5 Automatisierungs-Hacks die deine Produktivität steigern

Moritz Lampkemeyer 08. März 2017 2
5 Automatisierungs-Hacks die deine Produktivität steigern

Dass digitalisierte Prozesse die Produktivität steigern, hat das Fraunhofer Institut 2016 in einer Studie herausgefunden. Während die Implementierung bei großen Unternehmen wohl meist eine Weile dauert, haben Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen mehr Flexibilität.

Mit automatisierten digitalen Prozessen kannst du deine Produktivität noch weiter steigern. Besonders toll ist, dass es für jeden Bereich deines Business' mittlerweile Automatisierungs-Software gibt.  Online-Shops, Marketing, CRM, Sales, Projektmanagement, Abrechnung, Buchhaltung  - you name it. Dazu kommen Meta-Lösungen, die unterschiedliche Bereiche verknüpfen, wie Zapier, IFTTT oder PieSync. Die Wirkung der Automatisierung von Prozessen, welche heutzutage längst Standard ist, hat schon die antiken Griechen fasziniert: Mehr Produktivität durch Automation.

Wir stellen dir heute unsere 5 Lieblings-Hacks vor, die mit Automatisierung die Produktivität deines Business' steigern werden.

1. Alltägliche Aufgaben mit IFTTT erledigen

Der Klassiker unter den Automatisierungs-Tools. Nach dem Prinzip einer WENN-Funktion, führt IFTTT auf eine Aktion in einem anderen Tool eine Reaktion in einem verknüpften Tool durch. Wenn das passiert, mache das.

Nützliche Automatisierungen mit IFTTT

Wir stellen dir hier nun drei Rezepte vor, die wir toll finden. Viele weitere Möglichkeiten findest du direkt bei IFTTT, die Auswahl ist extrem vielseitig. So kannst du mit kleinen Schritten in Summe viel Zeit und Energie sparen und wirst eine Steigerung deiner Produktivität erfahren.

Das Smartphone stummschalten, wenn du ins Büro kommst

Keine Ablenkungen mehr, ab in den Tunnel. Diese Automatisierung lässt sich produktiv arbeiten. Leider nur für Androiden verfügbar.

Das Rezept gibt es hier: https://ifttt.com/applets/164966p-mute-your-android-phone-when-you-arrive-at-work

Und um die Lautstärke wieder zu erhöhen, wenn du das Büro wieder verlässt: https://ifttt.com/applets/165365p-automatically-turn-up-your-android-phone-s-ringer-when-you-leave-work

Arbeitszeiten erfassen

Im Büro verbrachte Zeit ist zwar nicht mit produktiver Arbeitszeit gleichzusetzen, hilfreich ist dieses Rezept jedoch trotzdem. Anhand deiner Location werden Zeiten in ein Google Spreadsheet übertragen und du kannst so minutengenau nachvollziehen, wann du im Büro warst.

Zum Rezept: https://ifttt.com/applets/234848p-log-your-work-hours-in-a-spreadsheet-on-google-drive

Belege direkt in deiner Dropbox oder in Evernote speichern

Von IFTTT gibt es auch eine DO-App. Damit bekommst du einen kleinen Button auf dein Smartphone-Display, der dann eine bestimmte Aktion ausführt. Zum Beispiel, dass jeder Beleg den du über diesen Button fotografierst direkt in deiner Dropbox oder in Evernote gespeichert wird. So musst du nicht jedes Mal deine Fotos nach Belegen durchsuchen.

Zum Rezept für Dropbox: https://ifttt.com/applets/190909p-save-a-photo-to-dropbox

Zum Rezept für Evernote: https://ifttt.com/applets/222385p-save-receipts-to-evernote

Tipp: Wir haben hier schon mal Tools vorgestellt, die deine Produktivität steigern. Viele davon lassen sich auch mit IFTTT nutzen.

Kennst du noch mehr nützliche IFTTT Rezepte? Teile sie mit uns in den Kommentaren unten.

2. Business-Produktivität steigern mit zapier

zapier ist quasi der professionelle Kumpel von IFTTT. Das erklärt auch, wieso beide Dienste so erfolgreich sind. Während IFTTT sich auf den Alltag konzentriert und dir eher die kleinen, einfachen Handgriffe abnehmen will, liegt der Fokus von zapier eher auf business-orientierten Automatisierungen. Die Möglichkeiten sind noch vielseitiger als bei IFTTT, da mehr Anbindungen zur Verfügung stehen und du sehr genau definieren kannst, was passieren soll. Hier findest du noch mehr Inspiration, als unsere drei unterstehenden Zaps.

Kostenloser Autoresponder für Mailchimp

Mit bis zu 12.000 Mails, die du pro Monat an bis zu 2.000 Abonnenten verschicken kannst, bietet sich Mailchimp als kostenloses Newsletter-Tool für den Start an. Die kostenlose Version enthält jedoch leider keinen Autoresponder, um deine Abonnenten willkommen zu heißen. Abhilfe schafft ein Zap, der automatisch eine Mail von deinem Gmail-Account verschickt. So kannst du jeden Abonnenten ohne Mehraufwand einzeln begrüßen und direkt mit ein paar Infos versorgen.

Zum Zap: https://zapier.com/app/editor/template/569

Neue Todoist-ToDos aus Gmail erstellen

Super hilfreich! E-Mails rutschen in der Inbox schnell nach unten. Dieser Zap erstellt direkt ein neues ToDo in Todoist, wenn du einer E-Mail ein bestimmtes Label verpasst.

Zum Zap: https://zapier.com/app/editor/template/1930

Wunderlist-Tasks aus Trello-Cards erstellen

Jedes Mal, wenn du ein Projekt in Trello anlegst und einzelne Aufgaben als Cards verteilst, legt dieser Zap automatisch Tasks in Wunderlist dafür an.

Zum Zap: https://zapier.com/app/editor/template/3349

Kennst du noch mehr nützliche Zaps? Teile sie mit uns in den Kommentaren unten.

3. PieSync - Automatisierung on steroids

Etwas unbekannter, aber nicht weniger hilfreich als IFTTT oder zapier ist PieSync. Mit PieSync kannst du Kundendaten in verschiedenen Tools aktuell halten. Das Besondere (und der Unterschied zu den anderen beiden): PieSync bietet echte 2-Wege-Synchronisierung. Egal, in welchem Tool du Änderungen vornimmst, sie werden auch direkt in den verknüpften Tools sichtbar sein. Darüber hinaus funktioniert PieSync nicht nur mit neuen Daten, sondern synchronisiert auch bereits bestehende Daten. Das ist ein weiterer echter Mehrwert gegenüber Zapier und IFTTT.

Über 50 Business Apps sind aktuell verfügbar, eine Menge weitere kommen bald. Auch FastBill ist schon mit an Bord. du kannst mit PieSync sogar mehrere FastBill Accounts untereinander synchronisieren.

produktivität steigern mit automatisierung

4. Scanbot - der Scanner für die Hosentasche

Eine Möglichkeit Dokumente zu archivieren und Belege zu sammeln ist das oben angesprochene IFTTT Rezept. Die Lösung ist einfach und funktioniert gut, aber es geht noch besser: Mit Scanbot

Scanbot nutzt die Kamera deines Smartphones, um hochwertige Scans zu erstellen. Die kannst du dann wahlweise als .PDF oder . JPG in deiner bevorzugten Cloud speichern. Ein Killer-Feature von Scanbot ist, dass du einen Ort bestimmten kannst, an dem deine Dokumente vollautomatisch gespeichert werden. 

In der Pro-Version sind deine Dokumente dank OCR sogar durchsuchbar, du bekommst automatisch Vorschläge für passende Dateinamen, kannst Dokumente mit intelligente Vorlagen automatisch benennen und vieles mehr.

Hier bietet sich auch eine Verknüpfung mit IFTTT an: Jedes Mal, wenn du einen Beleg mit Scanbot sammelst, wird dieser automatisch in deiner Dropbox abgelegt. Vorher aktivierst du dieses Rezept, welches den Beleg direkt per E-Mail verschickt. Empfänger ist natürlich deine FastBill Inbox. So sieht eine automatisierte Belegerfassung aus!

produktivität steigern automatisierte belegerfassung

5. Lass deine Online-Belege automatisch von deinem neuen Assistenten abholen

Amazon, Google, Facebook, Telefon, Abos, Reisen - da kommt schnell einiges an Belegen zusammen, die du auf den jeweiligen Portalen abrufen musst. Einige bekommst du auch per Mail geschickt, andere nicht. Mit dem FastBill Belegimporter gehört das Chaos nun der Vergangenheit an.

In Kooperation mit GetMyInvoices wird jeder Beleg auf den von dir ausgewählten Portalen automatisch in deinem FastBill Account erfasst. du kannst den Belegimporter bequem zu als Addon zu deinem FastBill Account buchen und so deine Produktivität steigern.

Wie der Belegimporter funktioniert, erfährst du im Video:

Hast du weitere Tipps für weitere coole Automatisierungen, die unsere Produktivität steigern können? Immer her damit!


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2 Kommentare

  • Naja bei anderen Anbietern gibt es eine App in der ich Belege fotografieren kann und meine Buchhaltung und Rechnungen machen kann ohne so eine umständliche Weiterleitung. Außerdem sei gesagt funktioniert IFTTT nicht immer, was schade ist und ich deshalb diese App nicht weiter verfolgt habe.

    Würde mich freuen wenn ich von fastbill hören würde das eine App kommt anstatt über jede menge drittanbieter zu gehen.
  • Hey Stefan, schade dass IFTTT für dich nicht immer gut funktioniert. Wir hatten bisher noch keine Probleme mit dem genannten Rezept, vielleicht probierst du den Workflow einfach nochmal aus. :) Gruß, Moritz

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