Fakturierung – Tipps für eine erfolgreiche Rechnungsstellung

Der Begriff Fakturierung kommt vom lateinischen Begriff factura (= Rechnung) und bezeichnet im Rechnungswesen die Rechnungsstellung für eine Lieferung oder Leistung. In Österreich wird die Fakturierung auch Rechnungslegung genannt, wobei dort die Rechnung auch noch als Faktura bezeichnet wird. Zur Fakturierung zählt jedoch nicht nur das reine Erstellen der Rechnungen, sondern auch die Buchung des Geschäftsvorfalls in der Buchhaltung.

Unterscheidung der Fakturierung

Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Arten der Fakturierung zwischen denen unterschieden wird.

Vorfakturierung

Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung bereits während der Kommissionierung von bestellten Waren erstellt und auch die Buchung bereits vollzogen.

Dies findet bei Unternehmen in der Logistik- und Versandbranche Anwendung und hat den Grund, dass eine Bestellung möglichst schnell abgewickelt werden soll. Dabei muss jedoch ein ausreichender Lagerbestand gewährleistet sein, damit dies auch tatsächlich der Fall ist.

Nachfakturierung

Bei der Nachfakturierung findet die Rechnungsstellung erst nach der Kommissionierung statt. Dabei wird die Rechnung der Ware beigelegt oder nachträglich verschickt.

Wichtig ist hierbei, dass die Rechnungen zeitnah versendet werden. Auch eventuell anfallende Portokosten beim Postversand sollten berücksichtigt werden.

Tipps für eine erfolgreiche Fakturierung

Pflichtangaben beachten

Nach §14 des UStG muss jede Rechnung bestimmte Informationen enthalten. Dazu zählen unter anderem Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfägers, deine Umsatzsteueridentifikationsnummer bzw. Steuernummer und viele weitere Pflichtangaben, die jede Rechnung enthalten muss.

Organisation mit System

In Deutschland gibt es Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen. Schaffe dir ein System, nach dem du deine Unterlagen ablegst und aufbewahrst.

Wenn du noch nicht komplett digital bist, findest du hier einen Einsteig zum Thema Ersetzendes Scannen. Im besten Fall nutzt du eine Buchhaltungssoftware, in der du einfach und schnell, schöne Rechnungen erstellen kannst, wie zum Beispiel FastBill.

Möglichst viele Prozesse automatisieren

Viele kleine, aber wichtige Dinge sind wahre Zeitfresser im Businessalltag. Die Synchronisierung von Kundendaten über mehrere Dienste hinweg, das Überwachen von Zahlungseingängen und dem damit verbundenen Status von Rechnungen, und vieles mehr.

Hierbei kannst du mir einer passenden Buchhaltungssoftware eine Menge Zeit, Nerven und Geld sparen. Mit FastBill kannst du ohne Probleme Kundendaten synchronisieren und auch eine Integration deines Online-Bankings findest du in FastBill.