Bereits vor einigen Tagen haben wir über die gute Nachricht berichtet: Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde beschlossen, die digitale Signatur hat ausgesorgt.

Seitdem erreichten uns einige Fragen, wie die gesetzlichen Vorschriften in Zukunft auch ohne Signatur eingehalten werden können und was hinter den Begriffen “Prüfpfad” und “Kontrollverfahren” steckt. Tatsächlich sind die Formulierungen im Gesetz recht schwammig formuliert. Deshalb möchten wir es noch einmal auf den Punkt bringen und geben eine Anleitung für alle, die auch künftig alles richtig machen wollen:

Definition: Was ist eine elektronische Rechnung?

Als elektronische Rechnung wird jede Rechnung bezeichnet, die auf digitalem Weg versendet wird. Weit verbreitet und eine einfache Form ist zum Beispiel die Versendung einer Rechnung im pdf-Format als Mail-Anhang. Aber auch alle anderen Variationen, die nicht als Papierrechnung verschickt werden, zählen als elektronische Rechnung.

In der Vergangenheit unterscheidet der Gesetzgeber lediglich im Umsatzsteuergesetz zwischen einer elektronischen Rechnung und einer Rechnung in Papierform. Die Unterscheidung ist insbesondere dafür wichtig, ob von der Rechnung der Vorsteuerabzug vorgenommen werden kann oder nicht. Alle Unternehmer, die Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen, und eine Rechnung an andere Unternehmer schicken, müssen also diese Vorschriften beachten.

Neue Hürden – oder wirklich eine Verbesserung ?

Wer sich die Gesetzesänderung durchliest, denkt zwangsläufig, dass der Gesetzgeber zwar das Eine verbessert hat, aber dafür eine neue Vorschrift eingeführt hat. Das scheint aber nur auf den ersten Blick so.

Geändert wurde insbesondere §14 Abs. 3 UStG in dem in der Altfassung, die qualifizierte digitale Signatur zwingend vorgeschrieben war. In der Neufassung des Gesetzes taucht diese qualifizierte Signatur nur noch als optional Möglichkeit auf um die Vorschriften zu erfüllen, ist aber keine Pflicht mehr. Die Betonung liegt auf „kann“. Wer also nach wie vor die digitale Signatur nutzen möchte, der kann das durchaus tun.

Das eigentlich Wichtige steht allerdings im §14 Abs. 1 UStG. Hier stehen nun die Voraussetzungen, die künftig generell für alle Rechnungen gelten. Es müssen gewährleistet werden:

• die Echtheit der Herkunft: Die „Echtheit der Herkunft“ bedeutet, dass die Identität des Rechnungsausstellers nicht geändert werden kann. Da ohnehin vorgeschrieben ist, dass die ursprüngliche Datei ( z.B. die Mail) aufbewahrt, also gespeichert werden muss, ist dieser Punkt einfach zu lösen.
• die Unversehrtheit des Inhalts: Mit der „Unversehrtheit des Inhalts“ ist gemeint, dass der Inhalt der Rechnung nicht verändert werden darf, und auch sichergestellt ist, dass eine Veränderung nicht möglich ist. Alle Angaben auf der Rechnung müssen originalgetreu wiedergegeben werden.
• die Lesbarkeit: Mit Lesbarkeit ist gemeint, dass die nötige Software vorhanden sein muss, um die Rechnung auch nach Jahren noch lesbar – das heißt auch ausdruckbar – gemacht werden kann. Die Aufgabe liegt also jetzt nicht mehr beim Aussteller der Rechnung, sondern beim Empfänger.

Wie diese Sicherstellung erfolgen soll, lässt der Gesetzgeber offen. Er verweist lediglich auf einen „innerbetrieblichen Kontrollpfad“ bzw. auf einen „verlässlichen Prüfpfad“.

Was ist ein „innerbetrieblicher Kontrollpfad“ und ein „verlässlicher Prüfpfad“?

Da der Gesetzgeber anscheinend selbst weiß, dass seine Formulierungen manchmal etwas unverständlich sind, hat das BFM gleich eine Erklärung der Begriffe veröffentlicht.

Demnach ist ein „innerbetrieblicher Kontrollpfad“ ein feststehender Ablauf im Betrieb, den jeder Unternehmer selbst für sich festlegt bzw. bereits festgelegt hat.

Als einfachstes Beispiel kann sogar die Prüfung der Eingangsrechnung mit dem unterschriebenen Lieferschein angesehen werden. Wichtig ist, dass es sich um einen bestimmten Ablauf handelt, der auch eingehalten wird. Es muss im Betrieb einen gewisse Festlegung geben, die den entsprechenden Mitarbeitern auch bekannt ist, und nach der gearbeitet wird. Das bedeutet dann auch, dass es ein „verlässlicher Prüfpfad“ ist –  sozusagen eine Art Leitfaden, nach dem auch später nachvollzogen werden kann, wer die Rechnung in der Hand hatte, und wer oder warum die Rechnung als richtig befunden und zur Zahlung angewiesen hat.

Das kann zum Beispiel so aussehen, dass die Sekretärin die Post öffnet bzw. die Mails liest und gegebenenfalls ausdruckt. Mancher führt noch ein separates Posteingangsbuch mit, oder es wird ein kleines Kürzel auf den Posteingang gesetzt – unbedingt notwendig ist dies jedoch nicht. Die Sekretärin hat in diesem Beispiel dann eine bestimmte Abfolge, wie die Post, das heißt die Rechnungen verteilt werden. Es darf keinesfalls ihrer Willkür überlassen werden, ob sie die Rechnungen zum Einkauf oder in die Buchhaltung oder gar wo anders hin weitergibt. Es muss ein fester Ablauf sein. Der Einkauf erhält nun die Rechnung und muss diese anhand der vorliegenden Unterlagen, wie etwas Lieferschein oder Vertrag oder etwas ähnlichem prüfen. Erst nach der Prüfung versieht er die Rechnung mit einem Merkmal, was ein Kürzel, ein Stempel oder ähnliches sein kann, und erteilt damit die Freigabe oder die Richtigkeit des Inhalts. Auch für den Fall, das die Rechnung nicht in Ordnung ist, sollte eine weitere Ablauflinie festgelegt sein. Der Einkauf gibt den Beleg nun in die Buchhaltung weiter, die die Buchung und die Zahlungsanweisung vornimmt.  Je nach Größe und Strukturierung kann noch eine weitere Prüfung für die Zahlungsanweisung oder ähnliches dazwischen liegen.

Eine Unterscheidung zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung ist also nicht mehr nötig. Für Freelancer ist dieses Beispiel sicherlich zu komplex, da die meisten oder alle Schritte durch eine Person durchgeführt werden. Wichtig ist, dass eine verlässliche Linie – ein „Pfad“ -  vorhanden ist, wonach gearbeitet wird. Auch muss es keine elektronische Form der Kontrolle sein, ein einfaches  manuelles System reicht aus. Da diese Kontrolle in der Regel auch im Interesse des Unternehmens liegt, sollte ein derartiges System eigentlich überall vorhanden sein. Und falls nicht, kann das ja als Anstoß genommen werden, um einen „innerbetrieblichen Kontrollpfad“ einzuführen. Es muss ja nicht bürokratisch sein.

• Tweet