Der Aufbau eines Geschäftsbriefs – darauf kommt es an

Kimia Yourdkhani 26. November 2020 0
Der Aufbau eines Geschäftsbriefs – darauf kommt es an

Geschäftsbriefe sind für dein Unternehmen ein wichtiger Bestandteil, um auf dich und deine Arbeit aufmerksam zu machen. Aus diesem Grund müssen einige Elemente des Geschäftsbriefs einheitlich gestaltet werden, um dem Kunden die gewünschten Informationen übersichtlich darzustellen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, worauf du beim Aufbau deiner Geschäftsbriefe achten solltest und wie du dein Unternehmen auf diese Weise von der besten Seite repräsentieren kannst.

Inhaltsverzeichnis

1. Was genau ist ein Geschäftsbrief?

2. Mehrere Arten des geschäftlichen Briefverkehrs

3. Lieferscheine

4. Rechnungen

5. Mahnungen

6. Die Anforderungen an einen Brief nach DIN 5008

7. So lässt sich ein Briefkopf gestalten

8. Betreffzeile und Anrede für den Geschäftsbrief

9. Weitere Formalitäten für den Geschäftsbrief

10. Diese Pflichtangaben dürfen im Brief nicht fehlen

11. Qualität für jeden Empfänger im Unternehmen

Was genau ist ein Geschäftsbrief?

Bei einem geschäftlichen Brief handelt es sich um eine schriftliche Absprache zwischen deinem Unternehmen und einem Kunden. Der Empfänger des Geschäftsbriefs kann auch ein Lieferant oder ein Dienstleister sein. Wichtig ist nur, dass es sich um externe Schreiben handelt, die nicht innerhalb des Unternehmens abgewickelt werden. Sowohl in elektronischer Form als auch schriftlich lässt sich ein Geschäftsbrief verfassen und auf direktem Weg an den Kunden weiterleiten.

Mehrere Arten des geschäftlichen Briefverkehrs

Rund um die vielen Geschäftsbriefe im Unternehmen gibt es viele Optionen, mit denen du dein Anliegen bestmöglich zur Geltung bringen kannst. Dies gilt sowohl für den direkten Kontakt mit privaten Kunden als auch für konkrete vertragliche Regelungen, die an dieser Stelle per Brief durchgeführt werden. Zwischen den folgenden Bereichen sollte hierbei unterschieden werden.

Anfragen

Bei einer Anfrage handelt es sich um einen unverbindlichen Brief. Hierbei kann sich der Kunde Informationen zu den angebotenen Leistungen oder Produkten einholen. Dies können zum Beispiel weitergeleitete Dateien, aber auch Kataloge oder Preislisten sein.

Angebote

Ein Geschäftsbrief als Angebot führt konkrete Leistungen oder Produkte auf. Das Angebot folgt als Brief meist auf die Anfrage, wobei auch Preise, AGBs und weitere Vertragsbedingungen enthalten sind. Meist richtet es sich direkt an einen Kunden und führt individuelle Inhalte auf.

Bestellungen

Sollte der Kunde ein Angebot annehmen, wird er dir dies meist in Kurzform bestätigen. Zur Fixierung der Annahme solltest du einen Brief für die Bestellung aufsetzen. Sobald diese noch einmal final vom Kunden bestätigt wird, kannst du mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen.

Bestätigungen

Nachdem die Bestellung bei dir eingegangen ist, bietet sich ein zusätzlicher Geschäftsbrief zur Bestätigung an. Dadurch gibst du dem Kunden die Sicherheit, dass alle Inhalte bei dir und deinem Unternehmen eingegangen sind und ab dem aktuellen Zeitpunkt durch dich bearbeitet werden.

Lieferscheine

Auch der Lieferschein gehört in den Bereich der Geschäftsbriefe. Dies erfolgt unabhängig davon, ob es sich hierbei nur um eine Auflistung konkreter Waren handelt. Inhaltlich sollte dein Lieferschein daher ebenfalls die gängigen Anforderungen für neue Briefe beinhalten.

Rechnungen

Einer der für dich relevantesten Geschäftsbriefe ist die Rechnung. Hierbei müssen neben den klassischen Angaben auch steuerliche Details beachtet werden, um einen Ausgleich der Rechnung zu ermöglichen. Den Brief für die Rechnung kannst du mit dem Produkt verschicken.

Mahnungen

Sollte der Kunde die Rechnung nicht bezahlen, kannst du einen Brief für die Zahlungserinnerung und anschließend für die Mahnung aufsetzen. Auch wenn sie aus rechtlicher Sicht nicht notwendig sind, ist das Verschicken von Mahnungen in vielen Fällen ein gängiges Mittel.

Die Anforderungen an einen Brief nach DIN 5008

Wenn du deinen Geschäftsbrief richtig aufbauen möchtest, solltest du zunächst konkrete Seitenränder beachten. Die Seitenränder oben müssen 4,5 cm betragen, für die Seitenränder unterhalb des Dokuments sind 2,5 cm vorgeschrieben. 

Dieser Wert gilt auch für den Platz, den du links neben deinem Dokument lässt. Rechts solltest du deine Seitenränder auf etwa 2 cm festlegen.

Bezüglich der gängigen Schriftgröße beträgt der Wert 12pt. Solltest du viel Text auf einer Seite im Brief unterbringen wollen, kannst du auch auf 11pt ausweichen. 

Für die Schriftart gibt es an dieser Stelle keine konkreten Festlegungen für deinen Brief, wobei sich jedoch Times New Roman und Arial mit der Zeit als Standard etabliert haben. Auch weitere ähnliche Schriften sind jedoch möglich.

Hier hast du noch mehr Informationen zur Norm DIN 5008.

So lässt sich ein Briefkopf gestalten

Rund um den Briefkopf gibt es für den Geschäftsbrief deines Unternehmens bereits deutlich konkretere Anforderungen. Hierbei sollte deine Anschrift oben links in zentrierter oder rechtsbündiger Form angegeben werden. Darunter gibst du die Adresse deines Empfängers an. Wichtig ist, dass über dem Empfänger ausreichend Platz für eine Rücksendeangabe ist, die einzeilig in einer Schriftgröße von 8pt erfolgt.

 Die Kontaktdaten auf deinem Brief sollten in dieser Hinsicht nicht größer als 4,5 cm oder 9 Zeilen ausfallen.

Nach Angabe der Adresszeile solltest du einen Absatz im Dokument einfügen. Darunter erscheint rechtsbündig das Datum, wodurch der Zeitpunkt der Erstellung deines Geschäftsbriefs von Beginn an deutlich wird. Optional kannst du mit einer weiteren Leerzeile unter dem Feld der Anschrift noch weitere wichtige Zusatzinformationen im Briefkopf angeben, was jedoch nur selten erforderlich ist.

Betreffzeile und Anrede für den Geschäftsbrief

Nach Angabe des Briefkopfes folgt im Geschäftsbrief die Betreffzeile. In dieser kann der Empfänger bereits erkennen, welche Inhalte mit dem aktuellen Schreiben thematisch zu erwarten sind. Die folgenden Formalitäten solltest du bei der Gestaltung dieser Zeile beachten:

  • Die Betreffzeile befindet sich zwei Zeilen unterhalb des Datums.
  • Die Zeile wird durch ihre Schriftgröße klar vom anderen Inhalt abgegrenzt.
  • Eine Hervorhebung der Zeile mit Fettschrift ist gestattet.
  • Es erfolgt keine Nennung des Begriffs "Betreff" in der Zeile.
  • Deine Betreffzeile sollte nicht länger oder kürzer als zwei Zeilen sein.

Sobald du den Betreff klar und strukturiert angegeben hast, folgt die Anrede. Diese entscheidet darüber, wie dein Brief auf den Kunden wirkt und welches Gefühl der Brief erzeugt. Mit der allgemeinen Bezeichnung "Sehr geehrte Damen und Herren" machst du einen unpersönlichen, aber dennoch höflichen Eindruck. Auch "Guten Tag" ist als Anrede durchaus möglich, führt jedoch zwangsläufig zu einer etwas weniger förmlichen Wirkung. Achte aus diesem Grund darauf, dass der Empfänger möglichst passend begrüßt wird und dass der Eindruck deines Unternehmens positiv ist.

Weitere Formalitäten für den Geschäftsbrief

Bevor du mit dem Schreiben des Brieftextes beginnst, ist eine weitere Leerzeile nach der Anrede erforderlich. Inhaltlich gibt es für die Gestaltung des Geschäftsbriefes natürlich keine konkreten Vorgaben. Dennoch kannst du dich beispielsweise für Angebote, Mahnungen oder andere Inhalte auf gängige Vorlagen verlassen, die du im Internet finden kannst. Achte jedoch darauf, deinen Brief förmlich und angemessen zu beenden, da dies ebenfalls für die Wirkung auf dein Unternehmen relevant sein kann. Füge zwischen deinem Text und der abschließenden Grußformel eine Leerzeile ein und beende den Brief beispielsweise durch die Formulierung "Mit freundlichen Grüßen".

Diese Pflichtangaben dürfen im Brief nicht fehlen

Neben den vielen formellen Anforderungen gibt es auch inhaltlich einige Aspekte, die keineswegs im Geschäftsbrief fehlen dürfen. Dies ist davon abhängig, ob dein Unternehmen über einen Eintrag im Handelsregister verfügt. Falls dies nicht so ist, reichen dein vollständiger Name, die Geschäftsanschrift und unter Umständen der Zusatz zu deiner Unternehmensform aus. Falls eine Eintragung besteht, müssen jedoch die folgenden Angaben auf jedem Brief vorhanden sein:

  • Name deines Unternehmens
  • Rechtsform des Betriebs
  • Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht
  • Bei AGs: Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder
  • Bei GmbHs: Vollständige Namen der Geschäftsführer

Eine persönliche Unterschrift sollte hingegen unabhängig von der Art des Geschäftsbriefs nicht fehlen. Solltest du auf einzelne Angaben verzichten, kann dies zu Abmahnungen durch Konkurrenten und Mitbewerbern führen. Achte aus diesem Grund darauf, dass deine Geschäftsbriefe formell vollständig sind und keine Angriffsfläche für mögliche Sanktionen und Maßnahmen sein können.

Fehlervermeidung – so macht der Brief einen guten Eindruck

Doch nicht nur für deine betriebliche Sicherheit, sondern auch aus Gründen der Professionalität sind einheitliche Geschäftsbriefe ein wichtiges Mittel für dein Unternehmen. Bereits falsch dargestellte Zeilen oder Seitenränder sind in großen Betrieben ein No-Go und gefährden mögliche Kooperationen. Die folgenden Aspekte sind für neue Geschäftsbriefe daher zwingend zu beachten:

  • Prüfe die Grammatik und Rechtschreibung.
  • Achte auf die korrekte Schreibweise der Empfänger.
  • Vermeide die Nutzung unklarer Abkürzungen.
  • Vermerke den Absender und den Empfänger bereits auf dem Umschlag.
  • Versehe den Brief mit einer persönlichen Unterschrift.
  • Prüfe die Einhaltung aller formellen Maßstäbe und Details.

Auch wenn die vielen Details und Anpassungen für dich und dein Unternehmen schnell zeitraubend werden können, lohnt sich die Arbeit in den meisten Fällen. Jeder gute Geschäftsbrief macht dich ein Stück professioneller und sorgt dafür, dass auch potenzielle Kunden einen positiven ersten Eindruck haben. So gelingt es dir, dich und deine Arbeit mit jedem neuen Brief besser zu positionieren.

Qualität für jeden Empfänger im Unternehmen

Sowohl bei unverbindlichen Angeboten als auch bei wichtigen Rechnungen oder Mahnungen gilt, dass die formellen Ansprüche vollständig erfüllt werden sollten. So hast du es in der Hand, jedem Empfänger mit einem korrekten Geschäftsbrief zu begegnen und die Wichtigkeit der Inhalte im Blick zu behalten. Jeder neue Brief repräsentiert dein Unternehmen in einer bestimmten Weise und sollte daher einen seriösen Eindruck machen. Sowohl der allgemeine Aufbau als auch die Seitenränder und der Inhalt des Geschäftsbriefs machen auf dich aufmerksam und sollten daher stets positiv wirken.

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