertig gestalten. Oder der Wochenendtrip ans Meer, den man der Partnerin schon vor Wochen versprochen hat. Und doch: obwohl der feste Wille da ist, reicht meist die Zeit einfach nicht aus.

Ich möchte Ihnen deshalb nachstehend meine 10 Tricks zeigen, mit denen ich aus dem Tag das Meiste raushole und so am Wochenende Zeit für andere Dinge habe.

5 Tipps für mehr Produktivität

1. Früh aufstehen und alltägliche Arbeit erledigen

Das fällt besonders Freelancern und Selbstständigen oft schwer. Die Versuchung ist groß, die Arbeit auf den Abend zu verlagern und dafür morgens länger liegen zu bleiben. Aber sinnvoll ist das nicht, denn: Viele Dinge lassen sich morgens in Ruhe einfach besser erledigen. Nehmen wir als Beispiel die Mails, die am vorigen Tag eingetrudelt sind. Der Großteil der empfangenen Mails erfordert keine Rückmeldung am selben Tag. Warum also nicht einfach einmal am Morgen die Mails beantworten und dann den Mail-Client schließen? Diese Konsequenz wirkt sich ganz nebenbei auch positiv auf die Konzentration während der eigentlichen Arbeit aus, lenken uns doch die kleinen Info-Fenster „Neue Mail!“ immer wieder vom eigentlichen Fokus auf das Postfach.

Ich persönlich ziehe mir jeden Morgen die Traffic-Daten der von mir betreuten Blogs. So ist es mir möglich gezielt und schnell auf Schwankungen zu reagieren und nötigenfalls auch den geplanten Arbeitstag dahingehend umzustrukturieren. Eine solche Routine hilft dem Körper außerdem besser in den Tag zu starten.

2. Prioritäten setzen

Man muss auch „Nein!“ sagen können – oder zumindest „Nicht jetzt!“. Oft können Aufgaben oder Angelegenheiten auch später erledigt werden. Um hierbei möglichst effizient vorzugehen hat sich das Setzen von Prioritäten bewährt. Starten Sie mit der wichtigsten Aufgabe in den Arbeitstag – egal wie unangenehm oder aufwändig diese ist. So haben Sie diese erstens schon hinter sich und verhindern so, zweitens, Gefahr zu laufen in Verzug zu kommen und wichtiges aus den Augen zu verlieren.

3. Prokrastination bewusst einplanen

Die Flucht vor Dingen, auf die wir keine Lust haben liegt in unserer Natur. Anstatt einen Bericht zu verfassen checken wir lieber die neusten Meldungen auf t3n oder scrollen durch die Trending Topics bei Twitter. Dieses Verhalten nennt sich Prokrastination.

Die fachliche Beschreibung dazu lautet:

Prokrastination (lateinisch procrastinatio ‚Vertagung‘, Zusammensetzung aus pro ‚für‘ und cras ‚morgen‘), Erledigungsblockade, Aufschiebeverhalten, Erregungsaufschiebung oder Handlungsaufschub, ist das Verhalten, als notwendig aber auch als unangenehm empfundene Arbeiten immer wieder zu verschieben, anstatt sie zu erledigen. Aufschieben gilt als schlechte Arbeitsgewohnheit. Drei Kriterien müssen erfüllt sein, damit ein Verhalten als Prokrastination eingestuft werden kann: Kontraproduktivität, mangelnde Notwendigkeit und Verzögerung.

Sinnvoller ist die bewusste Einplanung der Prokrastination in den Arbeitsalltag. Nach einer langwierigen Aufgabe ist eine Prokrastinations-Pause von 10 Minuten (in der auch ein Kaffee drin ist) durchaus vertretbar. Solch ein Arbeitsrhytmus ist meist sogar konzentrationsfördernd und produktivitätssteigernd.

4. Set yourself a Deadline

Wer unter Druck steht arbeitet konzentrierter und fokussierter. Deshalb sollte für jede Aufgabe eine Deadline gesetzt werden. Allein zur persönlichen Orientierung und Planung des Arbeitstages ist eine Deadline hilfreich. So verhindert man auch eine unnötige Vertiefung in Kleinigkeiten. Ob diese Art des „Unter Druck Arbeitens“ so gesund ist, das ist ein anderes Thema. Planen Sie deshalb lieber eine großzügigere Deadline ein.

5. Kombinieren Sie Aufgaben

Viele Dinge lassen sich gleichzeitig erledigen:

• Unterwegs telefonieren
• Beim Frühstück die Tagesplanung erstellen
• Mit dem Kollegen auf dem Weg zum Termin das nächste Projekt durchsprechen

Nutzen Sie diese Gelegenheiten gezielt aus und versuchen Sie möglichst viele ähnliche Aufgaben zusammen zu erledigen. So müssen Sie nicht mehrfach an den gleichen Stellen ansetzen.

Was sind Ihre Tipps um produktiver zu arbeiten? Und planen Sie schon gezielte Prokrastinationszeiten ein?