Belege erfassen unterwegs â Tipps und Tools
DIE FASTBILL SCAN-APP
FĂR EINE NOCH EINFACHERE UND SCHNELLERE BELEGERFASSUNG UNTERWEGS
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Die smarte Belegerfassung ist ein Steckenpferd unserer Software. Du musst nur einen Beleg in FastBill hochladen und automatisch werden die Eckdaten des Dokumentes erkannt. Kurz ĂŒberprĂŒfen, speichern, fertig. Doch Belege erfassen ist nicht gleich Belege erfassen.
Wie kommen deine Belege zu FastBill? Liegen sie digital vor, ist das kein Problem. Einfach per Mail an deine FastBill-Inbox weiterleiten oder manuell hochladen und gut. Oder du nutzt unseren automatisierten Belegimporter und kĂŒmmerst dich um gar nichts mehr. Bei Papierbelegen allerdings sieht das ganze schon wieder anders aus.
In diesem Beitrag stellen wir dir praktische Apps vor und geben Tipps fĂŒr einen Workflow, der deine Buchhaltung vereinfacht und dir den Weg zum papierlosen BĂŒro ebnet.
Belege erfassen mit dem Smartphone
Sammelst du unterwegs Belege kannst du diese am besten direkt schnell mit dem Smartphone einscannen. Hier stellen wir dir einige praktische Apps vor mit denen du schneller und in höherer QualitÀt Bilder von deinen Belegen machen kannst. Inklusive praktischer Extras wie Cloudsync und Texterkennung.
fileee
Bild: FastBill CEO René Maudrich mit der fileee Box
fileee bietet sowohl ein Webinterface, als auch eine mobile App fĂŒr Android und iOS an. Die Dokumente mit fileee ebenfalls schnell eingescannt werden, Texterkennung wird unterstĂŒtzt, was eine Volltextsuche ermöglicht und auch die Sync mit der eigenen Cloud oder verschiedenen Diensten steht zur VerfĂŒgung.
Scanbot
Scanbot bietet eine App fĂŒr Android und iOS zur Digitalisierung jeglicher Dokumente. Die Bedienung ist intuitiv, die App unterstĂŒtzt OCR und bietet je Menge praktische Integrationen an. AuĂerdem lassen sich Regeln fĂŒr die Ablage von gescannten Dokumenten definieren.
Mit Scanbot lassen sich alle möglichen Belege erfassen.
Bildquelle: Scanbot
Scannable
Die App Scannable gehört zu Evernote und ist vor allem interessant, wenn du dich sowieso mit Evernote organisierst. Die Anwendung integriert nahtlos mit deinem Evernote Account und lĂ€sst dich gescannte Dokumente sehr schnell mit Kollegen und Kunden teilen. Der Fokus liegt vor allem auf der QualitĂ€t der gescannten Dokumente. AuĂerdem sind Anbindungen an gĂ€ngige Cloudservices integriert.
VerfĂŒgbar ist Scannable lediglich fĂŒr iOS.
Bildquelle: Evernote
Weitere Apps zur Erfassung von Belegen
Du nutzt eine andere tolle App zur Belegerfassung? Teile dein Wissen und erzÀhle uns in den Kommentaren davon!
Update: Schau dir unsere Anleitung zur automatisierten Belegerfassung an.
Drei wertvolle Tipps zur Belegerfassung
AbschlieĂend gibt es noch drei Tipps, die du im Alltag beachten solltest. So lĂ€uft deine Dokumentenverwaltung wie am SchnĂŒrchen und du musst dir keine Sorgen um Papierkram und dein Rechnungswesen machen.
Belege direkt erfassen
Klare analoge Struktur erstellen
Das papierlose BĂŒro ist toll und digitale Belege sind meist einfacher zu Durchsuchen und zu Finden. Trotzdem solltest du dir aufgrund rechtlicher Bedingungen entweder Gedanken ĂŒber eine offline Aktenverwaltung machen oder die Richtlinien zum ersetzenden Scannen erfĂŒllen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Nutze eine Buchhaltungssoftware
Einfach nur Belege zu erfassen und zu sammeln, wird dich langfristig nicht weiterbringen. Wichtig ist hinten raus eine Buchhaltungssoftware, in der du sowohl Rechnungen als auch Belege verwalten und auf Knopfdruck deinem Steuerberater einen Monatsreport schicken kannst.
Mit FastBill kannst du das ĂŒbrigens ganz einfach abbilden! đ
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ich habe Fast Bill im Einsatz.
Zur Belegerfassung eine Frage, wie kann ich Belege mit 2 MwSt SĂ€tzen aufnehmen?
Ist es möglich einen 2 Steuersatz zu ein und dem gleichen Beleg zu dokumentieren?
aktuell geht das nur, indem du zwei Mal dieselbe Ausgabe mit jeweils dem richtigen Steuerbetrag erfasst. Eine doppelte Steuersatz-Erfassung mit einem Beleg ist bereits geplant und wird umgesetzt.
Was denkst du?