Arbeiten im papierlosen Büro – Teil 1: Belegarchivierung per E-Mail
Unser Ziel ist klar: Wir schaffen Lösungen für kleine Unternehmen um einen professionellen, einfachen und papierlosen Arbeitsalltag zu ermöglichen. Wir glauben, dass „Papierkram“ nicht komplex, kompliziert oder zeitaufwändig sein muss. Mit der Serie „Arbeiten im papierlosen Büro“ stellen wir deshalb gezielt anhand einzelner Beispiele und Funktionen vor, wie der Arbeitsalltag mit FastBill funktionieren kann. Wir starten mit der Belegarchivierung und zeigen, dass die Zeiten von Ordner-Archiven im Schrank endgültig passé sind.
Online Rechnungen schreiben ist für viele bereits ein Segen. Doch leider basieren die wenigsten Geschäftsmodelle nur auf Einnahmen. Was also tun mit den tagtäglichen Belegen und Kosten? Um den FastBill-Effekt möglichst greifbar zu machen, haben wir uns für Vorher-Nachher-Vergleich eines ganz typischen Ablaufs am Beispiel einer Handyrechnung entschieden:
Vorher (ohne FastBill)
Es ist Monatsanfang und die Rechnung Ihres Geschäftstelefons liegt, wie jeden Monat, im Posteingang. Fortschrittlich – wie die meisten Telefonanbieter sind – ist die Rechnung bereits elektronisch und wird per E-Mail zugestellt. Damit auch alles gesetzeskonform bleibt, wurde ggf. eine Digitale Signatur erstellt.
Was nun? Die Rechnung muss archiviert werden. Spätestens beim Jahresabschluss muss der Beleg wieder vorliegen. Je nach Gewohnheit…
- wird der Beleg ausgedruckt und abgeheftet, oder
- in einem Ordner auf dem PC (oder in der Dropbox) gespeichert, oder
- der Beleg wird direkt an den Buchhalter geschickt, der sich um alles weitere kümmert.
Fehlt ein Fall? Vielleicht wird – um die Liquidität im Überblick zu behalten – der bezahlte Betrag jeden Monat in eine Excel-Tabelle (o.ä.) eingetragen. Dieser typische Ablauf mag funktionieren, ABER…
- ein Medienbruch (Ausdruck) nicht nur unpraktisch, sondern ggf. auch rechtlich unkorrekt. Das Original ist in diesem Fall elektronisch. Ein Ausdruck wäre nur eine Kopie. Die Signatur geht verloren.
- den Beleg lokal zu speichern erhält zwar die Original-Form der Rechnung, sie ist aber ggf. nicht nachhaltig, bzw. nicht rechtskonform archiviert.
- der Buchhalter hat zwar den Überblick, dieser lässt den Service/ Mehraufwand aber i.d.R. bezahlen. Außer sollte jeder selbst seine Zahlen überblicken können.
Wir glauben, dass ein typischer Fall wieder dieser auch deutlich einfacher und praktischer funktionieren kann. Hier kommt unsere Vision des…
Nachher (mit FastBill)
Es ist Monatsanfang und die Telefonrechnung ist fällig. Als Rechnungsempfänger haben Sie z.B. im Telekom Kundencenter Ihre FastBill Inbox-Mailadresse angegeben. FastBill nimmt ihre Rechnungen automatisch per EMail entgegen, egal ob im PDF-, Bild-, oder ZIP Format.
Telekom Kundencenter – Einstellungen
Oder ggf. wollen Sie zur Kontrolle doch selbst auf die Rechnung schauen und Sie (von unterwegs) einfach schnell an Ihre Inbox weiterleiten. Als Plus-User liegt der Beleg anschliessend zur Erfassung weiterer Daten in Ihrer FastBill-Dokumenteninbox bereit.
In zwei Schritten zum Ergebnis
Belegarchivierung bei FastBill
Belegarchivierung per E-Mail einfach erklärt:
Erstens: Rechnungs-/ Beleginformationen (z.B. Betrag) über die FastBill Maske eingeben. Die Dokumente sind mit einem Klick auf „speichern“ automatisch archiviert. Die Dokumente liegen sicher in der Private-Cloud bei FastBill und können über den Rechnungseingang oder im Dokumentenmanagement schnell gefunden werden.
Zweitens: Der Zugang für den Steuerberater erfolgt wahlweise per Mitarbeiterzugang oder gesammelt als Einzel- bzw. gesammelter ZIP Download.
Alle Zahlen und Belege bleiben so im Überblick und werden Ihren Einnahmen direkt gegenüber gestellt. Die Rechnungen werden im original archiviert können per Knopfdruck z.B. Ihrem Steuerberater zugänglich gemacht werden.
Viel Spass damit!
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Du hast eine Idee für einen spannenden Artikel, der echten Mehrwert für Freelancer und Selbstständige bietet?
grundsätzlich gehören Ihre Daten Ihnen selbst, und nur Ihnen. D.h. Sie können jederzeit alle ihre Daten herunterladen, bzw. exportieren und weiterverwenden, wo und wie Sie es möchten. Mit dem Einstieg zu FastBill verpflichten Sie sich also nicht auf Lebenszeit. Der Haupt-Mehrwert von FastBill ist, dass Sie einfach und flexibel mit Ihren Daten arbeiten können, und das wollen wir natürlich auch langfristig ermöglichen! Sollte es doch (auch welchen Gründen auch immer) ein Szenario geben, in dem Sie Ihre Daten außerhalb von FastBill sichern möchten, dann werden Sie immer ausreichend Zeit und Möglichkeiten dazu haben.
Es ist auch nicht nötig, dass Sie ihre Daten "hier und dort" speichern müssen. Technisch werden alle Daten regelmäßig per Backup in verschiedenen Brandabschnitten im Rechenzentrum gesichert. Unsere Server stehen in Deutschland und laufen unter höchsten Sicherheitsstandards. Weitere Informationen http://blog.fastbill.com.w0137532.kasserver.com/2011/09/kundendaten-in-der-private-cloud-fastbill-setzt-hohe-standards/" rel="nofollow">zur Sicherheit von Kundendaten in der private Cloud haben wir in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.
Ich hoffe das nimmt Ihre Bedenken. Viele Grüße,
Christian Häfner
Vielen Dank & Grüße
André N.
iButler.me
Ein paar weitere Hinweise und Tipps zur richtigen Archivierung haben wir einem http://www.grafiker.de/kreativ-news/22082011/aufbewahrung-und-archivierung-von-belegen-was-es-zu-beachten-gilt" rel="nofollow">Gastbeitrag hier einmal niedergeschrieben
Viele Grüße
Christian
Das ist ein guter Ansatz, aber wir erhalten ja auch weiterhin Rechnungen auf Papier. Diese werden dann wie üblich abgeheftet zur Archivierung und später an den Steuerberater übergeben.
Wenn mein Steuerberater also nach einer Rechnung von beispielsweise vor 6 Monaten fragt. Müsste ich in 2 Archiven nachsehen, im digitalen Fastbill Archiv und im Ordner.
Was denkst du?