So machen Sie Ihr Smartphone zum mobilen Scanner für Belege

Christian Häfner 24. April 2012 10
So machen Sie Ihr Smartphone zum mobilen Scanner für Belege

Mobil sein im Job gehört heute einfach dazu. Wir kennen es aus eigener Erfahrung. Regelmäßig sind wir unterwegs auf Veranstaltungen, Messen, Workshops oder besuchen andere Unternehmen. Eine schöne Sache, wären da nicht die nervigen Hotelrechnungen, Tank-Quittungen, Einkaufs- oder Bewirtungsbelege, die immer ordentlich verwahrt und später zusammengerechnet werden müssen. Ganz besonders nervig ist das, wenn mehrere Personen im Team jeweils einen eigenen Zettelbestand aufbauen. Das Resultat dürfte Ihnen bekannt sein: verlorene oder zerknitterte Belege, kein richtiger Überblick über die Gesamtausgaben und ein Schuhkarton voller Papier. Das muss nicht sein!

UPDATE: Die FINARX App wird leider vom Betreiber nicht weiter entwickelt. Es gibt jedoch genug Alternativen.

Smartphone

Mit der FINARX Scan-App zur papierlosen Ablage von unterwegs

Gemeinsam unserem Partner FINARX haben wir eine Scan-App für Smartphones und Tablets entwickelt, mit der Belege von unterwegs rechtssicher digital erfasst und gespeichert werden können, direkt im FastBill Account.

Und so funktioniert die papierlose Ablage:

  1. FINARX App auf Ihr mobiles Gerät herunterladen (oder zunächst die kostenlose Demo Version)
  2. Verknüpfung zum FastBill Account herstellen
  3. Belege per App abfotografieren
  4. Bildbereinigung und Optimierung erfolgt automatisch
  5. Belegdaten eingeben und speichern

Smartphone

Erst Android, dann IPhone

Ab sofort können Sie die Scan-App für Android Geräte bei Google Play laden, die iOS Version folgt in Kürze. Die App gibt es in zwei Varianten: die Demo kann kostenlos getestet werden, jedoch ist die Seitenzahl pro Dokument in dieser Variante auf 2 begrenzt und es wird ein Wasserzeichen eingebettet. Die Vollversion wird für 3,79€ angeboten.

Mehr als eine Foto-App!

Die FINARX-App bietet mehr als alle anderen Foto Apps. Dank der FastBill-Integration können Sie mit dieser App erstmals Belege rechtssicher per Smartphone erfassen und archivieren. Darüber hinaus stehen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung:

Scannen von Belegen und Dokumenten: Egal ob Hotelrechnung, Einkaufsbeleg oder Tank-Quittung. Scannen Sie alle Belege einfach an Ort und Stelle und archiveren Sie Ihre Dokumente von unterwegs.

Bildbereinigung und Optimierung: Die FINARX Apps liefern eine starke Bildbereinigung. So bleibt jeder Beleg lesbar, auch wenn die Lichtverhältnisse einmal nicht optimal sind.

Verknüpfung zum FastBill Account: Die FINARX App ist die erste App, die sich mit Ihrem FastBill Account verknüpfen lässt.  Damit werden alle Dokumente automatisch per Knopfdruck gespeichert und übertragen. Diese Funktion ist in allen FastBill Tarifen möglich!

Perspektive korrigieren: Fotografieren Sie den Beleg aus jedem beliebigen Winkel. Mit der FINARX App korrigieren Sie Perspektiven mit nur einem Finger noch während des Scanvorgangs.

Belegdaten erfassen: Erfassen Sie alle wichtigen Belegdaten wie z.B. den Betrag oder das Datum direkt per App. Ein weiteres Abtippen der Daten in Ihrem FastBill-Rechnungseingang ist nicht mehr nötig!

     

 

Es gibt 100 Gründe für die Scan-App. Hier sind die Wichtigsten:

1. Nie mehr Schuhkarton! Nie wieder werden Belege im Portemonnaie vergessen oder zerstört. Alle Belege werden strukturiert und korrekt online archiviert.

2. Online von überall nutzerbar! Ihr Smartphone haben Sie überall dabei. Nutzen Sie die neue Freiheit und erledigen Sie den Papierkram, wo Sie gerade sind. Warten Sie nicht auf das Büro.

3. Gesetzeskonform und sicher! FastBill und FINARX erfüllen alle Anforderungen an die papierlose Dokumentenarchivierung nach HGB und GoBS (ab FastBill Plus). Der elektronische Belege ersetzt damit den Papierbeleg.

4. Kein Zwischenspeichern! Dank der Verknüpfung zu FastBill ist ein Zwischenspeichern oder Weiterleiten des Scans z.B. per E-Mail überflüssig. Speichern Sie alle Daten auf Knopfdruck gleich bei FastBill.

Viel Spass beim Scannen!

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10 Kommentare

  • Hallo Sebastian, du kannst in der App Zusatzinformationen/Metainformationen erfassen (z.B. Was, wann, wo, wie teuer inkl. MwSt. Ausweis und einer Bemerkung). Diesen Button findest du nach der Erfassung des Bildes unten in der Leiste unter "Data". In dem Video in diesem Blogpost zeigen wir, wie es funktioniert: http://blog.fastbill.com.w0137532.kasserver.com/2012/06/papierlose-belegarchivierung-per-app-fuer-iphone-und-android/

    Hast du diesen Menüpunkt bereits gefunden? Oder fehlt hier dir hier noch etwas?
  • Wir setzen die App auch für unseren Onlineshop ein und sind begeistert. Leider kann ich die Belege aber noch nicht in Fastbill verbuchen sondern nur archivieren. Das ist so naja, weil doch wieder Arbeit anfällt.
    Eine tolle Sache wäre es, wenn man gleich per App den Anlass der Bewirtung ausfüllen und in die Buchhaltung übertragen könnte.
  • Reinhard, leider kennen wir uns nicht so gut im Österreichischen Gesetz aus. Wir wissen, dass die Gesetze sehr ähnlich sind zu denen in Deutschland. Aber um dich abzusichern empfehlen wir dir unbedingt Rücksprache mit deinem Finanzamt oder Steuerberater zu halten. Falls du dort Feedback bekommst, lass es uns gerne wissen.
  • Finde ich toll - vielleicht gibts doch mal das papierlose Büro.
    Könnt ihr mir sagen, ob diese Lösung auch in Österreich gesetzeskonform ist.
  • Danke für das Feedback!

    @Dominik: Da wir hier ja eine Kooperation gestartet haben und die Finarx App schon vorher existierte, liegt der Preis leider nicht in unserem Einflussbereich. Mit der kostenpflichtigen Version kann man sich jedoch deutlich Arbeitszeit sparen, darum nutzen wir die auch selbst intensiv. Die Investition lohnt sich, denken wir.

    @Christian: Das sehen wir auch so! So etwas hat es bislang noch nicht gegeben, obwohl es viel Sinn macht. Finarx ist schon fleißig mit dem Update der bestehenden iOS Version beschäftigt, wir müssen dann nur noch auf die Freigabe durch Apple warten.

    Gruß,
    René
  • Das nenne ich Killer-Feature! Ist schon abzuschätzen, wann die iPhone-App erscheinen wird?

    Bisher nutze ich für meine Rechnungen GrandTotal (Mac-Software), aber so wäre es ja eine Überlegung wert, doch zu FastBill zu switchen...
  • Eigentlich erwarte ich als zahlende Kunde von Fastbill eine App, die nichts kostet. Zumal der Funktionsumfang der App SEHR beschränkt ist.

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