Belege erfassen unterwegs – Tipps und Tools
DIE FASTBILL SCAN-APP
FÜR EINE NOCH EINFACHERE UND SCHNELLERE BELEGERFASSUNG UNTERWEGS
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Die smarte Belegerfassung ist ein Steckenpferd unserer Software. Du musst nur einen Beleg in FastBill hochladen und automatisch werden die Eckdaten des Dokumentes erkannt. Kurz überprüfen, speichern, fertig. Doch Belege erfassen ist nicht gleich Belege erfassen.
Wie kommen deine Belege zu FastBill? Liegen sie digital vor, ist das kein Problem. Einfach per Mail an deine FastBill-Inbox weiterleiten oder manuell hochladen und gut. Oder du nutzt unseren automatisierten Belegimporter und kümmerst dich um gar nichts mehr. Bei Papierbelegen allerdings sieht das ganze schon wieder anders aus.
In diesem Beitrag stellen wir dir praktische Apps vor und geben Tipps für einen Workflow, der deine Buchhaltung vereinfacht und dir den Weg zum papierlosen Büro ebnet.
Belege erfassen mit dem Smartphone
Sammelst du unterwegs Belege kannst du diese am besten direkt schnell mit dem Smartphone einscannen. Hier stellen wir dir einige praktische Apps vor mit denen du schneller und in höherer Qualität Bilder von deinen Belegen machen kannst. Inklusive praktischer Extras wie Cloudsync und Texterkennung.
fileee
Bild: FastBill CEO René Maudrich mit der fileee Box
fileee bietet sowohl ein Webinterface, als auch eine mobile App für Android und iOS an. Die Dokumente mit fileee ebenfalls schnell eingescannt werden, Texterkennung wird unterstützt, was eine Volltextsuche ermöglicht und auch die Sync mit der eigenen Cloud oder verschiedenen Diensten steht zur Verfügung.
Scanbot
Scanbot bietet eine App für Android und iOS zur Digitalisierung jeglicher Dokumente. Die Bedienung ist intuitiv, die App unterstützt OCR und bietet je Menge praktische Integrationen an. Außerdem lassen sich Regeln für die Ablage von gescannten Dokumenten definieren.
Mit Scanbot lassen sich alle möglichen Belege erfassen.
Bildquelle: Scanbot
Scannable
Die App Scannable gehört zu Evernote und ist vor allem interessant, wenn du dich sowieso mit Evernote organisierst. Die Anwendung integriert nahtlos mit deinem Evernote Account und lässt dich gescannte Dokumente sehr schnell mit Kollegen und Kunden teilen. Der Fokus liegt vor allem auf der Qualität der gescannten Dokumente. Außerdem sind Anbindungen an gängige Cloudservices integriert.
Verfügbar ist Scannable lediglich für iOS.
Bildquelle: Evernote
Weitere Apps zur Erfassung von Belegen
Du nutzt eine andere tolle App zur Belegerfassung? Teile dein Wissen und erzähle uns in den Kommentaren davon!
Update: Schau dir unsere Anleitung zur automatisierten Belegerfassung an.
Drei wertvolle Tipps zur Belegerfassung
Abschließend gibt es noch drei Tipps, die du im Alltag beachten solltest. So läuft deine Dokumentenverwaltung wie am Schnürchen und du musst dir keine Sorgen um Papierkram und dein Rechnungswesen machen.
Belege direkt erfassen
Klare analoge Struktur erstellen
Das papierlose Büro ist toll und digitale Belege sind meist einfacher zu Durchsuchen und zu Finden. Trotzdem solltest du dir aufgrund rechtlicher Bedingungen entweder Gedanken über eine offline Aktenverwaltung machen oder die Richtlinien zum ersetzenden Scannen erfüllen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Nutze eine Buchhaltungssoftware
Einfach nur Belege zu erfassen und zu sammeln, wird dich langfristig nicht weiterbringen. Wichtig ist hinten raus eine Buchhaltungssoftware, in der du sowohl Rechnungen als auch Belege verwalten und auf Knopfdruck deinem Steuerberater einen Monatsreport schicken kannst.
Mit FastBill kannst du das übrigens ganz einfach abbilden! 😉
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Du hast eine Idee für einen spannenden Artikel, der echten Mehrwert für Freelancer und Selbstständige bietet?
das ist kein Problem. Auch wenn du deinen Account kündigst, kannst du dich weiterhin einloggen und hast somit immer Zugriff auf deine Dokumente.
Beste Grüße
Moritz
ich habe Fast Bill im Einsatz.
Zur Belegerfassung eine Frage, wie kann ich Belege mit 2 MwSt Sätzen aufnehmen?
Ist es möglich einen 2 Steuersatz zu ein und dem gleichen Beleg zu dokumentieren?
aktuell geht das nur, indem du zwei Mal dieselbe Ausgabe mit jeweils dem richtigen Steuerbetrag erfasst. Eine doppelte Steuersatz-Erfassung mit einem Beleg ist bereits geplant und wird umgesetzt.
Was denkst du?