Dokumentenverwaltung – Tipps für Startups

Michaela Brune 17. Juni 2016 0
Dokumentenverwaltung – Tipps für Startups

Die Verwaltung der Dokumente stellt kleine und große Unternehmen vor eine Herausforderung. Über die Jahre fallen sehr viele Unterlagen an, die es für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren gilt. Bei der Dokumentenverwaltung gibt es große Unterschiede, und die verschiedenen Vorgehensweisen sind mehr oder weniger effektiv und kostspielig. Die Erfahrung zeigt, dass die papierlose Dokumentenverwaltung auf dem Vormarsch ist und durch unterschiedliche Möglichkeiten für alle Unternehmensgrößen eine rentable Alternative darstellt.

Allgemeine Tipps

Bei einem Startup mögen zu Beginn nicht viele Dokumente anliegen, aber du solltest das Ganze nicht unterschätzen. Schnell häufen sich Rechnungen, Personalakten, Korrespondenz und wichtige Akten an, und wenn du nicht von Anfang an mit System vorgegangen bist, wird eine intelligente Dokumentenverwaltung später aufwendig und teuer. Für ein effizientes Arbeiten und einen reibungslosen Einstieg ist ein Dokumentenverwaltungssystem bzw. Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) einfach ein Muss. Aber nicht jedes DMS eignet sich für jeden Betrieb. Zu empfehlen ist ein individualisierbares DMS, das digital arbeitet und im Idealfall Cloud-basiert ist. Jeder Mitarbeiter sollte hiermit oder mit einem anderen, herkömmlichen DMS vertraut gemacht werden und konsequent vorgehen. Läuft alles an einer zentralen Stelle zusammen und ist strukturiert, spart dies Zeit und Geld.

Beachtenswertes bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems

Die individuellen Bedürfnisse, die sich durch den Ablauf im Unternehmen ergeben, sollten durch die Art der Dokumentenverwaltung unterstützt werden. Die Zahl und die Arbeitszeiten der Angestellten können sich bei einigen Branchen auf die Entscheidung auswirken.

Für die eigenen Sicherheit und den Schutz aller Kunden und Geschäftspartner ist es wichtig, dass die Datensicherheit und ein diskreter Umgang groß geschrieben werden. Nur wenn dies garantiert werden kann, lohnt es sich für dich, die Angebote genauer unter die Lupe zu nehmen. Eine ständige Weiterentwicklung und Verschlüsselungen sind die Grundlage.

Selbst die Handhabung kann für einige Bestandteil der Entscheidung sein. Je praktischer sich die Handhabung im Alltag erweist, desto interessanter wird die Alternative. Nicht jeder Interessent ist ein Profi am Computer, der allerdings die Grundlage im modernen Büroalltag darstellt.

Vorteile der papierlosen Verwaltung

Die Büroarbeit umfasst neben dem Ordnen der Unterlagen ebenso das Wiederfinden, wenn Fragen auftauchen und somit eine Recherche notwendig ist. Computerprogramme sind selbst in den alltäglichen Punkten im Vorteil, da nicht minutenlang Blätter zu wälzen sind. Ein ebenso umfangreicher Punkt ist der Platz, der durch die Speicherung auf anderen Servern anderweitig genutzt oder gänzlich eingespart werden kann. Gerade wenn dein Startup von zu Hause oder von einem kleinen Büro aus ins Rennen geht, ist die papierlose Dokumentenverwaltung von Vorteil. Steigende Mietkosten machen diesen Schritt teilweise sogar notwendig. Im Weiteren ist die Mobilität nicht zu unterschätzen. So kann es nötig sein, dass von einem anderen Ort aus auf die Unterlagen zugegriffen werden soll. Sind z.B. Mitarbeiter viel auf Reisen, haben sie bei der digitalen Dokumentenverwaltung Zugriff auf alle wichtigen Daten, beispielsweise per Laptop oder Smartphone.

Lösungen in der Dokumentenverwaltung

Von den unterschiedlichsten Orten kann, wenn eine Internetverbindung besteht, auf die Cloud zugegriffen werden. Dabei handelt es sich um einen Speicherplatz im Internet. Die Speicherung und Bearbeitung stellt keine Schwierigkeit dar und kann in kürzester Zeit erlernt werden. Um die gespeicherten Daten immer auf dem aktuellen Stand zu haben, ist es wichtig, dass die Synchronisation zwischen PC und Cloud entsprechend engmaschig eingegeben wird. Je nach Einstellungen erfolgt die Synchronisierung zu festen Zeiten oder ist manuell auszuführen. Größere Unterschiede ergeben sich bei der Bereitstellung und den Preisen.

Miete als Variante

In unterschiedlichen Bereichen im Alltag hat sich die Miete als praktisch erwiesen. Der Vermieter ist für die Bereitstellung und Aktualisierung der Hardware und/oder Software zuständig. Dies gilt auch bei einem an eine Cloud gebundenen DMS. Da keine hohen Anschaffungskosten entstehen und die Inbetriebnahme sowie Umsetzung nicht mit einem höheren Arbeitsaufwand verbunden ist, können Nutzer der DMS Cloud der paperless group sich direkt in die Digitalisierung stürzen. Alle Neuerungen sind Aufgabe des Vermieters und wirken sich keinesfalls negativ auf die Nutzung aus. Der Mietpreis ändert sich je nach Umfang des DMS, beispielsweise in Form des Speicherplatzes, der zur Verfügung gestellt wird oder aufgrund der Anzahl der benötigten Lizenzen. Die Miete ist außerdem nur so lange zu zahlen, wie der Account benötigt wird. Wer eine rundum Versorgung wünscht, ist bei der Miete einer DMS Cloud genau richtig. Regelmäßige gleichbleibende Kosten sind gerade für ein neues Unternehmen leichter zu tragen und auch die Kosten für die Aktualisierung und Wartung sind bereits im Mietpreis inklusive. Außerdem werden die Accounts pro Nutzer gemietet, die dann eine entsprechende Zugangsberechtigung erhalten.

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