5 Gründe, warum Word und Excel für die Buchhaltung ausgedient haben

Viele Selbstständige sind es gewohnt Rechnungen mit Word und Excel zu erstellen. Warum das so ist? Vermutlich weil man es schon immer so gemacht hat. Tatsächlich sind diese Tools jedoch veraltet und bringen eher Nachteile gegenüber einer web-basierten Lösung wie FastBill. In diesem Artikel zeigen wir 5 Gründe, warum es Zeit wird die Nutzung von Word und Excel für die Buchhaltung noch einmal zu überdenken.

1. Zeit sparen!

…und zwar bis zu 8 Stunden jeden Monat! Das ergeben unsere Erfahrungen und das Feedback unserer Nutzer. Das Erstellen einer Rechnung in Word geht zwar mit den aktuellen Templates in den neuesten Versionen sehr gut, allerdings ist die Pflege und das verschicken doch recht aufwändig.

So fallen schnell durchschnittlich 10 Minuten pro Rechnung an für z.B. Aufgaben wie das saubere Ausfüllen aller Felder, Pflege/Suche der richtigen Daten wie durchlaufende Kunden- oder Rechnungsnummer, Drucken, Briefmarken kaufen und zum Briefkasten laufen, etc. Mit FastBill sind viele Schritte wie der Versand und das manuelle Pflegen von Daten nicht nötig.

Wir sagen: 2 Minuten im Schnitt reichen aus! Bei ca. 10 Rechnungen im Monat sind das schon 10*8 Minuten gesparrt (= 1 Std., 20 Min.). Je nachdem wie viele Rechnungen in welchen Abständen geschrieben werden, lassen sich schnell bis zu einem ganzen Werktag (ca. 8 Stunden) im Monat einsparen. Das berichten zumindest unsere Nutzer. Und Zeit ist schließlich Geld! Rechnen Sie selbst:  Ihr Tagessatz * 8 Stunden.

2. Aussehen wie ein Profi!

Hier bekommt Word zwar einen Trostpunkt für die Vorlage „schöne Rechnung“, allerdings sehen die Rechnungen dann auch aus wie Word-Vorlagen. Bei FastBill kann jeder sein eigenes Briefpapier verwenden und/oder sein Logo schnell und einfach hochladen. Beim Postversand über FastBill wird die Rechnung sogar in Farbe und als Serienbrief vom professionelle Lettershop für Sie verschickt. Das wirkt nicht nur professionell sondern spart auch den Weg zum Briefkasten.

3. Geld sparen!

Wer die Rechnung als PDF inkl. digitaler Signatur verschickt, der spart bares Geld. Ist der Rechnungsempfänger nicht privat und möchte er seine Steuern vom Finanzamt zurück bekommen, dann ist dafür eine digitale Signatur nötig. Diese kostet bei FastBill nur 10 Cent und kann direkt aus dem System heraus generiert werden. Im Vergleich zum Briefversand also wesentlich günstiger, und trotzdem gesetzlich korrekt. Für private Rechnungsempfänger ist das i.d.R. nicht nötig.

4.  Logisch miteinander verknüpfte Daten!

Das ermöglicht nicht nur schnell und einfach neue Rechnungen mit wenigen Clicks aus Kunden, Produkten, Zeiten etc. im richtigen Template zusammenzusetzen, sondern liefert auch wertvolle Informationen, wie z.B. einen Blick auf die aktuelle Liquiditätsentwicklung im Dashboard. Darüber hinaus können z.B. zu jedem Kunden weitere Informationen wie zusätzliche Kontakte, Kostenstellen und mehr hinterlegt werden.

5. Von überall zugänglich, auch im Team!

FastBill ist eine 100%ige SaaS Lösung (Software as a Service) und ermöglicht dadurch Zugriff von überall. Keine Installation, keine Updates, kein „Laptop immer dabei haben“. Ob bei der Familie daheim, unterwegs im Café oder beim Steuerberater zum Jahresabschluss. Alles, was dafür benötigt wird ist ein Browser und Internet.

Mit den Teamzugängen kann man sich sogar den ein oder anderen Weg noch sparen. So kann z.B. der Steuerberater oder ein Kollege einen ganz eigenen Zugriff mit individuelle Rechten zu jeden Account bekommen. Das ist praktisch und hilft bei der Teamarbeit.

Für alle, die sich selbst von den Möglichkeiten einer web-basierten Rechnung überzeugen wollen, der kann FastBill 3 Monate kostenlos und unverbindlich testen! Viel Spass…