Update 23.09.2011: Die Pflicht zur digitalen Signatur bei Rechnung entfällt dank Steuervereinfachungsgesetz.

Update 8.7.2011: Aktuelle Hinweise zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 (Pflicht zur elektronischen Signatur beim Rechnungsversand).

Mit zunehmenden Aktivitäten im SaaS Bereich werden auch die gesetzlichen Vorschriften interessanter. Daher tauchen Begriffe wie “elektronische Signatur”, “digitale Signatur” und “qualifizierte Zertifikate” immer wieder im Zusammenhang mit elektronischem Rechnungsversand auf. Auch Kunden von FastBill sind verpflichtet, Rechnungen bei Versand via Mail digital signieren zu lassen. Dieser Artikel erläutert die Unterschiede der verschiedenen Begrifflichkeiten, gesetzliche Grundlagen sowie wichtige Aspekte in der Anwendung.

Zunächst stellt sich jedoch die Frage nach dem “Warum” eines solchen Verfahrens. Der wesentliche Nutzen des digitalen Signierens von Rechnungsdokumenten ist, dass der Empfänger von elektronischen Dokumenten sowohl die eindeutige Identität des Absender (Authentizität), als auch den Inhalt des Dokuments (Integrität) als vertrauenswürdig bestätigt erhält.

Die digitale Signatur bestätigt die Vertrauenswürdigkeit eines Dokuments

Technisch betrachtet wird mit Hilfe einer verschlüsselten Prüfsumme (auch: Hash) eine beweisrelevante Identifizierung des Unterzeichners ermöglicht. Die während einer Signaturerstellung erfasste Unterschrift wird dabei im signierten Dokument mitgeführt. Um die Echtheit der unterschreibenden Person nachzuweisen, darf eine elektronische Signatur erst nach seiner Identifizierung erstellt werden. Erst dann kann geprüft werden, ob die während des Authentifizierungs- oder Signaturvorgangs erfasste Unterschrift auch tatsächlich von der berechtigten Person stammt. 

Es geht bei dem Verfahren also nicht darum, die Authentizität des einzelnen Rechnungserstellers zu bestätigen, sondern die einer zentralen und überprüften Absenderidentität. Ziel ist es, einem möglichen Mißbrauch durch z.B. Abfangen und Manipulieren eines Dokuments im Internet vorzubeugen. Grundsätzlich gilt, dass alle Teilnehmer einer vertrauenswürdigen elektronischen Kommunikation eindeutig identifizierbar sein müssen. Wenn jeder FastBill-Nutzer ein eigenes Signaturzertifikat erzeugen möchte, müsste er dafür sein Unterschriftenprofil bei einem Signaturdienst prüfen und hinterlegen lassen. Da dieser Teil der realen Identifikation entsprechend umständlich und für Einzelfälle zu teuer wäre, stellt FastBill diese Identität für seine Kunden zur Verfügung.

Welche unterschiedlichen Signaturstandards gibt es?

Grundsätzlich lassen sich drei Stufen von Signaturstandards unterscheiden. Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Signatur liefert das Signaturgesetz (§2 SigG).

Die einfachste Form ist eine einfache elektronische Signatur. Diese soll zunächst nur den Urheber einer Nachricht kennzeichnen, liefert jedoch keinen hohen Vertrauenswert beim elektronischen Rechnungsversand.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur hingegen beabsichtigt, dass die Unterschrift eindeutig einer Person zuzuordnen ist und damit eine Manipulation erkennbar macht. Im Zweifel kann es hier allerdings sein, dass der Anwender den Nachweis eines sicheren Zertifikates erbringen muss, und dass die Signatur ordnungsgemäß und sicher erzeugt wurde.

Die sicherste Variante ist die qualifizierte elektronische Signatur. Die Zuordnung zum Urheber wird hierbei durch ein sog. qualifiziertes Zertifikat nachgewiesen. Ein weiterer Sicherheitsaspekt ist, dass ein solches Zertifikat immer einer natürlichen Person zuzuordnen sein muss. Denn auch im realen Leben unterschreibt nicht die Firma, sondern immer eine natürliche Person, ggf. in Vertretung ür eine Firma, ein Dokument. Diese Form der Signatur ist gesetzlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann im Rechtsverkehr, also auch beim elektronischen Versand von Rechnungsdokumenten, eingesetzt werden.

Welchen gesetzlichen Rahmen für Rechnungssignaturen gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Digitale Signaturen vermitteln nicht nur ein gutes Gefühl, sondern sind gesetzlich erforderlich. 
In Deutschland erfordert der §14 des Umsatzsteuergesetz (UstG) eine qualifizierte elektronische Signatur auf Rechnungsdokumenten. Wird diese Voraussetzung nicht erfüllt, berechtigt eine Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG nicht zum Vorsteuerabzug. Meint: Eine elektronische Signatur ist Pflicht beim elektronischen Rechnungsversand!
 Ähnliche verhält es sich in Österreich nach dem dortigen Umsatzsteuergesetzt (UStG), genauer § 11 Abs. 2 zweiter Unterabsatz UStG. In der Schweiz regelt dies der Art. 122 MWSTV 2010. 

Diese Beschreibung der Gesetzestexte zeigt in allen drei Ländern, dass die Verwendung eines qualifizierten Zertifikats für einen gesetzeskonformen Rechnungsversand unumgänglich ist.

Wie kann ich eine digitale Signatur prüfen?

Nicht selten führt die Prüfung eines signierten Dokuments im PDF Reader zu einem Prüffehler. Grund dafür ist, dass unabhängig von den rechtlich relevanten Listen von Zertifizierungsdienstanbietern (z.B. die der Bundesnetzagentur in Deutschland) die Firma Adobe eine eigene Vertrauensliste (ATL) führt, die zur Beurteilung einer Rechnungssignatur leider nicht geeignet ist. Durch das Fehlen der Stammzertifikate entstehen dann die bekannten Prüffehler im PDF Reader. Deshalb führt leider kein Weg daran vorbei, die Zertifikate der jeweiligen  Zertifizierungsdienstleister manuell von deren Websites zu laden und Sie im PDF Reader der Vertrauensliste hinzuzufügen und dort zu pflegen. Der Prüffehler ist also kein Hinweis auf eine fehlerhafte Signatur. Er zeigt lediglich auf, dass ein Vergleich zum hinterlegten Unterschriftenprofil nicht möglich ist, da das Stammzertifikat nicht vorliegt.

Eine Alternative zum manuellen Hinzufügen eines Stammzertifikats im PDF Reader ist eine Online-Prüfung. Dienste wie Signaturpruefen.de bieten eine einfache und sichere Variante der sofortigen Online-Prüfung. 
Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, wird der Vergleich des Signatur-Hashwertes mit dem bei der Bundesnetzagentur hinterlegten Profil sofort ausgeführt. Das Dokument wird nach 20 Minuten wieder gelöscht. Die Bestätigung gibt es sofort in Form eines PDF-Protokolls.

Wie kann ich meine Rechnungsdokumente am einfachsten signieren lassen?

FastBill Nutzer können ihre Dokumente schnell und einfach per Knopfdruck mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen lassen. In der Rechnungsübersicht im FastBill-Portal können die gewünschten Dokumente ausgewählt und dann signiert werden. Die Signatur ist in wenigen Minuten erstellt. Das Dokument wird entsprechend markiert. Eine Anmeldung bei einem weiteren Dienst ist dafür nicht nötig. Eine digitale Signatur kostet 0,10€. Verglichen mit den Kosten für einen gesetzeskonformen Postversand lassen sich auf diese Weise bis zu 89% der Kosten einsparen. Den freien Platz durch eingesparte Aktenordner gibt es gratis oben drauf.

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