Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Wann kann was weg?

Das papierlose Büro hält in immer mehr Unternehmen Einzug und erleichtert die Arbeit enorm. Denn durch die Cloud-basierte Speicherung der Dokumente kann der Zugriff von Überall erfolgen man ist nicht mehr auf staubige Aktenordner angewiesen. Wer auf ein Papierloses Büro umsteigen möchte, fragt sich natürlich zwingend:

„Was muss ich überhaupt an Papierkram behalten?“

In den folgenden Abschnitten findest du die wichtigsten Informationen zu Aufbewahrungfristen.

• Welche Aufbewahrungfristen gelten für welche Dokumente?
• Wie müssen diese Dokumente archiviert werden?
• Welche Rolle spielen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung?

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind Zeiträume, die vom Gesetzgeber im Zuge der Buchführungspflicht vorgegeben werden. Für bestimmte Dokumente gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Diese sollen dazu dienen, die Beständigkeit eines wichtigen Dokumentes und somit auch die Nachvollziehbarkeit – von z.B. geschäftlichen Tätigkeiten – zu gewährleisten. Verankert sind diese Regelungen in §238 & §257 des HGB. Zusätzlich sind die Fristen im Steuerrecht, genauer in der Abgabenordnung (AO) festgehalten.

Wofür gelten welche Aufbewahrungsfristen?

In der unten stehenden Tabelle findest du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene geschäftliche Dokumente (Schriftgut) übersichtlich aufgelistet. Dabei gibt es für manche Dokumente auch zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich dann nach dem Status eines Dokuments. So gibt es bei Versicherungspolicen beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist, die für eine bestehende Versicherung gilt und eine, die für eine abgelaufene Versicherung gilt.

Wie können Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Prinzipiell gibt es zwei rechtlich sichere Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren und dabei die Aufbewahrungsfristen zu wahren.

• Die klassische Papier-Archivierung. Sprich: Aktenordner mit Belegen, Rechnungen, Bilanzen, etc.

• Die digitale Archivierung der Akten. Diese lässt Dokumente in Bildformaten auf digitalen Datenträgern zu, sofern sie der GoB/DoBS entsprechen.
• Was muss bei der digitalen Archivierung beachtet werden?

Generell ist es möglich den Großteil aller Geschäftsdokumente digital zu archivieren und die Originale (Papiere) zu entsorgen. Ein wichtiges Kriterium ist dabei, dass alle Digitalisierungen lesbar archiviert und vorhaltbar sind. Der Steuerpflichtige ist zu einer angemessenen Sortierung und Indexierung angehalten. Die Art und Weise, wie er diese aufbaut, bleibt dabei ihm überlassen.

Lediglich für bestimmte Dokumente gibt es die Pflicht, sie grundsätzlich in Originalform vorzuhalten:

• Eröffnungsbilanzen

• Jahresabschlüsse

• Konzernabschlüsse

Weitere Informationen zur digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen gibt es hier.

Good to know

• Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem eine Neuanlage, oder Änderung (letzter Eintragung) des Schriftguts stattfand.

• Dokumente, die in einem aktiven Status sind (z.B. Bilanzen für eine laufende Betriebsprüfung, laufende steuerrechtliche Ermittlungen oder schwebende Verfahren) dürfen auch bei abgelaufener Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden (s. §147 3. Abs. AO)

• Auch elektronische Kontoauszüge müssen (elektronisch) archiviert werden. Ein Ausdruck (bzw. eine Aufbewahrung in anderer Papierform) ist nicht ausreichend.

• Emails, die nur als „Transportmittel“ dienen, also keine relevanten Inhalte haben (sondern ein angehängtes Dokument transportieren), sind nicht aufbewahrungspflichtig.

Tabelle mit allen relevanten Aufbewahrungsfristen

(Quelle: PDF der IHK)