Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Wann kann was weg?

Julian Moeser 21. Januar 2015 0
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Wann kann was weg?

Das papierlose Büro hält in immer mehr Unternehmen Einzug und erleichtert die Arbeit enorm. Denn durch die Cloud-basierte Speicherung der Dokumente kann der Zugriff von Überall erfolgen man ist nicht mehr auf staubige Aktenordner angewiesen. Wer auf ein Papierloses Büro umsteigen möchte, fragt sich natürlich zwingend:

„Was muss ich überhaupt an Papierkram behalten?“

In den folgenden Abschnitten findest du die wichtigsten Informationen zu Aufbewahrungfristen.

  • Welche Aufbewahrungfristen gelten für welche Dokumente?
  • Wie müssen diese Dokumente archiviert werden?
  • Welche Rolle spielen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung?

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind Zeiträume, die vom Gesetzgeber im Zuge der Buchführungspflicht vorgegeben werden. Für bestimmte Dokumente gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Diese sollen dazu dienen, die Beständigkeit eines wichtigen Dokumentes und somit auch die Nachvollziehbarkeit – von z.B. geschäftlichen Tätigkeiten – zu gewährleisten. Verankert sind diese Regelungen in §238 & §257 des HGB. Zusätzlich sind die Fristen im Steuerrecht, genauer in der Abgabenordnung (AO) festgehalten.

Wofür gelten welche Aufbewahrungsfristen?

In der unten stehenden Tabelle findest du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene geschäftliche Dokumente (Schriftgut) übersichtlich aufgelistet. Dabei gibt es für manche Dokumente auch zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich dann nach dem Status eines Dokuments. So gibt es bei Versicherungspolicen beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist, die für eine bestehende Versicherung gilt und eine, die für eine abgelaufene Versicherung gilt.

Wie können Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Prinzipiell gibt es zwei rechtlich sichere Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren und dabei die Aufbewahrungsfristen zu wahren.

  • Die klassische Papier-Archivierung. Sprich: Aktenordner mit Belegen, Rechnungen, Bilanzen, etc.
  • Die digitale Archivierung der Akten. Diese lässt Dokumente in Bildformaten auf digitalen Datenträgern zu, sofern sie der GoB/DoBS entsprechen.
  • Was muss bei der digitalen Archivierung beachtet werden?

Generell ist es möglich den Großteil aller Geschäftsdokumente digital zu archivieren und die Originale (Papiere) zu entsorgen. Ein wichtiges Kriterium ist dabei, dass alle Digitalisierungen lesbar archiviert und vorhaltbar sind. Der Steuerpflichtige ist zu einer angemessenen Sortierung und Indexierung angehalten. Die Art und Weise, wie er diese aufbaut, bleibt dabei ihm überlassen.

Lediglich für bestimmte Dokumente gibt es die Pflicht, sie grundsätzlich in Originalform vorzuhalten:

  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Konzernabschlüsse

Weitere Informationen zur digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen gibt es hier.

Good to know

  • Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem eine Neuanlage, oder Änderung (letzter Eintragung) des Schriftguts stattfand.
  • Dokumente, die in einem aktiven Status sind (z.B. Bilanzen für eine laufende Betriebsprüfung, laufende steuerrechtliche Ermittlungen oder schwebende Verfahren) dürfen auch bei abgelaufener Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden (s. §147 3. Abs. AO)
  • Auch elektronische Kontoauszüge müssen (elektronisch) archiviert werden. Ein Ausdruck (bzw. eine Aufbewahrung in anderer Papierform) ist nicht ausreichend.
  • Emails, die nur als „Transportmittel“ dienen, also keine relevanten Inhalte haben (sondern ein angehängtes Dokument transportieren), sind nicht aufbewahrungspflichtig.

Tabelle mit allen relevanten Aufbewahrungsfristen

Schriftgut Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Abschreibungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Aktenvermerke, 6
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege 10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) 10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege 10
wenn sonstige 6
B
Bankbelege 10
Bankbürgschaften nach Vertragsende 10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Bestell- und Auftragsunterlagen 6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation 10
Buchungsanweisungen, -belege 10
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6
als Buchungsbeleg 10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
E
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) 10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
Einnahmenüberschussrechnung 10
Einheitswertunterlagen 10
Eröffnungsbilanzen 10
Essensmarkenabrechnungen 10
Exportunterlagen 10
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
G
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit Buchungsbeleg 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift 6
Geschenknachweise 10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) 10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften im Sinne der “umgekehrten Rechnung” 10
H
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich 10
Hauptabschlussübersicht 10
I
Inventare (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
J
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
K
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant, z.B. für Vorratsbewertung 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel 10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB) 10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, 6
wenn Buchungsbeleg 10
L
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen 10
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine, 6
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung 10
Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6
M
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion 10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) 6
Maske (Bildschirm-, Druck-) 10
Menu-Übersicht 10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
N
Nachnahmebelege 10
Nebenbücher 10
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege 10
Preislisten, 6
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen 10
Programmablaufbeschreibungen 10
Programmverzeichnisse 10
Protokolle als Handelsbrief 6
Prozessakten 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Q
Quittungen 10
R
Rechnungen an Unternehmer 10
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) 2
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
S
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen, 6
wenn Bilanzunterlagen 10
Scheck- und Wechselunterlagen, 6
als Buchungsbeleg 10
Schriftwechsel 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Systemhandbücher 10
T
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege 10
U
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege 10
Überweisungsbelege 10
Umsatzsteuervoranmeldungen 10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung 6
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 10
Versicherungspolicen, 10
wenn nach Ablauf der Versicherung 6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege 10
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Wechsel 10
Z
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10

(Quelle: PDF der IHK)


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