Awesome Automation #Sales: 5 wichtige und vollständig automatisierbare Lead-Workflows

Lilith Brockhaus 23. Juni 2022 0
Awesome Automation #Sales: 5 wichtige und vollständig automatisierbare Lead-Workflows

Zu den wichtigsten Aufgaben eines Sales-Mitarbeiters gehören Gespräche mit potenziellen neuen Kunden. Im besten Fall nehmen diese Akquisegespräche den größten Teil der Zeit ein – in der Realität sind gerade Sales-Abteilungen aber häufig einen Großteil ihrer Zeit damit beschäftigt, Daten von einem System ins nächste zu kopieren, Verträge vorzubereiten, Firmen zu recherchieren und viele andere repetitive Aufgaben, die – sind wir mal ehrlich – einfach nur Zeit und Nerven kosten.

Dabei könnten Sales-Mitarbeiter, wenn sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, mehr Kunden gewinnen und dementsprechend mehr Umsatz generieren. Nicht zu vergessen: zufriedenere Kunden, da sie besser betreut werden können, zufriedenere Mitarbeiter, da sie sich nicht mehr mit langweiligen Copy- und Paste-Aufgaben rumschlagen müssen und weniger Fehler, die durch manuelle Arbeit entstehen.

Die gute Nachricht: Mit No-Code-Tools kannst du einen Großteil dieser repetitiven Aufgaben einfach weg automatisieren. Im Folgenden zeigen wir dir fünf Beispiele, mit denen du deine Sales-Abteilung aufs nächste Level bringen kannst.

Wenn du dir noch einmal grundlegend die Funktionsweise von No-Code-Tools wie Zapier ansehen willst, dann lies zuerst: 

Fünf Workflows, die im Sales-Bereich helfen

Stell dir vor, du könntest neue Leads einfach automatisch direkt in deinem CRM speichern – und zwar inklusive der Informationen zum dazugehörigen Unternehmen, wie die Anzahl der Mitarbeiter, Standort und Branche. Follow-ups mit potentiellen Kunden passieren automatisch und die KPIs der Woche werden ebenfalls automatisiert mit dem ganzen Team geteilt. Klingt gut? Wir stellen dir fünf Workflows für genau diese Use Cases vor. 

1.) Neue Leads über verschiedene Kanäle in einem CRM speichern (z.B. Hubspot)

Eine der offensichtlichsten Automatisierungen, mit denen du deinen Sales-Prozess einfacher machst, ist das Speichern von neuen Leads aus verschiedenen Kanälen in deinem CRM. In den Screenshots siehst du, wie du mit Zapier ganz einfach für jeden neuen Lead aus Facebook oder LinkedIn (natürlich ist aber auch jedes andere Leadgenerierungs-Tool möglich) einen neuen Kontakt anlegst und die dazu gehörende Firma. Falls der Kontakt schon vorhanden ist, wird dieser einfach geupdatet.

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2.) Leads automatisiert bewerten (Lead-Scoring)

Mit einem Lead-Scoring-System kannst du deine neuen Leads nach der Wichtigkeit für dein Unternehmen bewerten und dementsprechend sortieren. Du kannst entweder selbst ein System zum Lead-Scoring aufsetzen (auch das kannst du automatisieren) oder du nutzt so praktische Tools wie die Lead-Scoring-App von Zapier. Im Workflow wird die E-Mail des Leads an die Lead-Scoring-App übergeben (siehe Bild 1) und zurück bekommst du alle relevanten Informationen, die das Tool im Netz zu der Domain der E-Mail-Adresse findet (siehe Bild 2) Zapier vergibt auf Grund dieser Daten einen Score, wie gut der Lead zu deinem Unternehmen passt und kann dementsprechend sortiert werden. Der Score von Zapier hilft gerade am Anfang, um sich an das Lead-Scoring-System zu gewöhnen – allerdings empfehlen wir, auf Basis der Daten ein eigenes Punktesystem für einen Lead-Score zu entwickeln. Es lohnt sich unbedingt, die App mal auszuprobieren.

Hier gelangst du zum Rezept Lead Score by zapier 

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3.) Leads mit Daten anreichern

Wem der Lead-Score von Zapier noch zu wenig ist, kann auch auf eine professionelle Data-Enrichtment-Software wie Apollo oder Phantombuster zurückgreifen. Diese funktionieren ähnlich wie die oben genannte Lead-Score-App von Zapier, allerdings mit sehr viel mehr Informationen. In Tools wie Apollo funktioniert das Ganze zum Beispiel wie folgt:

Anhand der vorhandenen Informationen wird ein neuer Kontakt in Apollo angelegt (das kannst du dir ähnlich wie ein CRM vorstellen). Apollo durchsucht daraufhin LinkedIn nach der E-Mail Adresse bzw. dem Namen und speichert alle Informationen, die öffentlich von der Person und dem dazugehörigen Unternehmen öffentlich einsehbar sind. Dass du damit eine Menge Zeit sparst, ist denke ich klar.

Das hilft dir nicht nur besser zu verstehen, wer deine Kunden eigentlich sind, sondern auch, welche potentiellen neuen Zielgruppen für dich relevant werden könnten. Außerdem kannst du so sehr viel schneller nach den richtigen Kontakten für eine neue Kampagne oder ein neues Produkt schauen.

Neben Apollo gibt es viele andere Tools, die dir bei der automatisierten Datenanreicherung helfen können. Im zweiten Bild siehst du einige der Möglichkeiten von Phantombuster, aber auch einige CRM-Systeme wie Hubspot oder Salesforce bieten Data-Enrichment-Lösungen an.

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4.) Automatische Erinnerungen / Follow-Ups an den Lead senden

Was im ersten Moment nach einem „Passiert eh nie!“-Szenario klingt, sieht in der Praxis oftmals anders aus: Registrieren sich mehrere tausend Nutzer aufgrund einer gelungenen Marketingaktion gleichzeitig für ein neues Produkt auf der eigenen Website und geben dadurch ihre personenbezogenen Daten frei, dann ist die Verwaltung jener Datensätze, wenn sie denn manuell passiert, ziemlich zeitaufwendig. 

Den automatisierten Prozess zur Aufnahme dieser Datenmengen hab ich dir bereits unter Punkt 1.) erläutert. Doch was ist, wenn jeder dieser Leads auf einmal ein Kunde werden will, aber wichtige Vertragsunterschriften fehlen? Jedem Interessenten hinterher telefonieren würde zwar funktionieren, aber ist weder ressourcenschonend (Zeit → Geld) noch wirklich spannend.

Solche Follow-ups können (und sollten) natürlich auch automatisiert werden. Auf den Bildern siehst du einen Workflow in Zapier, der automatisch nachguckt, ob ein Vertrag drei Tage nach dem Senden bereits unterschrieben ist. Falls nicht, wird eine Reminder-E-mail geschickt (Bild 2). Falls doch, wird eine Nachricht ans Team geschickt (Bild 1). Alle Steps und Parameter sind natürlich frei anpassbar, damit sie auch auf deinen Prozess passen.

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Täglichen Stats-Bot einrichten

Diese Automatisierung sorgt dafür, dass das gesamte Team den Überblick hat, wie viele neue Leads hinzugekommen sind, wie viele Deals "geclosed" worden sind und wie viel Umsatz gemacht worden ist.

Regelmäßige Benachrichtigungen mit den aktuellen Kennzahlen können Wunder bezüglich der Produktivität in Teams wirken. Mit Zapier kannst du automatisiert in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal am Tag oder einmal in der Woche) die aktuellen Zahlen zusammentragen und in das Kommunikationstool deiner Wahl pushen. Das können die aktuellen Umsätze, die Anzahl neuer Leads oder Kunden oder verkaufte Tickets für ein Event sein. Welche Kennzahlen ihr tracken möchtet, liegt ganz an euch.

So ein Stats-Bot hat eine ganze Reihe an Vorteilen: Nicht nur, dass dein ganzes Sales-Team immer und automatisch up-to-date mit den aktuellen Zahlen bleibt und dementsprechend motiviert wird, sondern mit einem Stats-Bot schaffst du dir nebenbei auch noch eine akkurate Datengrundlage, um dir kurz- und langfristige Entwicklungen der wichtigsten Kennzahlen immer aktuell zu haben.

Da es sich hierbei allerdings um einen etwas aufwändigeren Prozess handelt, würde das den Rahmen dieses Blogsposts hier sprengen. Wenn du mehr wissen willst, schau dir aber gerne mal das Tutorial drüben bei VisualMakers an.

Bottlenecks abschaffen mit iPaaS-Automatisierung

Mit iPaaS-Tools, wie Zapier, Make und Co. kannst du dein Sales-Team also von langweiligen Routineaufgaben entlasten – und sogar hier und da noch deine Prozesse transparenter, effizienter und zuverlässiger gestalten.

Nicht nur, dass du Bottlenecks abschaffen kannst, um deine Zeit sinnvoller zu nutzen und in wichtigere Bereiche, wie z. B. die Großkundenbetreuung, zu investieren. Sondern du erhältst auch ein Toolset, mit dem du problemlos sämtliche Datensätze, ob neu oder alt automatisch visualisieren und wichtige Parameter vergleichen kannst.

Dabei behältst du stets den Überblick über alle Leads, die du auf diesem Wege generierst, pflegst und auf dem Weg zum abgeschlossenen Deal oder Vertrag begleitest.

Mit einem automatischen Lead-Scoring kannst du deine neuen Leads bewerten und direkt vorsortieren, damit deine kostbare Zeit wirklich in die Kunden fließt, mit denen du wirklich zusammenarbeiten willst. Automatischer Fokus für dein Sales-Team sozusagen.

Und wenn du den Fokus doch mal verlieren solltest, dann stellen automatisierte Follow-Ups sicher, dass deine Kunden trotzdem die richtige Kommunikation bekommen und nicht einfach vergessen werden.

Doch auch, wenn der vollautomatische Traum schnell realisierbar erscheint, ist die Pflege deines Systems eine Grundvoraussetzung, um schnell, effizient und ressourcensparend unterwegs zu sein. Deine Prozesse sollten daher immer eingehalten werden, die Datensätze aktuell gehalten und stichprobenartig geprüft werden. Sonst kann es auch gut und gerne vorkommen, dass die falsche Mail an den Lead gesendet wird - und das möchtest du auf jeden Fall verhindern.

Automatisierst du schon Prozesse in deinem Sales-Team? Lasst es uns in den Kommentaren wissen! 



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