Wir stehen nicht alleine da und greifen diese Idee gerne auf: In den Kommentaren möchten wir die aus Sicht unserer Leser “hässlichsten” und “benutzerunfreundlichsten” Bürotools erfahren. Was stört besonders? Warum wird Hässlichkeit in Kauf genommen? Unter allen Teilnehmern verlosen wir ein kleines FastBill-Paket mit einer Tasse und ein paar exklusiven Überraschungen!

Hässliche Büro-Tools

Software soll einfach sein und den Arbeitsalltag leichter machen. Eine Bürosoftware zu benutzen sollte keine besondere Expertise erfordern, sondern mit hilfreichen und geschickten Mechanismen unter die Arme greifen.  

Wir leben in einer Zeit zunehmender Mobilität, in der Effizienz, Zeit und örtliche Unabhängigkeit zu einer wichtigen Währung geworden sind. Neue Technologien und digitale Werkzeuge helfen uns dabei, unseren Alltag besser zu organisieren. Wir erleben mobile Geräte, intuitive Benutzeroberflächen, einfache Menüstrukturen, raffinierte Funktionen und wunderschöne Designs… außer bei Unternehmenssoftware, speziell wenn es um Finanzen, Rechnungen und Buchaltung geht.

Mit dem angekündigten FastBill Relaunch verfolgen wir die Mission, eine echte Alternative zu Papierablagen, Archivordnern und Tabellenkalkulations-, und Textprogrammen zu schaffen, die in allen Arbeitsbereichen im Alltag kleiner Unternehmen unterstützt, die einfach zu bedienen ist, und die schön aussieht.

Paper X – eine neue Art der digitalen Büroorganisation

Paper X beschreibt das FastBill-Konzept für eine völlig neue Art mit Papierkram, Zahlen und Dokumenten im Geschäftsalltag umzugehen. Eine einfache und freie Art ohne Papier, ohne Komplexität, ohne viel Zeitaufwand, ohne Vorkenntnisse und mit einer Leichtigkeit bedienbar, dass sich jeder von der ersten Minute zurecht findet. Das Konzept dafür nennen wir Paper X.

Wir glauben…

• an einfache, intuitive und schlanke Benutzeroberflächen und nicht an komplexe, graue Büro- oder Branchensoftware.
• dass Papierkram ein ganz natürlicher Teil des Arbeitsalltags sein kann, für den man keine Zeit reservieren muss.
• dass ein fester Büroplatz für die Administration eines Unternehmens nicht mehr erforderlich ist.
• dass Unordnung durch eine Masse an Dokumenten und Informationen entsteht, die nicht beherrscht wird.
• dass Software mehr kann, als Dateien und Informationen zu verwalten. Sie kann assistieren.
• dass Zeit für Freizeit oder das Kerngeschäft wichtiger ist als Bürozeit.
• dass Papier im Geschäftsalltag nicht mehr erforderlich ist.
• dass papierlose Büroorganisation besser, schneller und strukturierter ist.
• dass digitale Dokumente nicht dumm sein müssen, sondern deren Informationen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen automatisch genutzt werden können.
• dass auch eine Business-Software sexy sein darf und kann.

Wir freuen uns schon bald erste Details vom neuen FastBill zeigen zu können. Alle News und Informationen zum neuen FastBill werden wir zunächst exklusiv an alle verteilen, die sich unter Paper X anmelden.

Bis dahin sind wir gespannt auf die Votings zu den “hässlichsten Bürotools” in den Kommentaren.

Wenn wir in unserem Frankfurter Büro aus dem Fenster schauen, können wir die neu entstehenden Gebäude der EZB (Europäische Zentralbank) bereits gut sehen. Nun haben wir die “Leitung” zur EZB gelegt und verfügen damit ab sofort über die tagesaktuellen Umrechnungskurse aller Währungen.

Rechnungen können mit FastBill bereits in fremden Währungen gestellt und verarbeitet werden. Hinzu kommt, dass alle diese Zahlen ab sofort (und auch rückwirkend) automatisch in die eigene Standardwährung umgerechnet werden. Jede Währung kann, unabhängig von der Sprache, als Standardwährung ausgewählt werden (Einstellungen | Basiseinstellungen).

Alle Beträge auf Rechnungen, Belegen, Mahnungen und Gutschriften stehen somit in der eigenen Währung bereit und werden im Dashboard aufsummiert angezeigt.

Fazit: Schnell mal einen Auftrag im Ausland erledigen und trotzdem den Überblick über die Geschäftszahlen behalten ist nun mit FastBill kein Problem mehr. Neben flexiblen Rechnungsvorlagen (in mehreren Sprachen) stehen nun auch alle Umrechnungskurse tagesaktuell zur Verfügung.

Wer sein eigener Chef sein möchte und vor hat ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen, der braucht mehr als eine gute Idee. Der Schritt in die Selbständigkeit bringt viele Vorteile, aber auch jede Menge Herausforderungen mit sich, die manchmal erst auf den zweiten Schritt sichtbar werden. Wir denken Lehrgeld muss nicht teuer sein, wenn man ein paar Grundregeln vorher beachtet. Hier sind 7 Geheimnisse, wie eine gute Idee zu einem erfolgreichen Business wachsen kann:

1. Team, Team, Team!

Das Team entscheidet über Aufstieg und Fall eines Unternehmens. Das betrifft vor allem kleine Firmen. Selbst die beste Idee kann ohne ein funktionierendes Team scheitern. Und eine mittelmäßige Idee kann durch ein A-Team zum Erfolg werden. Ein gutes Team ergänzt sich. Jeder muss seinen Platz kennen und die Rollen der anderen akzeptieren, auch innerlich. Ein Team teilt die Vision der Idee und die Passion bei der Umsetzung. Streitpunkte sollten von Anfang an offen und ehrlich angesprochen und ausdiskutiert werden, und zwar immer wieder.

2. Frühzeitig offen über die Idee sprechen und Feedback einholen!

Wer eine gute Idee hat, der sollte Sie nicht für sich behalten sondern frühzeitig Feedback einholen, noch während der Ideenphase. Natürlich brennt jeder für seine eigene Idee und man ist bereit viel Geld und Zeit zu investieren. Die Freude über das Produkt hält jedoch nur so lange, bis sich der erwartete Erfolg doch nicht einstellt. Kein Wunder, denn erfolgreiche Ideen müssen auch andere gut finden, die mit einer objektiven Meinung die Sicht eines potentiellen Käufers wiedergeben können.

3. Nicht nur Freunde und Familie fragen!

Freunde und Familie helfen immer, und das ist auch gut so! Vor allem an schlechten Tagen, allerdings auch meist mit “schlechten” Ideen. Das gibt zwar Rückhalt und macht immer wieder Mut, aber Vorsicht: diese Sicherheit ist gefährlich. Wer die breite Masse seiner Zielgruppe ansprechen will, der sollte sich nicht auf das gut gemeinte Feedback vom engeren Kreis verlassen. Freunde und Familie haben da häufig eine beeinflusste Meinung und stellen das kurzfristige persönliche Wohlergehen über den Markterfolg.

4. Keine Angst vor Nachmachern oder Copy-Cats!

Der Hauptgrund für Zurückhaltung ist meist die Angst vor Kopierern. Manche Gründer lassen sich sogar vor jedem Gespräch eine Verschwiegendheitserklärung unterschreiben. Alles nicht nötig! Denn selbst eine gute Idee ist nur 50% Wert ohne das Team (s. Punkt 1). Und wenn der Start erst einmal vollbracht ist, dann steht das Projekt ohnehin zum kopieren frei bereit. Der Vorsprung durch Geheimhaltung ist verschwindend gering. Der Mehrwert durch frühzeitiges Feedback und Vermeidung von Fehlern ist unbezahlbar!

5. Keep it simple! Einfach gewinnt.

Aus einer einfachen Idee wird schnell ein sehr komplexes Produkt. Eine einfach App zum Freunde treffen soll plötzlich Deals und Gutscheine enthalten. Eine Lösung für Handwerker soll plötzlich auch für Juristen funktionieren. Ein Auto soll plötzlich auch schwimmen können. Alles Beispiele, die gut und machbar sind. Aber je komplexer eine Idee wird, desto komplexer wird der Erklärungsaufwand beim Marktstart. Der bekannte “Einzeiler” erklärt die Idee oder das Vorhaben in einem Satz. Wenn das nicht ausreicht, ist es meist nicht einfach genug und der Erklärungsaufwand zu groß.

6. Hinter der Idee stehen!

Nicht jede Idee funktioniert von Tag 1 an. Manchmal dauert es sogar Monate oder noch länger, bis sich der gewünschte Erfolg einstellt. Deshalb ist es wichtig, selbst hinter der eigenen Idee zu stehen und daran zu glauben! Rückschläge gehören immer dazu, sollten aber Teil des Lernprozesses sein. Es ist ganz natürlich, dass eine Strategie hin und wieder angepasst wird.

7. Fokussiert bleiben!

Wer auf zu vielen Baustellen (aktiv und operativ) arbeitet, der kann schnell den Fokus verlieren. Das persönliche Arbeitspensum bei mehreren parallelen Projekten gleichzeitig kann schnell zu viel werden. Man fühlt sich überlastet und der Spaß geht verloren. Deshalb: keep focused!

Wo gründen und mit wem?

Wer jetzt sein eigenen Business starten möchte, aber nicht weiß wo und wie er/sie starten soll, für den gibt es z.B. regelmäßige Gründungsevents in allen großen Städten. Das Startup Live Hamburg #1 war eine solche Gelegenheit. Eine Übersicht weiterer Startup Live Events gibt es hier. Über weitere Hinweise freuen wir uns in den Kommentaren.

FastBill war bei Startup Live Hamburg nicht nur Sponsor und Mentor, sondern wir hatten auch die Möglichkeit live dabei sein zu können, als Ideen und Teams entstanden. Neben guten Konzepten und wertvollem Austausch mit anderen Entrepreneuren und CEOs gab es vor allem eine Menge Motivation und Spaß bei der Sache.

Ganz besonders gratulieren wir dem Gewinnerteam von AccoMates mit der Idee, eine soziale Plattform für unterkunftssuchende Reisende mit gleichen Interessen zu erstellen (z.B. Konferenz- oder Konzertbesucher).

Danke auch an das Team von Starteurope, Inferno Ragazzi und Malte Goy für dieses großartige und inspirierende Wochenende und die tollen Bilder! Und so war´s gewesen:

Mehr Bilder gibt´s auf der Facebook Seite von Startup Live Hamburg.

protonet ist ein junges Startup, das mit einer Kombination aus Hardware und Software eine soziale Infrastruktur auf Knopfdruck liefert. Es fühlt sich ein bisschen an wie ein firmeneigenes Social-Network mit zusätzlichen Funktionen wie einer Dateiablage, einem Chat und einer Zugriffsmöglichkeit von “außen”. Denn protonet läuft nicht auf externen Servern, sondern auf der kleinen orangenen Box (Knoten), die all die Hardware beinhaltet, um das System zu betreiben. Die Ex-Xing-Mitarbeiter setzen bei ihrer Produktentwicklung vor allem auf Einfachheit in der Anwendung. Wer sich einen protonet Knoten bestellt, der kann alles nach nur wenigen Minuten nutzen, regelmäßige Updates und Support inklusive. protonet ist eine ideale Lösung für alle, die ihre Daten (z.B. große Bilderdatenbanken) auf eigenen Servern hosten, und trotzdem nicht auf die Vorteile der Cloud verzichten möchten.

Wie und warum nutzt ihr FastBill im Arbeitsalltag?

“FastBill macht das Rechnungen schreiben schnell und einfach für uns. Wir stecken all unsere Kräfte in die Produktentwicklung und sind froh, uns nicht mit Formalitäten beschäftigen zu müssen. Da wir protonet in Monatsabos verkaufen, bzw. vermieten, nutzen wir häufig wiederkehrende Rechnungen. Das ist einfach und geht fast von alleine.”, so Ali Jelveh, Gründer und CEO von protonet.

Die Büroräume des Teams sind im Coworking Space betahaus in Hamburg St. Pauli. Hier gibt es keine Schränke mit Ordnern oder große Ablagemöglichkeiten. Der Papierkram wird online erledigt.

Was wünscht ihr euch von FastBill für die Zukunft, damit es noch einfacher wird?

“Eines der Hauptprobleme ist der Zeitverzug bei der Bezahlung unserer Rechnungen. Wir würden uns wünschen, noch offene Rechnungen besser durchsuchen und finden zu können, damit das Nachfassen schneller geht. Noch schöner wär es, wenn wir die Zahlungen automatisieren könnten, sodass wir nicht regelmäßig auf dem Konto prüfen müssen, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden, und welche noch offen sind”, sagt Wolfang Peters, der sich bei protonet um den Papierkram kümmert.

protonet Kurzstatistik:

• Aktueller Tarif: FastBill Plus
• Kunde seit: 2011
• Anzahl Rechnungen / Monat: zu viele für Word
• Lieblingsfeature: Wiederkehrende Rechnungen
• Mehr Infos zu protonet: Hier im Video Interview oder auf http://protonet.info/

Sie wollen auch?

Sie sind auch FastBill Nutzer und möchten Ihr Unternehmen hier präsentieren? Melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns über jede Anfrage und jedes Feedback.

1. Grenze zur Sozialversicherungspflicht bei mehreren Minijobs

Sobald ein Arbeitnehmer bereits einen anderen Minijob hat, muss er sowohl den anderen Arbeitgeber als den monatlichen Verdienst angeben. Bei unregelmäßigen Verdiensten ist der Durchschnitt der letzten 12 Monate zu nennen. Besteht die andere Beschäftigung noch nicht so lange, zählt natürlich ein entsprechend kürzerer Zeitraum. Nun muss das voraussichtliche monatlich Entgelt der neuen Beschäftigung hinzugerechnet werden. Beträgt die Summe über 400 €, werden die Arbeitsverhältnisse bei beiden Arbeitgebern sozialversicherungspflichtig (Punkt 2.).

Beispiel: 1. Arbeitsverhältnis besteht seit 6 Monaten, der Arbeitnehmer bezieht unregelmäßig Geld, zwischen 50 € und 300 € monatlich. In 6 Monaten hatte er 1080 € verdient, das entspricht 180 € monatlich. Erhält er bei der neuen Beschäftigung mindestens 220 € oder mehr, ist es kein Minijob mehr. Verdient er weniger als 220 €, kann er als Minijob weitergeführt werden.

2. Wenn beide Minijobs sozialversicherungspflichtig werden

Wird also festgestellt, dass der neue Minijobber sozialversicherungspflichtig gemeldet werden muss, ist er nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern bei seiner Krankenkasse anzumelden. Nun gibt es die Regelung, dass bei Einkünften zwischen 400 € und 800 € die Sozialversicherungsbeiträge nach der sogenannten Gleitzonenregelung abgerechnet werden müssen. Das bedeutet, in diesem Verdienstrahmen zahlt der Arbeitgeber die vollen Sozialversicherungsbeiträge, der Arbeitnehmer aber nur verminderte. Es handelt sich dabei um eine Formel, nach der die Beiträge steigen, je höher der Verdienst ist. Die Gleitzonenregelung trifft auch dann zu, wenn durch mehrere Beschäftigungen das Einkommen in dieser Grenze liegt.

Ein Rechenbeispiel:

1. Minijob: 300 € monatlicher Verdienst

2. Minijob: 200 € monatlicher Verdienst.

Beide Arbeitsverhältnisse werden sozialversicherungspflichtig, und beide müssen die Gleitzonenberechnung anwenden.

Bei Lohnprogrammen ist der Verdienst des anderen Arbeitgebers als „Fremdverdienst“ zu erfassen, damit der Beitrag richtig gerechnet werden kann. Eine manuelle Berechnung ist bei diesem komplexen Sachverhalt kaum mehr möglich. Bei unregelmäßigen Verdiensten müssen die Arbeitgeber monatlich den Verdienst an den anderen Arbeitgeber melden, damit dieser richtig abrechnen kann. Übrigens ist der Arbeitnehmer bei dieser Konstellation selbst krankenversichert, und zahlt auch Beiträge in die Arbeitslosen- und Rentenversicherung ein.

Da der Arbeitnehmer kein Minijobber mehr ist, muss er natürlich auch eine (elektronische) Lohnsteuerkarte vorlegen. Die zweite Lohnsteuerkarte bzw. die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist immer die Klasse 6, da nur die erste mit der Steuerklasse 1 bis 5 ausgestellt wird. Bei der Steuerklasse 6 ist mit einem sehr hohen Steuerabzug zu rechnen.

3. Der Minijob neben einer sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

Hat ein Arbeitnehmer bereits ein „normales“ Beschäftigungsverhältnis – also ein sozialversicherungspflichtiges – so kann er eine geringfügige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber aufnehmen. Hat er allerdings mehrere Minijobs nebenher – auch wenn es nur Aushilfsjobs sind – so wird der zweite Minijob, unabhängig vom Verdienst, ebenfalls sozialversicherungspflichtig.

Beispiel:  ein Teilzeitjob mit 500 € Brutto, ein Aushilfsjob mit unregelmäßigen Verdiensten durchschnittlich 100 €, zweiter Aushilfsjob mit regelmäßig 200 € Verdienst.

Obwohl die beiden Aushilfsjobs zusammen unter 400 € liegen, wird der zweite Job sozialversicherungspflichtig. Dabei kann sich der Arbeitnehmer nicht aussuchen, welchen Aushilfsjob er dafür wählt, sondern es wird die zeitliche Folge genommen.

Der Betrag für die Arbeitslosenversicherung muss für den zweiten Aushilfsjob nicht bezahlt werden, ansonsten sind die üblichen Beiträge abzuziehen. Die Gleitzonenregelung kann hier ebenfalls angewendet werden, wobei die Verdienste der beiden sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen zusammengerechnet werden müssen. Auch hier ist eine manuelle Lohnabrechnung kaum mehr möglich, allerdings kann eigentlich jedes Lohnprogramm diese Konstellationen richtig abrechnen.

Die Pflichten des Arbeitgebers  

Es gehört zur Pflicht des Arbeitgebers, bei der Einstellung eines Minijobbers festzustellen, ob der neue Mitarbeiter bereits andere Beschäftigungen hat. Geringfügig Beschäftigte – so heißen die Minijobber eigentlich – dürfen nur maximal 400 € monatlich verdienen, um die Vorteile eines solchen Beschäftigungsverhältnisses nutzen zu können. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen, müssen diese unter Umständen anders abgerechnet werden und Sozialversicherungsbeiträge werden fällig.

Nicht immer ist der Arbeitsplatz im gewohnten Büro. Und manchmal wechselt sogar (spontan) der Arbeitsrechner. Soweit kein Problem, doch wenn es um elektronisch archivierte Belege geht, dann mussten diese bislang immer heruntergeladen und in einem separaten Tool (z.B. PDF Reader) geöffnet werden, um sie anzusehen. Doch was, wenn der Download gesperrt (z.B. im Internet-Café) oder der PDF Reader nicht installiert ist? Und selbst wenn es funktioniert ist der Weg bis zum sichtbaren Bild meist doch sehr umständlich, auch für uns selbst. Wir wollten Belege schneller, einfacher und viel intuitiver einsehen und haben deshalb die Vorschau für Eingangsbelege eingeführt.

Unnötige Downloads gespart – Schnelle Ansicht mit der Dokumenten-Vorschau

Die neue Vorschau ermöglicht es, Eingangsbelege sofort online zu sehen und den dazu gehörigen Datensatz zu bearbeiten. Ein Herunterladen ist nicht mehr erforderlich. Der Browser genügt.

Rechnungseingang bei FastBill

Beleg-Aktionen

Die Funktion finden Sie im Rechnungseingang (Rechnungen -> Eingang).
Noch nicht erfasste Rechnungen, die an die persönliche Inbox E-Mail Adresse geschickt wurden, liegen in der Dokumenten-Inbox zur Erfassung bereit. Die rote Zahl zeigt die Anzahl der noch zu bearbeitenden Dokumente.

Bereits erfasste Dokumente können per Klick auf Aktion –> Details aufgerufen und  im neuen Preview-Modus betrachtet oder bearbeitet werden.

Belege schnell und sauber zu FastBill schicken 

Damit der Rechnungseingang auch umfassend vorliegt und ein Überblick entstehen kann, empfehlen wir Ihnen alle Eingangsbelege in FastBill zu archivieren. Dies geht sehr einfach und der Aufwand lohnt sich wirklich.

Im Teil 1 unserer Serie des papierlosen Arbeitens haben wir bereits am Beispiel einer Telekom-Rechnung gezeigt, wie eine automatisierte Verarbeitung von Belegen funktionieren kann. Dank Smartphone App und Inbox E-Mail gibt es mittlerweile mehrere Möglichkeiten, wie Belege automatisiert bei FastBill verarbeitet werden können. Dazu gehören:

1. E-Mail Weiterleitung an die persönliche Inbox E-Mail Adresse 

2. Per Scan-App mit dem Smartphone

3. Automatisierte Weiterleitung aus der Dropbox 

Wir hoffen, unsere brandneue Vorschau-Funktion gefällt Ihnen und macht den Einblick in Ihre Dokumente noch angenehmer.

Die sogenannten Minijobs bieten hier eine optimal Möglichkeit und erfreuen sich schon seit langem einer hohen Beliebtheit. Hauptgrund für den Minijobber selbst dürfte sein, dass er seinen Bruttoverdienst in der Regel als Nettoverdienst erhält. Damit bei der Beschäftigung eines Minijobbers keine Probleme mit Arbeits- oder Finanzamt oder bei der Betriebsprüfung entstehen, sollten bestimmte Rahmenbedingungen klar sein. Andernfalls drohen unbqeueme Fragen und ggf. unerfreuliche Nachzahlungen.

Doch zuerst: Was ist ein 400 € Job?

Die richtige Bezeichnung für ein solches Arbeitsverhältnis ist eine „geringfügige Beschäftigung“. Darunter versteht man, dass es sich um ein laufendes Beschäftigungsverhältnis handelt, welches allerdings so geringfügig ist, dass der Verdienst nicht über 400 € monatlich liegt. Die Höhe des Stundenlohns, oder der Status des Beschäftigten, z.B. Student, Hausfrau, Rentner, etc., spielt hier keine Rolle.

Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten nicht bei seiner Krankenkasse sondern bei der Minijob-Zentrale anzumelden. Dabei handelt es sich um ein eigens zu diesem Zweck bestehendes Institut, in dem alle Minijobber zentral verwaltet werden.

An die Minijob-Zentrale hat der Arbeitgeber seine monatlichen Abgaben, die aus dem Beschäftigungsverhältnis abzuführen sind, zu melden. Die Meldepflicht und die Abgabe der Beiträge gilt sowohl für Unternehmer als auch für Privathaushalte. Allerdings zahlen letztere niedrigere Beiträge:

Unternehmer: 15% pauschaler Rentenversicherungsbeitrag, 13% pauschaler Krankenversicherungsbeitrag, 2% pauschale Steuer

Privathaushalte: 5% für die Rentenversicherung, 5% für die Krankenversicherung, 2% Steuer

Bei den Renten- und Krankenversicherungsbeiträgen handelt es sich nicht um Abgaben, die dem Arbeitnehmer zugute kommen, das bedeutet, es besteht kein Krankenversicherungsschutz, und dem Rentenkonto werden keine Beiträge gutgeschrieben. Die 2% pauschale Steuer kann nach Vereinbarung auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Legt der Arbeitnehmer sein Lohnsteuerkarte vor, entfällt die pauschale Steuer, und es wird nach Lohnsteuerkarte versteuert.

Sozialversicherungspflicht für Praktikanten und Azubis

Praktikanten und Azubis werden von der Minijob-Zentrale gesondert behandelt. Ist das Praktikum Teil einer betrieblichen Berufsbildung oder ist es gar eine Ausbildung, dann gilt die Sozialversicherungspflicht, und zwar unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgelts. Die Minijob-Regelungen sind hier selbst bei einem Verdienst unter 400 Euro irrelevant.

Einzige Ausnahme: Ist das Praktikum vorgeschriebener Teil (z.B. ein Pflichtsemester im Studium), dann ist der Praktikant für die Dauer des Praktikums sozialversicherungsfrei.

Auf diese Besonderheiten sollte geachtet werden

Bereits zu Beginn der Beschäftigung sollte der Arbeitnehmer schriftlich befragt werden, ob er noch eine andere Beschäftigung hat. Problemlos ist ein anderes sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis, oder eine kurzfristige Beschäftigung. Besteht noch eine andere geringfügige Beschäftigung werden die beiden zusammengezählt. Wird in der Summe die 400€ Grenze überschritten, werden beide Arbeitsverhältnisse sozialversicherungspflichtig.

In Ausnahmefällen kann ein Arbeitnehmer maximal zweimal im Jahr die Grenze von 400€ überschreiten. Dem muss allerdings ein unvorhergesehenes Ereignis zugrunde liegen, zum Beispiel die kurzfristige Vertretung einer kranken Kollegin. Der Arbeitgeber sollte auf alle Fälle darauf achten, dass der Vorgang auch später noch nachvollziehbar ist.

Werden Sonderzahlungen, wie Prämien, Weihnachtsgeld oder ähnliches bezahlt, kann dies bezahlen, auch wenn in dem betreffenden Monat die 400€ überschritten sind. Allerdings sollte geprüft werden, dass die 400€ im Jahresdurchschnitt nicht überschritten werden. Erhält der Arbeitnehmer zum Beispiel monatlich 360€, und ein Weihnachtsgeld von 300€, so muss wie folgt geprüft werden: 360 € x 12 = 4440 € +300 € = 4740 € : 12 = 395 € durchschnittlicher Monatsverdienst. Das Weihnachtsgeld von 300 € kann also problemlos mit dem Monatsverdienst von 360 € bezahlt werden, so dass in dem Monat ein Entgelt von 660 € abgerechnet wird.

Der Arbeitnehmer darf Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschläge, sofern sie steuer- und sozialversicherungsfrei sind, zusätzlich verdienen. Das bedeutet, verdient ein Arbeitnehmer 400€ und erhält zusätzlich 50% Sonntagszuschlag in Höhe von 100€, so dürfen diese zusätzlich bezahlt werden. Überschreiten die Zuschläge allerdings die Freibeträge laut § 3b Einkommensteuergesetz, so dürfen die die 400€ nicht überschreiten.

Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit auf die Rentenversicherungsfreiheit zu verzichten. Wünscht dies Arbeitnehmer das, bedeutet das, dass Beiträge in die Rentenversicherung eingezahlt werden – wie bei einem „normalen“ Arbeitsverhältnis. Der Arbeitnehmer trägt also die Differenz zwischen dem pauschalen Betrag den der Arbeitgeber bezahlt, und dem regulären Rentenversicherungsbeitrag. Der Beitrag muss allerdings auf mindestens 155€ Brutto berechnet werden. Ist der Monatsverdienst niedriger errechnet sich die Verteilung der Beiträge anders. Ein Berechnungsbeispiel findet sich bei der Minijob-Zentrale.

Um wirklich ganz sicher zu gehen, empfehlen wir die Beratung direkt bei der Mini-Job Zentrale.

Viel Spass beim Jobber suchen…

 Mit der FINARX Scan-App zur papierlosen Ablage von unterwegs

Gemeinsam unserem Partner FINARX haben wir eine Scan-App für Smartphones und Tablets entwickelt, mit der Belege von unterwegs rechtssicher digital erfasst und gespeichert werden können, direkt im FastBill Account.

Und so funktioniert die papierlose Ablage:

1. FINARX App auf Ihr mobiles Gerät herunterladen (oder zunächst die kostenlose Demo Version)

2. Verknüpfung zum FastBill Account herstellen

3. Belege per App abfotografieren

4. Bildbereinigung und Optimierung erfolgt automatisch

5. Belegdaten eingeben und speichern

Erst Android, dann IPhone

Ab sofort können Sie die Scan-App für Android Geräte bei Google Play laden, die iOS Version folgt in Kürze. Die App gibt es in zwei Varianten: die Demo kann kostenlos getestet werden, jedoch ist die Seitenzahl pro Dokument in dieser Variante auf 2 begrenzt und es wird ein Wasserzeichen eingebettet. Die Vollversion wird für 3,79€ angeboten.

Mehr als eine Foto-App!

Die FINARX-App bietet mehr als alle anderen Foto Apps. Dank der FastBill-Integration können Sie mit dieser App erstmals Belege rechtssicher per Smartphone erfassen und archivieren. Darüber hinaus stehen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung:

Scannen von Belegen und Dokumenten: Egal ob Hotelrechnung, Einkaufsbeleg oder Tank-Quittung. Scannen Sie alle Belege einfach an Ort und Stelle und archiveren Sie Ihre Dokumente von unterwegs.

Bildbereinigung und Optimierung: Die FINARX Apps liefern eine starke Bildbereinigung. So bleibt jeder Beleg lesbar, auch wenn die Lichtverhältnisse einmal nicht optimal sind.

Verknüpfung zum FastBill Account: Die FINARX App ist die erste App, die sich mit Ihrem FastBill Account verknüpfen lässt.  Damit werden alle Dokumente automatisch per Knopfdruck gespeichert und übertragen. Diese Funktion ist in allen FastBill Tarifen möglich!

Perspektive korrigieren: Fotografieren Sie den Beleg aus jedem beliebigen Winkel. Mit der FINARX App korrigieren Sie Perspektiven mit nur einem Finger noch während des Scanvorgangs.

Belegdaten erfassen: Erfassen Sie alle wichtigen Belegdaten wie z.B. den Betrag oder das Datum direkt per App. Ein weiteres Abtippen der Daten in Ihrem FastBill-Rechnungseingang ist nicht mehr nötig!

Es gibt 100 Gründe für die Scan-App. Hier sind die Wichtigsten:

1. Nie mehr Schuhkarton! Nie wieder werden Belege im Portemonnaie vergessen oder zerstört. Alle Belege werden strukturiert und korrekt online archiviert.

2. Online von überall nutzerbar! Ihr Smartphone haben Sie überall dabei. Nutzen Sie die neue Freiheit und erledigen Sie den Papierkram, wo Sie gerade sind. Warten Sie nicht auf das Büro.

3. Gesetzeskonform und sicher! FastBill und FINARX erfüllen alle Anforderungen an die papierlose Dokumentenarchivierung nach HGB und GoBS (ab FastBill Plus). Der elektronische Belege ersetzt damit den Papierbeleg.

4. Kein Zwischenspeichern! Dank der Verknüpfung zu FastBill ist ein Zwischenspeichern oder Weiterleiten des Scans z.B. per E-Mail überflüssig. Speichern Sie alle Daten auf Knopfdruck gleich bei FastBill.

Viel Spass beim Scannen!

Online Rechnungen schreiben ist für viele bereits ein Segen. Doch leider basieren die wenigsten Geschäftsmodelle nur auf Einnahmen. Was also tun mit den tagtäglichen Belegen und Kosten? Um den FastBill-Effekt möglichst greifbar zu machen, haben wir uns für Vorher-Nachher-Vergleich eines ganz typischen Ablaufs am Beispiel einer Handyrechnung entschieden:

Vorher (ohne FastBill)

Es ist Monatsanfang und die Rechnung Ihres Geschäftstelefons liegt, wie jeden Monat, im Posteingang. Fortschrittlich – wie die meisten Telefonanbieter sind – ist die Rechnung bereits elektronisch und wird per E-Mail zugestellt. Damit auch alles gesetzeskonform bleibt, wurde ggf. eine Digitale Signatur erstellt.

Was nun? Die Rechnung muss archiviert werden. Spätestens beim Jahresabschluss muss der Beleg wieder vorliegen. Je nach Gewohnheit…

• wird der Beleg ausgedruckt und abgeheftet, oder
• in einem Ordner auf dem PC (oder in der Dropbox) gespeichert, oder
• der Beleg wird direkt an den Buchhalter geschickt, der sich um alles weitere kümmert.

Fehlt ein Fall? Vielleicht wird – um die Liquidität im Überblick zu behalten – der bezahlte Betrag jeden Monat in eine Excel-Tabelle (o.ä.) eingetragen. Dieser typische Ablauf mag funktionieren, ABER…

• ein Medienbruch (Ausdruck) nicht nur unpraktisch, sondern ggf. auch rechtlich unkorrekt. Das Original ist in diesem Fall elektronisch. Ein Ausdruck wäre nur eine Kopie. Die Signatur geht verloren.
•  den Beleg lokal zu speichern erhält zwar die Original-Form der Rechnung, sie ist aber ggf. nicht nachhaltig, bzw. nicht rechtskonform archiviert.
• der Buchhalter hat zwar den Überblick, dieser lässt den Service/ Mehraufwand aber i.d.R. bezahlen. Außer sollte jeder selbst seine Zahlen überblicken können.

Wir glauben, dass ein typischer Fall wieder dieser auch deutlich einfacher und praktischer funktionieren kann. Hier kommt unsere Vision des…

Nachher (mit FastBill)

Es ist Monatsanfang und die Telefonrechnung ist fällig. Als Rechnungsempfänger haben Sie z.B. im Telekom Kundencenter Ihre FastBill Inbox-Mailadresse angegeben. FastBill nimmt ihre Rechnungen automatisch per EMail entgegen, egal ob im PDF-, Bild-, oder ZIP Format.

Telekom Kundencenter - Einstellungen

Oder ggf. wollen Sie zur Kontrolle doch selbst auf die Rechnung schauen und Sie (von unterwegs) einfach schnell an Ihre Inbox weiterleiten. Als Plus-User liegt der Beleg anschliessend zur Erfassung weiterer Daten in Ihrer FastBill-Dokumenteninbox bereit.

FastBill Belegerfassung

In zwei Schritten zum Ergebnis 

Erstens: Rechnungs-/ Beleginformationen (z.B. Betrag) über die FastBill Maske eingeben. Die Dokumente sind mit einem Klick auf “speichern” automatisch archiviert. Die Dokumente liegen sicher in der Private-Cloud bei FastBill und können über den Rechnungseingang oder im Dokumentenmanagement schnell gefunden werden.

Zweitens: Der Zugang für den Steuerberater erfolgt wahlweise per Mitarbeiterzugang oder gesammelt als Einzel- bzw. gesammelter ZIP Download.

Alle Zahlen und Belege bleiben so im Überblick und werden Ihren Einnahmen direkt gegenüber gestellt. Die Rechnungen werden im original archiviert können per Knopfdruck z.B. Ihrem Steuerberater zugänglich gemacht werden.

Viel Spass damit!

Meistens wird ein Firmenfahrzeug privat genutzt

Egal ob der Unternehmer selbst oder ein Angestellter ein Firmenfahrzeug zur privaten Nutzung zur Verfügung hat, die steuerliche Behandlung ist jeweils gleich. Man sollte sich vorab entscheiden, ob man den Anteil der privaten Nutzung durch ein Fahrtenbuch nachweist, oder die pauschale Berechnung vorzieht. Erstere ist wesentlich zeitaufwendiger, aber gerade bei teuren Fahrzeugen, und wenig Privatfahrten durchaus lohnend. Letztere wird auch häufig als 1%-Regelung bezeichnet. In beiden Fällen werden die Fahrten zwischen Betrieb und Wohnung immer der private Nutzung zugeschrieben.

1) die 1%-Regelung

Diese Regelung ist im §6 Nr. 4 EStG festgelegt. Demnach wird für die monatliche private Nutzung 1% des inländischen Listenpreises als Entgelt angesetzt. Auch wenn das Fahrzeug nicht mehr neu ist, wird immer der neue Bruttopreis angesetzt! Das bedeutet, liegt der Neupreis inklusive der vorhandenen Ausstattung bei 30.000 € Brutto, wird 1% davon, also 300 € monatlich für die private Nutzung angesetzt.

In diesem Betrag ist allerdings nicht die Fahrt zwischen Arbeit und Wohnung enthalten. Diese Fahrten werden lt. §4 Abs. 5 Nr. 6 EStG mit 0,030 % pro Entfernungskilometer angesetzt, als Beispiel hier 20 km, also: 30.000 € x 0,03 % x 20 km= 180 €.

Nutzt ein Angestellter das Fahrzeug, werden die errechneten 300 € und die 180 € als Sachbezug abgerechnet. Bei seiner Einkommensteuererklärung kann der Angestellte die 0,30 € pro Entfernungskilometer steuerlich wieder geltend machen. Bei diesen 0,30 € handelt es sich um die sogenannte Pendlerpauschale. Also ein pauschaler Betrag, der unabhängig von dem Fahrzeug, mit dem die Fahrt durchgeführt wird, steuerlich abgesetzt werden kann. Im Beispiel bedeutet das, dass wenn der Angestellte an 240 Tagen zur Arbeit fährt, er folgendes absetzten kann: 240 Tage x 20 km x 0,30 € = 1440 € jährlich, das entspricht 120 € monatlich.

Nutzt ein Angestellter das Fahrzeug, werden die errechneten 300 € und die 180 € als Sachbezug abgerechnet. Ein Unternehmer muss nur die Differenz zwischen den pauschalen Werbungskosten von 0,30 € pro Entfernungskilometern, und den oben errechneten km als Gewinn versteuern, also: Werbungskosten 0,30 € x 20 km x 20 Arbeitstage = 120 €, Differenz zu 180 € = 60 €. Es müssen also die 300 € sowie die 60 € = 360 € monatlich herausgerechnet und versteuert werden.

2) die Fahrtenbuch-Methode

Bei dieser Methode muss ständig und laufend ein Fahrtenbuch geführt werden, das bedeutet, es dürfen keine Lücken oder nachträglichen Einträge geführt werden. Aus diesen Aufzeichnungen  ergibt sich der Anteil von Privatfahrten und Firmenfahrten. In diesem Verhältnis werden auch die tatsächlich angefallenen Kosten aufgeteilt. Als Basis kann sowohl die Abschreibung oder bei geleasten Fahrzeugen aus die Leasingrate verwendet werden.

Beispiel: die Kosten für den PKW liegen jährlich bei 10.000 €, gefahrene km 50000 jährlich, davon 10.000 km Privatfahren und 10.000 km Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, also:

10.000 €: 50.000 km x 10.000 km = 2000 € jährlich für die Privatnutzung. Für Angestellte fallen weitere 2000 € für die Fahrten zur Arbeitsstelle an, Unternehmer müssen dafür lediglich den Unterschiedsbetrag – wie bereits bei der 1%-Regelung beschrieben – als private Nutzung versteuern.

Fahrten mit den privaten Fahrzeug

Laut §6 Nr. 4 EStG  wird für die Anwendung der 1%-Regelung vorausgesetzt, dass das Fahrzeug zu mindestens 50% gewerblich genutzt wird. Wer diese Grenze nicht überschreitet kann das Privatfahrzeug betrieblich nutzen. Die Regelung kann auch für Arbeitnehmer angewendet werden, die mit Ihrem privaten Fahrzeug betrieblich veranlasse Fahrten durchführen. Es muss allerdings unterschieden werden, ob es sich um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit oder um sogenannte „Reisetätigkeiten“ handelt.

Die Fahrten zu Arbeit können mit einem Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 0,30 € pro Entfernungskilometer pauschal mit 15% versteuert werden.

Handelt es sich um Reisekosten, kann die Abrechnung anhand eines pauschalen Kilometersatzes oder anhand einer Berechnung der tatsächlichen Kosten, abgerechnet werden. Da es sich um  eine reine Kostenerstattung handelt, ist der Betrag sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Der pauschale Satz bei einem PKW beträgt 0,30 € pro gefahrenen km. Als Nachweis reicht eine nachvollziehbare Aufstellung.

Werkzeuge für die Reisekostenabrechnung

Wer die Reisekostenabrechnung gleich richtig machen will, für den stehen neben Standard Excel Reisekostenabrechnungen (Beispiel Datei hier downloaden) mittlerweile auch mobile Apps wie hier für iOS zur Verfügung.

Gute Fahrt!