Belege erfassen unterwegs – Tipps und Tools

Moritz Lampkemeyer 30. August 2017 2
Belege erfassen unterwegs – Tipps und Tools

Die smarte Belegerfassung ist ein Steckenpferd unserer Software. Du musst nur einen Beleg in FastBill hochladen und automatisch werden die Eckdaten des Dokumentes erkannt. Kurz überprüfen, speichern, fertig. Doch Belege erfassen ist nicht gleich Belege erfassen.

Wie kommen deine Belege zu FastBill? Liegen sie digital vor, ist das kein Problem. Einfach per Mail an deine FastBill-Inbox weiterleiten oder manuell hochladen und gut. Oder du nutzt unseren automatisierten Belegimporter und kümmerst dich um gar nichts mehr. Bei Papierbelegen allerdings sieht das ganze schon wieder anders aus.

In diesem Beitrag stellen wir dir praktische Apps vor und geben Tipps für einen Workflow, der deine Buchhaltung vereinfacht und dir den Weg zum papierlosen Büro ebnet.

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Belege erfassen mit dem Smartphone

Sammelst du unterwegs Belege kannst du diese am besten direkt schnell mit dem Smartphone einscannen. Hier stellen wir dir einige praktische Apps vor mit denen du schneller und in höherer Qualität Bilder von deinen Belegen machen kannst. Inklusive praktischer Extras wie Cloudsync und Texterkennung.

fileee

Das Team von fileee setzt sich mit Herzblut für das papierlose Büro ein. Ein tolles Projekt der Crew aus Münster ist die fileee Box, welche wir ebenfalls nach Kräften unterstützt haben.
Belege mit der fileee Box erfassen

Bild: FastBill CEO René Maudrich mit der fileee Box

fileee bietet sowohl ein Webinterface, als auch eine mobile App für Android und iOS an. Die Dokumente mit fileee ebenfalls schnell eingescannt werden, Texterkennung wird unterstützt, was eine Volltextsuche ermöglicht und auch die Sync mit der eigenen Cloud oder verschiedenen Diensten steht zur Verfügung.

Scanbot

Scanbot bietet eine App für Android und iOS zur Digitalisierung jeglicher Dokumente. Die Bedienung ist intuitiv, die App unterstützt OCR und bietet je Menge praktische Integrationen an. Außerdem lassen sich Regeln für die Ablage von gescannten Dokumenten definieren.

Belege erfassen mit Scanbot

Mit Scanbot lassen sich alle möglichen Belege erfassen.
Bildquelle: Scanbot

Scannable

Die App Scannable gehört zu Evernote und ist vor allem interessant, wenn du dich sowieso mit Evernote organisierst. Die Anwendung integriert nahtlos mit deinem Evernote Account und lässt dich gescannte Dokumente sehr schnell mit Kollegen und Kunden teilen. Der Fokus liegt vor allem auf der Qualität der gescannten Dokumente. Außerdem sind Anbindungen an gängige Cloudservices integriert.

Verfügbar ist Scannable lediglich für iOS.

Belege mit Scannable erfassen

Bildquelle: Evernote



Weitere Apps zur Erfassung von Belegen

Du nutzt eine andere tolle App zur Belegerfassung? Teile dein Wissen und erzähle uns in den Kommentaren davon!



Drei wertvolle Tipps zur Belegerfassung

Abschließend gibt es noch drei Tipps, die du im Alltag beachten solltest. So läuft deine Dokumentenverwaltung wie am Schnürchen und du musst dir keine Sorgen um Papierkram und dein Rechnungswesen machen.

Belege direkt erfassen

Fang gar nicht erst an deine Belege in einem Schuhkarton zu sammeln. Einfach direkt einscannen und fertig, spätestens aber zum Feierabend. So vermeidest du einen Papierkrieg und findest alles Wichtige immer direkt wieder. Das schont deine Nerven!

Klare analoge Struktur erstellen

Das papierlose Büro ist toll und digitale Belege sind meist einfacher zu Durchsuchen und zu Finden. Trotzdem solltest du dir aufgrund rechtlicher Bedingungen entweder Gedanken über eine offline Aktenverwaltung machen oder die Richtlinien zum ersetzenden Scannen erfüllen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Nutze eine Buchhaltungssoftware

Einfach nur Belege zu erfassen und zu sammeln, wird dich langfristig nicht weiterbringen. Wichtig ist hinten raus eine Buchhaltungssoftware, in der du sowohl Rechnungen als auch Belege verwalten und auf Knopfdruck deinem Steuerberater einen Monatsreport schicken kannst.

Mit FastBill kannst du das übrigens ganz einfach abbilden! 😉

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2 Kommentare

  • Hallo Herr Lampkemeyer,

    ich habe Fast Bill im Einsatz.
    Zur Belegerfassung eine Frage, wie kann ich Belege mit 2 MwSt Sätzen aufnehmen?
    Ist es möglich einen 2 Steuersatz zu ein und dem gleichen Beleg zu dokumentieren?
  • Hey Thomas,

    aktuell geht das nur, indem du zwei Mal dieselbe Ausgabe mit jeweils dem richtigen Steuerbetrag erfasst. Eine doppelte Steuersatz-Erfassung mit einem Beleg ist bereits geplant und wird umgesetzt.

Was denkst du?

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