Digitale Belegführung

René Maudrich 13. Oktober 2008 0
Digitale Belegführung

Aktenordner passé – mit elektronischem Dokumentenmanagement
Als Selbstständige kennt Ihr sicherlich die dicken Ordner und Berge von Papier, die durch Verwaltung, Kundenkontakte, Ergebnisarchivierung und Verwaltungsaufkommen, wie Verträge und Rechnungen entstehen. In Zeiten, in denen ein Großteil der Kommunikation und der Arbeit digital stattfindet, liegt es jedoch nahe, auch die Datenarchivierung von Unmengen von Papier auf das schmale digitale Format umzustellen.

Mit der digitalen Speicherung von Belegen lassen sich dabei nicht nur Bäume retten, sondern auch Kosten verringern: Druckkosten fallen aus, durch die Platzersparnis werden Regale frei und Lagerkosten entfallen, und da langes Dokumentensuchen in Ordnern oder Papierstapeln ebenfalls ausfällt, wir hier Arbeitszeit gespart.

Kostenvorteile wie Platzersparnis und Zeitersparnis treffen zwar verstärkt für große Unternehmen zu, die ansonsten Kellergewölbe voll Papier aufbewahren müssten, die sich kaum durchsuchen lassen, aber auch Ihr als Selbstständige könnt von der papierlosen Belegführung profitieren.

Vorteile
Da die meiste Arbeit am Computer erledigt wird, lassen sich Verwaltungs- und Arbeitsschritte verschlanken, greift man auch für Dokumente und Belege auf den Computer zurück und beschränkt sich hier auf ein Medium.

Gut abgelegt und bezeichnet, lassen sich digitale Daten einfacher und schneller finden als abgelegte Papierdaten. Und durch die zentrale Ablage von Dokumenten auf einem Server, können mehrere Personen auf Dokumente zugreifen und Informationen sind nicht mehr auf unterschiedlichen Schreibtischen verstreut.

Digitale Dokumente lassen sich so schnell einsehen, aber auch schnell empfangen, ablegen und wieder verschicken, wenn nötig. Dabei kann ein Dokument zu verschiedenen Projekten verknüpft werden – im Idealfall entsteht hier eine Vernetzung von Informationen.

Tipp: Bei der digitalen Belegführung müssen, gerade zu Beginn, viele Papiere digitalisiert werden. Da dies eine Menge Zeit kostet, rate ich, nur aktuelle Projekte und Unterlagen zu digitalisieren und das alte Papierarchiv zunächst beiseite zu lassen. Sollte dieses wieder interessant werden, kann man Daten immer noch in das digitale System integrieren.

Die einfachste Form des elektronischen Dokumentenmanagements ist die reine Verwaltung der Dokumente: Liegen die Dokumente digital vor, gilt es dabei nur eine benutzerfreundliche Ordnerstruktur auf Computer oder Server anzulegen und die Dokumente eindeutig zu benennen, am besten mit Jobbezeichnung oder Kunde, Inhalt und Datum. Hieraus entstehen auch schon viele der genannten Vorteile, eine Vernetzung der Informationen ist allerdings noch nicht möglich. Dazu und zur Vereinfachung der Arbeitprozesse setzen Unternehmen gerne Unternehmenssoftware ein, über die meist sowohl die Kommunikation als auch das Dokumentenmanagement geregelt wird.

Unternehmenssoftware
Unternehmenssoftware soll einen hoher Grad an Effizienz möglich machen, integriert verschiedene Programme und vereinfacht im Idealfall das Arbeiten. Hier werden Dokumente vernetz, mit Metatags für eine mögliche Suche versehen und in einer Datenbank abgelegt. Es werden Zugriffsrechte auf Dokumente vergeben, die bei Dokumentenänderungen Protokollierungsdaten angezeigt, so dass nachvollzogen werden kann, wer was an dem Dokument geändert hat. Große Unternehmenssoftwares sind z.B. SAP und Microsoft Dynamics. Allerdings gibt es auch zahlreiche Programme auf Open Source Basis, z. B. Knowledgetree oder Xinco. Der Knackpunkt solcher, meist browserbasierter Unternehmenssoftwares ist die Usability für den Nutzer, die oftmals etwas auf der Strecke bleibt und eine modulare Anpassung der Software an die Arbeitsabläufe, damit nur wirklich gebrauchte Tools integriert werden.

Als ein wichtiges Modul werden hier oft Druck- und Outputmanagementsysteme (OMS) integriert, die die Arbeitsabläufe dadurch beschleunigen, dass Inhalte für eine Postausgabe in eine Maske eingegeben werden und das System ein komplett angelegtes Dokument, z.B. einen Brief oder eine Rechnung, als PDF ausgibt.

Für Selbstständige und Kleinunternehmer muss es allerdings nicht immer so eine große Lösung sein. Für ein einfaches Dokumenten- und Outputmanagement empfehle ich Fast Bill. Dokumente können hier online gespeichert werden, vernetzt werden, indem man sie Kunden oder Projekten zuweist, man hat überall Zugriff auf die Dokumente und über eine Versionierung der Dateien kann man auch hier nachvollziehen wer Änderungen durchgeführt hat. Wer von Euch die Rechnungserstellung von FastBill nutzt, kennt das Outputmanagementsystem für Rechnungen und Dokumente aller Art –  Ebenso einfach ist das Dokumentenmanagement zu handhaben. Schönes Feature: Hier können auch ganze Ordner per E-mail verschickt werden. Wenn Ihr noch keine FastBill-Nutzer seid, könnt Ihr euch hier kostenlos anmelden und die Funktionen ausprobieren.

Ein praktischer Nebeneffekt ist außerdem, dass der Erstellung von Erklärungen und Übersichten für das Finanzamt nicht mehr stundenlanges Papiergesuche vorausgeht. In diesem Sinne frohes digitales Arbeiten und hier noch einige interessante Links zum Thema:

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