Belege digitalisieren: Scanne, verarbeite und archiviere deine Rechnungen mit FastBill

Belege sammeln und digitalisieren leicht gemacht, dank Scan-App, automatischen Belegimport und automatischer Digitalisierung in FastBill.

Belege digitalisieren und verwalten mit FastBill: Das sind deine Vorteile

Egal ob es darum geht, deine Belege zu digitalisieren, zu sammeln, vorzukontieren oder GoBD-konform zu archivieren. FastBill hilft dir bei jedem dieser Schritte. Und einen Top-Überblick über deine Ausgaben erhältst du auch noch.

Setze dem Belegchaos ein Ende

Du musst dir nie wieder Gedanken über deine Belegverwaltung machen. Deine elektronischen Belegen von Portalen wie Amazon, DHL und Co, können von uns automatisiert eingesammelt werden. Bei Papierbelegen machst du mit der FastBill App einfach ein Bild und lädst es hoch. Oder du nutzt deine FastBill-Mail-Inbox, um deine Belege nach FastBill zu schicken. 

Wir erledigen deinen Papierkram

FastBill kann deine Belege nicht nur automatisch erfassen und somit digitalisieren, wir können auch die komplette Vorkontierung für dich übernehmen. Deine Belege verarbeitet dann unsere Expertenteam in enger Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Deine Finanzen und Umsätze rufst du einfach online ab, wenn du sie brauchst. Dazu ist alles sicher archiviert.

Hosting in Deutschland & GOBD-konform

Deine Daten werden sicher auf deutschen Servern gespeichert. Wir verwalten deine Rechnungen, Belege und alle weiteren Dokumente GoBD-konform und bewahren sie entsprechend der gesetzlichen Fristen für dich auf. 

Kopf frei für wichtige Dinge

Belegverwaltung mit FastBill verbessert die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater, gibt dir jederzeit eine Übersicht, welche Belege noch fehlen und nimmt dir lästige Fleißarbeit ab. 

Belegverwaltung auf Autopilot setzen

So sparst du dir viele Stunden Fleißarbeit und kannst doch aufs Wesentliche konzentrieren. Hast du mehr als 50 Belege im Monat, dann schau dir FastBill Premium an!

FastBill Scan-App: Belege scannen, archivieren und digitalisieren 

FastBill ist deine digitale Belegablage. Mit der passenden Scan-App kannst du Belege überall erfassen. Ob Bahn-Ticket, Bewirtungsbeleg oder deine Hotelrechnung - Sende deine Belege einfach per E-Mail an deine persönliche E-Mail Inbox deines FastBill Accounts. Natürlich kannst du auch erfassen, welche Belege du bereits bezahlt hast. Sobald etwas überfällig wird, wirst du informiert. So geht dir keine Rechnung mehr durch die Lappen und dein Steuerberater ernennt dich zum Mandanten des Monats.

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Dein perfekter Monat mit
FastBill Premium

  • 1. Einsammeln von Belegen

    Papierbelege scannst und importierst du mit unserer FastBill-App. Du kannst über 5.000 Kundenportale (z. B. Amazon, Facebook, Telekom) mit FastBill verbinden, um deine Rechnungen dauerhaft automatisch zu übertragen. Belege, die du per Mail erhältst, kannst du mit einem Klick an FastBill senden.

  • 2. Belegerfassung und Vorkontierung/Kategorisierung

    Sobald dein Beleg in FastBill ist, werden die Metadaten automatisch von uns erfasst, verarbeitet und kategorisiert. Die Kontierung erfolgt nach Steuerberater-Regelwerk. Als letzte Instanz kontrollieren unsere FastBill Assistants manuell, ob alle Daten korrekt erfasst wurden. Die Archivierung ist natürlich GoBD-konform.

  • 3. Bankabgleich

    Zusätzlich zum automatisierten Verknüpfen deiner Transaktionen mit deinen Belegen, führen unsere FastBill Assistants auch einen manuellen Kontenabgleich für dich durch. 

  • 4. Finanzen und Reports

    In FastBill hast du in Echtzeit die Übersicht über alle deine Einnahmen und Ausgaben. Deine Finanzen und Umsätze rufst du einfach online ab, wenn du sie brauchst. Noch mehr Informationen bekommst du in deinem individuellen Monatsreport von uns.

  • 5. Fehlende Belege und OPOS-Liste

    Deine Belege und deine Banktransaktionen werden automatisch verknüpft, sodass du fehlende Belege schnell und einfach erkennen kannst. Ohne eine einzige Eingabe selbst tätigen zu müssen, generieren wir dir in Echtzeit deine übersichtliche OPOS-Liste.

  • 6. Mahnwesen

    Spare dir jeden zusätzlichen Klick und verschicke deine Zahlungserinnerungen sowie bis zu drei Mahnungen automatisch in deinen festgelegten Intervallen. Text und Stil deiner Mahnungen legst du einmal an, um diese Vorlage dann immer wieder zu verwenden.

  • 7. Übergabe an den Steuerberater

    Wir benachrichtigen dich, sobald alle notwendigen Belege verarbeitet wurden. Du gibst alles mit einem Klick an deinen Steuerberater weiter.

Belege digitalisieren und zurücklehnen

✓ Eingangsrechnungen unkompliziert einsammeln
✓ Übersicht über fehlende Belege
✓ GoBD-konforme Archivierung deiner Eingangsrechnungen
✓ DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 Schnittstelle
✓ Alles beisammen für die Steuererklärung und kein Ärger mit dem Finanzamt

Datev Schnittstelle zum übertragen deiner Belegdaten

Verbessere die Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei: Erfahre im Video, wie du FastBill mit DATEV verbindest und wie du deine Rechnungen und Belege online über den Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Unternehmen online übermitteln kannst. 

FastBill Premium – das Maximum an Zeitersparnis

Automatisierte Buchhaltung. 
Gemacht für deinen Erfolg. 

Automatisiere deine Belegverwaltung

Automatisiere deine Belegverwaltung

Egal ob es um das Einsammeln deiner Belege geht, die Erfassung von Belegen oder die Vorkontierung – jeder Schritt ist in FastBill Premium automatisiert. Du hast hier die maximale Zeitersparnis. 

Automatisiere dein Mahnwesen

Automatisiere dein Mahnwesen

Wenn du dich für FastBill Premium entscheidest, profitierst du noch von einer anderen Automatisierung: Dein Mahnwesen kann komplett ohne dein Zutun ablaufen.

Automatisiere deinen Finanzüberblick

Und weil Automatisierung unser Steckenpferd ist, bieten wir dir zahlreiche Reports, die sich aus deinen Daten automatisch ergeben: Fehlende-Belege-Report, Überblick deiner Offenen Posten, Finanzüberblick deiner Eingangsrechnungen sowie Ausgangsrechnungen und viele mehr.

5 gute Gründe, deine Belege mit FastBill zu erfassen 

Die Digitalisierung schreitet voran und deshalb möchten wir es noch einmal betonen: Das Büro der Zukunft ist papierlos. Darum ist die Belegverwaltung schon immer einer der wichtigsten Bestandteile von FastBill. Du als Unternehmer kannst deine Belegerfassungen, die du mit der Buchhaltungssoftware von FastBill gescannt hast, in deinem Account verwalten, diese sind ja sowieso da gespeichert. Darüber hinaus kannst du aber auch alle weiteren, für deine Buchhaltung wichtigen, Dokumente (Eingangsrechnungen, Quittungen, usw.) hochladen und verwalten. Wie das geht und warum du das unbedingt machen solltest, erfährst du in diesem Beitrag. 

1. Nutze die FastBill Scan App, um deine Belege zu erfassen 

Lade dir einfach unsere Scan App runter und leg los mit dem Digitalisieren deiner Dokumente. Belege in Papierform sind so fix erfasst. Mit der App kannst du jede Belegerfassung machen und mit nur 2 Klicks in FastBill hochladen.  

Also los, installiere jetzt die FastBill Scan App auf deinem iPhone, deinem iPad oder deinem Android Smartphone und fang mit der Belegerfassung an! 

2. Belege einfach per E-Mail erfassen 

Auf deinem Weg zum papierlosen Büro erhältst du Belege oft noch in Papierform. Diese Papierbelege, sei es Quittungen oder Rechnungen, zu digitalisieren ist jedoch einfacher denn je. Schicke deine Dokumente einfach an deine FastBill E-Mail-Adresse. Diese findest du in den Einstellungen. Die Mailadresse sieht wie folgt aus: deinname.zahlencode@inbox.fastbill.com. Alle Dokumente (Quittungen, Rechnungen, usw.), die du an diese Adresse schickst, landen in deiner Inbox und können dann in FastBill zugewiesen werden. 

Wir haben eine Anleitung wie du in 3 Schritten deine Belegerfassung automatisieren kannst. Macht Antoine Monot, Jr. übrigens auch so. 

3. Nie wieder Belege abtippen. Belege werden automatisch erfasst! 

Die Zuweisung in FastBill ist schnell gemacht. Nicht zuletzt auch, weil unsere Belegverwaltung durch unsere Buchhaltungssoftware und die automatische Texterkennung smart ist. Du musst also nicht jedes Mal sämtliche Daten deines Beleges manuell abtippen. Sogar für Belege in Papierform gilt das: Einfach den Belegscanner für deine Dokumente in Papierform nutzen, einmal darüber gucken, ob alles durch die Texterkennung korrekt erfasst wurde und speichern. Das Dokument wird dann mit den Metadaten verknüpft und zusammen gespeichert. So kannst du deine Belege/Rechnungen schnell durchsuchen und findest schnell alles von einem bestimmten Lieferanten oder bestimmte Belegnummern. 

4. Alle Belege an einem Ort sammeln 

Endlich raus aus dem Schuhkarton. Mit FastBill hast du und dein Unternehmen alles Wichtige direkt an einem Ort und anstatt dich durch endlose Papierbelege zu wühlen, gibst du einfach ein passendes Stichwort in die Suche bei der Buchhaltungssoftware von FastBill ein. Deine Belegverwaltung wird jetzt einfach, schnell und schön - und vor allem profitierst du von einer sicheren Archivierung.

5. Effektive Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater 

Doch nicht nur du, auch dein Steuerberater wird profitieren. Ab sofort kannst du all deine Rechnungen und Belege über die DATEV-Schnittstelle übertragen oder die Dokumente zum praktischen Download bereitstellen. Du schickst deinem Steuerberater einfach einen Link und er kann alles Wichtige sofort mit einem Mausklick abrufen. So effektiv war die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater noch nie! Das schont eurer beiden Nerven und spart dir obendrein noch Geld. FastBill lohnt sich! 

Fazit: Digitalisierung erspart dir ein Haufen an Papierbelegen. Du musst dich um (fast) nichts kümmern. Einfach deine Papierbelege mit dem Belegscanner einscannen, kontrollieren, ob die Texterkennung alles richtig erkannt hat, in der Buchhaltungssoftware von FastBill hochladen und deinem Steuerberater einen Zugang geben. 

FastBill bietet mehr als nur Belegerfassungen: Was dich noch erwartet 

Digitalisierung war noch nie so einfach. Mit FastBill kannst du nicht nur Dokumente einscannen, sondern: 

behältst mithilfe des Bankings nicht nur den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben, sondern weißt auch immer genau, wie viel Geld dir aktuell zur Verfügung steht.  

Du kannst auch die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) direkt über FastBill bei deinem Finanzamt einreichen, ohne den Umweg über Elster gehen zu müssen, denn bei uns ist alles Finanzamt-konform.  

Auch hast du die Möglichkeit durch die Zeiterfassung, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter sowie deine eigenen entweder live während eines Projekts zu tracken oder auch nachträglich zu erfassen. 

Super! Wie kann ich mit der smarten Belegverwaltung anfangen und endlich meine Belege einfach erfassen? 

Am besten meldest du dich erstmal an und probierst das Digitalisieren von deinen Dokumenten, indem du sie mit dem Belegscanner scannst, sowie alle anderen Funktionen in der kostenlosen Testphase.
 

 

 

Verwirkliche deine Ideen.

Wir kümmern uns um den Papierkram.

Mehr als 70.000 Kunden nutzen FastBill, um alle Aufgaben von der Rechnungsstellung bis zur kompletten Buchhaltung zu erledigen. Egal, was du machen willst: Wir haben die passende Lösung!