Das papierlose Büro hält in immer mehr Unternehmen Einzug und erleichtert die Arbeit enorm. Denn durch die Cloud-basierte Speicherung der Dokumente kann der Zugriff von Überall erfolgen man ist nicht mehr auf staubige Aktenordner angewiesen. Wer auf ein Papierloses Büro umsteigen möchte, fragt sich natürlich zwingend:
„Was muss ich überhaupt an Papierkram behalten?“
In den folgenden Abschnitten findest du die wichtigsten Informationen zu Aufbewahrungfristen.
Aufbewahrungsfristen sind Zeiträume, die vom Gesetzgeber im Zuge der Buchführungspflicht vorgegeben werden. Für bestimmte Dokumente gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Diese sollen dazu dienen, die Beständigkeit eines wichtigen Dokumentes und somit auch die Nachvollziehbarkeit – von z.B. geschäftlichen Tätigkeiten – zu gewährleisten. Verankert sind diese Regelungen in §238 & §257 des HGB. Zusätzlich sind die Fristen im Steuerrecht, genauer in der Abgabenordnung (AO) festgehalten.
In der unten stehenden Tabelle findest du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene geschäftliche Dokumente (Schriftgut) übersichtlich aufgelistet. Dabei gibt es für manche Dokumente auch zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich dann nach dem Status eines Dokuments. So gibt es bei Versicherungspolicen beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist, die für eine bestehende Versicherung gilt und eine, die für eine abgelaufene Versicherung gilt.
Prinzipiell gibt es zwei rechtlich sichere Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren und dabei die Aufbewahrungsfristen zu wahren.
Generell ist es möglich den Großteil aller Geschäftsdokumente digital zu archivieren und die Originale (Papiere) zu entsorgen. Ein wichtiges Kriterium ist dabei, dass alle Digitalisierungen lesbar archiviert und vorhaltbar sind. Der Steuerpflichtige ist zu einer angemessenen Sortierung und Indexierung angehalten. Die Art und Weise, wie er diese aufbaut, bleibt dabei ihm überlassen.
Lediglich für bestimmte Dokumente gibt es die Pflicht, sie grundsätzlich in Originalform vorzuhalten:
Weitere Informationen zur digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen gibt es hier.
Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (in Jahren) |
---|---|
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
Abschreibungsunterlagen | 10 |
Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 |
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
Akkreditive | 6 |
Aktenvermerke, | 6 |
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege | 10 |
Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 |
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 |
Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 |
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 |
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 |
Aufzeichnungen | 10 |
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) | 10 |
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege | 10 |
wenn sonstige | 6 |
B | |
Bankbelege | 10 |
Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 |
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 |
Belegformate | 10 |
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 |
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 |
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 |
Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 |
Betriebskostenrechnungen | 10 |
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 |
Bewertungsunterlagen | 10 |
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 |
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen | 10 |
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 |
Buchungsanweisungen, -belege | 10 |
D | |
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) | 6 |
als Buchungsbeleg | 10 |
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 |
Dateien, Beschreibungen der | 10 |
Dateiverzeichnisse | 10 |
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 |
Datensicherungsregeln | 10 |
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 |
E | |
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 10 |
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 |
Eingabedatenformate | 10 |
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 |
Einnahmenüberschussrechnung | 10 |
Einheitswertunterlagen | 10 |
Eröffnungsbilanzen | 10 |
Essensmarkenabrechnungen | 10 |
Exportunterlagen | 10 |
F | |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 |
Finanzberichte | 6 |
Frachtbriefe | 6 |
G | |
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit Buchungsbeleg | 10 |
Geschäftsberichte | 10 |
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift | 6 |
Geschenknachweise | 10 |
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 |
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
Gutschriften im Sinne der “umgekehrten Rechnung” | 10 |
H | |
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) | 6 |
Handelsbücher | 10 |
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich | 10 |
Hauptabschlussübersicht | 10 |
I | |
Inventare (§ 240 HGB) | 10 |
Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
J | |
Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 |
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
K | |
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant, z.B. für Vorratsbewertung | 10 |
Kassenberichte | 10 |
Kassenbücher/-blätter | 10 |
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel | 10 |
Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
Kontenregister | 10 |
Kontoauszüge | 10 |
Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 |
Konzernlagebericht (§ 290 HGB, § 350 HGB) | 10 |
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, | 6 |
wenn Buchungsbeleg | 10 |
L | |
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 |
Lagerbuchführungen | 10 |
Lieferscheine, | 6 |
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung | 10 |
Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 |
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 |
M | |
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 |
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) | 6 |
Maske (Bildschirm-, Druck-) | 10 |
Menu-Übersicht | 10 |
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
N | |
Nachnahmebelege | 10 |
Nebenbücher | 10 |
O | |
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 |
P | |
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 |
Preislisten, | 6 |
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 10 |
Programmablaufbeschreibungen | 10 |
Programmverzeichnisse | 10 |
Protokolle als Handelsbrief | 6 |
Prozessakten | 10 |
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
Q | |
Quittungen | 10 |
R | |
Rechnungen an Unternehmer | 10 |
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) | 2 |
Reisekostenabrechnung | 10 |
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
S | |
Sachkonten | 10 |
Saldenbilanzen | 10 |
Schadensunterlagen, | 6 |
wenn Bilanzunterlagen | 10 |
Scheck- und Wechselunterlagen, | 6 |
als Buchungsbeleg | 10 |
Schriftwechsel | 6 |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 |
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen | 10 |
Steuererklärungen und Steuerbescheide | 10 |
Systemhandbücher | 10 |
T | |
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 |
U | |
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 |
Überweisungsbelege | 10 |
Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 |
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung | 6 |
V | |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
Verkaufsbücher | 10 |
Vermögensverzeichnis | 10 |
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 |
Versicherungspolicen, | 10 |
wenn nach Ablauf der Versicherung | 6 |
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege | 10 |
W | |
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10 |
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 |
Wechsel | 10 |
Z | |
Zahlungsanweisungen | 10 |
Zollbelege | 10 |
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 |
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |
(Quelle: PDF der IHK)
Du hast eine Idee für einen spannenden Artikel, der echten Mehrwert für Freelancer und Selbstständige bietet?
Was denkst du?