Auf dem Weg zum papierlosen Büro – Ein Zwischenstand

Christian Häfner 25. Juli 2012 0
Auf dem Weg zum papierlosen Büro – Ein Zwischenstand

Zum papierlosen Büro gehört mehr als nur Dokumente online zu speichern und zu organisieren. Wir sind angetreten, um mit FastBill das flexible und mobile Arbeiten im papierlosen Büro zu ermöglichen. Das Konzept dafür nennen wir PaperX. Unser Ziel ist es eine echte Alternative zu gewohnten Offline-Prozessen zu bieten um den Umgang mit Papierkram grundlegend zu verändern.

Bevor wir mit unserer neuen Oberfläche in den kommenden Wochen einen weiteren Meilenstein in Richtung Paper X gehen, wollen wir die absolvierte erste Jahreshälfte nutzen, um auf die bisherigen Schritte bei FastBill in Richtung papierloses Arbeiten zurück zu blicken.

Insgesamt ist viel passiert, doch vor allem konnten wir eines feststellen: Unsere Taktung ist so hoch wie noch nie. Viele Innovationen, Funktionen und Kooperationen haben FastBill im Jahr 2012 bereits jetzt einen wesentlichen Schritt nach vorne gebracht. Diese Meilensteine auf dem Weg zum papierlosen Büro wurden 2012 bereits erreicht:

WebPayments – Rechnungen online bezahlen lassen

Seit Mai können Rechnungen online bezahlt werden. Das Ergebnis: Schnellere und automatisierte Zahlungseingänge. Mit den WebPayments wird der alte Standprozess „Überweisung“ durch längst bewährte E-Commerce Zahlungsmethoden ersetzt.

Rechnungen können dank der Kooperation bequem online per Lastschrift (D und AT), Kreditkarte, PayPal oder Klarna gezahlt werden.

Scan-App für iPhone und Android – Belege unterwegs erfassen

papierlosen BüroNie mehr Schuhkarton! Papierbelege, die unterwegs gesammelt werden, müssen nicht mehr händisch verwahrt werden. Mit Hilfe der FINARX Scan-App können Belege nun bequem von unterwegs per Smartphone erfasst und archiviert werden. Die App für iPhone und Android erspart das nervige Sammeln, Abheften und Scannen von Belegen und revolutioniert damit ein wesentlichen Bereich für die Arbeit im papierlosen und mobilen Büro.

UPDATE: Die FINARX App wird leider vom Betreiber nicht weiter entwickelt. Es gibt jedoch genug Alternativen.

Wer kein Smartphone nutzen möchte oder Belege direkt per E-Mail erhält, der kann die Belege per E-Mail Weiterleitung an seine persönliche FastBill Inbox schicken lassen.

Damit sich die digitalisierten Belege auch einfach und unkompliziert verarbeiten lassen, haben wir die Dokumentevorschau für Belege umgesetzt, ein wesentliches Feature auch im neuen FastBill. Denn digitalisierte Belege und Dokumente müssen „gesehen“, und nicht nur in Listen dargestellt werden.

API – Abrechnung automatisieren

Seit Feburar 2012 ist die FastBill API öffentlich verfügbar. Damit lassen sich externe Web-Anwendungen problemlos an FastBill anbinden und die Abrechnung automatisieren.

Die Beispiele Clockodo Zeiterfassung und rhn kurierservice (inkl. Video) zeigen, wie die Abrechnung papierlos und automatisiert funktioniert. So können z.B. mit Clockodo erfasste Zeiten aus der Anwendung heraus direkt bei FastBill zu einer Rechnung erstellt werden.

DocTag – der Standard für digitalen Dokumentenaustausch

DocTagMit insgesamt 16 Anbietern von Web-Anwendungen in Deutschland und Österreich haben wir uns zusammengeschlossen, um mit dem DocTag Standard einen maschinenlesbaren und einfachen Standard für den elektronischen Austausch von Dokumenten zu schaffen. Das lästige Abtippen von Dokumenten-Informationen und die fehleranfällig OCR-Technologie werden damit überflüssig. Ein wichtiger Schritt für das papierlose Büro!

Zum Schluss noch eine Frage an alle Leser: Was gehört noch zum papierlosen Büro? Welche großen Hürden müssen noch genommen werden? Was wird wohl eher nie papierlos werden? Wir sind gespannt…

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