Fakturierung - Tipps für eine erfolgreiche Rechnungsstellung

Fakturierung ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen. Er bezeichnet den Vorgang, bei dem ein Unternehmen einem Kunden eine Rechnung stellt. Der Begriff Faktura wird synonym zum Begriff Rechnung verwendet. Fakturierung heißt folgerichtig auch Rechnungsstellung oder Rechnungslegung. Nicht nur die Rechnungslegung an den Kunden für eine erbrachte oder künftige Leistung, sondern auch die Buchung auf die entsprechenden Buchhaltungskonten werden so definiert.

Inhalt

1. Faktura - Was ist eine Faktura?

2. Vorfakturierung und Nachfakturierung

3. Verschiedene Arten von Rechnungen

4. Pflichtangaben bei der Fakturierung

5. Gibt es Aufbewahrungsfristen bei der Fakturierung?

6. Was passiert bei einer fehlerhaften Fakturierung?

7. Tipps für eine erfolgreiche Fakturierung

Faktura - einfach nur eine Rechnung?

Ganz einfach formuliert: Nein, denn eine Rechnung kann zwar als Faktura bezeichnet werden, aber nicht jede Faktura ist eine Rechnung. Denn dabei handelt es sich um einen Oberbegriff für unterschiedliche Dokumente, die eine Abrechnung darstellen. Daneben zählen auch Quittungen und Lastschriften zu dieser Kategorie.

Auch wenn beide Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied. Denn die Faktura ist ein Sammelbegriff für unterschiedliche Dokumente, die den Kunden als Folge eines Kaufvertrags über das fällige Entgelt informieren. Zu den Unterformen zählen vor allem:

• Rechnungen
• Quittungen
• Eigenbelege 

Dazu später mehr.

Vorfakturierung und Nachfakturierung

Abhängig vom Zeitpunkt, in dem die Faktura ausgestellt wird, spricht man von Vor- oder Nachfakturierung. In der Versand- und Logistikbranche sind beide Arten der Fakturierung üblich, weil hier einzelne Waren für eine Lieferung zusammengefasst (kommissioniert) werden. Die Rechnungsstellung erfolgt vor oder nach Abschluss der Kommissionierung.

Vorfakturierung

Die Vorfakturierung geschieht, bevor die eigentliche Auftragsbearbeitung begonnen hat. Bei Standardsendungen ist sie üblich, denn sie spart dem Versender zusätzliche Portokosten. Die Faktura ist die Basis, mit der ein Geschäftsvorfall buchhalterisch auf den dazugehörigen Konten erfasst wird.

Nachfakturierung

Die Nachfakturierung erfolgt, nachdem der Kunde die Ware erhalten hat. Die Faktura kann der Sendung beiliegen oder wird separat zugeschickt. Ist ein Auftrag sehr umfangreich, ist die Nachfakturierung unumgänglich, denn eine Rechnungsstellung vor Erfüllung des Auftrags ist kaum möglich. Ein typisches Beispiel ist die Abwicklung großer Bauprojekte. Man kann nicht alle benötigten Materialien im Vorfeld kalkulieren und deren Lieferung festlegen. Erst bei einer nachträglichen Fakturierung werden die tatsächlich gesendeten Waren und erbrachten Dienstleistungen erfasst und ein Entgelt gefordert.

Im Geschäftsverkehr sind mehrere Arten der Rechnungsstellung üblich:

Anzahlungsrechnungen

Bei umfangreichen Aufträgen und dann, wenn der Verkäufer durch Materialeinkäufe in Vorleistung tritt, ist die Anzahlungsrechnung üblich. Ist der Auftrag abgeschlossen, erfolgt die Schlussrechnung mit dem Restbetrag.

Teilrechnungen

Wird ein Auftrag in mehrere Lieferungen gesplittet, erhält der Kunde für jede Lieferung eine Teilrechnung. Diese werden im Warenwirtschaftssystem automatisch generiert und der Vorgang so lange wiederholt, bis der gesamte Auftrag fakturiert ist.

Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen sind bei Laufzeitverträgen in wiederkehrenden Intervallen üblich. Die Intervalle können täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich sein. Wartungsverträge sind ein typischer Fall für solche Rechnungen.

Proforma Rechnungen

Proforma Rechnungen sind ein Sonderfall, da sie keine Zahlungsaufforderung enthalten. Man stellt diese Belege aus Steuergründen aus (zum Beispiel für kostenfreie Warensendungen).

Abschlagsrechnungen

Die Zahlungen erfolgen stufenweise und sind an bestimmte Voraussetzungen (zum Beispiel an den Auftragsfortschritts) geknüpft.

Retouren/Gutschriften

Bei Stornierungen werden zurückgeschickte Artikel wieder dem Lagerbestand zugewiesen. Der Lieferant erstellt eine Gutschrift, die wie ein Zahlungsausgang verbucht wird.

Pflichtangaben bei der Fakturierung

Diese Angaben solltest du in jeden Fall immer auf der Rechnung haben:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Empfängers
• Steuernummer/Umsatzsteuernummer des Leistenden
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend und eindeutig)
• Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. Leistung
• Lieferzeitpunkt
• Entgelt (steuerrechtlich aufgeschlüsselt)
• Steuersatz pro Leistung bzw. Artikel
• mit Hinweis "Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger die Faktura ausstellt

Kleinunternehmer dürfen nach Paragraph 19 des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen. 

Wenn du deine Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware wie FastBill erstellst, erfüllst du immer alle Pflichtangaben und du kannst dich viel eher auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Gibt es Aufbewahrungsfristen für die Fakturierung?

Die Fakturierung unterliegt Fristen. Ob Zahlungsansprüche durchgesetzt werden können, hängt von der geschäftlichen Vereinbarung und den vertraglich geltenden gesetzlichen Ansprüchen ab. So wird zwischen Rechnungsfrist und Verjährungsfrist unterschieden. Ob ein Anspruch durchgesetzt werden kann, ist grundsätzlich in der Verjährungsfrist geregelt. Nach Paragraph 195 BGB beträgt sie drei Jahre. Heute gibt es jedoch spezielle Fristenregelungen. Ist die Verjährungsfrist abgelaufen, erlischt der Anspruch nicht automatisch. Deinem Geschäftspartner steht es frei, die Zahlung zu verweigern oder den Anspruch noch zu erfüllen.

Was geschieht bei fehlerhafter Fakturierung?

Enthält die Rechnung nicht alle Pflichtangaben, können dir daraus Nachteile erwachsen. Zum Beispiel ist bei Fehlern kein Vorsteuerabzug möglich. Man könnte von dir auch zu Unrecht Umsatzsteuer bzw. zu viel Umsatzsteuer verlangen. Immerhin hast du die Möglichkeit, den Umsatzsteuerausweis nachträglich zu berichtigen.

Die Fakturierung per Hand zu erledigen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Leichter, sicherer und schneller geht es mit der passenden Buchhaltungssoftware. Die erstellt Faktura im Unternehmen in kürzester Zeit und kann im Handumdrehen aktualisiert werden. So hast du die Gewähr, dass alle Belege korrekt geschrieben werden und pünktlich das Haus verlassen.

Tipps für eine erfolgreiche Fakturierung