Buchhaltung outsourcen – ideal für mehr Kapazität

Buchungssätze, Kontenrahmen und ellenlange Fehlersuche beim Buchen – Buchhaltung gehört nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen vieler Unternehmer. Sie kostet viel Zeit, kann kompliziert sein und hält dich vor allem von deinem Kerngeschäft ab. 

Zum Glück kannst du deine Buchhaltung jedoch flexibel outsourcen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Du hast mehr Zeit für deinen eigentlichen Geschäftsbetrieb und kannst auf die Expertise von Fachleuten bauen. Auf der anderen Seite ist das Outsourcing auch immer mit Kosten verbunden. Wir zeigen Dir, wie du deine Buchhaltung auslagern und dabei die Kosten im Rahmen halten kannst. 

Ab wann ist es sinnvoll, die Buchhaltung auszulagern? 

Deine Buchhaltung wächst mit deinem Geschäft mit. Das bedeutet: Je größer dein Unternehmen, desto mehr Kunden und Lieferanten werden mit einbezogen. Dies führt wiederum zu mehr Geschäftsvorfällen, die die Buchhaltung immer komplizierter und umfangreicher machen. Spätestens in einer größeren Wachstumsphase ist es also sinnvoll, die Buchhaltung outzusourcen. 

Buchhaltung auslagern als Einzelunternehmer: Arbeitsbelastung reduzieren 

Trotzdem ist kann es sich lohnen, schon als Einzelunternehmer oder Freelancer die Buchhaltung auszulagern. Der Grund: Du bist Einzelkämpfer und musst die gesamte Arbeit allein erledigen. Dies nimmt gerade zu Beginn oft mehr Raum ein als eine herkömmliche Vollzeit-Stelle im Angestelltenverhältnis. Die Buchhaltungsaufgaben stellen dann eine Zusatzarbeit dar, die dich oft an die Belastungsgrenze bringt. Zusätzlich ist auch noch Fachwissen gefragt, welches du dir zusätzlich aneignen musst.  

Alternativ könntest du einen internen Bilanzbuchhalter einstellen. Leider laufen hier die Kosten als Einzelkämpfer aus dem Ruder. 

Da also gerade zu Beginn die Finanzausstattung eher gering ausfällt, müssen günstige Lösungen her. Eine Auslagerung ist somit durchaus sinnvoll.  

Hier die möglichen Lösungen im Kurzüberblick: 

• Steuerberater (Komfortlösung, oft sehr teuer) 
• Buchhaltungsbüro (Mitarbeit gefragt, ebenfalls recht hohe Kosten) 
• Buchhaltungssoftware wie FastBill (Mitarbeit gefragt, sehr günstig) 

Gerade als Einzelunternehmer und Freelancer ist Buchhaltungssoftware deshalb eine optimale Lösung. Du musst nur Belege über die Geschäftsvorfälle einscannen und den Rest erledigt die Buchhaltungssoftware.  

Tipp: Du verfügst nur über ein geringes Budget für die Auslagerung deiner Buchhaltung? Schau dir die Preismodelle für Buchhaltungsprogramme genau an! Mit FastBill kannst du in der einfachsten Variante schon ab 9 Euro pro Monat starten! 

Vorteile und Nachteile beim Outsourcing der eigenen Buchhaltung 

Das Outsourcing deiner Buchhaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dazu gehören: 

Mehr Zeit für dein Kerngeschäft und dessen Weiterentwicklung 

Buchhaltung wird zunehmendem Wachstum immer komplexer. Gleichzeitig solltest du als Unternehmer jedoch an der Weiterentwicklung der Firma arbeiten. Durch das Outsourcen der Buchhaltung erhältst du die nötige Zeit und Energie, um dich ganz dem Kerngeschäft zu widmen

Du vermeidest lästige Zusatzarbeiten

Buchhaltungsarbeiten sind lästig und fressen Zeit. Entscheidest du dich, die Buchhaltung auszulagern, wird diese lästige Pflicht minimiert. 

Digitalisierung von Geschäftsprozessen 

In Zeiten zunehmender Digitalisierung stellt die Nutzung von Buchhaltungssoftware einen weiteren Schritt dar. Steuerberater erhalten die Daten bequem per Schnittstelle und die Arbeit für alle Seiten lässt sich auf ein Mindestmaß beschränken. 

Du kaufst Fachwissen ein und vermeidest Fehler 

Fehler in der Buchhaltung können auf Dauer teure Folgen haben. Gerade wenn diese Fehler sich am Ende auch in der Steuererklärung niederschlagen. Die mögliche Folge: Teure Nachzahlungen bei späteren Betriebsprüfungen. Durch das Outsourcen der Buchhaltung lassen sich Fehler vermeiden. 

Die Haftung für Fehler wird teilweise auf Dienstleister übertragen 

Hat ein externer Dienstleister Geschäftsvorfälle falsch verbucht, übernimmt dieser zum Teil auch die Haftung. Hierbei kommt es jedoch immer auf die Modalitäten der Beauftragung an.  

Vermeidung der Kosten für die Einstellung eines Bilanzbuchhalters 

Auch wenn die Auslagerung der Buchhaltung Geld kostet, ist sie oft günstiger als die Einstellung eines eigenen Bilanzbuchhalters. Unter dem Strich sparst du also Geld. 

Demgegenüber stehen auch einige wenige Nachteile: 

Gefahr der Weitergabe von Betriebsgeheimnissen 

Durch die Weitergabe aller Daten zu Geschäftsvorfällen und Geschäftsprozessen besteht die Gefahr, dass Betriebsgeheimnisse weitergegeben werden. Im Normalfall lassen sich solche Probleme durch Verschwiegenheitserklärungen zumindest juristisch abfedern. 

Abhängigkeit vom entsprechenden Dienstleister 

Beauftragst du einen externen Dienstleister, entsteht dadurch eine gewisse Abhängigkeit. Du hast nicht mehr vollen Zugriff auf alle Daten und musst auf entsprechende Berichte warten. Zusätzlich bringt ein Wechsel des Dienstleisters gewisse Zusatzkosten mit sich, weil Einarbeitung in ein extern erstelltes Zahlenwerk erforderlich wird. 

Zusätzliche Kosten durch Outsourcen der Buchführung 

Sobald du deine Buchhaltung auslagerst, bringt dies auch Kosten mit sich. Ob nun die Gebühren für den Steuerberater, die Kosten eines Buchhaltungsservices oder die Kosten einer Buchhaltungssoftware – Outsourcing bedeutet Ausgaben.  

Diese beiden letzten Nachteile lassen sich in den meisten Fällen entkräften. Wenn du deine Buchhaltung auslagern möchtest, ist dies immer noch günstiger als die Einstellung eines eigenen Bilanzbuchhalters. Darüber hinaus ist Delegieren als Unternehmer eine der wichtigsten Fähigkeiten überhaupt. Je eher du lernst, Verantwortung an Mitarbeiter oder auch Dienstleister zu übertragen, desto eher verinnerlichst du unternehmerisches Denken. 

Möglichkeiten zum Outsourcen der Buchhaltung 

Eine Auslagerung der Buchhaltung kannst du auf verschiedenen Wegen erreichen. Nachfolgend zeigen wir dir die gängigen Lösungen genauer auf: 

1. Buchhaltung an Steuerberater auslagern 

Mit deinem Steuerberater setzt du auf eine befähigte Peron mit dem nötigen Fachwissen im Bereich Buchführung und Steuern. Zudem ist ein Steuerberater befugt, für dich auf Basis der Buchhaltung später Jahresabschlüsse sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Auf Wunsch kümmert sich dieser auch um die Voranmeldungen zur Umsatzsteuer. Diese müssen ab einer jährlichen Umsatzsteuer von 7.500 Euro monatlich abgegeben werden. 

Deine Aufgaben beschränken sich im Normalfall auf das Einreichen der nötigen Belege. Zusätzlich haben Steuerberater hin und wieder Rückfragen zu bestimmten Geschäftsvorfällen.  

Auf der anderen Seite musst du bei einem Steuerberater jedoch auch mit relativ hohen Kosten für Buchhaltung und Jahresabschluss rechnen.  

Hier ein kleines Beispiel für die Berechnung der Gebühren: 

Du erzielst mit deinem Gewerbebetrieb jährliche Betriebseinnahmen von 150.000 Euro, denen Betriebsausgaben von 75.000 Euro entgegenstehen. Die Erstellung eines Jahresabschlusses erfolgt auf Basis einer Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Der Steuerberater übernimmt die Buchführung. 

Die Gebühren berechnen sich demnach aus der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV): 

Bei der Entscheidung zwischen Mindest- und Höchstgebühr haben Steuerberater einen großen Spielraum. In den meisten Fällen berechnen Steuerberater die Mittelgebühr. Sollten jedoch besonders viele Belege in Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung sowie Lohnbuchhaltung anfallen, können die Kosten mitunter auch Richtung Höchstgebühr tendieren. 

Tipp: Du suchst einen guten Steuerberater? Frage gleich zu Beginn nach der kalkulierten Gebühr, um Kostentransparenz zu bekommen. Wenn du einen Steuerberater für deine GmbH suchst, dann kommst du hier zur Steuerberater-Suche.

2. Buchhaltung an externen Dienstleister wie ein Buchhaltungsbüro auslagern 

Alternativ zum Steuerberater kannst du deine Buchhaltung auch an einen Buchhaltungsservice auslagern. Dieser ist oft günstiger, bietet jedoch auch nicht alle Leistungen eines Steuerberaters. Der Grund: Ein Buchhalter ist nicht befugt, folgende Arbeiten durchzuführen: 

• Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen 
• Erstellung von Jahresabschlüssen 
• Gewinnermittlung durch EÜR 
• Erstellung von Steuererklärungen 
• Einrichtung von Lohnkonten für die Lohnbuchhaltung 
• Erstellung eines Kontenplans für dein Unternehmen 

Diese Leistungen sind Steuerberatern, vereidigten Buchprüfern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern vorbehalten. Die Kontierung und Buchung von Belegen übernehmen Buchhaltungsservices jedoch problemlos.    

Aufgrund des enormen Aufwands in großen Unternehmen sind Buchhalter so gefragt wie nie zuvor und sorgen für eine vertriebliche Optimierung. Die folgenden Ansätze kannst du jedoch selbst übernehmen, um das Outsourcing deiner Buchhaltung nachhaltig zu vereinfachen:

• Trennen von Privat- und Business-Ausgaben
• Einteilung in geschäftliche Kategorien
• Durchdachte Kontenführung bei allen Kosten
• Verfassen und Buchen von Rechnungen
• Sammeln von Belegen und Quittungen

Umso mehr Bereiche innerhalb der Buchhaltung du selbstständig übernehmen kannst, desto geringer fallen deine Gesamtkosten aus. Besonders für junge Start-ups und Gründer ist es in der Regel entscheidend, kosteneffizient zu arbeiten und die Ausgaben zunächst zu minimieren. Mit einer durchdachten Durchführung in der Buchhaltung lassen sich die Belastungen somit stets begrenzen.

3. Buchhaltung durch Buchhaltungssoftware auslagern 

Buchhaltungssoftware stellt einen weiteren Weg dar, mit dem du deine Buchhaltung outsourcen kannst. Der große Vorteil: Du legst bei einem Buchhaltungsprogramm modular fest, welche Aufgaben der Buchhaltung du aus der Hand geben möchtest. Auf diese Weise steuerst du auch die möglichen Kosten durch die Buchhaltungsprogramme. 

So kannst du bei FastBill wahlweise die Belege selbst einsammeln und kategorisieren oder den Premium-Service nutzen und dich entspannt zurücklehnen. Im Tarif FastBill Premium nehmen wir die vorbereitende Buchhaltung vollständig ab.

Aufgaben der Buchhaltung, die einfach ausgelagert werden können 

Es existieren Buchhaltungsaufgaben, die besonders einfach ausgelagert werden können. Hierbei handelt es sich um alle Geschäftsprozesse, die mit einer vorhandenen Datenbasis vollzogen werden können. Vereinfacht gesagt: Liegen alle Belege und Daten vor, kannst du die weiteren Schritte problemlos outsourcen. 

Hier eine Liste mit entsprechenden Arbeiten: 

• Reisekostenabrechnung erstellen 
• Kreditorenbuchhaltung 
• Debitorenbuchhaltung 
• Lohnbuchhaltung und Verwaltung der Lohnkosten 
• Jahresabschluss und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen 
• Kontoauszüge einlesen und buchen 
• Voranmeldung für Umsatzsteuer abgeben 
• Zusammenfassende Meldung erstellen 
• Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen 
• Finanzbuchhaltung 
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) 

Kosten beim Outsourcen der Buchhaltung 

Die Kosten durch eine ausgelagerte Buchhaltung sind immer von der gewählten Lösung abhängig. Weiter oben konntest du bereits einen Einblick in die möglichen Gebühren beim Steuerberater gewinnen. 

Am günstigsten ist hierbei klar die Buchhaltungssoftware. Bei FastBill kannst du zwischen 4 verschiedenen Optionen wählen: 

Solo (ab 9 Euro pro Monat) 

Diese Variante eignet sich besonders gut, wenn es dir hauptsächlich um das Rechnungsschreiben und Belege sammeln geht. Du kannst deine Belege bequem online einscannen, Bankbelege einlesen lassen und natürlich Rechnungen mit Vorlagen oder im eigenen Design schreiben. Dazu gehört auch ein Forderungsmanagement mit Zahlungserinnerungen und Mahnwesen. 

Zusätzlich wird ein Zeiterfassungstool angeboten und du kannst alle Daten per Schnittstelle an deinen Steuerberater übermitteln. 

Plus (ab 14 Euro pro Monat) 

Bei der Plus-Variante der Buchhaltungssoftware von FastBill profitierst du zusätzlich von einer umfangreicheren Dokumentenverwaltung, kannst Rechnungen überweisen und interne Notizen an Dokumenten vornehmen. 

Pro (ab 27 Euro pro Monat) 

Die Pro-Version bietet dir eine ganze Reihe an Automatisierungen. Darüber hinaus sind mehrere Benutzerzugänge inklusive, so dass Teamarbeit möglich wird. Zudem hast du die Möglichkeit, ein Kundencenter mit direkter Bezahlmöglichkeit einzurichten und kannst wiederkehrende Rechnungen erstellen. Ein direkter Steuerberaterzugang erspart dir die Arbeit, die Daten deiner Buchhaltung selbst übertragen zu müssen. 

Premium (ab 53 Euro pro Monat) 

Die Premium-Variante erlaubt es dir, noch mehr Schritte zu automatisieren und einen umfangreichen Finanzüberblick. 

Die aktuellen Tarife und Preise findest du immer auf unserer Preisseite.

Häufig gestellte Fragen zum Outsourcen der Buchhaltung