5 Tipps für produktivere Meetings und weniger Arbeitszeitverlust

Julian Moeser 10. Juli 2014 4
5 Tipps für produktivere Meetings und weniger Arbeitszeitverlust

Meetings sind ja bekanntlich immer so eine Sache. Die Einen finden Sie gut und versuchen für alles ein Meeting anzusetzen. Die Anderen sind genervt, weil sie vielleicht garnicht so tief in die Thematik einbezogen werden müssten und empfinden es als Störung in ihrem Arbeitsablauf.

Hier sind unsere 5 Tipps für produktivere Meetings:

1. Die “Betrifft-Struktur”

Bauen Sie ihr Meeting so auf, dass am Anfang das Thema steht, welches alle teilnehmenden Mitarbeiter betrifft. Im weiteren Verlauf sollte diese Zahl dann abnehmen, sodass Mitarbeiter, für die der Rest des Meetings uninteressant ist, bereits früher gehen können und nicht unnötig Arbeitszeit investieren müssen.

2. Bestimmen Sie vorab einen Ablauf

Ohne einen festen Ablauf laufen Meeting-Teilnehmer schnell Gefahr von den eigentlich wichtigen Themen abzuschweifen. Legen Sie daher im Vorfeld eine fixe Struktur fest, die kurze Zeiträume, für kreatives Brainstorming berücksichtigt. Diese Agenda sollten Sie frühstmöglich Ihren Meeting-Partnern zur Verfügung stellen, damit Sie sich vorbereiten können. Achten Sie während des Meetings außerdem auf die Einhaltung des Timesheets und der Themenliste.

3. Eine Rollenvergabe hilft

Ein Arabisches Sprichwort besagt:

“Ein Heer von Schafen, das von einem Löwen geführt wird, schlägt ein Heer von Löwen, das von einem Schaf geführt wird.”

Legen Sie Moderatoren-Rollen fest, die gerne von Meeting zu Meeting rotieren sollten. Dadurch stärken Sie das Selbstbewusstsein Ihrer Mitarbeiter und sorgen während des Meetings für einen gerodneten Ablauf.

4. Arbeiten Sie mit greifbaren Beispielen

Das Gehirn merkt sich Geschichten und Beispiele besser, als Zahlen und theoretische Gedanken. Versuchen Sie daher jede Theorie mit einem greifbaren und realitätsnahen Beispiel zu erklären. So helfen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern, Vorgaben erfolgreich in die Tat umzusetzen.

5. Beziehen Sie jeden Teilnehmer mit ein

Es liegt in der Natur der Sache, dass an einem Meeting immer auch ruhigere, introvertierte Personen teilnehmen. Beziehen Sie diese Gruppenmitglieder durch eine gezielte Ansprache in die Diskussion mit ein. Dadurch entstehen oft neue Sichtweisen und Perspektiven für auftauchende Probleme. Außerdem fördern Sie auf diesem Wege den Gruppenzusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl eines jeden Mitglieds.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, werden Sie bereits nach kurzer Zeit merken, dass Ihre Meetings produktiver und themenorientierter ablaufen.

Haben Sie noch weitere Tipps oder selbst ausgefallene Meetings erlebt? Wir freuen uns über alle Kommentare. 

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