Betriebsprüfung im Unternehmen - sicher durch die Prüfung

Moritz Lampkemeyer 20. Juli 2018 0
Betriebsprüfung im Unternehmen - sicher durch die Prüfung

Wenn das Finanzamt zur Betriebsprüfung anklopft, verfallen Unternehmer oft in Panik. Denn was für die Finanzbeamten und Steuerberater Alltag ist, kommt in deinem Unternehmen zum Glück nicht ständig vor. Auch wir hatten kürzlich Besuch vom Finanzamt, wobei die Prüfer bestimmte Unterlagen genau unter die Lupe genommen haben.

Das Ergebnis: Mit unserer eigenen Buchhaltungssoftware haben wir alle wichtigen Unterlagen schnell gefunden und das Finanzamt war regelrecht begeistert von der zügigen und korrekten Abwicklung in unserem Betrieb.

In diesem Beitrag erfährst du, was wir gelernt haben, wie eine Betriebsprüfung generell abläuft und worauf du in deinem Unternehmen bei der Buchhaltung achten solltest, um die Betriebsprüfung sorgenfrei und sicher zu überstehen. Da sich unsere Erfahrungen auf uns als Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern beziehen, solltest du sie auch als Einzelunternehmer, kleiner Selbstständiger oder Freelancer unter Berücksichtigung deines Geschäftsmodells problemlos anwenden können.

Warum findet ausgerechnet bei mir eine Betriebsprüfung statt?!

Nur weil das Finanzamt eine Betriebsprüfung für dein Unternehmen angesetzt hat, heißt das noch lange nicht, dass du wegen irgendetwas verdächtigt wirst. Das Finanzamt ermittelt einfach jeden Monat eine Liste aus allen steuerpflichtigen Unternehmen, die geprüft werden sollen. Dabei gibt es eine Mindestanzahl, die pro Monat bzw. pro Jahr erreicht werden muss. Trotzdem ist die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung bei Unregelmäßigkeiten in deiner Buchführung oder bei deinen Steuerzahlungen natürlich höher.

Jeder Steuerpflichtige darf geprüft werden

Grundsätzlich kann das Finanzamt bei jedem Steuerpflichtigen, der Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft oder Einkünfte aus selbständiger Arbeit erzielt, ohne weitere Voraussetzungen eine Betriebsprüfung anordnen.

Alle vier Jahre mit einer Prüfung rechnen

Unabhängig davon, ob bei dir Auffälligkeiten auftreten, solltest du etwa alle vier Jahre mit einer Prüfung rechnen. Hier spielt allerdings die Größe deines Unternehmens sowie die Höhe deines Gewinns noch eine entscheidende Rolle. Kleine Selbstständige, die sich gerade so über Wasser halten können, werden wahrscheinlich deutlich seltener geprüft als größere Betriebe mit vielen Mitarbeitern und entsprechendem Gewinnanteil.

Alles kein Grund zur Sorge

Da wir uns ja sowieso täglich mit Buchhaltung, Steuern und Finanzen auseinandersetzen, sind wir entspannt in die anstehende Prüfung gegangen. Doch selbst, wenn du dich nicht gut auskennst:

KEINE SORGE!

Wir führen dich anhand unserer eigenen, jüngsten Erfahrung Schritt für Schritt durch alles, was im Rahmen einer Prüfung wichtig ist und vom Finanzamt gefordert wird.

Wann und wo findet die Betriebsprüfung statt?

In der Regel findet die Prüfung im Steuerbüro statt, oder falls du keinen Steuerberater hast bzw. das Steuerbüro zu weit entfernt ist, direkt bei dir im Unternehmen.

Dauer der Betriebsprüfung

Wie lang die Prüfung dauert, hängt von der Größe deines Unternehmens ab. Bist du kleiner Selbstständiger geht es also deutlich schneller als bei größeren Unternehmen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist außerdem deine Organisation. Arbeitest du digital und hast auch alle deine Unterlagen elektronisch vorliegen, dürfte es normalerweise keine größeren Verzögerungen geben. Sammelst du deine Belege immer noch in Papierform, ob im Schuhkarton oder immerhin schon in Ordnern, kann es schneller zu Verzögerungen kommen.

Umfang der Betriebsprüfung - Was wird überhaupt geprüft?

Für eine Betriebsprüfung wird vom Finanzamt ein Schwerpunkt definiert und dafür ein fester Rahmen abgesteckt. Standardmäßig werden außerdem, unabhängig vom Schwerpunkt, bestimmte Unterlagen abgefragt. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)
  • Bilanzen
  • Eine Aufstellung der Anteilseigner
  • Das Anlagenverzeichnis
  • Mietverträge für Geschäftsräume
  • Die Verträge der Geschäftsführer
  • Fahrtenbücher
  • 5-10 der größten Rechnungen zu den jeweiligen Erlöskonten
  • Ggf. weitere Informationen zu Besonderheiten und dem Geschäftskonzept
  • Unterlagen zu Betriebsfeiern, Geschenken o.ä.

Abhängig vom Schwerpunkt der Prüfung fordern die Prüfer weitere Belege an. Das können beispielsweise Belege zu Reisekosten und Bewirtung sein oder Belege zu Fremdarbeiten externer Mitarbeiter.

Im Austausch mit anderen Unternehmern kannst du oft schon erkennen, in welchem Bereich eventuell eine Betriebsprüfung bei dir anstehen wird. Beauftragst du mehr Freelancer als andere dir bekannte Unternehmer, wird das Finanzamt wahrscheinlich danach fragen. Wickelst du insgesamt sehr hohe Reisekosten ab, kann hier der Schwerpunkt der Prüfung liegen.

Alle Unterlagen in Ordnung halten

Unabhängig davon, was geprüft wird, solltest du aber natürlich alle Unterlagen stets korrekt sammeln und in Ordnung halten. Denn auch wenn vielleicht nur testweise nach anderen Bereichen gefragt wird, kannst du hier schnell über mögliche Fallstricke stolpern.

Sollten die Prüfer Probleme haben, einen Sachverhalt anhand deiner Dokumente nachzuvollziehen, kann das schnell zum Problem für dich werden. Achte also darauf, dass du die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung und bei Bedarf auch die GoBD einhältst. Unsere Software arbeitet übrigens GoBD-konform und kann dir dabei helfen.

Dokumente digital oder in Papierform einreichen?

Grundsätzlich kann man sagen: Je einfacher die Prüfung, desto zufriedener die Prüfer. Die digitale Aufbewahrung bietet hierbei viele Vorteile. Du kannst zum Beispiel gezielt nach Dokumenten suchen, die Dateien passend für die Prüfer zusammenstellen und einfach per E-Mail verschicken. Darüber hinaus verbraucht es weniger Ressourcen und ihr müsst keine schweren Aktenordner durch die Gegend schleppen.

Auch die Prüfer arbeiten oft lieber papierlos. Unsere Prüfer wollten überhaupt keine Originalbelege sehen und waren mit den digitalen Unterlagen absolut zufrieden.

Auch IT-Systeme dürfen durchsucht werden

Betriebsprüfer sind außerdem berechtigt deine IT-System nach relevanten Informationen zu durchsuchen. Hier solltest du klar nach betrieblichen, steuerrelevanten und privaten Unterlagen trennen, um den Ablauf der Prüfung zu vereinfachen.

Ablauf der Betriebsprüfung

Im Vorfeld der Betriebsprüfung stellst du bzw. dein Steuerberater den Prüfern einen Datenträger mit allen Buchungen, BWA, Jahresabschlüssen usw. zur Verfügung. Die Prüfer sichten nun zunächst das Material und stellen davon ausgehend die erste Prüfungsanfrage.

Anfangs werden meist allgemeine Informationen und Unterlagen angefordert, damit sich die Prüfer ein besseres Bild von dir und deinem Unternehmen machen können. Je nach Prüfungsschwerpunkt können aber auch hier schon einzelne Rechnungen angefordert werden.

Im Verlauf der Prüfung werden die Anforderungen der Prüfer immer konkreter. Je nach Größe deines Betriebs können dabei sehr viele einzelne Belege angefordert werden.

Dank der Filtermöglichkeiten (Kategorie, Zeitraum, Kunde, Lieferant) in FastBill konnten wir die angeforderten Belege unverzüglich zur Verfügung stellen.

Doch nicht nur Rechnungen und Belege interessieren die Prüfer. Neben der formalen Prüfung der Unterlagen wird auch ein großer Wert auf das Verständnis des Geschäftsmodells gelegt. Dazu können Produktpreise, Verkaufszahlen und die Kundenstruktur abgefragt werden.

Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen

Dies ist ein wichtiger Punkt. Während der gesamten Betriebsprüfung bist du verpflichtet aktiv daran mitzuwirken. Dazu zählt, dass du dem Prüfer Zugang zu deinen Geschäftsräumen und ggf. Produktionsstätten während der üblichen Geschäftszeiten ermöglichst, Auskunft im Rahmen der Prüfungssache erteilst und alle relevanten Aufzeichnungen und Bücher zur Verfügung stellst.

Darüber hinaus musst du dem Prüfer einen geeigneten Arbeitsplatz in deinen Geschäftsräumen zur Verfügung stellen. Sollte dies nicht möglich sein, erfolgt die Prüfung beim Finanzamt.

Ein guter Steuerberater kann Wunder wirken

Wie eingangs erwähnt sind vor allem Steuerberater an Betriebsprüfungen gewöhnt. Deswegen kennen sie die Prüfer oft schon und die Prüfer kennen auch die Steuerberater bereits. Ein guter Steuerberater kann Wunder wirken, wenn er ohnehin bereits ein gutes Verhältnis zum Prüfer hat, weiß worauf es dem Prüfer ankommt und die beiden vielleicht schon ein eingespieltes Team sind. Außerdem kann der Steuerberater dich nicht nur generell in steuerlichen Fragen beraten, sondern dir auch während der Prüfung zur Seite stehen.

Wir möchten dir deshalb an dieser Stelle die DHW Steuerberatungsgesellschaft ans Herz legen. Die kennen sich sehr gut aus, genießen einen ausgezeichneten Ruf und arbeiten – neben einer Verzahnung mit unserer Buchhaltungssoftware – auch selbst gerne komplett digital.

Eine Betriebsprüfung ist mit der DHW kein Grund zur Sorge!

Christian Deák & Rolf Wischmann von der DHW

"Der RESISCAN oder das 'ersetzende Scannen' nimmt immer mehr Fahrt auf. Wer eine Musterverfahrensdokumentation macht, der kann seine Papierbelege (es gibt Ausnahmen) vernichten. Demnach werden auch Betriebsprüfungen in Zukunft immer digitaler."

Christian Deák zum Thema Betriebsprüfung

Bei der DHW musst du nicht ewig auf einen Termin warten und Zeit mit der An- und Abreise verschwenden, sondern ihr nutzt einfach Skype oder Facetime für die Kommunikation. Durch vollständig digitalisierte Prozesse bleibt den Beratern der DHW mehr Zeit für echte Steuerberatung. So hast du vor allem einen Überblick über deine Finanzen und weißt früh genug, welche Steuern wann anfallen. Hier kannst du direkt ein individuelles Beratungsgespräch vereinbaren:

Abschluss der Betriebsprüfung

Wurden alle Unterlagen geprüft und jeder Euro einmal umgedreht, endet die Prüfung. Abhängig vom Ergebnis der Prüfung steht nun entweder lediglich eine Prüfungsfeststellung an oder es kommt, sofern noch Klärungsbedarf besteht, zu einer Schlussbesprechung.

Schlussbesprechung

Wenn du zum Beispiel noch Steuern nachzahlen musst oder sogar eine Erstattung bekommst, setzt das Finanzamt eine Schlussbesprechung an.

Prüfungsfeststellung

Ergibt sich durch die Prüfung keine Änderung deiner Besteuerungsgrundlagen oder du verzichtest als Steuerpflichtiger auf die Schlussbesprechung, bekommst du einen schriftlichen Bericht

Fazit: Alles halb so wild.

Prüfer sind auch nur Menschen, die ihren Job so gewissenhaft wie möglich erledigen möchten. Ziel ist natürlich vor allem Steuerbetrügern auf die Schliche zu kommen. Kleine Fehler hingegen können jedem passieren, das wissen auch die Prüfer. Hast du deine Buchhaltung also mit professioneller Unterstützung und nach bestem Wissen und Gewissen geführt, hast du nichts zu befürchten.

Wir selbst haben die Prüfung mehr als Chance, denn als Gefahr gesehen. Schließlich können wir aus den Hinweisen der Prüfer lernen und somit sowohl die Qualität unserer eigenen Buchhaltung als auch die unserer Buchhaltungssoftware verbessern.

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