3 Dinge, die dir die größten Kopfschmerzen in der Buchhaltung ersparen

Christian Häfner 09. Februar 2017 0
3 Dinge, die dir die größten Kopfschmerzen in der Buchhaltung ersparen

Als ich vor mehr als 10 Jahren Unternehmer wurde, war ich einfach nur begeistert über den ersten Umsatz. Ich war so begeistert von den ersten Einnahmen, dass ich alles andere vernachlässigt habe.

Diese Nachlässigkeit war fahrlässig und dumm, wie die folgenden Beispiele zeigen. Es dauerte etwa ein halbes Jahr, bis ich die erste Quittung für mein Verhalten bekam. Drei Damen vom Finanzamt klingelten an meiner Haustüre und konfrontierten mich mit fehlenden Steuervorauszahlungen.

Irgendwie muss ich diese Zettel vom Finanzamt ignoriert haben. Ich habe in den ersten 6 Monaten nach der Anmeldung meiner UG keine Umsatzsteuern angemeldet und demnach auch nicht bezahlt.

Der zweite Denkzettel folgte dann zum Jahresende, als mein Steuerberater mit mir versuchte, meine Ausgaben des ganzen vergangenen Jahres zu rekonstruieren. Er stöberte nicht nur mein Firmenkonto durch, sondern suchte auch auf meinem Privatkonto nach Ausgaben, die ich eigentlich für mein Unternehmen getätigt hatte, z.B. Fahrtkosten oder Werbungskosten.

Alles in allem war das ein turbulentes erstes Jahr, was unternehmerisch überhaupt kein Spass gemacht hat. Am Ende war das vielleicht jedoch der Weckruf für mich, den ich brauchte, um fortan Ordnung in meiner Buchhaltung zu behalten.

Ich habe gelernt, wie wichtig es ist, zumindest die gröbsten Fehler zu vermeiden. Damit du diese Erfahrungen nicht mit mir teilen musst, möchte ich dir hier nochmal die wichtigen 3 Punkte mitgeben, auf die du jederzeit achten solltest, wenn du unternehmerisch tätig bist. Beachte bitte jedoch, dass diese Informationen hier lediglich meine persönlichen Erfahrungen widerspiegeln und kein Beratung im Sinne des StBerG darstellt.

1. Einnahmen richtig erstellen

Klingt einfach, aber der Teufel liegt im Detail. Einnahmen können nämlich aus allen möglichen Quellen kommen, z.B.

  • Dienstleistungen (Geld / Stunde) – Du schreibst eine Rechnung
  • Produktverkäufe (Geld / Produkt) – Rechnungen sind z.B. nur für Händler verpflichtend, für private Kunden reicht eine Quittung
  • Gutschriften – Du erhältst eine Gutschrift z.B. für eine Affilliate Einnahme
  • Bar-Einnahmen

Viele Wege führen also zum Geld, und die funktionieren alle unterschiedlich. Wichtig ist, dass du alle Umsatzkanäle beisammen hältst und nachvollziehbar dokumentierst.

Nachvollziehbar bedeutet auch, dass du z.B. bei den von dir erstellten Rechnungen einen durchgehenden Rechnungsnummernkreis hast, damit im Falle einer Steuerprüfung einen lückenloser Nachweis der Umsätze vorliegt. Dasselbe gilt auch für Shop Verkäufe an Privatkunden und auch für die Kasse. Hier erstellst du i.d.R. zwar keine Rechnungen, musst aber dennoch alle Umsätze lückenlos nachweisen können.

Tipp Nr. 1: Software nutzen, die diese Ordnung für dich automatisch übernimmt

Schaffe dir mit Hilfe einer Software eine Struktur, in der du Monat für Monat nachvollziehbar machen kannst, was du über welche Kanal eingenommen hast. Im schlechtesten Fall kann das eine Excel Tabelle oder ein Google Doc Dokument für die Übersicht sein. Beachte aber auch, dass du die Dokumente (PDF oder Scans) aufbewahren und „in angemessener Zeit“ zugänglich machen können musst (vgl. auch GdPDU)

Viel einfacher als selbst erstellte Tabellen in Kombination mit einer Dropbox sind Tools, die diese Struktur automatisch übernehmen und dabe Datensätze, sowie Dokumente zusammen halten. Ein paar Beispiele sind

  • für Online Shops z.B. VersaCommerce.de und Shopify.com
  • für Kassensysteme z.B. SumUp.com oder iZettle.com
  • für Rechnungen und Gutschriften z.B. FastBill.com

Software unterstützt dich übrigens auch dabei typische Fehler beim erstellen von Rechnungen zu vermeiden.

Tipp Nr. 2: Nutze Cloud Software

Wenn du deine Daten online gespeichert hast, sind sie am sichersten, jede Wette! Ein Backup zu Hause auf dem USB Stick oder auf der externen Festplatte zu machen, ist einfach keine Alternative. Zu groß ist das Risiko, dass mal etwas kaputt oder verloren geht.

Cloud Dienste arbeiten mit höchsten und modernsten Hosting-Lösungen, an die keine private Sicherheitslösung ran kommt. Ausserdem ist online arbeiten praktisch. Wenn du mal unterwegs bist oder deinem Steuerberater etwas teilen willst, musst du nicht erst einen Brief zur Post bringen.

Tipp Nr. 3: Monatliche Liquiditätsübersicht schaffen

Es ist extrem wichtig zu wissen, wo dein Umsatz her kommt. Nicht nur, um deine KPI (wichtigste Unternehmenskennzahlen) im Blick zu behalten, sondern auch um unternehmerische Entscheidungen treffen zu können. Du musst mindestens auf monatlicher Basis wissen, woher dein Geld kommt, und wohin du es ausgibst. Besser wöchentlich oder täglich. Eine ständig aktualisierte Tabelle reicht da auch erstmal aus, um dir selbst jeden Monat die Frage beantworten zu können, ob sich ein bestimmter Business Zweig (z.B. dein Online Shop) lohnt oder nicht.

Wichtig ist, dass du zwischen Rentabilität und Liquidität unterscheidest. Etwas mehr dazu kannst du z.B. hier nachlesen.

2. Ausgaben sammeln, bezahlen und kategorisieren

Kaum ein Unternehmen erzielt nur Einnahmen.  Das wär auch zu schön. Die Ausgabenseite ist deshalb wesentlicher Teil der Buchhaltung.

Im Gegensatz zu den Einnahmen ist hier das Fehlerpotential sogar noch größer. Schnell wird mal was mit der privaten Kreditkarte ausgelegt oder die Tankfüllung aus der (privaten) Tasche bezahlt. Dazu kommen laufen Kosten für z.B. Hosting, Zahlungsgebühren, Büromiete, usw., die man nicht permanent vor Augen hat.

Neben dem Beisammenhalten all der Ausgaben ist auch wichtig, diese zu kategorisieren, um sie buchhalterisch später richtig kontieren zu können. Dort werden z.B. Ausgaben für Marketing anders behandelt als Kontoführungsgebühren. Erfasse also deine Ausgaben so, dass du nachvollziehbar machen kannst, um was es sich jeweils handelt.

Tipp: Internationale Rechnungen richtig erfassen

Wenn du Tools wie Mailchimp.com oder andere Lösungen nutzt, die nicht aus Deutschland kommen, dann ist die Chance groß, dass der nächste Fehler bevorsteht. Die Rechnungen dieser Tools weisen i.d.R. keine Steuern aus. Aus buchhalterischer Sicht ist das allerdings höchst relevant. Wenn du eine Rechnung aus dem Ausland ohne Steuern bei der Umsatzsteuervoranmeldung einfach mit „0% Steuern“ angibst, dann ist das schnell falsch.

Wenn du es richtig machen willst, empfehle ich an der Stelle mit einem Buchhalter oder Steuerberater über Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferung zu sprechen. In diesen Fälle geht die Steuerlast nämlich auf dich als Unternehmer über. D.h. du musst diese Steuern mit an das Finanzamt abführen. Weitere Informationen dazu findest z.B. hier.

Tool Tip: Sammel alle deine eingehenden Rechnungen nach Monat sortiert. Eine einfache Möglichkeit Einnahmen und auch Ausgaben übersichtlich Monat für Monat zu sammeln dazu bietet dir z.B. FastBill.

3. Zahlungen zu Rechnungen und Belegen zuordnen

Neben Rechnungen und Belegen ist die dritte wichtige Komponente die Zahlungen auf deinem Bankkonto.

Das ist auch der Grund, warum Steuerberater gerne immer nach dem Kontoauszug fragen. Die Kontoauszüge dienen dazu alle Transaktionen nachvollziehbar zu machen und sind die Basis für die Buchung/Kontierung durch den Buchhalter oder Steuerberater.

Mit anderen Worten: Zu den Zahlungen werden Belege gesucht, und nicht anders herum. Wenn du also eine Zahlung nicht über das Firmenkonto hast laufen lassen, dann kann das also auch schnell beim Buchhalter durchrutschen.

Deshalb ist wichtig, dass du private Zahlungen für die Firma möglichst schnell ausgleichst (also von deinem Firmenkonto auf dein Privatkonto überweist). Zusätzlich solltest du alle deine Zahlungs-Konten mit zugänglich machen, z.B. auch dein PayPal Account.

Hast du alle Einnahmen, Ausgaben und Zahlungen beisammen, kann dir niemand mehr unangenehme Fragen stellen. Du weisst zu jeder Zeit, was du wann ausgegeben und eingenommen hast, und was wann bezahlt wurde… und zwar lückenlos.

Meine dringende Empfehlung ist daher von Anfang an Ordnung zu halten und Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar und an einem Ort zu erfassen.

Ich hoffe das hilft dir.

Viele Grüße
Christian

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