Effektivität vs. Effizienz

Moritz Lampkemeyer 25. Juli 2016 1
Effektivität vs. Effizienz

Effizienz ist wichtig, da sind wir uns alle einig. Egal, ob in Projekten, in der Produktion oder im Alltag. Doch was bedeutet Effizienz überhaupt? Und wie wird man effizient? Ist Effektivität etwas anderes als Effizienz? Was ist wichtiger? In diesem Beitrag erfährst du, was Effizienz überhaupt ist, inwiefern sie sich von Effektivität unterscheidet, warum beide wichtig sind und wie du deine Effizienz steigern kannst.

Was ist Effizienz?

Das Wort kommt von lateinischen efficientia, was übersetzt „Wirksamkeit“ bedeutet. Jedes Projekt beispielsweise lässt sich in einzelne Arbeitsschritte aufteilen, am Ende eines Projekts steht immer ein Ziel. Effizienz bedeutet also, das Projektziel möglichst wirksam zu erreichen. Wirksam heißt in diesem Zusammenhang, dass z.B. ein Projekt möglichst schnell und mit wenig Aufwand abgeschlossen wird. Das klingt absolut plausibel, sieht in der Realität jedoch meist anders aus. Denn je mehr einzelne Arbeitsschritte ein Projekt enthält, desto komplizierter ist es die Effizienz der beteiligten Personen im ersten Schritt einzuschätzen und im zweiten Schritt zu gewährleisten bzw. zu optimieren. Denn Effizienz bedeutet immer auch Optimierung der einzelnen Arbeitsschritte, um das gesteckte Ziel schneller und mit weniger Aufwand zu erreichen.

Lean Management und das Toyota Production System

Soweit so theoretisch. Erfolgreiche Beispiele für effiziente Arbeitsabläufe gibt es viele. Einen Ansatz bespricht das Buch The Lean Startup von Eric Ries. Mit seinem Buch hat Ries die Effizienz in den Fokus der internationalen Startupszene gerückt. Das Buch ist gleichzeitig Bestseller wie auch Blaupause für erfolgreiche Gründungen des letzten Jahrzehnts, wie beispielsweise Buffer. Doch die Prinzipien sind nicht neu: Das Toyota Production System (TPS) folgt seit den 70er Jahren ähnlichen Grundsätzen. In Ries Buch wie auch beim TPS geht es vor allem darum keine Ressourcen zu verschwenden (Stichwort waste), also wirksamer zu arbeiten. Die Vermeidung von Verschwendung ist somit der Schlüssel zur Effizienz.

Effizienz bedeutet also möglichst wirksam zu arbeiten, ohne dabei Ressourcen zu verschwenden. Wenn wir effizient an etwas arbeiten, machen wir es richtig. Also so gut es uns, unter den herrschenden Umständen möglich ist. Um damit aber auch tatsächlich das gesteckte Ziel zu erreichen, müssen wir uns vorher erstmal Gedanken machen, woran wir überhaupt arbeiten.

Nicht den zweiten Schritt vor dem ersten machen

Genau hier kommt die Effektivität ins Spiel, welche immer der erste Schritt in Richtung eines Ziels sein sollte. Denn erst wenn wir wissen, woran wir arbeiten müssen, um unser Ziel zu erreichen, können wir unsere Arbeit optimieren. Wir müssen also erstmal effektiv arbeiten, das heißt rausfinden, woran wir überhaupt arbeiten müssen und dann effizient arbeiten, um unsere Arbeit zu optimieren und unser Ziel somit schneller zu erreichen.

Beispiele gibt es in allen Bereichen, vor allem im Unternehmensumfeld. Es gibt in der Regel ein festes Ziel, zum Beispiel möchte ein Unternehmen im viertel Quartal seinen Umsatz um 10% gegenüber dem Vorjahr steigern. Nun sind die Verantwortlichen, vor allem aus Vertrieb und Marketing gefragt. Sie müssen überlegen, welche Maßnahmen sinnvoll sind, um dieses Ziel zu erreichen (Effektivität) und wie sie diese Maßnahmen möglichst wirksam einsetzen können (Effizienz).

Wer effizient arbeitet, arbeitet produktiver

Effzienz bedeutet weniger Aufwand für ein Ziel einsetzen zu müssen und Produktivität bedeutet mehr Ziele zu erreichen. Das lässt sich doch super kombinieren. Denn wer weniger Zeit zum Erreichen eines einzelnen Ziels benötigt, der kann auch insgesamt mehr Ziele erreichen. Im Folgenden bekommst du einige Tipps, wie du effizienter arbeiten kannst.

Effizienter Arbeiten

Einen Plan haben

Wer nicht weiß woran er arbeiten soll, wird auch nicht effizient arbeiten können. Mach dir einen Plan mit deinen wichtigsten Aufgaben. Das kann ein Notizzettel sein, auf dem du morgens deine wichtigsten Aufgaben festhältst oder eine komplexe Software, die dich to-do Listen, Tasks und deinen Kalender komplett verwalten lässt. Solange es für die funktioniert, ist es das richtige Werkzeug. Auch wenn es mit Sicherheit immer eine effizientere Lösung gibt! 😉

Ordnung halten

Sehr wichtig – sowohl analog wie auch digital! Auf deinem Schreibtisch sollten nur Dinge stehen, die du in deinem Arbeitsalltag brauchst. Alles andere kann weg. Dasselbe gilt auch für deine digitale Arbeitsumgebung. Auf deinem Desktop sollten sich nur Verknüpfungen befinden, die du wirklich brauchst. Ordnung halten heißt auch, dass du deine Daten regelmäßig sicherst.

Prioritäten setzen

Nur die Arbeit an den wirklich wichtigen Aufgaben bringt dich dem Ziel näher. Identifiziere diese Aufgaben und schreib sie ganz oben auf deine Liste. Am einfachsten ist ein kleines Raster aus Wichtigkeit und Dringlichkeit, in das du deine Augaben einordnest. Das hilft dir die wichtigen Aufgaben zu identifizieren.

Störungen minimieren

Nur wer sich auf sein Ziel fokussiert, kann effizient arbeiten. Im Arbeitsalltag begegnen wir jedoch vielen Störfaktoren. Wer im Büro sitzt, kann sich ein kleines „DND“ Schild basteln, um Kollegen fernzuhalten, wenn man „im Tunnel“ ist. Für die digitalen Ablenkungen gibt es Software, die bestimmte Webseiten blockt.

Rythmus einhalten

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ein konsequenter Tagesablauf wird dir helfen effizienter zu arbeiten. Auch wenn dir einige Dinge vielleicht anfangs schwer fallen: Sobald sie zur Gewohnheit werden, gehen sie wie von selbst. Das kann z.B. das tägliche Schreiben einer to-do Liste am Morgen sein oder ein halbstündiger Spaziergang nach dem Mittagessen. Oder du definierst konkrete Zeitkontingente, in denen du bestimmte wiederkehrende Aufgaben erledigst.

Effiziente Buchhaltung

Nicht nur unsere persönliche Produktivität können wir steigern, indem wir effizienter arbeiten. Auch in jedem Unternehmen gibt es meist eine Menge Optimierungspotential, wie zum Beispiel in der Buchhaltung. Das Ziel ist es ordnungsgemäße Rechnungen zu schreiben und alle Einnahmen und Ausgaben im Überblick zu behalten. Das klappt auch händisch (Effektivität), geht aber mit der passenden Software deutlich schneller und einfacher (Effizienz). FastBill ist dein persönlicher Assistent für die Buchhaltung. Unsere Software ist mit vielen kleinen Helfern ausgestattet, die deine Buchhaltung effizienter machen.

Dokumente und Kunden verwalten

In FastBill ist alles immer genau da, wo es hingehört. Du kannst alle deine Kunden verwalten und für jeden beliebige Rechnungen und Angebote erstellen.

Belege erfassen

Mit FastBill brauchst du weder Scanner, noch Schuhkarton. Einfach eine Scan App runterladen und loslegen. Dank unserer smarten Belegverwaltung musst du die Informationen des Belegs nicht mal abtippen.

Individuelles Design

Du kannst alle Dokumente nach deinen Wünschen anpassen. Logos, Schriftarten, Hintergründe und Texte, alles sieht genau so aus, wie du es willst.

Finanzen im Überblick

In FastBill hast du alle deine Dokumente, Zahlungen und Kunden immer im Blick. So kannst du schnell reagieren, wenn eine Rechnung überfällig ist und erstellst mit wenigen Klicks eine Mahnung.

Dein Steuerberater liebt es

Nicht nur du profitierst von der Übersicht und den Funktionen FastBills, auch dein Steuerberater freut sich. Ganz einfach per Link gewährst du ihm Zugriff auf deine gesammelten Dokumente und er kümmert sich um den Rest.

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