Belege erfassen unterwegs – Tipps und Tools

Moritz Lampkemeyer 30. August 2017 6
Belege erfassen unterwegs – Tipps und Tools

DIE FASTBILL SCAN-APP
FÜR EINE NOCH EINFACHERE UND SCHNELLERE BELEGERFASSUNG UNTERWEGS

Jetzt hier testen!



Die smarte Belegerfassung ist ein Steckenpferd unserer Software. Du musst nur einen Beleg in FastBill hochladen und automatisch werden die Eckdaten des Dokumentes erkannt. Kurz ĂŒberprĂŒfen, speichern, fertig. Doch Belege erfassen ist nicht gleich Belege erfassen.

Wie kommen deine Belege zu FastBill? Liegen sie digital vor, ist das kein Problem. Einfach per Mail an deine FastBill-Inbox weiterleiten oder manuell hochladen und gut. Oder du nutzt unseren automatisierten Belegimporter und kĂŒmmerst dich um gar nichts mehr. Bei Papierbelegen allerdings sieht das ganze schon wieder anders aus.

In diesem Beitrag stellen wir dir praktische Apps vor und geben Tipps fĂŒr einen Workflow, der deine Buchhaltung vereinfacht und dir den Weg zum papierlosen BĂŒro ebnet.

Banking und Buchhaltung endlich vereint

FastBill jetzt kostenlos testen!

Belege erfassen mit dem Smartphone

Sammelst du unterwegs Belege kannst du diese am besten direkt schnell mit dem Smartphone einscannen. Hier stellen wir dir einige praktische Apps vor mit denen du schneller und in höherer QualitÀt Bilder von deinen Belegen machen kannst. Inklusive praktischer Extras wie Cloudsync und Texterkennung.

fileee

Das Team von fileee setzt sich mit Herzblut fĂŒr das papierlose BĂŒro ein. Ein tolles Projekt der Crew aus MĂŒnster ist die fileee Box, welche wir ebenfalls nach KrĂ€ften unterstĂŒtzt haben.
Belege mit der fileee Box erfassen

Bild: FastBill CEO René Maudrich mit der fileee Box

fileee bietet sowohl ein Webinterface, als auch eine mobile App fĂŒr Android und iOS an. Die Dokumente mit fileee ebenfalls schnell eingescannt werden, Texterkennung wird unterstĂŒtzt, was eine Volltextsuche ermöglicht und auch die Sync mit der eigenen Cloud oder verschiedenen Diensten steht zur VerfĂŒgung.

Scanbot

Scanbot bietet eine App fĂŒr Android und iOS zur Digitalisierung jeglicher Dokumente. Die Bedienung ist intuitiv, die App unterstĂŒtzt OCR und bietet je Menge praktische Integrationen an. Außerdem lassen sich Regeln fĂŒr die Ablage von gescannten Dokumenten definieren.

Belege erfassen mit Scanbot

Mit Scanbot lassen sich alle möglichen Belege erfassen.
Bildquelle: Scanbot

Scannable

Die App Scannable gehört zu Evernote und ist vor allem interessant, wenn du dich sowieso mit Evernote organisierst. Die Anwendung integriert nahtlos mit deinem Evernote Account und lĂ€sst dich gescannte Dokumente sehr schnell mit Kollegen und Kunden teilen. Der Fokus liegt vor allem auf der QualitĂ€t der gescannten Dokumente. Außerdem sind Anbindungen an gĂ€ngige Cloudservices integriert.

VerfĂŒgbar ist Scannable lediglich fĂŒr iOS.

Belege mit Scannable erfassen

Bildquelle: Evernote



Weitere Apps zur Erfassung von Belegen

Du nutzt eine andere tolle App zur Belegerfassung? Teile dein Wissen und erzÀhle uns in den Kommentaren davon!

Update: Schau dir unsere Anleitung zur automatisierten Belegerfassung an.



Drei wertvolle Tipps zur Belegerfassung

Abschließend gibt es noch drei Tipps, die du im Alltag beachten solltest. So lĂ€uft deine Dokumentenverwaltung wie am SchnĂŒrchen und du musst dir keine Sorgen um Papierkram und dein Rechnungswesen machen.

Belege direkt erfassen

Fang gar nicht erst an deine Belege in einem Schuhkarton zu sammeln. Einfach direkt einscannen und fertig, spÀtestens aber zum Feierabend. So vermeidest du einen Papierkrieg und findest alles Wichtige immer direkt wieder. Das schont deine Nerven!

Klare analoge Struktur erstellen

Das papierlose BĂŒro ist toll und digitale Belege sind meist einfacher zu Durchsuchen und zu Finden. Trotzdem solltest du dir aufgrund rechtlicher Bedingungen entweder Gedanken ĂŒber eine offline Aktenverwaltung machen oder die Richtlinien zum ersetzenden Scannen erfĂŒllen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Nutze eine Buchhaltungssoftware

Einfach nur Belege zu erfassen und zu sammeln, wird dich langfristig nicht weiterbringen. Wichtig ist hinten raus eine Buchhaltungssoftware, in der du sowohl Rechnungen als auch Belege verwalten und auf Knopfdruck deinem Steuerberater einen Monatsreport schicken kannst.

Mit FastBill kannst du das ĂŒbrigens ganz einfach abbilden! 😉

MEHR ERFOLG ALS SELBSTSTÄNDIGER

Abonniere die FastBill News

1x im Monat - Tipps und Wissen

No Spam - No Bullshit - 100% Input

6 Kommentare

  • Ich nutze auch FastBill und bin begeistert. Das Riesen Problem mit den digitalen Belegen ist die Tatsache das von mir verlangt wird diese 10 Jahre lang aufzubewahren. KĂŒndige ich meinen Fastbill Account (aus welchen GrĂŒnden auch immer) sind die Belege weg. Und dann ? Kein generelles Problem von Fastbill sondern von allen Online Programmen. FĂŒr dieses Problem (auch wenn es sich gerade nicht stellt) habe ich noch keine Lösung gefunden.
  • Hey Walter,

    das ist kein Problem. Auch wenn du deinen Account kĂŒndigst, kannst du dich weiterhin einloggen und hast somit immer Zugriff auf deine Dokumente.

    Beste GrĂŒĂŸe
    Moritz
  • Hallo Herr Lampkemeyer,

    ich habe Fast Bill im Einsatz.
    Zur Belegerfassung eine Frage, wie kann ich Belege mit 2 MwSt SĂ€tzen aufnehmen?
    Ist es möglich einen 2 Steuersatz zu ein und dem gleichen Beleg zu dokumentieren?
  • Hey Thomas,

    aktuell geht das nur, indem du zwei Mal dieselbe Ausgabe mit jeweils dem richtigen Steuerbetrag erfasst. Eine doppelte Steuersatz-Erfassung mit einem Beleg ist bereits geplant und wird umgesetzt.

Was denkst du?

Überzeuge dich selbst

Automatischer Beleg-AssistentBankingBusiness Apps synchronisierenBelege erfassenRechnungen schreiben

Kostenlose Tools

Mehrwertsteuer RechnerKostenlose RechnungsvorlageFinanz-Lexikon

Beliebte BeitrÀge

So funktioniert die EÜRNebenberuflich SelbstĂ€ndig machenSo kommst du zum Gewerbeschein

Gastbeitrag veröffentlichen

Du hast eine Idee fĂŒr einen spannenden Artikel, der echten Mehrwert fĂŒr Freelancer und SelbststĂ€ndige bietet?

Jetzt Gastautor werden

Mehr als 70.000 Kunden nutzen schon FastBill

Jetzt kostenlos testen!