Den Überblick über Projekte behalten

René Maudrich 14. Mai 2008 1
Den Überblick über Projekte behalten

Aller Anfang ist unstrukturiert. Beim Arbeitsstart als Freelancer hat man meist nur wenige Einzelprojekte umzusetzen und noch weniger Auftraggeber. Wenn sich bei Erfolg die Auftragslage auf einen Schlag verbessert, wird es immer wichtiger die vielen verschiedenen Projekte unter Kontrolle zu halten. Oft merke ich, dass es hilft, auch kleine Projekte nach den Maßgaben großer Projekte zu planen und strukturiert umzusetzen. Sonst ist es irgendwann soweit, dass man sich fragt, ob man Termine vergessen hat, nicht mehr nachvollziehen kann, wann die Zwischenabstimmung fällig war, wie lange man eigentlich an dem Projekt gearbeitet hat oder ob man einen Auftrag schon abgerechnet hat oder nicht. Mit etwas Struktur geht die Projektabwicklung dagegen viel leichter von der Hand und im Idealfall lässt sich auch noch etwas Zeit sparen.

Kleinere Aufträge als Projekte einzustufen, mag in einem klassischen Projektverständnis vielleicht übertrieben wirken. In der Abwicklung einer Vielzahl von kleinen Projekten erhöht sich jedoch die Komplexität insgesamt und eine strukturierte Planung wird irgendwann sinnvoll. Heißt also: Wenn man langsam den Überblick verliert, wird Projektmanagement nötig.

Am klassischen Projektmanagement lässt sich ableiten, wie man vorgehen kann.
Folgende 5 Schritte werden dabei meist berücksichtigt:

Eine Informelle Phase/ Analysephase (1), in der das Projekt analysiert wird und die Grundzüge der Aufgaben abgesteckt werden. Dabei ist es wichtig sich umfassend, durch Gespräche mit dem Auftraggeber und über eigene Recherche, zu informieren.

Die Definitionsphase (2), in welcher die Ziele des Projektes genau formuliert werden. Hier ist es ist sinnvoll die Ziele schriftlich festzuhalten, um eine gleiche Ergebniserwartung auf Seiten des Auftraggebers und Auftragnehmers zu schaffen. Das kann im Zweifelsfall viel Ärger ersparen.

In der anschließende Planungsphase (3), in der ein Zeit- und Ressourcenplan aufgestellt werden kann, wird festgelegt welcher Materialeinsatz nötig ist und wie viel Arbeitszeit man kalkulieren muss.

Natürlich fallen diese Phasen bei kleinen Projekten nicht so umfangreich aus, wie bei komplexen Großprojekten. Dennoch schadet es nicht, sich hier Gedanken zu machen und über Ziele und Aufwand genau bescheid zu wissen. Auch die Auftraggeber wissen ein bisschen Struktur meist zu schätzen.

In der Realisierungsphase (4), der unbestritten wichtigste Phase des Projektes, setzt man die gestellten Aufgaben dann endlich um. Die ersten drei Planungsphasen kann man hier aktiv als Arbeitsleitfaden nutzen. Ein Blick in den Projektplan macht klar, was alles noch und in welcher Zeit zu tun ist. Regelmäßig sollte man auch die vereinbarten Ziele mit dem bisherigen Stand abgleichen, um mit dem Projekt auf Kurs zu bleiben.

Genau so wichtig wie eine gute Ausführung, ist auch die Abschlussphase (5): Hier werden die Ergebnisse übergeben und eventuell nachgebessert. Man sollte sicherstellen, dass das Endergebnis von dem Auftraggeber aktiv abgenommen wird (eventuell auch schriftlich), damit das Projekt abgeschlossen werden kann.
Dann beginnt die Schreibarbeit: Diesen administrativen Teil, mit Rechnungen schreiben usw., kann man sich etwas erleichtern, wenn man den Überblick behält. Ich habe mir dafür einige sinnvolle Verwaltungshilfen zu Eigen gemacht:

Arbeitszeit erfassen:
Das ist nicht nur nützlich, um einen Überblick über die aufgewendete Zeit zu bekommen, man kann im Zweifelsfall auch dem Auftraggeber gegenüber unproblematisch aufschlüsseln, welche Tätigkeiten wie viel Zeit in Anspruch genommen haben. Außerdem bekommt man so ein Gefühl für eine realistische Aufwandseinschätzung und kann schon im Vorfeld genaue Angaben zu dem Zeitbedarf von Projekten machen.

Eine zentrale Verwaltung aller Projekte:
Sicher ist es nicht notwenig für jedes kleine Projekt eine Aufwands- und Kostenabschätzung einen Projektstrukturplan und einen Termin- und Ablaufplan zu schreiben. Bearbeitet man aber mehrere Projekte gleichzeitig, ist es unverzichtbar alle Projekte im Auge zu behalten. Diesen Überblick kann man sich verschaffen, indem man die Projekte zentral verwaltet, Zeitpläne der Projekte gegenüberstellt und sich den Arbeitsstatus notiert. Jeder abgeschlossene Projektschritt wird so übersichtlich vermerkt. Wenn es eng wird, kann man schnell Prioritäten setzten und gerät nicht in Gefahr mit dem ein oder anderer Projekt in Verzug zu geraten.

Rechnungen online stellen:
Viel Papier, Zeit und Porto kann man sich sparen, wenn man mit seinem Auftraggeber vereinbart die Rechnungsabwicklung online durchzuführen. Allerdings muss hier beachtet werden, dass Rechnungen nur mit qualifizierter elektronischer Signatur gültig sind. Mit einer solchen Signatur sind Online-Rechnungen der klassischen Rechnung per Post gleichgestellt.

Wenn man diese grundsätzlichen Dinge ausprobiert, stellt man schnell fest, dass die Projektabwicklung insgesamt etwas strukturierter und am Ende auch zeitsparender ausfällt. Wichtige Online-Tools, die bei der Projektabwicklung unterstützen können, findet Ihr natürlich auf den FastBill-Seiten: Besonders empfehlen kann ich hier ein unkomplizierte Tool zur Zeiterfassung, mit dem auch komplexere Einzel- und Projekterfassungen durchgeführt werden können. Außerdem kann ein zentrales Dokumentenmanagement genutzt werden, mit dem sich Dokumente aller Art online verwalten lassen und damit im jeden Projektabschnitt verfügbar sind. Den optimalen Überblick über Rechnungen und offene Posten verschaffe ich mir anhand der FastBill Rechnungsverwaltung, über welche alle Kosten und Rechnungsschritte, auch bei vielen verschiedenen Projekten, gut organisiert werden können.
Damit wünsche ich noch erfolgreiches Projektmanagen.

Die FastBill Zeiterfassung:

Zeiterfassung mit FastBill

Ein paar nützliche Tools zur Unterstützung in der Projektarbeit habe ich hier aufgelistet:

  • ActiveCollab (viele Projekte mit mehreren Leuten bearbeiten, Meilensteine festlegen, Rechte vergeben für unterschiedliche Projekte)
  • Toodledo (umfangreiche ToDo Listen erstellen, sortieren und bearbeiten)
  • SimpleGTD (kleine einfache ToDo Listen, die helfen, Kleinigkeiten nicht zu vergessen)

Wer noch hilfreiche Tools kennt – ich freu m ich über Kommentare.

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