Privatrechnungen richtig erstellen

Wer privat etwas verkauft, egal ob es neu oder gebraucht ist, wird – gerade bei höheren Beträgen – häufig nach einer Rechnung gefragt. Doch wie muss man als Privatperson eine Rechnung schreiben? Und was muss eigentlich drauf? In diesem Beitrag klären wir auf.

Wer muss eine Privatrechnung erstellen? 

Vorab sollte klar sein, dass jeder, der eine Leistung erbringt, prüfen muss, ob diese Lieferung oder Leistung versteuert werden muss, oder ob es sich sogar um eine gewerbliche Tätigkeit handelt. Werden wiederkehrende Einnahmen erzielt, dann besteht laut §22 EStG die Verpflichtung zur Versteuerung. Wenn also immer wieder Verkäufe getätigt oder Leistungen erbracht werden, sollte in jedem Fall mit einem Fachmann geklärt werden, ob steuerlich oder gewerblich etwas beachtet werden muss.

Von einem typischen Privatverkauf spricht man z.B., wenn ein gebrauchtes Fahrzeug von einer Privatperson verkauft wird. Dies gilt natürlich auch für alle anderen Gegenstände, die sich im privaten Besitz befinden. Dabei ist es egal, ob der Käufer ebenfalls eine Privatperson oder ein Unternehmer ist.  Zwischen Privatleuten wird häufig eine schlichte Quittung ausgestellt, Unternehmer hingegen wünschen eher einen Beleg in Form einer Rechnung. Ganz gleich, wie sich der Beleg nennt, er kann problemlos ausstellt werden (z.B. mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage).

Was muss auf eine Privatrechnung drauf?

Um eine Rechnung später als Nachweis für den Verkauf und die Bezahlung verwenden zu können, müssen folgende Punkt enthalten sein:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
  • Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
  • Gesamter Verkaufspreis
  • eventuell Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. „Ware erhalten am…“ und „Bezahlung erhalten am…“
  • optional Unterschrift beider Parteien, wenn z.B. kein separater Lieferschein ausgestellt wird

Privatrechnungen enthalten keine Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer – oder auch Mehrwertsteuer – ist einer Steuer, die ein Unternehmer bei jedem Verkauf ausweisen und an das Finanzamt abführen muss. Allerdings ist eine Privatperson kein Unternehmer, und darf somit keine Umsatzsteuer ausweisen. Wer es trotzdem tut, müsste die ausgewiesene Steuer an das Finanzamt bezahlen. Auch wenn der Käufer ein Unternehmer ist, und die Ausweisung der Umsatzsteuer wünscht, darf sie nicht ausgewiesen werden. Nur wer Unternehmer im Sinne von §2 Abs. 1 UStG ist, ist zur Ausweisung der Umsatzsteuer berechtigt und verpflichtet. In einer Privatrechnung darf also lediglich der Einzel- und der Gesamtpreis stehen, kein Netto- oder Bruttoausweis.

Keine Garantie bei Privatverkäufen

Eine gesetzlich festgelegte Garantie unter Privatleuten gibt es nicht. Allerdings ist jeder Verkauf auch ein Vertrag laut §433 BGB. Das bedeutet, die Verpflichtung einen Gegenstand „..frei von Sach- und Rechtsmängeln…“ zu übergeben besteht auch für Privatleute. Wer also einen Gegenstand mit Mängeln oder Schäden verkauft, und den Käufer nicht darauf hinweist, muss damit rechnen, dass der Käufer vom Kauf zurücktritt oder den Kaufpreis mindert. Natürlich ist man nur für diese Mängel haftbar, die auch bekannt sind. Wenn bereits beim Verkauf klar ist, dass bestimmte Mängel vorhanden und dem Käufer bewusst sind, sollte zur Sicherheit diese Schäden in der Rechnung mit aufnehmen. Am besten ergänzt man die Beschreibung des Gegenstandes mit dem Zusatz „… der Käufer wurde auf folgende Mängel hingewiesen…“, oder einem ähnlichen Satz. Auf den häufig benutzten Satz „Der Verkauf erfolgt wie gesehen, ohne jegliche Gewährleistung…“,  oder ähnliche Formulierungen, sollte man sich dabei nicht unbedingt verlassen.

Kostenlose Rechnungsvorlage nutzen

Wer jetzt eine Privatrechnung einfach und ohne großen Aufwand erstellen möchte, für den haben wir unsere kostenlose Rechnungsvorlage entwickelt. Einfach alle Felder ausfüllen, fertig.

Foto (cc) von: Casey Serin




16 Antworten auf Privatrechnungen richtig erstellen

  1. Pingback: Privatrechnungen richtig erstellen

  2. Vielen Dank für die Info. Eine Vorlage bzw. eine Musterrechnung wäre nicht schlecht. :-)

    Jasmin

  3. Hallo Jasmin,

    hier findest du eine Vorlage: http://www.fastbill.com/rechnungsvorlage/ . Im Zweifel sind nicht alle Felder Pflicht, wie z.B. Steuernummer. Diese kannst du einfach weglassen und mit der Rechnungsvorlage eine ordentliche Privatrechnung erstellen.
    Gruss
    Christian

  4. Hallo,

    Vielen Dank für die nützliche Hilfestellung. Dennoch würde ich gern wissen wie sich das Ganze verhält, wenn man als Privatperson eine Dienstleistung tätigt, also z.B. einen Assistentenjob? Ich habe dieses Jahr 2 mal einen solchen Job gemacht, nun möchte der Arbeitgeber unbedingt eine Rechnung haben. Ist dies dann gleich eine Scheinselbständigkeit? Und muss ich dann irgendetwas an das Finanzamt weiterleiten? Da ich noch nie eine Steuererklärung abgegeben habe, geschweige denn eine Rechnung geschrieben, habe ich dementsprechend auch keine Ahnung von der ganzen Materie.

    MfG Jeaney

  5. Hallo

    danke für diese Super Information.

    Habe da noch eine Frage,

    Ich habe für eine Firma eine Leistung erbracht und jetzt will er unbedingt eine Rechnung.
    Ich bin Angestellt und bekomme Lohn ,muss ich diese Einnahme beim Finanzamt/Lohnsteuer erklärung angeben.

    Die summe an erbrachter Leistung ist ca. 10000€

    wäre Ihnen sehr dankbar für eine Lösung meines Problems.

    mit freundlichen grüßen

    Yilmaz

  6. Hallo Yilmaz,

    um welche Art von Leistung handelt es sich? Wenn es regelmäßige Dienstleistungstätigkeiten sind, dann kommen Sie vermutlich nicht drum herum, diese zu versteuern.

    Wie schon oben beschrieben: Werden wiederkehrende Einnahmen erzielt, dann besteht laut §22 EStG die Verpflichtung zur Versteuerung. Handelt es sich um einen typischen Privatverkauf (z.B. ein Auto), dann wär es nicht steuerbar. Am besten also beim Finanzamt nachfragen, ob diese Art der Tätigkeit versteuert werden muss oder nicht. Danach können Sie die Rechnung hier erstellen, entweder mit oder ohne Steuerausweis: http://www.fastbill.com/rechnungsvorlage

  7. Hallo Team Fastbill,

    Ich habe eine Frage. Wenn ich für eine Firma kleinere Arbeiten mache, und die Firma eine Rechnung von mir haben möchte. Muss ich mich da gleich selbstständig machen als Kleinunternehmer?
    Es werden im Monat nicht so hohe Beträge werden, denke so an ca 300-400 euro.
    Dieses wäre auch auf ca 2 – 3 Monate begrenzt, da empfinde ich es nicht als so schön wenn ich ein Gewerbe anmelden müsste.

    Kann ich da einfach als Privatperson eine Rechnung (pro Monat) stellen, wo die 2 – 3 Positionen drauf stehen?

  8. Die Seite hat mir auf jeden Fall sehr gut geholfen – Vielen Dank!

    Vielleicht kann mir jemand noch eine Frage beantworten, da das was ich hier gelesen habe, sich nicht mit den Informationen vom Steuerberater deckt.

    Wir haben vor kurzem einen kleinen Handwerksbetrieb geerbt. Das Gewerbe haben wir abgemeldet. Damit geht sämtliches vorhandenes Material, Maschinen,… in den Privatbesitz der Erben über. Will ich dieses jetzt veräußern, muss ich natürlich eine Rechnung schreiben.
    Der Steuerberater hat uns nun gesagt, wir müssen eine Privatrechnung schreiben (die Firma gibt es ja nicht mehr) und auf dieser die Mwst. ausweisen. Damit soll dann die Vorsteuer verrechnet werden.
    Für mich gehört die Mehrwertsteuer aber nicht auf eine Privatrechnung oder gibt es da etwa Ausnahmen?

    Danke
    Matze

  9. Hallo Matze,

    stimmt. Im Regelfall enthält eine Privatrechnung keine MwSt. Ich empfehle dir von deinem Steuerberater das noch mal im Detail erklären zu lassen, auch mit den Hinweisen, die du in diesem Beitrag gefunden hast.
    Leider kann ich dir keine pauschale Antwort geben an der Stelle.
    Viele Grüße
    Christian

  10. Hallo Dennis,

    wenn du regelmäßige Aufgaben, bzw. Dienstleistungen erbringst, dann agierst du bereits gewerblich und bist selbständig. Du musst keine Firma gründen in dem Fall, solltest das aber deinem Finanzamt melden und am Jahresende bei der Einkommenssteuererklärung berücksichtigen. Wenn die Beträge nicht so hoch sind, solltest du auf jeden Fall die Kleinunternehmenrregelung in Anspruch nehmen, dann hast du auch keinen Aufwand mit Steuerzahlungen. Mehr dazu findest du hier: http://blog.fastbill.com/2011/08/umsatzsteuer-sparen-mit-der-kleinunternehmerregelung/. Insgesamt ist der Aufwand für diesen Prozess überschaubar. Dazu empfehle ich auch unser eBooklet: http://blog.fastbill.com/2012/05/kostenloses-ebooklet-fuer-gruender/ .
    Viele Grüße
    Christian

  11. Hallo!

    Ich habe für eine Firma einmalig Fotos für deren Firmenprospekt erstellt. Eigentlich mache ich Fotos nur als Hobby. Natürlich besteht die Firma nun im Nachhinein auf eine Rechnungsstellung. Ich bin vorhin zufällig auf diese Seite hier gestoßen. Das müsste doch dann ausreichend sein ohne dass ich da für mich großartig steuerliche Dinge berücksichtigen muss, oder? Der Rechnungsbetrag liegt bei 450 Euro.

  12. Hallo Micha, wenn es keine regelmäßigen, gewerblichen Tätigkeiten sind, dann sollte das ausreichen. Wenn du eine verbindliche Aussage willst, frag lieber bei deinem Finanzamt oder Steuerberater noch einmal nach.

  13. Hallo,

    ich habe eine Egentumswohnung und wollte sie an Firmen vermieten, die pendeln müssen. Muss ich mich gewerblich melden, oder kann ich auch privat verieten?

    Vielen Dank schon mal im Vorraus.

  14. Hallo Kristina, idealerweise besprichst du das mit deinem Steuerberater. Wenn du als Vermieter agierst, wird dies i.d.R. über einen Mietvertrag gelöst. Wechseln die Mieter sehr regelmäßig und es nimmt eher die Form eines Hotels oder einer Pension an, dann sollten Rechnungen geschrieben werden. In dem Fall müsstest du allerdings ein Hotelgewerbe anmelden. Um sicher zu gehen, informiere dich aber bitte bei deinem Steuerberater oder beim Finanz- oder Gewerbeamt.

  15. Hallo, ich habe folgende Frage. Ich habe einen Hausmeisterservice mit dem Winterdienst beauftragt. Diese stelle einen Vertrag aus in dem zwei Raten ausgewiesen sind. Der Vertrag enthält keinen Hinweis auf die Mwst. Also kein Netto / Brutto oder zzgl. Mwst. Es steht einfach nur ein Betrag da. In seinen Teilrechnungen weist der Hausmeisterservice 1. einen glatten Betrag aus der um 9,60 Euro höher ist, als der im Vertrag vereinbarte und 2. wird auf diesen Betrag nun auch noch Mwst aufgeschlagen.
    Kann ich als Privatperson nicht voraussetzen, dass mit Verträge inkl. Mwst vorgelegt werden? Oder bin ich verpflichtet nachzufragen ob er Brutto oder Nettobeträge in dem Vertrag eingetragen hat? Was muss ich nun bezahlen? Den im Vertrag ausgewiesenen Betrag + Mwst?
    Wie gesagt, ich bin eine Privatperson.
    Auch wenn ich im Prinzip nicht ganz bei dem gannten Thema bin, würe ich mich über eine Antort sehr feuen.
    Vielen Dank

  16. Hallo Simone,
    wenn der Rechnungsbetrag von dem vereinbarten Betrag deutlich abweicht, dann solltest du mit dem Dienstleister noch mal sprechen und dir erklären lassen, wodurch die Abweichung entstanden ist. Es klingt jedoch ein wenig nach einem Mißverständnis. Dass man von Netto-Beträgen im Gewerblichen Umfeld spricht ist normal. Da dein Dienstleister ein Gewerbe ist, ist es also nachvollziehbar, dass er in “netto” denkt und die MwSt. drauf schlägt. Zu zahlen ist letztlich immer der Bruttobetrag, also inkl. MwSt. . Ob auf der Rechnung Steuern ausgewiesen werden oder nicht obliegt rein dem Rechnungssteller und hat mit dir als Empfänger nichts zu tun, egal ob Privat oder nicht. Wenn du im Supermarkt einkaufst, werden z.B. auch MwSt. ausgewiesen und von dir bezahlt.

    Ich hoffe das hilft dir weiter.
    Viele Grüße
    Christian

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