Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Wann kann was weg?

Julian Moeser 21. Januar 2015 0

Das papierlose Büro hält in immer mehr Unternehmen Einzug und erleichtert die Arbeit enorm. Denn durch die Cloud-basierte Speicherung der Dokumente kann der Zugriff von Überall erfolgen man ist nicht mehr auf staubige Aktenordner angewiesen. Wer auf ein Papierloses Büro umsteigen möchte, fragt sich natürlich zwingend:

„Was muss ich überhaupt an Papierkram behalten?“

In den folgenden Abschnitten findest du die wichtigsten Informationen zu Aufbewahrungfristen.

Welche Aufbewahrungfristen gelten für welche Dokumente?
Wie müssen diese Dokumente archiviert werden?
Welche Rolle spielen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung?

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind Zeiträume, die vom Gesetzgeber im Zuge der Buchführungspflicht vorgegeben werden. Für bestimmte Dokumente gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Diese sollen dazu dienen, die Beständigkeit eines wichtigen Dokumentes und somit auch die Nachvollziehbarkeit – von z.B. geschäftlichen Tätigkeiten – zu gewährleisten. Verankert sind diese Regelungen in §238 & §257 des HGB. Zusätzlich sind die Fristen im Steuerrecht, genauer in der Abgabenordnung (AO) festgehalten.

Wofür gelten welche Aufbewahrungsfristen?

In der unten stehenden Tabelle findest du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene geschäftliche Dokumente (Schriftgut) übersichtlich aufgelistet. Dabei gibt es für manche Dokumente auch zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich dann nach dem Status eines Dokuments. So gibt es bei Versicherungspolicen beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist, die für eine bestehende Versicherung gilt und eine, die für eine abgelaufene Versicherung gilt.

Wie können Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Prinzipiell gibt es zwei rechtlich sichere Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren und dabei die Aufbewahrungsfristen zu wahren.

Die klassische Papier-Archivierung. Sprich: Aktenordner mit Belegen, Rechnungen, Bilanzen, etc.

Die digitale Archivierung der Akten. Diese lässt Dokumente in Bildformaten auf digitalen Datenträgern zu, sofern sie der GoB/DoBS entsprechen.
Was muss bei der digitalen Archivierung beachtet werden?

Generell ist es möglich den Großteil aller Geschäftsdokumente digital zu archivieren und die Originale (Papiere) zu entsorgen. Ein wichtiges Kriterium ist dabei, dass alle Digitalisierungen lesbar archiviert und vorhaltbar sind. Der Steuerpflichtige ist zu einer angemessenen Sortierung und Indexierung angehalten. Die Art und Weise, wie er diese aufbaut, bleibt dabei ihm überlassen.

Lediglich für bestimmte Dokumente gibt es die Pflicht, sie grundsätzlich in Originalform vorzuhalten:

Eröffnungsbilanzen

Jahresabschlüsse

Konzernabschlüsse

Weitere Informationen zur digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen gibt es hier.

Good to know

Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem eine Neuanlage, oder Änderung (letzter Eintragung) des Schriftguts stattfand.

Dokumente, die in einem aktiven Status sind (z.B. Bilanzen für eine laufende Betriebsprüfung, laufende steuerrechtliche Ermittlungen oder schwebende Verfahren) dürfen auch bei abgelaufener Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden (s. §147 3. Abs. AO)

Auch elektronische Kontoauszüge müssen (elektronisch) archiviert werden. Ein Ausdruck (bzw. eine Aufbewahrung in anderer Papierform) ist nicht ausreichend.

Emails, die nur als „Transportmittel“ dienen, also keine relevanten Inhalte haben (sondern ein angehängtes Dokument transportieren), sind nicht aufbewahrungspflichtig.

Tabelle mit allen relevanten Aufbewahrungsfristen

Schriftgut	Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10
Abschreibungsunterlagen	10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt	6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung	10
Akkreditive	6
Aktenvermerke,	6
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege	10
Angebote mit Auftragsfolge	6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)	10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)	10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien	10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)	10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation	10
Aufzeichnungen	10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung)	10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege	10
wenn sonstige	6
B
Bankbelege	10
Bankbürgschaften nach Vertragsende	10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb	10
Belegformate	10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege	10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)	10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung	10
Bestell- und Auftragsunterlagen	6
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen	10
Betriebskostenrechnungen	10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)	6
Bewertungsunterlagen	10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)	10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen	10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation	10
Buchungsanweisungen, -belege	10
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)	6
als Buchungsbeleg	10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)	10
Dateien, Beschreibungen der	10
Dateiverzeichnisse	10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der	10
Datensicherungsregeln	10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)	10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)	10
E
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.)	10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung	10
Eingabedatenformate	10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu	10
Einnahmenüberschussrechnung	10
Einheitswertunterlagen	10
Eröffnungsbilanzen	10
Essensmarkenabrechnungen	10
Exportunterlagen	10
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege	10
Finanzberichte	6
Frachtbriefe	6
G
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit Buchungsbeleg	10
Geschäftsberichte	10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift	6
Geschenknachweise	10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)	10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen	10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	10
Gutschriften im Sinne der “umgekehrten Rechnung”	10
H
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift)	6
Handelsbücher	10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich	10
Hauptabschlussübersicht	10
I
Inventare (§ 240 HGB)	10
Investitionszulage (Unterlagen)	6
J
Jahresabschluss mit Erläuterungen	10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent	10
K
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant, z.B. für Vorratsbewertung	10
Kassenberichte	10
Kassenbücher/-blätter	10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel	10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	10
Kontenregister	10
Kontoauszüge	10
Konzernabschluss (§ 290 HGB)	10
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB)	10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,	6
wenn Buchungsbeleg	10
L
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen	10
Lagerbuchführungen	10
Lieferscheine,	6
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung	10
Lohnbelege als Buchungsbelege	10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen	6
M
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion	10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)	6
Maske (Bildschirm-, Druck-)	10
Menu-Übersicht	10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege	10
N
Nachnahmebelege	10
Nebenbücher	10
O
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung	10
P
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege	10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege	10
Preislisten,	6
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen	10
Programmablaufbeschreibungen	10
Programmverzeichnisse	10
Protokolle als Handelsbrief	6
Prozessakten	10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10
Q
Quittungen	10
R
Rechnungen an Unternehmer	10
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)	2
Reisekostenabrechnung	10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	10
S
Sachkonten	10
Saldenbilanzen	10
Schadensunterlagen,	6
wenn Bilanzunterlagen	10
Scheck- und Wechselunterlagen,	6
als Buchungsbeleg	10
Schriftwechsel	6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung	10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen	10
Steuererklärungen und Steuerbescheide	10
Systemhandbücher	10
T
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege	10
U
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege	10
Überweisungsbelege	10
Umsatzsteuervoranmeldungen	10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung	6
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10
Verkaufsbücher	10
Vermögensverzeichnis	10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege	10
Versicherungspolicen,	10
wenn nach Ablauf der Versicherung	6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege	10
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)	10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher	10
Wechsel	10
Z
Zahlungsanweisungen	10
Zollbelege	10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung	10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	10