Arbeiten im papierlosen Büro – Teil 1: Belegarchivierung per E-Mail

Christian Häfner 16. April 2012 21
Arbeiten im papierlosen Büro – Teil 1: Belegarchivierung per E-Mail

Unser Ziel ist klar: Wir schaffen Lösungen für kleine Unternehmen um einen professionellen, einfachen und papierlosen Arbeitsalltag zu ermöglichen. Wir glauben, dass „Papierkram“ nicht komplex, kompliziert oder zeitaufwändig sein muss. Mit der Serie „Arbeiten im papierlosen Büro“ stellen wir deshalb gezielt anhand einzelner Beispiele und Funktionen vor, wie der Arbeitsalltag mit FastBill funktionieren kann. Wir starten mit der Belegarchivierung und zeigen, dass die Zeiten von Ordner-Archiven im Schrank endgültig passé sind.

Online Rechnungen schreiben ist für viele bereits ein Segen. Doch leider basieren die wenigsten Geschäftsmodelle nur auf Einnahmen. Was also tun mit den tagtäglichen Belegen und Kosten? Um den FastBill-Effekt möglichst greifbar zu machen, haben wir uns für Vorher-Nachher-Vergleich eines ganz typischen Ablaufs am Beispiel einer Handyrechnung entschieden:

Vorher (ohne FastBill)

Es ist Monatsanfang und die Rechnung Ihres Geschäftstelefons liegt, wie jeden Monat, im Posteingang. Fortschrittlich – wie die meisten Telefonanbieter sind – ist die Rechnung bereits elektronisch und wird per E-Mail zugestellt. Damit auch alles gesetzeskonform bleibt, wurde ggf. eine Digitale Signatur erstellt.

Was nun? Die Rechnung muss archiviert werden. Spätestens beim Jahresabschluss muss der Beleg wieder vorliegen. Je nach Gewohnheit…

  • wird der Beleg ausgedruckt und abgeheftet, oder
  • in einem Ordner auf dem PC (oder in der Dropbox) gespeichert, oder
  • der Beleg wird direkt an den Buchhalter geschickt, der sich um alles weitere kümmert.

Fehlt ein Fall? Vielleicht wird – um die Liquidität im Überblick zu behalten – der bezahlte Betrag jeden Monat in eine Excel-Tabelle (o.ä.) eingetragen. Dieser typische Ablauf mag funktionieren, ABER…

  • ein Medienbruch (Ausdruck) nicht nur unpraktisch, sondern ggf. auch rechtlich unkorrekt. Das Original ist in diesem Fall elektronisch. Ein Ausdruck wäre nur eine Kopie. Die Signatur geht verloren.
  •  den Beleg lokal zu speichern erhält zwar die Original-Form der Rechnung, sie ist aber ggf. nicht nachhaltig, bzw. nicht rechtskonform archiviert.
  • der Buchhalter hat zwar den Überblick, dieser lässt den Service/ Mehraufwand aber i.d.R. bezahlen. Außer sollte jeder selbst seine Zahlen überblicken können.

Wir glauben, dass ein typischer Fall wieder dieser auch deutlich einfacher und praktischer funktionieren kann. Hier kommt unsere Vision des…

Nachher (mit FastBill)

Belegarchivierung per E-Mail

Es ist Monatsanfang und die Telefonrechnung ist fällig. Als Rechnungsempfänger haben Sie z.B. im Telekom Kundencenter Ihre FastBill Inbox-Mailadresse angegeben. FastBill nimmt ihre Rechnungen automatisch per EMail entgegen, egal ob im PDF-, Bild-, oder ZIP Format.

Belegarchivierung per E-Mail

Telekom Kundencenter – Einstellungen

Oder ggf. wollen Sie zur Kontrolle doch selbst auf die Rechnung schauen und Sie (von unterwegs) einfach schnell an Ihre Inbox weiterleiten. Als Plus-User liegt der Beleg anschliessend zur Erfassung weiterer Daten in Ihrer FastBill-Dokumenteninbox bereit.

In zwei Schritten zum Ergebnis 

Belegarchivierung per E-Mail

Belegarchivierung bei FastBill

Belegarchivierung per E-Mail einfach erklärt:

Erstens: Rechnungs-/ Beleginformationen (z.B. Betrag) über die FastBill Maske eingeben. Die Dokumente sind mit einem Klick auf „speichern“ automatisch archiviert. Die Dokumente liegen sicher in der Private-Cloud bei FastBill und können über den Rechnungseingang oder im Dokumentenmanagement schnell gefunden werden.

Zweitens: Der Zugang für den Steuerberater erfolgt wahlweise per Mitarbeiterzugang oder gesammelt als Einzel- bzw. gesammelter ZIP Download.

Alle Zahlen und Belege bleiben so im Überblick und werden Ihren Einnahmen direkt gegenüber gestellt. Die Rechnungen werden im original archiviert können per Knopfdruck z.B. Ihrem Steuerberater zugänglich gemacht werden.

Viel Spass damit!

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21 Kommentare

  • […] Dokumenten-Inbox hat sich in diesem Jahr als durchschlagender Erfolg erwiesen. Ob per E-Mail oder Scan-App, viele Nutzer archivieren ihre Belege in Sekundenschnelle digital. Diesem Zeichen […]
  • […] Teil 1 unserer Serie des papierlosen Arbeitens haben wir bereits am Beispiel einer Telekom-Rechnung gezeigt, wie eine automatisierte Verarbeitung […]
  • Hallo Frau Weißmann,

    grundsätzlich gehören Ihre Daten Ihnen selbst, und nur Ihnen. D.h. Sie können jederzeit alle ihre Daten herunterladen, bzw. exportieren und weiterverwenden, wo und wie Sie es möchten. Mit dem Einstieg zu FastBill verpflichten Sie sich also nicht auf Lebenszeit. Der Haupt-Mehrwert von FastBill ist, dass Sie einfach und flexibel mit Ihren Daten arbeiten können, und das wollen wir natürlich auch langfristig ermöglichen! Sollte es doch (auch welchen Gründen auch immer) ein Szenario geben, in dem Sie Ihre Daten außerhalb von FastBill sichern möchten, dann werden Sie immer ausreichend Zeit und Möglichkeiten dazu haben.

    Es ist auch nicht nötig, dass Sie ihre Daten "hier und dort" speichern müssen. Technisch werden alle Daten regelmäßig per Backup in verschiedenen Brandabschnitten im Rechenzentrum gesichert. Unsere Server stehen in Deutschland und laufen unter höchsten Sicherheitsstandards. Weitere Informationen http://blog.fastbill.com.w0137532.kasserver.com/2011/09/kundendaten-in-der-private-cloud-fastbill-setzt-hohe-standards/" rel="nofollow">zur Sicherheit von Kundendaten in der private Cloud haben wir in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

    Ich hoffe das nimmt Ihre Bedenken. Viele Grüße,
    Christian Häfner
  • Wir nutzen fastbill erst seit kurzem und noch nicht so wirklich ganz und gar, weil ich mir mit der "Privat Cloud" in der meine Daten archiviert werden noch nicht so sicher bin: Wer garantiert mir, dass meine Daten auch dann noch vorhanden sind, wenn fastbill "Pleite" gehen sollte? Oder die Firma verkauft wird? Oder so etwas? Gibt es dafür eine Sicherheit für mich als Kunde? Oder muss ich immer dafür sorgen, dass meine Daten doch noch "hier und dort" zur Verfügung stehen? Es wäre schon schön, sich nur auf online verlassen zu können, langfristig........ von unterwegs Angebote und Rechnungen per fastbill zu schreiben habe ich mittlerweile mehr als schätzen gelernt!!!
  • Hi André. Lass uns wissen, wie es gelaufen ist.
  • Klasse, dann werde ich das mit unserem Finanzamt & Steuerberater besprechen. Mal schauen was dabei rauskommt und wie weit das "Papierlose Büro" näher rückt :)

    Vielen Dank & Grüße

    André N.
    iButler.me
  • Ja, auch Papierrechnungen können papierlos, bzw. elektronisch mit FastBill archiviert werden. Per Scanner lassen sich Dokumente einfach digitalisieren. HGB und die GoBS schreiben vor, unter welchen Bedingungen Papierdokumente auch elektronisch archiviert werden können. Alle gesetzlichen Kriterien werden dafür bei FastBill erfüllt ! (vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit#Merkmale_der_Revisionssicherheit_bei_der_elektronischen_Archivierung" rel="nofollow">Wikipedia) . Wir empfehlen jedoch trotzdem noch die direkte Rücksprache und Bestätigung vom zuständigen Finanzamt. Schließlich können wir das Wissen nicht bei jedem Angestellten dort voraussetzen. Der Steuerberater hat übrigens nicht die Pflicht die "Originale" aufzubewahren. Das musst nur du machen. Wenn der Steuerberater die Buchungsdaten hat, reicht ihm das aus. Die Belege sind nur Nachweise für die Buchungen. Es reicht also in jedem Fall aus, wenn du ihm die elektronische Variante zustellst, wenn überhaupt.

    Ein paar weitere Hinweise und Tipps zur richtigen Archivierung haben wir einem http://www.grafiker.de/kreativ-news/22082011/aufbewahrung-und-archivierung-von-belegen-was-es-zu-beachten-gilt" rel="nofollow">Gastbeitrag hier einmal niedergeschrieben

    Viele Grüße
    Christian
  • Hallo Christian !

    Das ist ein guter Ansatz, aber wir erhalten ja auch weiterhin Rechnungen auf Papier. Diese werden dann wie üblich abgeheftet zur Archivierung und später an den Steuerberater übergeben.

    Wenn mein Steuerberater also nach einer Rechnung von beispielsweise vor 6 Monaten fragt. Müsste ich in 2 Archiven nachsehen, im digitalen Fastbill Archiv und im Ordner.



    Im Kehrschluss dazu, kann ich dann meine auf Papier erhaltenen Rechnungen nicht digital bei euch aufbewahren und das Papier wegwerfen, oder ? Habt Ihr dazu weitere Infos ?

    PS: Vielen Dank für den Interessanten Post und die Mühe :)

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