Für Projekte, die mehr als eine handvoll Arbeitsschritte erfordern oder von mehreren Personen umgesetzt werden, ist im Vorfeld und in der Durchführung eine Projektplanung sinnvoll. Denn mit steigender Komplexität gefährden vor allem Verlust des Überblicks und vergessene Teilaufgaben den Erfolg von Projekten. Das Ziel ist die Zeit- und Budgetgerechte erfolgreiche Umsetzung des Projektes. Planung ist: den Überblick über Projekte zu behalten, den beteiligten Personen einen Aufgabenrahmen an die Hand zu geben, einen zeitlichen Ablauf zu definieren und im Idealfall zielführend zu arbeiten.
Habt Ihr ein umfangreiches Projekt angenommen, steht daher die Projektplanung an erster Stelle. Um zu wissen, wohin das Projekt gehen soll, müssen zunächst die Projektziele genau mit dem Kunden abgeklärt und schriftlich festgehalten werden. Dazu gibt der Kunde in einem Vorabgespräch seine Vorstellungen zum Projekt und dem gewünschten Projektergebnis bekannt.
Tipp: Die wichtigen Informationen, die Ihr vom Kunden einholen könnt sind: Was soll es können? Für wen wird es gemacht? Wann soll es fertig sein? und wieviel darf es kosten?
Man klärt also Anforderungen, Zielgruppe(n), den zeitlichen Rahmen und natürlich das Budget.
Anhand dieser Informationen geht man in die konkrete Projektplanung über, die im Allgemeinen in unterschiedliche Phasen eingeteilt wird.
Planungsphasen
Die üblicherweise genannten theoretischen Planungsphasen sind:
- Ein Kosten- und Ressourcenplan
- Die Aufgabenplanung in Form eines Projektstrukturplanes
- Eine Termin- und Meilensteinplanung
- Die Risikoanalyse und das Risikomanagement
- und ein Kommunikationsplan (meint Kommunikation nach Außen und Innen)
Für kleine und mittlere Projekte mit Planungsanspruch könnt Ihr jedoch auch einfacher vorgehen: Da die Phasen der Aufgabenplanung, der Kosten- und Ressourcenplanung und der Meilensteinplanung eng mit einander verknüpft sind, lassen sich diese Punkte quasi in einem Projektplan zusammen fassen. Entsprechend Euren bisherigen Erfahrungen definiert Ihr dafür als erstes abgeschlossene Zwischenschritte des Projektes (Meilensteine) auf dem Weg zur Zielerfüllung. Anhand dieser Meilensteine lassen sich nun einzelne Arbeitspakete festlegen, die abgearbeitet werden müssen, um die Meilensteine zu erreichen. Auf Basis des Umfangs der Arbeitspakete schließlich und mit Blick auf die zur Verfügung stehenden Projektressourcen könnt Ihr eine zeitliche Festlegung der Arbeitsschritte und Meilensteine treffen und seht in Eurem Projektplan nun die wichtigsten Punkte im Projekt, Arbeitschritte, die aufeinander aufbauen und Arbeitsressourcen, die dafür benötigt werden. Entsprechend dieser benötigten Ressourcen kann nun auch eine Einschätzung der Arbeitskosten getroffen werden.
In einer perfekten Welt würde dies auch funktionieren, aber in Projekten gibt es immer auch Einschränkungen: Sei es über ein straffes Timing, ein geringes Budget oder überzogene Zielvorstellungen des Auftraggebers. Daher ist es sinnvoll anhand dieser Vorgaben und dem erstellten Projektplan eine Risikoabschätzung zu treffen, die z.B. die folgenden Ergebnisse haben kann: Die Anforderungen können nicht erfüllt werden (Qualitätsrisiken), es steht nicht ausreichend Personal zur Verfügung (Auslastungsrisiken), das Budget reicht nicht aus (Kostenrisiken) oder die geforderten Termine können nicht eingehalten werden (Terminrisiken).
Werden diese Risiken frühzeitig erkannt, können Sie so auch an den Auftraggeber kommuniziert werden. Denn durch Risikokommunikation zeigt man, dass ein Projekt durchdacht ist, zeigt dass das Projekt wichtig genommen wird und erzeugt so eine höhere Kundenzufriedenheit. Mit der Kommunikation der Risiken, die aufgrund von Kundenvorgaben entstehen, lässt sich überdies frühzeitig Risikoverantwortung an den Auftraggeber zurückspielen und so Risikoeindämmung betreiben.
Planungsgrundlage Zeitbedarf
Um den zeitliche Rahmen eines Projektes abschätzen zu können, könnt Ihr Euch am Zeitbedarf alter Projekte orientieren. Wer von Euch die FastBill Zeiterfassung für sein Team nutz, kann sich hier einfach den Gesamtzeitaufwand für einzelne Projekte oder Arbeitsschritte anzeigen lassen. Falls Ihr FastBill noch nicht nutzt, könnt Ihr Euch hier kostenlos anmelden.
Tipp: Lieber zeitlich nicht zu optimistisch planen und vermehrt Pufferphasen einbauen, wenn der Auftraggeber sich mit den entsprechenden Terminen einverstanden erklärt. Werden Termine nicht gehalten, ist dies nicht nur ärgerlich für den Auftraggeber, sondern demotiviert auch die Mitarbeiter. Über Milestones mit positivem Ergebnis dagegen, werden die Projektbeteiligten motiviert – im Idealfall wertet dies den Verlauf des gesamten Projektes auf.
Nun aber frohes Planen und hier noch einige hoffentlich hilfreiche Links zum Thema Projektplanung und Projektmanagement:
- pm-handbuch.com (ausführlich Beschreibung der idealen Phasen der Projektplanung)
- Projektplaner (kleines, kostenloses Excelprogramm, dass sich für die Planung kleinerer Projekte eignet)
