Aufschieberitis: 3 Tipps für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Carla Ortmann 29. Mai 2015 1
Aufschieberitis: 3 Tipps für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Ertappst Du Dich selbst ständig auf Facebook oder Youtube oder bei den unwichtigen Aufgaben, statt bei den wirklich wichtigen? Denkst Du gerade mit schlechtem Gewissen an Deine nächste Deadline? Hast Du die Aufgaben auf Deiner To-Do-Liste seit Tagen vor Dir her geschoben und leidest unter der sog. „Aufschieberitis“.

Die Freiheit der Selbstständigkeit verführt manchmal dazu, Dinge nicht sofort anzupacken. Wenn man sich erst einmal nur vor sich selbst rechtfertigen muss, kann es passieren, dass man manche unliebsame Aufgaben aufschiebt. Selbstmanagement ist gefragt.

Doch Du bist nicht alleine. Arbeitnehmer*Innen schieben auf – und das nicht zu knapp!

Laut einer Befragung durch AOL und Salary.com gaben zehntausend Menschen an, pro Arbeitstag durchschnittlich zwei Stunden exklusive Pause zu verbummeln. Dies hat natürlich wirtschaftliche, finanzielle Folgen, aber auch für die aufschiebende Person selbst hat Prokrastination negative Konsequenzen. Aufschieberitis macht im schlimmsten Fall unglücklich, führt zu weniger Freizeit und hohem emotionalen Stress.

Wie kann man Aufschieberitis erziehen?

Welche Maßnahmen helfen gegen Aufschieberitis und was klappt wirklich? Einige Tipps für mehr Produktivität sind hier zu finden, was aber tun, wenn wirkliche Aufschieberitis vorliegt?

Natürlich werden die nachfolgenden Tipps Dein Leben nicht mit einem Schlag verändern, aber es kann Dir helfen Deine Arbeitsstruktur zu überdenken. Auch können diese Tipps eine Soforthilfe sein, um einen Notfallplan zu entwickeln, wenn eine Deiner Aufgaben zu scheitern droht oder es bei Projekten „5 vor 12“ schlägt.

Tipp 1: Auf die Reihenfolge kommt es an

Oder auf die richtige Stimmung? Eigentlich weißt Du genau, welche Aufgabe Du anpacken musst, aber Du bist nicht in der richtigen Stimmung und verschiebst die Aufgabe auf später. Nach der Mittagspause, nach dem E-Mail – checken, nach diesem Telefonat oder einer anderen angenehmeren Aktivität. Wir sind häufig auf der Suche nach der richtigen Stimmung um anzufangen.

Daher der Tipp Nummer 1: Fange immer mit der schwersten Aufgabe des Tages an, egal in welcher Stimmung Du bist. Lerne das stimmungsunabhängige arbeiten. Hast Du die härteste Aufgabe bereits am Vormittag erledigt, kannst Du den Rest des Tages in vollen Zügen genießen. Übrigens bist Du mit dieser neuen Gewohnheit in guter Gesellschaft, unter dem Motto: „eat the frog“ hat schon Mark Twain den größten Brocken des Tages in Angriff genommen. Also ran an Deine härtesten Tasks.

Und wenn sich alles in Dir sträubt?

  • Trick 1: Beschränke diese schwierige Aufgabe zeitlich, damit Du auch andere, kleine Aufgaben an dem Tag schaffen kannst.
    Zerteile die schwierige Aufgabe in Subtasks und fange hier mit dem einfachsten Teil an, das schafft Mini-Erfolgserlebnisse
  • Trick 2: Zeitverknappung

Was bedeutet Zeitverknappung?

Sicher denkst Du jetzt, Du hast schon genug Stress, warum noch weniger Zeit haben und Druck erzeugen? Das ist ganz einfach, Aufgaben fressen immer die Zeit, die sie bekommen. Egal ob Du für ein Projekt 5 Stunden, 5 Tage, 5 Wochen oder 5 Monate für eine Aufgabe Zeit hast, Du wirst die Zeit meistens voll ausreizen.

Noch schlimmer, weil Du meist im ersten Drittel die Aufgabe vor Dir hergeschoben hast, musst Du dieser Aufgabe noch mehr Zeit einplanen als gedacht und länger an Deinem Schreibtisch sitzen.

Erst fangen Menschen eine Aufgabe nicht an und später bringen sie es nicht fertig , eine Aufgabe als wirklich abgeschlossen zu deklarieren, gerade perfektionistisch veranlagte Menschen finden nie ein Ende.

Die Lösung: Teile Dir für eine Aufgabe nur einen bestimmten, eher geringen Zeitwert zu. Den Rest des Tages ist es verboten, daran zu arbeiten! Mit dem Wissen, “Du darfst Deinen Arbeitstag nicht verlängern, um Aufgeschobenes noch zu erledigen“ schaffst Du es, motivierter, effizienter und produktiver in einer geringen Zeit der Erledigung Deiner Aufgabe nach zu kommen.

Tipp 2: Die Pomodoro-Technik

Du hast es gerade geschafft eine Aufgabe zu beginnen, da wirst Du wieder gestört. Im Home-Office von dem unwiderstehlichen Drang, Facebook zu checken, eingehende Emails sofort zu lesen, das Telefon klingelt oder ein Arbeitskollege stellt Dir eine wichtige oder unwichtige Frage. Multitasking ist seit Jahren ein Modewort. In den Flow, also den Fluss des Tätigwerdens kommt man so nicht. Die Pomodoro – Technik ist eine einfache und effiziente Methode Ablenkungen zu wiederstehen.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Einfach und pragmatisch: 25 Minuten Arbeiten ohne Unterbrechung und 5 Minuten Pause. Einzige Regel: In den 25 Minuten darf nichts anderes getan werden als die vorgenommene Aufgabe. Im schlimmsten Fall starrst Du 25 Minuten auf ein weißes Blatt Papier. Dieser Arbeitsrhythmus hilft Dir eine Aufgabe zu beginnen, denn 25 Minuten sind nicht allzu furchteinflößend. 25 Minuten lassen sich gut nach außen kommunizieren: „In einer oder spätestens 25 Minuten habe ich Zeit.“ Alle 25 Minuten hast Du das Recht auf eine 5 minütige Pause. Was tut Dir gut in einer kleinen Pause?

Tipp 3: Eine Entscheidung treffen

Grundlage aller Tipps ist es, dass Du eine Entscheidung triffst. Eine Entscheidung für oder gegen das, was Du tun musst, willst oder sollst. Auch wenn Du eine Sache langweilig findest, sie nicht magst, einfach das Gefühl hast, Du wirst durch äußere Umstände zu etwas gezwungen oder es ist einfach notwendig, um Dein Gesamtziel zu erreichen. Beschließe dieser Aufgabe – zumindest im Moment – volle Aufmerksamkeit zu schenken oder bewusst nicht zu erledigen, zumindest für 25 Minuten. Sich weder dafür noch dagegen zu entscheiden führt unweigerlich zu Aufschieberitis.

Und was ist nach den 25 Minuten? Danach kannst Du Deine Entscheidung getrost nochmals überdenken oder eben Deine Facebook-Timeline checken.

Was packst Du jetzt an und hörst auf, es aufzuschieben?

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