Buchhaltung lernen – Definition, Aufgaben, Wissenswertes und Tipps

Hendrik Kehres 18. September 2019 0
Buchhaltung lernen – Definition, Aufgaben, Wissenswertes und Tipps

Das Thema Buchhaltung wird von vielen Unternehmern, Freiberufler und Selbstständigen als aufwendig, kompliziert und teilweise einschüchternd wahrgenommen. Denn sie erfordert eine lückenlose Dokumentation und kann bei etwaigen Fehlern zu erheblichen Ärgernissen mit dem zuständigen Finanzamt führen. Doch keine Angst – mit etwas Grundlagenwissen sowie ein paar Tipps und Kniffen können auch Anfänger lernen, wie Buchhaltung funktioniert und ihre Vorgaben ohne allzu großen Aufwand umsetzen.

Inhalt

  1. Definition: Buchhaltung
  2. Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung
  3. Aufgaben der Buchhaltung
  4. Wann werden welche Aufgaben durchgeführt?
  5. Buchführungspflicht: wer muss?
  6. Die verschiedenen Bücher in der Buchhaltung
  7. Die verschiedenen Konten in der Buchhaltung
  8. Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
  9. Was ist eine Bilanz?

Definition: Die Buchhaltung

Die Buchhaltung ist jene Abteilung, die für das chronologische, systematische sowie nachvollziehbare Erfassen und Analysieren aller Geschäftsvorfälle bzw. Zahlungsvorgänge in einem Unternehmen zuständig ist. Die Bezeichnung stammt noch aus vergangenen Tagen, in denen all diese Vorgänge noch handschriftlich erfasst und in tatsächlichen Büchern festgehalten werden mussten.

Heutzutage werden hierfür in der Regel digitale Lösungen wie EDV-Systeme oder Buchhaltungssoftwares genutzt. So können die Aufschlüsselung der Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens, die Lohn- bzw. Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter, Bilanzierungen sowie weitere Aufgaben der Buchhaltung schnell und unkompliziert durchgeführt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Häufig werden die beiden Begrifflichkeiten "Buchhaltung" und "Buchführung" synonym verwendet. Dies ist allerdings nur bedingt richtig. Während die Buchhaltung die Abteilung ist, die mit der Erfassung und Aufzeichnung der Geschäftvorfälle betraut ist, bezeichnet die Buchführung die eigentliche Tätigkeit bzw. die dahinter befindliche Methodik.

Was fällt in den Aufgabenbereich der Buchhaltung?

Die Buchhaltung ist fester Bestandteil eines jeden Unternehmens. Sie setzt sich mit dem Rechnungswesen und der korrekten Buchführung, sprich der minutiösen Dokumentation sowie Kontrolle aller Geschäftvorfälle des jeweiligen Unternehmens, auseinander. Hierbei ist insbesondere das einwandfreie Aufstellen und Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben zentraler Aufgabenbereich. Es geht vordergründig also um alle Belange, die das Unternehmensvermögen betreffen. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Umsatzerlöse
  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Materialaufwendungen
  • Mietausgaben
  • Aufgenommene Kredite
  • Abschreibungen

Aufgrund der umfangreichen Aufgaben ist es in größeren Unternehmen üblich, die Organisation der Buchhaltung nochmals in mehrere Abteilungen zu unterteilen. Wichtige Bereiche sind beispielsweise die Lohnbuchhaltung (hier internen Link setzen), die Finanzbuchhaltung, die Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung oder das Mahnwesen.

Die Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der betrieblichen Abwicklung aller Löhne und Gehälter der Angestellten. Hierzu zählt neben dem monatlichen Überweisen der entsprechenden Zahlungen auch das Anlegen und Pflegen der Personalstammdaten aller Mitarbeiter sowie die Führung der Jahreslohnkonten. Zudem müssen von der Lohnbuchhaltung auch die gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse eingehalten werden. Dies umfasst beispielsweise die Lohnsteuervoranmeldung, die Beitragsnachweise der Krankenkassen sowie Meldungen an die Träger der Sozialversicherungen.

Die Finanzbuchhaltung

In der Finanzbuchhaltung befasst man sich mit allen Geschäftvorgängen, die sich in Zahlen ausdrücken lassen – sprich: Hier werden alle Aufwendungen und Erträge des Unternehmens erfasst, um sein Gesamtergebnis zu ermitteln. Dazu werden vier Aufgabenbereiche von der Finanzbuchhaltung übernommen:

  • Gewinn- bzw. Verlustermittlung (GuV)
  • Dokumentation der Veränderung der Bestände
  • Bilanzierung
  • Überwachung der Selbstkosten

Die Finanzbuchhaltung dient jedoch nicht nur als Informationsquelle für das jeweilige Unternehmen selbst, sondern ist auch für Gläubiger und Anteilseigner wichtig.

Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

In einigen Unternehmen wird die Finanzbuchhaltung noch einmal unterteilt, und zwar in eine Kreditoren- und eine Debitorenbuchhaltung. Erstere ist für alle Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens verantwortlich. Das bedeutet, sie kümmert sich um die Erfassung und Begleichung aller Eingangsrechnungen. Die Debitorenbuchhaltung hingegen erfasst alle Ausgangsrechnungen. Häufig gehört hierzu auch das Verfassen von etwaigen Mahnbescheiden. In manchen Unternehmen ist allerdings auch das Mahnwesen noch einmal in eine gesonderte Abteilung untergrliedert.

Das Mahnwesen

Im Mahnwesen werden, in enger Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, alle offenen Forderungen gegen Lieferanten, Kunden und Partner durchgesetzt. Einen Großteil nehmen hierbei einfache Zahlungserinnerungen ein, die bei ausstehenden Beträgen an den jeweiligen Schuldner übermittelt werden. Zeigen diese Erinnerungen nicht den gewünschten Effekt, so kann es auch zu einer gerichtlichen Mahnung kommen. Ein aktives Mahnwesen erhält die Liquidität eines Unternehmens und sorgt dafür, dass es durch offene Rechnungen nicht zu finanziellen Engpässen kommt.

Wann müssen welche Aufgaben durchgeführt werden?

Für Menschen, die zwar keine Experten aber gerade intensiv dabei sind, Buchhaltung zu lernen, ist ein zeitlicher Überblick über die Aufgaben recht hilfreich. Denn eine Frage, die sich viele stellen, dreht sich darum, wann was erledigt werden muss. Hier wird zwischen dem täglichen Geschäft sowie monatlich oder jährlich wiederkehrenden Aufgaben unterschieden.

Zum täglichen Geschäft gehören:

  • Schreiben von Rechnungen
  • Sammeln von Belegen
  • Kontrolle der Zahlungen und deren Zuordnung zu Rechnungen und Belegen
  • Analyse der Liquidität (Was kann ich mir leisten?)

Jeden Monat muss folgendes erledigt werden:

  • Anordnung und Buchung der Gehaltszahlungen
  • Kontierung vornehmen
  • Mietzahlungen und Kontoführungsgebühren ermitteln
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Überprüfung der Rentabilität des Unternehmens (wirtschaftet es gesund?)

Im jährlichen Turnus muss:

  • ein Jahresabschluss erstellt und an das Finanzamt übermittelt werden.
  • die Einkommensteuererklärung gemacht werden.

Bei diesem Überblick handelt es sich um die vordergründig relevanten Prozesse der Buchhaltung in kleineren Unternehmen. Abhängig von der Größe des Unternehmens und seiner Rechtsform können weitere wichtige Aufgaben hinzukommen.

Buchführungspflicht: Wer muss und wer nicht?

Ob Großunternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler – jeder Gewerbetreibende ist gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet. Hierbei werden allerdings grundsätzlich zwei Arten voneinander unterschieden, die Einnahmen und Ausgaben zu erfassen:

  • einfache Buchführung
  • doppelte Buchführung

Zur einfachen Buchführung sind Kleinunternehmer, Freiberufler sowie Minderkaufleute berechtigt – unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes und Gewinns. Ein doppelte Buchführung ist hingegen für alle Gewerbetreibenden und Unternehmer verpflichtend, die einen Jahresumsatz von über 600.000 Euro oder einen jährlichen Gewinn von über 60.000 Euro aufweisen.

Buchhaltung für Freiberufler und Kleinunternehmer

Freiberufler und Kleinunternehmer, aber auch landwirtschaftliche Betriebe, sind wie bereits erwähnt nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Sie dürfen ihre Gewinnermittlung mittels einer Einkommen-Überschuss-Rechnung – kurz EÜR – durchführen. Hierbei wird der Gewinn durch den Überschuss der Einnahmen im Vergleich zu den Ausgaben errechnet.

In einer einfachen Formel ausgedrückt bedeutet das:

EÜR:
Einkünfte - Ausgaben = Gewinn

Die Basis der EÜR bildet das Einkommensteuergesetz (EstG), genauer gesagt § 4 Absatz 3 des EstG. Hier ist präzise festgehalten, wer zu einer EÜR berechtigt ist. Zudem muss die EÜR im Zuge der Steuererklärung gemäß § 60 Absatz 4 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) in elektronischer Form an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Hierfür empfiehlt es sich, die standardisierte Formular-Vorlage "Anlage EÜR" zu nutzen.

Allerdings ist auch bei der einfachen Form der EÜR auf eine ordnungsgemäße, einwandfreie Buchhaltung zu achten. Bewahre also alle erforderlichen Belege auf und sortiere diese chronologisch. Denn laut den Grundsätzen in § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) muss jede ordnungsgemäße Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem Sachverständigen binnen angemessener Zeit einen nachvollziehbaren Überblick über sämtliche Geschäftsvorfälle sowie die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschafft.

Buchhaltung für Gewerbetreibende

Alle Gewerbetreibenden, welche die oben genannte Jahresumsatz- oder Gewinn-Grenze überschreiten sowie Handelsgesellschaften in Form einer GmbH, AG, OHG oder KG, sind per Gesetzgeber zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Art der Gewinnermittlung ist deutlich aufwendiger als die EÜR. Daher wird sie in vielen Fällen von Steuerberatern oder ausgebildeten Buchhaltern übernommen. Alternativ kann auch eine professionelle Buchhaltungssoftware hilfreich sein, mit der du alle Konten und Bücher übersichtlich abbilden und Buchungen vornehmen kannst.

Bei der doppelten Buchhaltung gelten bestimmte Vorschriften, die sich auf die Organisation und Dokumentation der Belege beziehen:

  • Vollständigkeit: Für die Bücher (Grundbuch, Hauptbuch, Nebenbücher) des Unternehmens gilt eine lückenlose Führung. Es muss also jeder Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden.
  • Belegpflicht: Es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen.
  • Korrektheit: Alle Geschäftsvorfälle müssen sowohl materiell (Inhalt/ Wert) als auch formell (Konten, Namen, etc.) korrekt gebucht werden.
  • Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit: Die Buchführung muss für Dritte (Finanzamt, Rentenversicherungsträger etc.) übersichtlich und nachvollziehbar sein.
  • Überprüfbarkeit: Diese Vorgabe ist untrennbar mit der Belegpflicht sowie der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit verbunden. Die Überprüfbarkeit wird durch lückenlose Belege der Geschäftsvorfälle sowie etwaiger Korrekturen und deren Aufzeichnung im Grundbuch gewährleistet.
  • Zeitgerechtheit: Alle Buchungen müssen innerhalb einer angemessenen Frist und in chronologischer Reihenfolge vorgenommen werden.
  • Aufbewahrungspflicht: Für die meisten Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht über einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren.

Diese Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchführung bedingen sich gegenseitig und sollten daher immer gemeinsam umgesetzt werden.

Die verschiedenen Bücher in der Buchhaltung

Wer alles Wichtige über Buchhaltung lernen, bzw. sich professionell mit ihr befassen möchte, muss mit verschiedenen Büchern arbeiten. Die Rede ist hier allerdings nicht von entsprechenden Lehrbüchern, sondern von den Büchern, die im Unternehmen geführt werden müssen. Das Finanzwesen kennt hier drei unterschiedliche Arten. Namentlich sind dies:

  • Das Grundbuch
  • Das Hauptbuch
  • Die Nebenbücher

Heute handelt es sich bei diesen Büchern eher um Datenbanken als um tatsächliche Bücher in Papierform.

Das Grundbuch

Im Grundbuch, häufig auch als "Journal" oder "Tagebuch" bezeichnet, werden alle Geschäftvorfälle erfasst und in chronologischer Reihenfolge festgehalten. Dabei erhält jeder Geschäftsvorfall eine fortlaufende Nummer sowie weitere Informationen. Konkret sind das:

  • Das Datum
  • Erläuterungen zum jeweiligen Geschäftsvorfall
  • Der Betrag
  • Soll-Konto
  • Haben-Konto
  • Einen Verweis auf den entsprechenden Beleg

Zudem bildet das Grundbuch die Grundlage für die Buchungsübertragung in das Hauptbuch.

Das Hauptbuch

Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten und ist fester Bestandteil der doppelten Buchführung. In den Konten werden wiederum alle Geschäftvorfälle aus dem Grundbuch in systematischer Reihenfolge und ihrem sachlichen Grund entsprechend verbucht. In vergangenen Zeiten wurden die einzelnen Sachkonten auf Karteikarten festgehalten. Daher wird diesbezüglich auch heute noch vereinzelt von "Kontenblättern" gesprochen.

Die Bilanz des Unternehmens sowie dessen Gewinn- und Verlustermittlung ergeben sich aus dem Abschluss des Hauptbuches. Dieser rechnerische Jahresabschluss ist ein essentieller Faktor der Finanzbuchhaltung, denn er trifft nicht nur Aussagen darüber, wie erfolgreich ein Unternehmen ist, sondern dient auch als Basis für die Berechnung der Einkommen-, der Körperschafts- sowie der Gewerbesteuer.

Wird eine moderne Buchhaltungssoftware – wie sie mittlerweile bei vielen Unternehmen zum Einsatz kommt – verwendet, so entfällt das Führen des Hauptbuches. Das Programm überträgt automatisch alle Buchungen vom Grund- in das Hauptbuch, erstellt die entsprechenden Sachkonten und vereinfacht so die doppelte Buchführung erheblich.

Die Nebenbücher

In der Nebenbuchhaltung werden Teilbereiche der Hauptbuchhaltung noch einmal näher erläutert. Das bedeutet, es werden separat bestimmte Details der einzelnen Sachkonten betrachtet. Häufig verwendete Nebenbücher sind beispielsweise:

  • Kassenbuch: Dokumentation aller Bargeldbewegungen
  • Warenbuch: Verbuchung aller Warenein- und Warenausgänge
  • Lagerbuch: Aufzeichnungen über die Lagerbestände sowie Erfassung aller Zu- und Abgänge
  • Kontokorrentbuch: Erfassung des Geschäftsverkehrs mit Lieferanten und Kunden

Je nach dem Bedarf im Unternehmen können natürlich auch weitere hilfreiche Nebenbücher angelegt werden.

Die verschiedenen Konten in der Buchhaltung

Um die Buchführung möglichst übersichtlich und nachvollziehbar zu gestalten, werden verschiedene Kontenarten bzw. Unterkonten genutzt. Unterschiedliche Geschäftsvorfälle werden also auch auf unterschiedliche Konten gebucht. Jedoch weisen alle Konten auch Gemeinsamkeiten auf: Sie verfügen jeweils über eine Soll-Seite (links) sowie eine Haben-Seite (rechts), sie werden in T-Form dargestellt, auf einer Seite finden sich Anfangsbestand und Zugänge, auf der anderen Seite Abgänge und Endzahlen.

Exkurs: Was bedeuten "Soll" und "Haben" in der Buchführung? Auf der Soll-Seite der Konten werden alle Forderungen des Unternehmens an die Kunden verbucht. Auf der Haben-Seite werden alle Verbindlichkeiten, also alle Beträge, die das Unternehmen zahlen muss verbucht.

Die Bestandskonten

Die Bestandskonten eines Unternehmens werden aus dessen Vermögens- und Kapitalbeständen abgeleitet. Sie bilden also die vorhandenen Werte ab. Unterteilt werden sie dabei in Aktiv- und Passivkonten, denn bekanntermaßen ist auch die Bilanz in eine Aktiv- und eine Passivseite eingeteilt: Aus Aktivposten entstehen Aktivkonten, aus Passivposten entstehen Passivkonten.

Auf den aktiven Bestandskonten wird das Unternehmensvermögen (Bargeldbestand, Anlagen, Maschinen, Grundstücke etc.) erfasst. Auf den passiven Bestandskonten das Unternehmenskapital (Hypotheken, Darlehen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen etc.). Jeder Vorgang, der die Bestände verändert, muss entsprechend auf den Bestandskonten verbucht werden.

Die Erfolgskonten

Auf den Erfolgskonten werden alle Aufwendungen (Vermögensminderungen) und Erträge (Vermögenszuwächse) eines Unternehmens erfasst. Sie befassen sich im Kern also mit der Gewinnermittlung. In der Regel gibt es für jede Aufwendungs- und jede Ertragsart ein eigenes Erfolgskonto. So werden beispielsweise die Mietkosten für Geschäftsräumlichkeiten über ein Mietkonto verbucht, die Erlöse aus dem Verkauf von Waren über ein Umsatzerlöskonto.

Dabei ist zu beachten, dass es sich bei Aufwendungen um Aktivkonten handelt. Zugänge müssen also auf der Soll-Seite verzeichnet werden und Abgänge auf der Haben-Seite. Bei Erträgen hingegen handelt es sich um Passivkonten, also werden Zugänge auf der Haben-Seite und Abgänge auf der Soll-Seite festgehalten.

Die Steuerkonten

Steuern müssen gesondert verbucht und an den Fiskus abgeführt werden, daher erhalten sie auch eigene Konten. Verkauft ein Unternehmen Waren, so fallen Umsatzsteuern an, kauft es Waren ein so werden Vorsteuern fällig. Es müssen also sowohl für die Umsatz- als auch für die Vorsteuern eigene Konten angelegt werden. Nur so kannst du alles übersichtlich und nachvollziehbar abbilden.

Das Privatkonto

Entnimmt ein Unternehmer Kapital aus seinem Unternehmen, handelt es sich dabei um sogenannte Privatentnahmen. Privateinlagen entgegen entstehen dann, wenn du das Kapital deines Unternehmens als Privatperson mehrst. Als Entnahmen gelten alle Bargeldentnahmen, aber auch die Nutzung von Waren oder Leistungen für den Eigenbedarf des Unternehmers, bzw. für Zwecke, die nicht betrieblicher Natur sind.

Als Einlagen können auf der anderen Seite etwaige Vermögenswerte dienen, welche der Unternehmer oder Gesellschafter einbringt, beispielsweise Geld aus privaten Ressourcen oder ein Grundstück. Diese Entnahmen und Einlagen müssen in der Buchhaltung über Privatkonten abgebucht werden.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Was für Freiberufler und Kleinunternehmer in der Buchhaltung die Einkommen-Überschuss-Rechnung ist, ist für Gewerbetreibende die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV. Sie ist fester Bestandteil der jährlichen Bilanz und bietet Aufschluss über die Gewinne und Verluste des jeweiligen Unternehmens. Auch hierfür sieht die geordnete Buchführung ein separates GuV-Konto vor, in welchem alle Aufwendungen und Erträge übersichtlich abgebildet werden.

Es erfolgt hier also eine simple Gegenüberstellung von Soll und Haben. Auf der Soll-Seite werden alle Aufwendungen der Erfolgskonten verbucht, auf der Haben-Seite alle Erträge und Gewinne der Ertragskonten. Alternativ ist es aber auch möglich, die Gewinne und Verluste des Unternehmens in chronologischer Reihenfolge aufzulisten und zu berechnen.

Bei der Art der Berechnung unterscheidet man zwei Verfahren: Das Gesamtkostenverfahren sowie das Umsatzkostenverfahren. Im Falle der Gesamtkosten bilden die Produktionseinheiten des Unternehmens die Grundlage der Berechnung von Aufwendungen und Erträgen. Beim Umsatzkostenverfahren wird von den abgesetzten Einheiten ausgegangen.

Gewerbetreibende haben hier also unterschiedliche Möglichkeiten: du solltest dich perspektivisch allerdings für eine der beiden Berechnungsarten entscheiden. Dies gewährleistet nämlich eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse aus unterschiedlichen Jahren. Unabhängig von der gewählten Berechnungsart ergibt sich für die Erstellung der GuV folgender Ablauf:

  1. Zunächst müssen die Erfolgskonten eingerichtet werden (Aufwendungen, Erträge)
  2. Dann müssen die Geschäftvorfälle (bspw. Mietkosten, Zinserträge, Umsätze) eingetragen und gebucht werden
  3. Nun erfolgt der Übertrag in die Gewinn- und Verlustrechnung
  4. Abschließend wird der Saldo für Aufwendungen und Erträge ermittelt

Als Saldo wird hierbei die Differenz zwischen Soll und Haben bezeichnet. Für die Aufwendungen wird der Saldo-Betrag wie gehabt auf der Soll-Seite verbucht, für die Erträge auf der Haben-Seite. Anschließend werden die beiden Salden gegenübergestellt. So kann dann ermittelt werden, ob das Unternehmen im verstrichenen Geschäftsjahr Verluste oder Gewinne erzielt hat.

Was ist eine Bilanz?

Große Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften müssen einen Jahresabschluss vornehmen. Dieser setzt sich aus der GuV sowie einer Bilanz der Vermögenswerte des Unternehmens zusammen. Die Bilanz wird in Kontoform abgebildet. Sie ist also in eine Aktiv-Seite und eine Passiv-Seite unterteilt. Auf ersterer werden alle Vermögenswerte verzeichnet, inklusive aller Bargeldbestände sowie etwaiger Forderungen. Auf der Passiv-Seite werden sämtliche Kapitalwerte verzeichnet, also Fremd- und Eigenkapital sowie etwaige Verbindlichkeiten. Welche Posten hier im Einzelnen aufgestellt werden müssen, regelt § 266 des Handelsgesetzbuches (HGB).

Für die Bilanzierung müssen also alle Werte des laufenden Geschäftsjahres sorgfältig erfasst werden. Zudem ist auch eine Inventur erforderlich, sprich der Ist-Bestand muss mit dem Soll-Bestand der Vermögenswerte verglichen werden.Weitere Aufgaben im Zuge der Bilanzierung sind:

  • Abschluss der Konten der doppelten Buchführung zum Bilanzstichtag
  • Ermittlung der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten
  • Abstimmung der Vermögens- und Kapitalwerte mit dem Ergebnis der Inventur
  • Bildung von Rückstellungen

Bei den Rückstellungen handelt es sich um Verbindlichkeiten, die in geraumer Zeit anfallen werden, deren exakte Höhe allerdings zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht bekannt ist. Die Bilanz muss jedes Jahr im Handelsregister veröffentlicht werden. Wie bereits erwähnt, reicht für Kleinunternehmer anstelle einer Bilanz die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Mehr als nur hilfreich: Buchhaltungssoftware

Im Zuge der Digitalisierung ist eine Buchhaltung ohne entsprechende Software eigentlich nicht mehr denkbar. Die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung, die E-Bilanz, Grundsätze zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Grundsätze ordnungsgemäßer elektronisch gestützter Buchführungssysteme – dies sind nur einige Beispiele dafür, was heute mit Programmen oder Tools erledigt werden kann. Gerade auch im Bereich der doppelten Buchführung erleichtern einem die elektronischen Helfer denn Alltag ungemein, denn jeder Geschäftvorfall muss nur einmal eingegeben werden und wird anschließend automatisch den entsprechenden Konten zugeordnet.

Wer also die Grundlagen der Buchhaltung lernen möchte, ist gut beraten, in eine verlässliche Software zu investieren. Hierbei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Buchhaltungssoftware über GoBD-Zertifikat verfügt – so wie das Finanzmanagement-Tool von FastBill. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle steuerrelevanten Unterlagen den Vorgaben entsprechend erfasst und archiviert werden können. Dann haben auch Steuerprüfer und Finanzamt nichts zu beanstanden.

Info: Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gelten auch bei freiwilligen Aufzeichnungen von Daten. Diese müssen, wie alle anderen Daten, ebenfalls den steuerlichen sowie datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Alles Wichtige auf einen Blick: Die Buchhaltung

Die Buchhaltung ist der wichtigste Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens. Werden hier alle Bücher ordentlich geführt, so erlaubt dies nicht nur einen allgemeinen Überblick über die aktuelle Geschäftslage, sondern liefert ebenfalls Antworten auf die Fragen:

  • Wie hoch sind die Einnahmen des Unternehmens?
  • Wie hoch seine Ausgaben?
  • Über welches Vermögen verfügt es?
  • Wie viele Schulden hat es?

Dabei handelt es sich um absolute Kernfragen, deren Antworten über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Unternehmen, die einen Jahresumsatz von über 600.000 Euro oder einen jährlichen Gewinn von über 60.000 Euro aufweisen, sind zudem zur doppelten Buchführung verpflichtet. Alle Geschäftvorfälle müssen nicht nur im Grundbuch festgehalten, sondern auch in die entsprechenden Konten des Hauptbuches übertragen werden.

Hierbei hilft eine gute Buchhaltungssoftware, wie FastBill die diese Aufgabe automatisch übernimmt. Durch eine elektronisch gestützte Buchführung wird eine dauerhaft ordnungsgemäße, zuverlässige Aufbewahrung aller wichtigen Unterlagen gewährleistet – das freut auch das Finanzamt und den Steuerprüfer. Die Basics der Buchhaltung zu lernen mag auf den ersten Blick nicht ganz einfach erscheinen, mit der richtigen Unterstützung ist sie aber alles andere als ein Hexenwerk.

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